Vyvíjející se technologie, pokračující globalizace a měnící se společenské normy jsou jen některé z výzev, kterým čelí moderní organizace. Podniky se musí buď rychle přizpůsobit změnám, nebo je předběhnou jejich agilnější konkurenti. A upřímně řečeno, přizpůsobení často vyžaduje kompletní redesign organizace.
Jak už ale tušíte nebo jste sami zažili, úspěšný redesign organizace je pěkně těžký úkol. A podle výzkumu společnosti McKinsey & Company je méně než 25 % organizačních redesignů úspěšných.
Pokud je vaše firma na prahu takového podniku, v tomto článku se dozvíte vše, co je třeba vědět, než začnete. Budeme se zabývat tím, co přesně organizační design je a proč je důležitý, nejběžnějšími modely a rámci a největšími problémy, kterým budete při organizačním designu čelit.
- Co je to organizační design?
- Proč je důležitý?
- Obvyklé modely organizačního designu
- Reálné příklady organizačních redesignů
- Problémy organizačního designu
- Nástroje pro usnadnění organizačního designu
Co je to organizační design?
Na nejzákladnější úrovni je organizační design systematický proces vytváření zásad a struktur, které vedou podnik nebo organizaci k dosažení jejích cílů.
Zdroj
Úspěšné organizační návrhy by měly obsahovat tyto prvky:
- Strategie – Proč podnik existuje a jakou má výhodu oproti konkurenci
- Struktura – Jak jsou lidé hierarchicky uspořádáni
- Systémy – Procesy předkládání zpráv jednotlivých oddělení, odměňování zaměstnanců nebo přidělování zdrojů, například
- Procesy – Metody a technologie, které lidé používají k výkonu své práce
- Lidé – Typ talentů, kteří by měli být najímáni napříč odděleními, aby bylo možné splnit celopodnikové cíle
- Kultura – Komunikace, spolupráce nebo manažerské styly
Mějte na paměti, že toto není vyčerpávající seznam a že se budete zabývat různými tématy v závislosti na metodice nebo modelu, který si vaše organizace zvolí.
A nejčastěji si najmete projekční firmu nebo konzultanta, který vám pomůže nastavit správné procesy a strukturu org. Firmy umí dobře převzít principy a modely vytvořené na základě desítek let výzkumu a přizpůsobit je vaší firmě.
Proč je organizační design důležitý?
Neefektivní, neexistující nebo zastaralé org. struktury často vedou k:
- Rigidním silům způsobeným příliš velkou strukturou a nedostatečným systémem nebo kulturními postupy, které by je vyvážily.
- Kultura, v níž se lidé necítí být oprávněni převzít odpovědnost, brání se plnění úkolů mimo své pracovní náplně nebo odkládají rozhodování ze strachu, aby někomu nešlápli na kuří oko.
- Neefektivní výroba a redundance způsobené špatně navrženými systémy.
- Snížená spokojenost zákazníků, ke které dochází, když organizační struktura nezahrnuje zpětnou vazbu od zákazníků jako jeden z klíčových prvků, což vede k produktům nebo službám, které nikdo ve skutečnosti nechce.
- Méně ziskový podnik, přirozený výsledek neschopných zaměstnanců, nadbytečného úsilí a produktů, které zákazníky nepotěší.
Ale tady je dobrá zpráva. Společnosti, které přehodnotí a přepracují svou organizační strukturu, mohou zaznamenat tyto výhody na vysoké úrovni:
- Zvýšení inovací podpořené holisticky navrženou organizační strukturou, efektivním přidělováním zdrojů a kulturou spolupráce.
- Zvýšení ziskovosti díky inovacím zaměřeným na zákazníka v kombinaci s rychlejšími výrobními cykly.
- Šťastnější a angažovanější zaměstnanci, kterým se daří v kultuře spolupráce a mají pocit, že jejich úsilí není promarněno neefektivními procesy.
