Chápeme, že organizaci vašich akcí věnujete mnoho úsilí. I když se vám může zdát, že nábor dobrovolníků je časově náročný, jsou pro každou fundraisingovou akci nepostradatelným přínosem. Proto se s vámi podělíme o naše poznatky, jak úspěšně a efektivně získat dobrovolníky na akci. Ještě předtím je však důležité pochopit, co vaše dobrovolníky k účasti motivuje:
Proč se vaši příznivci účastní akcí jako dobrovolníci?
Když víte, proč se dobrovolníci účastní vašich akcí, můžete lépe nasměrovat své náborové úsilí. Podívejme se na čtyři hlavní důvody, proč se dobrovolníci účastní akcí:
Záleží jim na vaší věci
Dobrovolníci, kterým záleží na vaší věci, jsou spolehliví a odhodlaní a chtějí v den akce něco skutečně změnit. Tito dobrovolníci mohou vaši organizaci vyhledat prostřednictvím internetového vyhledávače, komunitního bulletinu nebo ústního podání, proto jsme zahrnuli způsoby, jak těmto dychtivým dobrovolníkům usnadnit vyhledání vašich příležitostí a přihlášení se k nim.
Dobrovolnictví dělají společně
Dobrovolnické akce jsou skvělým způsobem, jak se mohou skupiny, například firemní zaměstnanci a rodiny, na jeden den sejít a pomoci komunitě. I když dobrovolnické skupiny bývají spíše epizodické, nabízejí možnost náboru a zapojení členů do vaší věci. Proto je důležité zjednodušit registraci týmů a v den akce se s dobrovolníky spojit s cílem pozvat je k dalšímu zapojení do vaší organizace.
Mají z vaší akce prospěch
Většina dobrovolníků se akce účastní, protože chtějí pomoci zlepšit svou komunitu, někteří však usilují i o prospěch, a to je v pořádku! Možná nabízíte volné vstupenky na akci nebo vaši dobrovolníci mohou mít osobní cíle související s kariérou nebo zájmy. Vaše akce může například nabízet možnosti navazování kontaktů nebo umožnit dobrovolníkům procvičit si určitou dovednost. Jakmile zjistíte, co chtějí vaši dobrovolníci z vašich příležitostí získat, můžete tyto výhody sdělit v rámci marketingových aktivit při náboru dobrovolníků na akce.
Byli požádáni
Možná budete překvapeni, jak ochotní jsou členové komunity pomáhat, pokud je jen požádáte. Vaše akce nabízejí zajímavou příležitost dělat něco jiného a zároveň zlepšovat naše komunity. Ze začínajících dobrovolníků se mohou stát nejoddanější dobrovolníci vaší organizace. Níže se věnujeme 8 způsobům, jak oslovit potenciální dobrovolníky pro akce a udržet si jejich zájem.
Jak získat dobrovolníky pro akci
Ulehčete si hledání dobrovolnických příležitostí
Přemýšlíte, kde najít dobrovolníky pro akce? Nechte je, ať si najdou vás! Většina dobrovolníků vyhledává příležitosti k účasti na akcích online. Dobrovolníci přijdou na vaše webové stránky a budou hledat možnosti, jak se zapojit, takže by se neměli prohrabávat vašimi stránkami, aby je našli. Naštěstí existují jednoduché opravy, kterými můžete zlepšit viditelnost svých akcí. Zde je několik osvědčených způsobů, které pomohou vašim událostem vyniknout:
- Zařaďte do navigačního menu webu rubriku „Dobrovolníci“, aby se návštěvníci mohli rychle orientovat na vašich stránkách. Pokud odkazujete na software pro správu dobrovolníků, uveďte jasnou výzvu k akci, například „Chcete se stát dobrovolníkem? Klikněte zde a zapojte se!“
- Uveďte všechny své akce a příležitosti na jednom místě na svých stránkách. Můžete vytvořit stránku s kalendářem, aby se vaši příznivci mohli těšit na nadcházející sezónu.
