Jako lidé máme tendenci zaměřovat se více na věci, které musíme udělat, než na věci, které jsme již udělali. Tento takzvaný „Zeigarnikův efekt“, pojmenovaný podle ruské psycholožky Blumy Zeigarnik, znamená, že naše mysl často plave všemi úkoly, povinnostmi a mentálními poznámkami, na které si myslíme, že bychom se měli soustředit.
Všechny tyto úkoly a projekty, které je třeba udělat, tento mentální seznam úkolů bez jasné hierarchie důležitosti nám může ztížit soustředění a skutečné dokončení věcí.
Jedním ze způsobů, jak bojovat se vším tímto Zeigarnikovým šumem, je zapisovat si vše. Vytvořte si skutečný seznam úkolů. Byly provedeny studie a ukázalo se, že samotný akt zapisování úkolů vás může jednoduše „učinit efektivnějšími“.
Ale i se seznamem úkolů je předtím, než něco skutečně uděláte, nutné mít jasnou představu o svých prioritách.
Zní to dost jednoduše, že? Bohužel zjistit, čemu dát přednost, může být těžké. Je to složitý proces, který zahrnuje porovnávání nákladů s hodnotou, úsilí s časem a u mnoha podniků se na něm pravděpodobně bude podílet mnoho různých zúčastněných stran.
Řešením je vypracovat postup pro určení toho, co je třeba upřednostnit.
Mít jasný postup, jak seřadit úkoly nebo projekty a rozhodnout, které z nich byste měli upřednostnit právě teď, vám může ušetřit čas, který byste ztráceli úvahami o méně důležitých věcech.
V tomto článku se budeme zabývat jednou z mnoha technik pro seřazení priorit – maticí priorit. Rozeberu základní myšlenku a projdu několik různých přístupů k sestavení vaší vlastní matice priorit. K dispozici je dokonce zdarma předpřipravená šablona kontrolního seznamu, která vás celým procesem provede.
Koncept matice priorit zpopularizovali autoři Michael Brassard (The Memory Jogger 2) a David Allen (Getting Things Done).
Jistě byste rádi viděli skutečnou šablonu, takže zde je rychlý odkaz:
Šablonu matice priorit získáte kliknutím sem.
Nyní začneme se základy.
Co je matice priorit?
Matrice priorit je nástroj analýzy podnikových procesů, který se často používá spolu s dalším softwarem bpm nebo technikami Six Sigma pro porovnávání možností pomocí specifických kritérií a zjišťování, čemu dát přednost.
Může být použita na cokoli, od jednoduchých úkolů po složité projekty, kýmkoli, od jednotlivých osob až po velké organizace.
Matrice priorit poskytuje zúčastněným stranám spolehlivý postup pro řešení neshod a rozhodování o tom, na které návrhy se zaměřit. Pomáhají také vyloučit neupřímné podněty a skryté záměry, v případě stanovení priorit projektů tím, že podporují konsensus.
Matrice priorit může mít více podob, a to podle složitosti kritérií pro posuzování priorit i podle toho, jak jsou tato konkrétní kritéria definována.
Například některé matice jsou jednoduché mřížky 2×2 s „náklady“ vynesenými proti „hodnotě“, jako například tato:
Jiné, jako například ty používané v metodice Six Sigma, jsou složitější a vyžadují důkladnější přístup k návrhu a aplikaci.
Matrice priorit pro Six Sigma
Matrice priorit může také odkazovat na konkrétní techniku Six Sigma pro neustálé zlepšování. Je to jeden ze sedmi nástrojů řízení používaných v metodice Six Sigma.
V tomto kontextu je prioritizační matice vizuální diagram používaný k porovnávání více (nejméně dvou) souborů dat pomocí vážených kritérií.
Prioritizace projektů je pro celkový proces zlepšování kvality v Six Sigma klíčová. Zde jsou matice priorit praktickým nástrojem používaným ve fázích plánování a analýzy různých metodik neustálého zlepšování, jako jsou DMAIC a PDSA.