- Jasná vize a plán budoucnosti podniku, kterému rozumí všichni na všech úrovních organizace.
Naštěstí přední výzkumníci a odborníci vyvinuli několik modelů organizačního redesignu, které firmám umožňují tyto výhody využívat.
Obvyklé modely organizačního designu
Existuje nepřeberné množství přístupů k organizačnímu designu, ale existuje několik, které vynikají a jsou přijímány častěji než jiné.
McKinseyho model 7S
Model 7S je jedním z nejvíce odkazovaných modelů organizačního designu. Vyvinuli jej Robert H. Waterman, Jr. a Tom Peters pro společnost McKinsey & v 80. letech 20. století a zaměřuje se na sedm „S“, která jsou vlastní většině organizací:
Zdroj
Tento design je popisován tak, že má jak tvrdé, tak měkké prvky – tedy ty, které jsou hmatatelné, a ty, které jsou spíše nehmotné.
Tvrdými prvky jsou strategie (obchodní plán), struktura (způsob organizace lidí) a systémy (výkaznictví, odměny a přidělování zdrojů). Měkkými prvky jsou sdílené hodnoty (firemní kultura), dovednosti (klíčové schopnosti), zaměstnanci (talent) a styl (způsob vedení manažerů).
Model 7S se také snaží znázornit, jak tyto prvky spolu souvisejí a navazují na sebe. Pochopení toho, jak se jednotlivá „S“ vzájemně ovlivňují, je klíčové pro předvídání toho, co se stane v celé organizaci, když se provedou změny.
Omezení tohoto modelu spočívá v tom, že nemá jasný názor na to, jak navrhované změny zavést. Zanedbává také vnější vstupy, jako je spokojenost zákazníků, a to, jak mohou hrát roli v tom, jak se společnost organizuje.
Hvězdicový model Jaye Galbraitha
Z nejběžnějších modelů je nejstarší model Jaye Galbraitha. Zesnulý teoretik organizace vyvinul model hvězdy v 60. letech 20. století a zdokonaloval jej po celou svou kariéru.
Zdroj
Pět složek modelu Star zahrnuje mnoho tvrdých a měkkých prvků podrobně popsaných v modelu 7S, ale méně se zaměřuje na firemní kulturu a více pozornosti věnuje pobídkám, odměnám nebo odměňování zaměstnanců.
Stejně jako model 7S, ani model Star nezohledňuje vnější vlivy a vstupy. Nezohledňuje také roli výstupů a to, jak by měla reakce zákazníků na produkt ovlivnit design organizace.
Model transformace Centra pro organizační design
Model transformace je rámec vytvořený a používaný Centrem pro organizační design. Zaměřuje se na osm hlavních proměnných a snaží se řešit omezení modelů 7S a Star. Zde je jeho podoba:
Zdroj
Kromě některých tvrdých a měkkých prvků, které lze vidět v modelech 7S a Star (strategie, systémy, struktura atd.), věnuje tento model pozornost vstupům z prostředí. Těmito vstupy jsou například měnící se vkus zákazníků, nové technologie, konkurence nebo zákony.
Model zahrnuje také výsledky výroby, jako jsou ukazatele prodeje a zpětná vazba od zákazníků. Pevný přehled o současné výkonnosti společnosti ukazuje, co je třeba v daném okamžiku změnit nebo zlepšit. Díky tomu je transformační model teoreticky vhodnější pro přizpůsobivost organizace.
Díky dekonstrukci sil a zahrnutí zpětné vazby od zákazníků do návrhu org. struktury je společnost lépe připravena přizpůsobit se měnícímu se vkusu zákazníků s každým výrobním cyklem.
Podívejte se na níže uvedený obrázek org. struktury před a po. S uplatněním transformačního modelu spolupracují oddělení prodeje, konstrukce a řízení výroby, aby reagovala na přání zákazníků. Odbouráním sil a zahrnutím zpětné vazby od zákazníků do návrhu org. struktury je společnost lépe připravena přizpůsobit se měnícímu se vkusu zákazníků s každým výrobním cyklem.