- Upozorněte na obzvláště zajímavou událost na své domovské stránce.
- Když budete v sociálních médiích a marketingových materiálech uvádět dobrovolnické příležitosti, odkazujte přímo na stránku s událostmi (místo na domovskou stránku). Dobrovolníci se tak mohou přihlásit jen na několik kliknutí!
Používejte sociální média
80 % neziskových organizací souhlasí, že sociální média jsou účinná pro nábor dobrovolníků, a 78 % souhlasí, že sociální média jsou účinná pro nábor účastníků akcí. Tak proč nenechat sociální média udělat tu nejnutnější práci. Šířte informace pomocí různých informačních platforem; oznamujte nadcházející akce na kanálech sociálních médií své organizace a zároveň vybízejte členy komunity, aby se přihlásili na zajímavé dobrovolnické příležitosti. Skvělou metodou je také peer-to-peer marketing, který zapojí vaše stávající příznivce, aby pro vás šířili informace na sociálních sítích.
A proč do svého neziskového zpravodaje pravidelně nezařazovat kalendář akcí? Při každé zmínce o nějaké příležitosti nezapomeňte uvést výzvu k akci, například: „Potřebujeme dobrovolníky na akce! Přihlaste se zde.“ Pak uveďte odkaz nebo tlačítko, které vede přímo na stránku události nebo na stránku vašeho webu pro registraci dobrovolníků.
Pamatujte, že vaše účty na sociálních sítích jsou také o vytváření povědomí o značce, abyste se stali organizací, ke které se dobrovolníci obracejí, když chtějí podpořit určitou věc. Budete-li svá sociální média pravidelně aktualizovat, udržovat je vzrušující a „pod značkou“, přilákáte dobrovolníky, kteří vaší organizaci rozumí. Přečtěte si tento článek, kde se dozvíte více o vytváření úspěšné strategie sociálních médií.
Oslovte firmy ve vaší komunitě
Stále více firem začleňuje dobrovolnické programy do svého obchodního modelu. Proč tedy při příští akci neoslovit místní zaměstnavatele, zejména ty, kteří mají požadavky na dobrovolnictví zaměstnanců? Chcete-li oslovit potenciální partnery, můžete zvážit napsání dopisu s žádostí o dobrovolníky pro vaše nadcházející akce. Vaše zpráva by měla sdělovat více než jen prostý fakt, že potřebujete dobrovolníky na akce, které podporují vaši věc. V dopise byste měli společnostem sdělit, jaký prospěch mohou mít z partnerství, co vaše věc znamená pro komunitu, kterou sdílíte, a jak mohou vaše organizace společně dosáhnout více. Tuto osnovu můžete použít k vytvoření dopisu s žádostí o dobrovolníky pro vaši příští akci.
Vzor dopisu žádajícího o dobrovolníky na akci
- Pozornost poutající úvodní věta: Napište úvodní větu, která čtenáře upoutá.
- Účel nebo potřeba: Jaký je účel akce? Čeho vaše úsilí dosáhne?
- Řešení: Jaký je váš cíl? Jak pomůže jejich společné úsilí?
- Přínosy: Co z toho budou mít dobrovolníci a společnost? Budete například uvádět logo společnosti?
- Očekávání dobrovolníků: Co mohou dobrovolníci očekávat? Na jaké druhy práce se mají připravit?
- Další kroky a kontaktní údaje: Jak by měla společnost na váš dopis reagovat? Jak se mají zaměstnanci přihlásit k příležitostem?
Nezapomeňte na následný telefonát. Bude to působit osobněji a firma bude vědět, že spoléháte právě na ni, že pomůže zajistit úspěch vaší akce.
Podívejte se na tento článek, kde najdete více informací o výhodách firemních partnerství.