Tyto matice jsou často složitější, jako například tato matice příčin a následků pro výpočet priorit vstupů (X) a výstupů (Y) Six Sigma:
3 typy matic priorit
V rámci Six Sigma existují nejméně tři různé typy prioritizačních matic, jak je definovala Lynne Hambletonová v knize Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices:
- Úplná analytická kritéria
- Souhlasná kritéria
- Kombinovaná matice
Úplná analytická kritéria
Tato metoda je zdaleka nejsložitějším typem prioritizační matice, protože zahrnuje použití více matic k porovnání různých dvojic možností před vytvořením konečné matice.
Je nejlépe vyhrazena pro vaše nejdůležitější rozhodnutí a nejlépe funguje s menšími týmy (tři až osm lidí) vzhledem k povaze širšího rozsahu, který ztěžuje dosažení konsensu při zapojení více lidí.
Kritéria konsensu
Když se všechny vaše možnosti zdají být zhruba rovnocenné, je tato metoda zjednodušenou verzí úplných analytických kritérií.
Také používá vážené hlasování, kdy je každé možnosti přidělena číselná hodnota pro stanovení pořadí důležitosti.
Nejlépe funguje s menším počtem (méně než 10) položek a kritérií, aby se vše zjednodušilo.
Kombinační matice
Pro stanovení priorit možností na základě vztahu příčiny a následku použijte kombinační matici.
Na rozdíl od ostatních metod, které jsou založeny na kritériích, je kombinační matice založena na příčinách, což znamená, že budete potřebovat zkušený tým s hlubokou znalostí procesu, pro který optimalizujete priority.
Tato metoda používá diagramy ve tvaru písmene L pro zobrazení kritických vztahů mezi dvěma nebo více skupinami v kombinaci se stromovým diagramem pro znázornění hierarchie úkolů.
Souhlasnou maticí se budu podrobněji zabývat později v tomto příspěvku poté, co proberu jednodušší metodu.
Jednoduché nebo složité matice jsou utvářeny kritérii, která používají k definování priorit, a to, jak bude vaše matice vypadat, do značné míry závisí na tom, co se snažíte prioritizovat.
Jde o to, že matice priorit má jediný cíl: seřadit vaše možnosti podle důležitosti. Ať už používáte jakýkoli typ matice, použitý postup je v podstatě stejný.
Výhody používání matice priorit
V zásadě jsou výhody matice priorit poměrně jednoduché. Na podporu strukturovaného rozhodování usnadňují:
- rozčlenit a stanovit priority složitých otázek, pokud rozhodnutí ovlivňuje více faktorů
- objektivně a jednoznačně seřadit priority
- určit nejzásadnější oblasti zájmu
- vytvořit základ pro diskusi o tom, co je důležité
- získat podporu týmu/zúčastněných stran pro důležitý nákup
- .ins
V následující části, projdu kroky pro jednoduchou matici 2×2 mřížky a poté se budu zabývat tím, jak použít složitější matici s váženými kritérii.
Jednoduchá matice priorit (5 kroků)
V nejjednodušší podobě se jedná o mřížku 2×2, která zakresluje jednoduché, přímé pojmy jako „naléhavost“ a „důležitost“.
Tento druh matice se skvěle hodí pro stanovení priorit úkolů v malých firmách a je základním, ale spolehlivým postupem, jak se ujistit, že se svým seznamem úkolů nakládáte co nejefektivněji.
Krok 0: Seznam úkolů
Musíte, ale nemusíte to již udělat, ale prvním krokem každé matice priorit je sestavení seznamu všech vašich úkolů nebo čehokoli, co se snažíte upřednostnit.
Krok 1: Jaké jsou důsledky?“
Položte si otázku, jaké důsledky by mohlo mít nesplnění každého z vašich úkolů nebo obecněji neupřednostnění určité možnosti.
Krok 2: Co je důležité?“
Rozdělte svůj seznam do dvou kategorií: vysoká a nízká důležitost. Poté s ohledem na všechny důsledky, které jste uvedli v předchozím kroku, zařaďte každou z možností do kategorie, kterou považujete za nejvhodnější.
Krok 3: Co je naléhavé?