Zdroj
Výše uvedený příklad je skutečný návrh realizovaný společností v hliníkovém průmyslu. Pomocí těchto změn na vysoké úrovni společnost zvýšila prodej produktové řady o 50 % a zvýšila marže o 25 %.
Reálné příklady organizačních redesignů
Přístup DNA společnosti Strategie&
Strategie&, globální tým strategického poradenství, řídí design org. pomocí svého patentovaného přístupu „DNA“.
Zdroj
Mnoho prvků v tomto modelu je podobných prvkům, které se nacházejí v prvních třech modelech, ale mají jiné názvy. Například z „Odměn“ se staly „Motivátory“ a z „Kultury“ se staly „Myšlenková nastavení“.
Dalším klíčovým rozdílem je, že Strategie& uznává, že každý prvek je součástí komplementární dvojice. Místo toho, aby prvky byly „tvrdé“ nebo „měkké“, jsou místo toho vnímány jako dvě strany téže mince.
Například dvojice v horní části grafu popisuje, jak se činí rozhodnutí. Na formální straně ovlivňují způsob rozhodování zavedené procesy a na neformální straně hrají roli lidské hodnoty a očekávání.
Podstatou dvojic v přístupu DNA je, že má-li organizace změnit rozhodovací procesy, musí zvážit metody změny psaných pravidel i norem chování. To vytváří ucelenější obraz fungování organizace.
Přístup inteligentního designu společnosti BBCG
Modely 7S, Star a Transformace předpokládají, že tvrdé a měkké složky organizace jsou hnacím motorem výsledků. Poradenská společnost BCG, která se zabývá managementem, tvrdí, že výsledky podnikání vůbec nejsou přímo ovlivňovány tvrdými a měkkými složkami. Zkuste si všimnout rozdílu v jejich modelu organizačního designu:
Zdroj
Podle BCG je hlavní silou každého podnikání chování. Tvrdé a měkké složky ovlivňují výstupy pouze nepřímo. Model BCG se zaměřuje na to, jak tvrdé a měkké složky ovlivňují lidské chování, které následně ovlivňuje výsledky.
Při vedení redesignu organizace se v rámci přístupu Smart Design postupuje ve třech hlavních krocích:
- Zjistit důvod reorganizace, tj. jakou by společnost chtěla mít výkonnost ve srovnání s tím, jaká je její výkonnost nyní
- Zjistit, jaké chování zaměstnanců povede k odstranění rozdílu mezi současnou a požadovanou výkonností
- Určit, co se musí stát, aby se toto chování podpořilo
Přístup společnosti BBCG zahrnuje mnoho možností, jak určité chování podpořit. Ty sahají od organizačních struktur přizpůsobených tak, aby odrážely priority společnosti (například méně úrovní vedení pro usnadnění rychlejšího rozhodování), až po procesy hodnocení zaměstnanců, které se méně zaměřují na přisuzování viny za nedostatky a více na odměňování kooperativního chování.
Problémy organizačního designu
I když použijete některý z výše uvedených modelů, stále budou existovat určité problémy. Zde je jen několik nejčastějších výzev, kvůli kterým nejsou modely a rámce pro redesign org. dokonalé:
Všechny modely vyžadují určitou míru přizpůsobení
Organizace jsou složité entity, každá má své vlastní cíle, zdroje, omezení a vstupy z prostředí. Nejenže si společnosti musí vybírat, z jakého modelu budou při redesignu vycházet, ale musí také pečlivě promyslet, jak model přizpůsobit, aby lépe vyhovoval potřebám jejich organizace.
Tady nastupuje externí firma. Odborník na redesign pomůže vedoucím pracovníkům firmy pochopit, jak nejlépe přizpůsobit model jejich situaci, protože pravděpodobně viděl, které změny v podobných organizacích fungují a které ne.
