Podnikatelům se počítá každý dolar, takže pokud nevíte, jak na tom měsíčně jste, může se stát, že na konci roku už nebudete. A přestože používání účetního softwaru typu „udělej si sám“ může pomoci sledovat náklady, výhody najímání dobrých účetních sahají daleko za hranice chroupání čísel. Potenciálně se mohou stát celoživotním finančním partnerem vaší firmy, který bude mít důvěrné znalosti nejen o tom, jak budete financovat například další vysokozdvižný vozík, ale také o tom, jak budete financovat vysokoškolské vzdělání své dcery.
Předtím, než si ho najmete, se však ujistěte, že rozumíte čtyřem základním odborným oblastem všeobecné účetní praxe:
- Podnikové poradenství. Vzhledem k tomu, že účetní by měl mít znalosti o vašem podnikatelském prostředí, daňové situaci a finančních výkazech, má smysl ho požádat, aby dal všechny části dohromady a pomohl vám vypracovat podnikatelský plán a osobní finanční plán. Účetní vám mohou poradit se vším od pojištění (opravdu potřebujete pojištění proti přerušení provozu, nebo je levnější pronajmout si druhou provozovnu?) až po expanzi (jak další kapacita ovlivní provozní náklady?). Účetní mohou přinést novou úroveň pohledu na věc, a to jednoduše díky svému nadhledu.
- Účetnictví a vedení záznamů. Jedná se snad o nejzákladnější účetní disciplíny. I když pro mnoho majitelů firem má smysl, aby si každodenní evidenci vedli sami, účetní vám může pomoci nastavit účetnictví a účetní systémy a ukázat vám, jak je používat. Dobrý systém vám umožní vyhodnocovat ziskovost a upravovat ceny. Umožní vám také sledovat výdaje, sledovat rozpočet, zjišťovat trendy a snížit účetní poplatky nutné k sestavení účetní závěrky a daňového přiznání.
- Daňové poradenství. Účetní, kteří poskytují pomoc s daňovými záležitostmi, tak obvykle mohou činit ve dvou oblastech: dodržování daňových předpisů a daňové plánování. Plánování se týká snížení celkové daňové zátěže. Dodržování daňových předpisů se týká dodržování daňových zákonů.
- Audit. Tyto služby nejčastěji vyžadují banky jako podmínku poskytnutí úvěru. Existuje mnoho úrovní auditu, od pouhé přípravy finančních výkazů až po skutečný audit, kdy účetní nebo jiná třetí strana poskytuje ujištění, že finanční informace společnosti jsou správné.
Výběr účetního
Nejlepším způsobem, jak najít dobrého účetního, je nechat si doporučit od svého právníka, bankéře nebo obchodního kolegy. Můžete se také obrátit na Společnost certifikovaných účetních ve vašem státě, která vám může poskytnout doporučení.
Zatímco účetní obvykle pracují pro velké společnosti, CPA (certifikovaní účetní) pracují pro různé velké i malé podniky. Nepodceňujte význam účetního znalce. Tento titul se uděluje pouze lidem, kteří složili přísnou dvoudenní celostátní standardizovanou zkoušku. Většina států vyžaduje, aby CPA měli alespoň vysokoškolský titul nebo jeho ekvivalent. Některé státy vyžadují také postgraduální studium.
Jakmile přijdete na několik dobrých kandidátů, je důležité určit, kolik práce bude dělat vaše společnost a kolik práce bude vykonávat účetní.
Účetní služby lze rozdělit do tří velkých kategorií: zaznamenávání transakcí, jejich sestavování a vytváření výnosů a finančních výkazů. Ačkoli první dvě kategorie vyžadují nižší úroveň dovedností než druhé, mnoho firem si účtuje stejnou hodinovou sazbu za všechny tři. Proto je důležité přesně určit, jakou práci chcete, aby účetní zvládl.
Dalším krokem je pohovor s vašimi referenty. U každého z nich si naplánujte dvě schůzky, než se rozhodnete. Jedna schůzka by měla proběhnout přímo u vás. Druhá by měla být u nich. Během pohovorů je vaším hlavním cílem zjistit tři věci: služby, osobnost a poplatky. Zde je uvedeno, na co se ptát v každé oblasti.
- Služby: Většina účetních firem nabízí daňové a auditorské služby. Jak je to ale s vedením účetnictví? Manažerské poradenství? Plánování majetku? Pomůže vám účetní navrhnout a zavést finanční informační systémy? Účetní znalec může nabízet služby, které zahrnují analýzu transakcí pro úvěry a financování, přípravu, audit, revizi a sestavení finančních výkazů, správu investic a zastupování před daňovými úřady.