Nyní všechny možnosti „vysoké důležitosti“ a „nízké důležitosti“ rozdělte do dalších podkategorií „vysoká naléhavost“ a „nízká naléhavost“. Nyní byste měli mít celkem čtyři skupiny.
Krok 4: Přiřaďte číselné hodnoty
Nyní přiřaďte každé z možností číselné hodnoty 1 až 4, přičemž nižší číslo znamená vyšší prioritu.
Takto:
- Vysoká důležitost a vysoká naléhavost: 1
- Vysoká důležitost a nízká naléhavost: 2
- Nízká důležitost a vysoká naléhavost: 3
- Nízká důležitost a nízká naléhavost: 4
Tato rychlá a jednoduchá metoda vám pomůže překonat mentální šum a začít dělat věci v podstatě s nulovým časem na přípravu.
Pokud chcete vědět, jak použít pokročilejší matici priorit, pak čtěte dál.
Jak používat matici priorit
Ať už je matice jakákoli, postup začíná sestavením seznamu všech vašich (neseřazených) priorit a končí tím, že tentýž seznam seřadíte podle nějaké měřitelné metriky.
Podíváme se zde na postup použití matice konsensuálních kritérií, jedné ze tří hlavních matic používaných v systému Six Sigma.
Tento postup se nejlépe provádí v malé skupině (méně než 10 lidí).
Tento postup lze rozdělit do pěti jednoduchých kroků.
Zorientujte svůj tým
Předtím, než začnete dělat cokoli dalšího, musíte jasně vysvětlit účel sestavení matice priorit.
To bude zahrnovat projití kontextu cílů společnosti a také současných silných a slabých stránek, kterým podnik v současnosti čelí.
Teď byste se také měli ujistit, že všichni účastníci procesu souhlasí s možnostmi (řešeními, projekty nebo čímkoli jiným), které je třeba upřednostnit.
Pro usnadnění takového sdělení kontextu organizace můžete zvážit provedení analýzy SWOT nebo FMEA a představení výsledků svému týmu.
Stanovte si kritéria
Jakmile je váš tým připraven a máte jasnou představu o tom, jaké možnosti budete upřednostňovat, je čas stanovit kritéria pro posouzení důležitosti.
To lze rozdělit na dvě části:
- Samotná kritéria
- Regulační stupnice, pomocí které budete hodnotit důležitost
Vy a váš tým byste se měli zaměřit na kritéria, která jasně odliší důležité a nedůležité možnosti. Zaměřte se na přibližně pět až deset různých kritérií.
Chcete mít dostatek kritérií, abyste mohli rozumně rozeznat své priority, ale ne příliš mnoho, aby se konsensus stal obtížným.
Můžete například zahrnout kritéria jako:
- Jakou hodnotu určitá možnost zákazníkovi nabízí
- Zda má či nemá regulační význam
- Dlouhodobý versus krátkodobý dopad
Při rozhodování o stupnici hodnocení je důležité založit stupnici na nějakém konkrétním referenčním bodě, který všichni jasně pochopí. Pěkně to ilustruje následující tabulka v pravém sloupci:
Každému z kritérií přiřaďte váženou hodnotu
Dále seřaďte kritéria podle důležitosti sestupně, přičemž nejdůležitější možnost bude nahoře, a každému z kritérií přiřaďte váženou hodnotu.
Ujistěte se, že s tímto vážením souhlasí všichni zúčastnění.
Pro rozšíření výše použitého příkladu můžete zvolit následující vážené hodnoty:
Požadovaná služba nebo produkt: Váha = 5
Strategické sladění: Váha = 4
Hodnota pro zákazníka: Váha = 4
Tato vážená hodnota představuje relativní důležitost každého kritéria a použije se pro výpočet konečného skóre.
Připravte matici
Na levé straně vytvořte seznam kritérií s váhou, bodovými hodnotami a možnostmi napříč takto:
Vyplňte všechny zbývající údaje a budete připraveni na bodování tabulky.
Bodujte každou možnost
Přezkoumejte každou možnost podle všech kritérií a rozhodněte, jaké bodové hodnocení považujete za adekvátní. Tuto hodnotu zatím nezapisujte do pravého sloupce, protože ještě musíte vypočítat váhy.
