Změnové zakázky jsou nezbytnou součástí výstavby.
Je to ožehavé téma, když se po zahájení stavebního projektu objeví věci, které vyžadují účtování dodatečných nákladů.
Mnoho dodavatelů se bojí účtovat změnové příkazy z obavy, že to ovlivní jejich obchodní vztahy. Nebo ještě hůře, pracují na hodinovou sazbu a za svou práci nikdy nedostanou zaplaceno.
Změnové příkazy mohou být náročné na schválení a udržení pevných vztahů.
Jsme společnost zabývající se odhady a poradenstvím ve stavebnictví a vyvinuli jsme velmi specifickou strategii pro schvalování změnových příkazů.
Ukážu vám, jak profesionálně vyúčtovat změnové příkazy, nechat si je schválit a být pro klienta přínosem, díky kterému vás bude chtít i nadále využívat pro své projekty.
Při použití těchto strategií jsme viděli, že klienti díky změnovým příkazům vydělali na své zakázce o dalších 10-20 % více.
Co je to změnový příkaz?
Změnový příkaz je formální mini smlouva, která upravuje původní smlouvu. Změnové příkazy mohou být dodatky nebo odpočty k částce ve vaší smlouvě.
Když máte smlouvu, máte rozsah prací, které jsou zahrnuty ve vašem seznamu povinností.
Každý projekt má změny a ty přicházejí v podobě změn majitele, požadavků inspektorů a rozporů ve výkresech a několika dalších.
Protože tyto změny jsou mimo vaši smlouvu, měli byste si za práci něco účtovat.
Problém se změnovými příkazy spočívá v tom, že mnoho zhotovitelů a subdodavatelů se domnívá, že účtování určitých věcí nebo účtování příliš vysoké částky způsobí, že vás klient nebude chtít v budoucnu znovu využít.
Předcházejte změnovým příkazům (a vytvořte si pozici cenného aktiva)
Jste-li velmi dobrý zhotovitel, uděláte vše pro to, abyste zjistili všechny problémy ještě před zahájením práce a předešli tak změnovým příkazům. Většina změnových příkazů vyplývá z již existujících problémů na staveništi nebo z koordinačních problémů, kterým lze předejít podrobnou kontrolou rozsahu a plánů, schůzkou se subdodavateli nebo schůzkou vlastníka a architekta.
Pokud chcete generálnímu dodavateli (nebo vlastníkovi, pokud jste generálním dodavatelem) skutečně dokázat svou hodnotu, identifikujte problémy dříve, než nastanou. Ušetříte GC (nebo Vlastníkovi) několik bolestí hlavy a rozpočtových překvapení a mohu vám zaručit, že se k vám v budoucnu vrátí.
Běžnými problémy, se kterými se často setkávám, jsou:
- Mechanické potrubí zasahuje do výšky stropu
- Konstrukční rozměry neodpovídají architektonickým rozměrům
- RozměryADA nejsou podle předpisu, přesto projdou revizí plánu
- Závěsné přístupové panely nejsou podle podle strojního předpisu (některé předpisy vyžadují možnost úplného odstranění stropních prvků)
- V rozsahu prací chybí části projektů (k tomu dochází často kvůli spěchu při dodržování termínů)
Nemůžete však ovlivnit, zda majitel přepracuje stěny, nebo když přijde inspektor a přidá další požadavky, které nebyly zachyceny při revizi plánu, nebo co když jiný obor poškodí vaši práci a vy musíte některé práce předělat?
Nebo… Co když praskne sprinklerové potrubí a poškodí sádrokartonové desky?
Vzhledem k problémům, se kterými jsme se setkali na základě našich zkušeností, jsme vyvinuli tuto strategii, ve které můžete identifikovat typ změnového příkazu, abyste k němu mohli přistupovat trochu jinak.
Jak strategicky vystavit změnový příkaz
Standardní pracovní postup pro změnové příkazy je obvykle takový, že připravíte dokument s malým rozsahem prací, které mají být provedeny navíc, celkovou částkou a podpůrnými podpůrnými informacemi, které dokazují, proč účtujete tuto částku.
Je to něco jako mini odhad prací, které mají být provedeny. A jakmile je podepsán, stává se mini smlouvou, která mění původní smlouvu.
Toto je příklad toho, jak vypadá změnový příkaz.
A záložní informace k němu:
Možná budete chtít přidat další záložní informace, abyste prokázali své důvody. Vaše záloha je váš důkaz o tom, jaká je práce, kterou je třeba provést, a proč stojí tolik, kolik si účtujete.
Měli byste připojit fotografie, objednávky, faktury, e-maily, RFI, dodatky, revize, náčrty, úryvky plánu, zvýrazněný obrázek plánu a jakýkoli jiný důkaz, který můžete potřebovat k prokázání svého případu.