Ačkoli menší účetní firmy jsou pro podnikatele obecně lepší volbou, nemusí nabízet všechny tyto služby. Ujistěte se, že firma nabízí to, co potřebujete. Pokud nemůže nabídnout specializované služby, může mít vztahy s jinými firmami, na které vás může odkázat, aby tyto záležitosti vyřídily. Kromě služeb se ujistěte, že firma má zkušenosti s malým podnikáním a vaším konkrétním odvětvím. - Osobnost: Je styl účetního kompatibilní s vaším? Ujistěte se, že lidé, se kterými se setkáváte, jsou stejní jako ti, kteří se budou zabývat vaším podnikáním. V mnoha účetních firmách se někteří partneři zabývají prodejem a novými obchody a pak předávají skutečnou práci s účty jiným.
Při posuzování kompetencí a kompatibility se kandidátů zeptejte, jak by řešili situace, které se vás týkají. Např: Jak byste se vypořádali s auditem finančního úřadu, který požaduje ověření výdajů na automobily? Vyslechněte si odpovědi a rozhodněte se, zda byste chtěli, aby právě takto byly řešeny vaše záležitosti.
Uvědomte si také, že mít účetního, který má odlišný přístup, může být dobré. Jen se ujistěte, že na vás účetní nebude tlačit, abyste dělali věci, které vám nejsou příjemné. - Poplatky: Zeptejte se na ně předem. Většina účetních firem si účtuje poplatky za hodinu, přičemž poplatky se pohybují od 100 do 275 dolarů. Jiné však pracují na základě měsíčního paušálu. Zjistěte si řadu cenových nabídek od různých účetních. Pokuste se také získat odhad celkových ročních poplatků na základě služeb, o kterých jste hovořili.
Nezakládejte však své rozhodnutí pouze na ceně, protože účetní, který si účtuje vyšší hodinovou sazbu, je pravděpodobně zkušenější a dokáže pracovat rychleji než nováček, který si účtuje méně.
Nezapomeňte si také vyžádat reference – zejména od klientů z vašeho oboru. Zavolejte jim a zjistěte, jak byli spokojeni se službami účetního, jeho honoráři a dostupností.
Využijte vztah na maximum
Po výběru upřesněte podmínky smlouvy v závazném dopise. V dokumentu by měly být podrobně popsány výnosy a výkazy, které budou vypracovány, a poplatky, které budou účtovány. Tím zajistíte, že vy i váš účetní budete mít stejná očekávání.
Také dodržujte svou část dohody. Nepředávejte svému účetnímu krabici od bot plnou účtenek. Zapište si podrobnosti o všech kontrolách do své knihy šeků, ať už se jedná o účty za komunální služby, zásobování apod. Stejně tak identifikujte zdroje příjmů na bankovních vkladech. Čím lépe povedete své záznamy, tím méně času bude muset váš účetní strávit a tím nižší budou vaše poplatky.
Je dobré se každý měsíc setkat nebo alespoň promluvit se svým účetním. Prohlédněte si finanční výkazy a proberte problémy, abyste věděli, kam vaše peníze směřují. Váš účetní by měl jít dál než jen za čísla a navrhovat alternativní způsoby snižování nákladů a fungovat jako poradní orgán pro všechny vaše nápady a otázky.
Převzato z knihy Start Your Own Business, Fifth Edition od pracovníků časopisu Entrepreneur.Pokládání správných otázek
Tady je deset zásadních otázek, které byste měli položit při pohovoru s účetním:
1. Jaké jsou vaše finanční možnosti? Jste účetní znalec? (Nepředpokládejte, že je jím každý účetní.)
2. Jaký je váš dotaz? Jste oprávněn vykonávat praxi ve svém státě?“
3. Kdy a kde jste získal/a licenci k výkonu praxe?“
4. Jaké jsou vaše znalosti a dovednosti? Kde jste studoval(a) a jaké tituly jste získal(a)?
5. Jaké tituly jste získal(a)? Kdo jsou někteří z vašich klientů? (Vyjmenujte je.)
6. Jak se jmenují vaši klienti? Na jakou oblast se specializujete?“
7. Jak velcí nebo malí jsou vaši klienti a jak velcí byli, když jste s nimi začínal/a spolupracovat?“
8. Jak velcí jsou vaši klienti? Jak jste dostupní? (Někteří účetní jsou k dispozici pouze v pracovní době, jiní vám dají číslo domů nebo na pager.)
9. Jaká je vaše dostupnost? Do jakých profesních organizací patříte? Jak aktivní jste v těchto skupinách?“
10. Jaká je vaše účast v těchto organizacích? Jaké jsou vaše honoráře? (Požádejte o předložení některých aktuálních faktur.)
Výňatek z knihy Start Your Own Business, Fifth Edition od pracovníků časopisu Entrepreneur.