Pokud je to možné, je užitečné určit skóre společně v týmech, nikoli samostatně. Usnadní to dosažení shody a pomůže zmírnit zkreslení. V ideálním případě chcete každou možnost ohodnotit dvěma různými týmy a výsledky zprůměrovat.
Prací v týmech získáte následující výhody:
- objektivnější a spolehlivější výsledky
- Pokud máte k posouzení velké množství možností, rozdělení práce na tým lidí může zvýšit efektivitu a urychlit práci
- Více týmů hodnotících stejnou možnost znamená, že můžete získat přehled o tom, jak dobře byla vaše kritéria definována, a zda všichni ve vaší organizaci skutečně chápou účel úkolu na stejné úrovni
- Přesněji lze určit konzistenci a účinnost hodnotící škály
Při procesu bodování (ale ideálně ještě předtím, ve fázi seznámení) poskytne vašemu týmu zdroje, jako jsou strategické plány a firemní zásady, což pomůže zajistit, aby členové vašeho týmu byli schopni provést správně informované hodnocení.
Vypočítejte vážené skóre pro každou možnost
Jakmile se rozhodnete pro bodové hodnocení, vynásobte příslušné skóre váhovou hodnotou každého kritéria a hodnotu zapište do pravého sloupce.
Nakonec sečtěte všechny hodnoty pro každou možnost a do spodního řádku zapište kumulativní skóre.
Varianty pak seřaďte podle priority na základě jejich celkového skóre.
Srovnejte své výsledky s týmem
Všichni by měli mít obodované své možnosti a mít předběžný seznam seřazených priorit.
Teď je čas na otevřenou diskusi s týmem, kde můžete porovnat a sjednotit poznámky a vytvořit hlavní seznam, na kterém se všichni shodnou.
Pokud se ve skupině neshodnete, číselně ohodnocené hodnocení umožňuje rychlé a snadné úpravy. S úpravami je třeba počítat a dolaďování systému hodnocení nebo vážených hodnot považovat za etapy cyklu neustálého zlepšování.
Přes nejlepší úmysly je třeba mít na paměti, že matice priorit je nástrojem pro stanovení akční hierarchie důležitosti. Nejedná se o vše a pořadí priorit u každé možnosti může (a mělo by) být zpochybněno bez ohledu na získané skóre.
Na závěr je dobré výsledky analýzy nechat projít co největším počtem zainteresovaných očí. Zainteresované strany, zákazníci a další zaměstnanci vám budou moci poskytnout cennou zpětnou vazbu k výsledkům analýzy matice priorit.
Zdarma šablona matice priorit
Tato jednoduchá (a zdarma!) šablona matice priorit vám pomůže zjednodušit celý proces přípravy a použití matice priorit pro vás nebo vaši firmu:
Klikněte zde a získejte šablonu matice priorit
Můžete ji použít ke zjednodušení každého kroku, od rozhodnutí, které možnosti upřednostnit, až po sdílení výsledků s příslušnými zainteresovanými stranami, a dokonce za vás automaticky vytvoří jednoduchou matici! Funkce Process Street, jako je podmíněná logika a dynamické termíny splatnosti, vám ulehčí práci s únavnými opakujícími se úkoly.
Pokud jste tak ještě neučinili, zaregistrujte si ještě dnes bezplatný účet Process Street a získejte tuto šablonu + tuny dalších předpřipravených šablon, které vám pomohou s určováním priorit a řízením podnikových procesů.
Co dál?
Máte jasno ve svých prioritách, nyní je čas podle nich jednat. Povaha vašich priorit určí, kam se budete dále ubírat.
Jak vypadá vaše priorita číslo jedna? Možná je to problém s konkrétním procesem, který je třeba řešit, v takovém případě může být užitečná následující tabulka:
Zde jsou uvedeny některé metodiky neustálého zlepšování, které byste mohli použít k řešení vaší priority číslo jedna:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: Kompletní průvodce Lean Six Sigma v 5 klíčových krocích
- 7 základních principů Six Sigma, na kterých můžete postavit svůj podnik
.