Pro evidenci změnových příkazů, žádostí o informace (RFI), dodatků a revizí a náčrtů je dobré používat software pro řízení projektů. Ke správě můžete použít program Procore nebo Corecon.
Pro správu veškeré dokumentace doporučuji také službu Dropbox. Tyto složky můžete integrovat se svým týmem.
Doporučuji, abyste Změnové příkazy účtovali agresivně. Existuje pro to několik dobrých důvodů.
Důvody pro agresivní účtování změnových příkazů
Změnové příkazy jsou často předmětem jednání – Předložením agresivní ceny, když potřebujete klientovi slevit, na změnovém příkazu ještě vyděláte.
Změnové příkazy jsou často napadány – Mohou být napadány, protože se domnívají, že práce jsou součástí vaší smlouvy. Agresivním účtováním ostatních změnových příkazů, když se objeví jeden, který nemůžete vyhrát, zmírníte své ztráty tím, že si u ostatních naúčtujete více než obvykle.
Neexistuje konkurence – Při podávání nabídek se snažíte být nejnižší cenou, protože máte konkurenci. Jakmile jste jednou na zakázce, je nepravděpodobné, že by si zhotovitel najal jinou firmu na provedení změnových zakázek.
Změnové zakázky vždy zahrnují riziko nezaplacení – Přestože existují legální způsoby zajištění platby, sotva se chcete vydat směrem žaloby nebo zástavního práva, pokud to není nezbytně nutné. Existují změnové příkazy, které jsou zpočátku schváleny, a později je majitel bez peněz, nebo si GK uvědomí, že je nikdy neschválil a vyklouzlo mu to. Je běžné, že se GC později vrátí a žádají slevy nebo rovnou odmítnou něco zaplatit. Nebo dokonce „pohodlně“ zapomenou, za co to je.
Vymáhá „laskavosti“ – Generální dodavatelé jsou notoricky známí tím, že žádají práci zdarma formou laskavostí. Na plnou hubu – když jsem dělal superintendanta, žádal jsem o drobnosti pořád. Generální dodavatelé to berou jako urážku, když potřebujete zalátat malou díru a naúčtují vám za tuto práci 100 dolarů. Ale co se stane, když si řeknou o dvacet malých laskavostí? Ty se mohou vyšplhat na tisíce dolarů. Pokud je nemůžete účtovat přímo, můžete si tyto náklady vynahradit nepřímo prostřednictvím jiných agresivně účtovaných změnových příkazů.
Zavedení T&M (Time and Materials) proti firemní politice
Doporučujeme zavést Time and Materials proti firemní politice. Opravdu to není dobrý a bezpečný způsob, jak fakturovat práci.
Naopak doporučujeme VŽDY používat formální změnové příkazy.
Na stavbě se stává, že kvůli spěchu na stavbách budou generální dodavatelé chtít, aby subdodavatelé pokračovali v práci na hodinovém základu a oni by zaplatili za přiměřenou práci a materiál s malou přirážkou.
Problém je v tom, že vás to nechává otevřené tomu, aby se váš klient později snažil vyjednat snížení ceny. Rádi říkají „tohle se mi nepodařilo schválit, takže to nebudeme schopni pokrýt“. Nebo mohou říci: „Budu muset tyto náklady snížit, pokud chceme, aby nám to majitel schválil.“
A protože nemáte schválený změnový příkaz, nemáte žádnou právně závaznou dokumentaci, za kterou byste mohli dostat zaplaceno.
Pokud váš klient trvá na T&M, nabídněte místo toho změnový příkaz „Not-to-Exceed“.
To je něco jako hybrid T&M a formálního změnového příkazu. Nejprve ŘO schválí váš změnový příkaz na základě garantované maximální ceny. K evidenci hodin můžete použít polní lístky, takže v podstatě předschvalují váš změnový příkaz.
Vyúčtování podle důvodu změny
Změny se provádějí z různých důvodů. Některé jsou proto, že majitel a architekt chtějí změnu během výstavby, a jiné jsou mimo kontrolu majitelů nebo GC.
Tady jsou důvody pro změny a jak s nimi zacházet.
Změny v režii majitele
Často se stává, že jakmile je práce v plném proudu a majitelé začnou vidět, jak se staví stěny, často se inspirují k provedení změn, protože si mohou prostor skutečně představit.
Tyto změny jsou volitelné. Z tohoto důvodu si za ně můžete účtovat příplatek. Logicky zde neexistuje konkurence, protože jste již na staveništi.
Jsem příznivcem agresivního účtování změnových příkazů a nechávám majitele nebo generálního dodavatele, aby se pokusil vyjednat vaši cenu dolů.
Změny v režii architekta
Architekti také provádějí změny, když si všimnou nesrovnalostí ve svém návrhu nebo inspirace, kterou mohou mít na poslední chvíli. To platí i pro interiérové designéry.