Modely 20. století se snaží řešit problémy 21. století
Mnoho z nejuznávanějších modelů organizačního designu vzniklo na základě výzkumu provedeného v 60., 70. a 80. letech. I když byly v průběhu let výzkumníky a konzultanty zdokonalovány, stále mají kořeny v práci, která vznikla v jiné době. Není těžké si představit, proč jsou výzvy, kterým čelí dnešní podniky, v mnoha ohledech velmi odlišné od výzev před 50 lety.
Organizace se během procesu navrhování příliš zaměřují na hierarchii
Příliš často lidé slyší slovo „organizační design“ a domnívají se, že to znamená přehazování políček v organizačním schématu firmy. I když je struktura hierarchie zaměstnanců organizace jistě důležitá, je to jen jedna část organizačního designu.
Článek z roku 2015 z časopisu McKinsey Quarterly to shrnul působivou metaforou: „Mnoho vedoucích pracovníků má tendenci ignorovat ostatní prvky struktury, procesů a lidí, které jsou součástí kompletního redesignu, čímž přeskupují lehátka na palubě, ale nevidí, že dobrá loď Titanic se může stále potápět.“
Jak, kde a kdy lidé pracují, se vyvíjí
Dálkoví zaměstnanci, konzultanti a nové komunikační technologie mají bezpochyby vliv na design organizace. Modely návrhu by měly využívat nové metody spolupráce a ponechat si trochu prostoru pro začlenění budoucích inovací.
Připraveni zahájit redesign organizace?
Redesign organizace je složitý, ale nikdo nezná vaši firmu tak dobře jako váš vedoucí tým. Chcete-li získat podporu, začněte tím, že si najdete externího odborníka, který ocení vaše znalosti organizace a projeví ochotu přizpůsobit rámce tak, aby zohledňovaly vnější i vnitřní vývoj.
Progresivně smýšlející firmy, jako jsou The Center for Organizational Design, Strategy& a BCG, mění modely návrhu a upřednostňují personalizaci pro své klienty. I když vaše společnost nemůže spolupracovat s těmito konkrétními firmami, zvažte konzultanty s podobnou filozofií inovací a přizpůsobení.
Nástroje pro redesign organizace ve firmě
Software pro tvorbu organizačních schémat společnosti Pingboard pomáhá snadno vizualizovat redesign organizace. Pomocí něj můžete navrhnout několik verzí organizační struktury a poté přizvat ostatní ke spolupráci nebo si prohlédnout navržené návrhy. Pingboard vám také pomůže identifikovat vhodné zaměstnance pro vedení nových oddělení nebo obsazení nových rolí. Díky vestavěnému adresáři zaměstnanců Pingboard můžete najít kandidáty pomocí vyhledávání dovedností a zkušeností, které potřebujete.
Tady je příklad interaktivní organizační struktury Pingboard, která pomáhá lidem navrhovat jejich organizaci:
Sestavte si svou organizační strukturu ještě dnes! Jsme tu pro vás vždy, když budete potřebovat pomoc.
Použijte náš software pro tvorbu organizačních schémat k tomu, abyste ještě dnes přepracovali svou organizaci, a poté sdílejte Pingboard se svými zaměstnanci, abyste zvýšili angažovanost, transparentnost a kamarádství všech svých zaměstnanců. Pingboard propojí vaši organizaci s těmito nástroji:
- Seznam zaměstnanců se zábavnými a přehlednými údaji
- Program vzájemného oceňování, který pomáhá oslavovat zaměstnance
- Jednoduchý nástroj Out of Office pro větší transparentnost ohledně toho, kdo, kdy a kde pracuje
- Kvíz Kdo je kdo, který pomáhá spolupracovníkům naučit se jména a role
Nezáleží na tom, jakým způsobem přepracujete svou organizaci, Pingboard vám pomůže komunikovat změny a propojit vaše zaměstnance. Začněte ještě dnes!