Zjednodušte registraci týmu
Poté, co potenciální dobrovolníci na akci najdou příležitosti, které je zajímají, měli by mít možnost se snadno zaregistrovat. Totéž platí pro týmy a skupiny rodin a firemní partnery. Jednoduchá týmová registrace znamená, že se dobrovolníci mohou na akci přihlásit společně přímo prostřednictvím vašich webových stránek, čímž ušetříte čas a omezíte zbytečné vracení se zpět. Po zadání jen několika klíčových informací by měly být týmy okamžitě zaregistrovány a jejich místa rezervována. Vyžádejte si kontaktní údaje vedoucího týmu, abyste mohli snadno určit a oslovit kontaktní osobu a rychle jí sdělit potřebné informace.
Předem zadejte pracovní místa
Příprava je klíčem k hladkému průběhu akce v den konání. Navíc je pravděpodobnější, že se dobrovolníci akce zúčastní znovu, pokud budou mít pozitivní zkušenost s prvním dobrovolnictvím ve vaší organizaci. Při vypisování příležitostí uveďte práci, kterou mají dobrovolníci vykonávat, a její stručný popis. Díky tomu se dobrovolníci akce mohou přiřadit ke správným příležitostem. Když vaši dobrovolníci dorazí na akci, budou připraveni začít a budou přesně vědět, jaké jsou jejich povinnosti.
Zasílejte upomínky
Po registraci dobrovolníků na akci jim pošlete e-mail s potvrzením registrace a poděkováním za jejich zájem. Protože jsme lidé, občas na něco zapomeneme. Pošlete několik dní předem upomínku s datem a časem konání akce. Upřesněte logistické informace, aby se dobrovolníci cítili připraveni. Doporučujeme uvést následující informace:
- Údaje o místě konání
- Kontaktní čísla v den konání
- Co si vzít s sebou
- Rozvrh dne
Můžete také přiložit stručnou, ale výstižnou literaturu o vaší věci, abyste dobrovolníky zaujali ještě před příjezdem. Připravenost vaší organizace demonstruje vaši oddanost věci a inspiruje odhodlání jménem dobrovolníků.
Zavedení systému odbavování dobrovolníků
Systém odbavování na každé akci vám pomůže sledovat účast dobrovolníků. Jakmile dobrovolníci dorazí na místo konání akce, nechte je jít přímo k odbavovacímu místu (a připojte jasné značení, aby bylo snadno k nalezení). Automatizovaný proces přihlašování také umožní dobrovolníkům přihlásit se a odhlásit, takže vaše nezisková organizace může zaznamenávat cenné údaje o počtu účastníků a hodin. Pokud tuto technologii nemáte k dispozici, upusťte od tužky a papíru a vytvořte si tabulku pro sledování účasti a hodin účasti. Dobře organizovaná akce minimalizuje stres dobrovolníků na akcích a zajistí jim pozitivní zážitek.
Poděkujte svým dobrovolníkům
Podpořte své náborové úsilí lepším zapojením dobrovolníků. Nyní, když víte, jak získat dobrovolníky pro akci, můžete se připravit na úspěch při další akci. Každou akci zakončete tím, že se sejdete s dobrovolníky a poděkujete jim za jejich tvrdou práci. Promluvte si o tom, čeho všeho se vám jako týmu podařilo dosáhnout a jak cenné bylo jejich dobrovolnické úsilí. Následně zašlete upřímný děkovný e-mail. Být oceněn je dobrý pocit – dobrovolníci možná budou chtít pomáhat znovu!
Vaše organizace je závislá na dobročinném úsilí dobrovolníků na vašich akcích. Doufáme, že těchto 8 strategií vám pomůže získat všechny pomocné ruce, které potřebujete, aby vaše příští akce byla úspěšná. Nebojte se použít tyto tipy k zapojení a udržení dobrovolníků pro jakoukoli budoucí příležitost vaší organizace!