Přistupujeme k nim podobně jako ke změnám majitele. I za ně stanovujeme příplatek. Někdy architekt vydá dodatek nebo skicu, aby něco na zakázce upřesnil nebo vylepšil. Pokud se jedná o nepovinnou změnu, oceňujeme ji s přirážkou. Pokud se jedná o nutnou změnu, oceňujeme ji o něco níže.
Konflikty ve výkresech
Žádný výkres není nikdy dokonalý. Architektonický průmysl vyvinul poměrně sofistikovaný software, který pomáhá odhalit konflikty dříve, než se z nich stanou problémy, ale ve výkresech se vždycky nějaké problémy najdou.
Kdykoli k tomu dojde, snažíte se udržet rozumnou cenu, aby to nevypadalo, že zdražujete.
Inspektor požaduje další položky
Inspektoři jsou známí tím, že přicházejí na staveniště a přidávají další požadavky a provádějí změny na základě svých stavebních předpisů.
Někdy se stane, že se při přezkoumání plánu něco přehlédne, nebo při rekonstrukcích stávajících budov jsou za zdmi skrytá překvapení, kterých si inspektoři všimnou.
Pro ně se snažte být rozumní. Jedná se o nepředvídané změny.
Škody způsobené jinými subdodavateli
Škody způsobené jinými subdodavateli na stavbě jsou velmi časté. Často vedou ke zpětnému vyúčtování nákladů na opravu poškození díla.
Vždy vedou ke zpětnému vyúčtování. Pokud máte s daným subdodavatelem dobré vztahy, snažíte se to vyřešit přímo s ním, nebo účtujete nízkou cenu nebo za náklady. To jen proto, abyste pokryli své náklady.
Jednou se mi stalo, že mi zhotovitel mechanických prací strhl všechny akustické podhledy, protože měl problémy s instalací svých mechanických prací. Oškubali všechny naše práce, takže jsme si to naúčtovali za dvojnásobek nákladů.
Náhlé události na zakázce
A někdy se prostě něco stane. Může prasknout vodovodní potrubí, může dojít k zatékání do střechy a poškození sádrokartonu nebo může dojít k požáru.
Tyto věci se musí odstranit a opravit, než se prostor předá majiteli.
Ty si účtujete přiměřeně. Dokonce se snažíte být týmovým hráčem a udělat je za cenu nákladů. Není to vina majitele.
Někdy se na takovéto záležitosti vztahuje pojištění obecné odpovědnosti. V takovém případě si můžete účtovat nadstandardní sazby.
Zvýhodnění
V neposlední řadě si generální ředitelé a vlastníci říkají o laskavosti.
Pokud budete účtovat každou jednotlivou drobnou částku, bude to vypadat, že nikláte.
Tady děláte to, že evidujete práce v příkazu ke změně nastaveném jako návrh ve vašem softwaru. Jakmile dosáhne určité hranice, dáte klientovi vědět, že začnete účtovat.
Projednávání změnových příkazů
Narazíte na mnoho scénářů, kdy vaše změnové příkazy nebudou schváleny. Pokud budete účtovat podle důvodu změny, který doporučujeme výše, budete mít pravděpodobně méně problémů se schvalováním změnových příkazů. Jedná se o osvědčené strategie, kdy sledujeme základní důvod změn.
V podstatě, když to nikdo nemůže ovlivnit, snažíte se být týmovým hráčem a účtovat si za svou práci méně. Když se jedná o nepovinné změny, můžete si účtovat nadstandardní sazby a často budete požádáni, abyste o svých cenách vyjednávali. Tím si zajistíte pokrytí nákladů a slušný zisk za svůj čas a úsilí.
Někdy se stane, že se vám něco nepodaří schválit, takže můžete využít páky harmonogramu a „dotlačit“ svého generálního ředitele k rychlému schválení. Můžete jim dát najevo, že před pokračováním potřebují podepsaný souhlas. To je hlavní důvod, proč nepodporujeme T&M práce nebo provádění prací předtím, než máte podepsaný souhlas. Po dokončení prací je velká šance, že se vrátí a řeknou „majitel schválil pouze 50 % vašich nákladů, takže to je vše, co vám můžeme zaplatit“. To se stává pořád.
Podepsaný změnový příkaz naštěstí právně upravuje smlouvu a dává vám možnost zástavního práva pro neplacení.
Závěr
Teď už víte, jak správně a efektivně fakturovat změnové příkazy.
Nemusí být náročné ani problém je schválit. Změnové příkazy vám mohou přinést 10-20 % z dodatečné hodnoty zakázky. Ukázal jsem vám, jak strategicky vystavovat změnové příkazy, jakou částku vyúčtovat a jak vyjednat jejich schválení. Ukázal jsem vám také, jak je zahrnout do vyúčtování AIA.
.