Pět prvků efektivní organizační komunikace

Foto:

Getty

Nicole, C-suite leader, kterou jsem koučovala v New Yorku, mi jednoho pozdního odpoledne zavolala ve frustraci a zoufalství. Řekla: „Andriano, měla jsem těžký den a můj tým mě neposlouchá. Řekla jsem jim, aby do dneška dokončili zprávu, protože ji musím poslat našemu výkonnému partnerovi do Londýna, a oni jako by to nechápali. Vypadají, jako by pracovali pro jiného šéfa! Copak nevidí, jak tvrdě pracuji? Mám pocit, že jsem v tom všem sama! Co mám dělat?“

Nicolina frustrace je reprezentativní pro mnoho vedoucích pracovníků na střední a vyšší úrovni, kteří potřebují podporu svého týmu, aby mohli fungovat, rozvíjet se a prosperovat. Potřebují, aby jejich tým spolupracoval, aby se mohli posunout dál, pokročit a inovovat. Zejména v obdobích velkého stresu může být komunikace obtížná a vedoucí pracovníci mají pocit, že nejsou podporováni ani chápáni. Vedoucí předpokládají, že jejich lidé by již měli vědět, co potřebují a jak s nimi komunikovat. Co tedy může vedoucí udělat pro zlepšení komunikačního schématu svého týmu?“

Existuje pět základních prvků efektivní organizační komunikace:

– Empatie: Empatické vedení ukazuje zaměstnancům, že vám na nich záleží. Vytváří silné lidské vazby, protože se člověk snaží vžít do situace druhého, pochopit jeho pocity, myšlenky a perspektivy a následně toto pochopení využít k řízení budoucího jednání. Snažte se vědomě vžít do situace druhých lidí.

– Pozitivní komunikace: Být pozitivním vedoucím je také zásadní pro komunikaci v organizaci. Slova a jazyk, které vedoucí používají, mají zásadní význam pro podporu efektivního komunikačního kanálu. Formulujte svá sdělení pozitivně.

Podle mých zkušeností, pokud máte pozitivní myšlení, zaměstnanci vám budou spíše naslouchat, než aby se bránili. Také lidský mozek je s větší pravděpodobností otevřenější a angažovanější při přijímání zpětné vazby, pokud je pozitivně posilován. Například místo věty: „Když mluvíte s klientem, neměl byste dělat více věcí najednou!“ ji změňte na: „Ujistěte se, že když vás klient osloví, usmějete se a věnujete mu plnou pozornost.“

– Jasnost: Když vedoucí pracovník posílá svým lidem zprávu, musí být jasná a konkrétní. Vedoucí musí mít jasný cíl, jasné kroky a transparentní metodiku, která je dosažitelná. Když vedoucí pověřuje zaměstnance vytvořením procesu pro dosažení konkrétního cíle nebo výsledku, pak musí vedoucí zaměstnanci tuto strategii usnadnit a být mu na této cestě oporou. Jasnost je zde klíčová.

– Asertivita: Asertivita je účinný způsob, jak získat důvěryhodnost a zlepšit komunikaci s lidmi. Když jste asertivní, vyjadřujete své myšlenky a pocity jasně a přímo, aniž byste druhé odsuzovali. Asertivní chování je přímé, jasné a respektující. Je nezbytné, aby se váš zaměstnanec cítil vyslyšen a brán v úvahu. Vždy se soustřeďte na úkoly a ne na osobnost lidí. Neprojevujte přímou agresi, jako je hněv a defenziva, a nereagujte přehnaně a snažte se formulovat cestu vpřed. Nikdy nesvalujte vinu.

– Sebereflexe: Každý druhý den věnujte tři až pět minut sebereflexi. Pomůže vám to zklidnit mysl i tělo, omezí to rušivé vlivy, vyčistí váš mentální prostor a pomůže vám to spojit se s hlubší, pozitivní myslí.

Přemýšlejte o něčem, co někdo v poslední době udělal nebo řekl a co vám pomohlo nebo udělalo radost, a o něčem, co vás trápilo nebo rozrušilo. Najděte příležitost, jak této osobě jednoduše poděkovat. Pokud vám něco vadilo, zamyslete se: „S kým a o čem bych si měl promluvit?“

Lidé, kteří jsou empatičtí, pozitivní, asertivní, komunikují jasně a věnují čas své sebereflexi, budou mít větší šanci vytvořit efektivní komunikační schéma a prostředí ve své organizaci.

Nicole nakonec dokázala pochopit širší obraz dynamiky svého týmu. Efektivní komunikace v rámci svého týmu dosáhla, když dokázala rozšířit svou perspektivu a v případě potřeby ji změnit. Když si přestala vytvářet domněnky a vžila se do situace ostatních, získala lepší „balkónový pohled“ na svůj tým i na sebe samu a vytvořila produktivnější a lidštější kulturu komunikace.

.