Faxování přes internet: jak posílat a přijímat faxy online

Možná jste si mysleli (zcela pochopitelně), že faxování je minulostí. Obchodní komunikace se přece od dob, kdy byly faxy hlavním způsobem zasílání dokumentů klientům a kolegům, značně změnila. Ve skutečnosti byste se zcela mýlili. Faxování přes internet zůstává snadným a cenově výhodným způsobem, jak rychle, bezpečně a spolehlivě odesílat důležité dokumenty.

K tomu, abyste mohli využívat výhod faxování, už nepotřebujete těžkopádný faxový přístroj. Mobilní a desktopové aplikace společnosti RingCentral vám totiž umožní faxovat dokumenty s minimem potíží.

Možná chcete uzavřít důležitou smlouvu s novým klientem a potřebujete neprodleně odeslat příslušné dokumenty. S internetovou faxovou službou RingCentral potřebujete pouze funkční připojení k internetu – pevná linka již není nutná.

V tomto krátkém průvodci vám poskytneme rychlý a stručný úvod do online faxování a jeho fungování ve srovnání s tradičními faxy. Zde jsou otázky a témata, kterými se budeme zabývat:

• Můžu poslat fax přes internet?
• Co přesně je internetové faxování?
• Jak funguje tradiční fax
• Jak funguje online faxování
• Jak mohu poslat fax přes internet zdarma?
• Výhody faxování přes internet

Začněme.

Proč faxovat?

Existuje řada důvodů, proč byste mohli chtít poslat fax přes internet místo e-mailu. Asi nejdůležitějším z nich je však bezpečnost. Na rozdíl od e-mailů jsou faxy mnohem lépe chráněny. Díky tomu jsou mnohem bezpečnější a vaše data zůstávají soukromá, zejména ve srovnání s e-maily, které mohou být zneužity k podvodům, jako je phishing a ransomware.

Dalším bodem, který je zde třeba mít na paměti, je, že faxy mohou být právně závaznými dokumenty u soudu. Nejen samotný dokument, ale i online faxové servery jsou bezpečné. Stále více soudů přijímá digitální důkazy, jako jsou soubory PDF, zatímco e-maily jsou náchylnější k podvodným aktivitám – jejich pravost je obtížnější ověřit, a proto jsou u soudu jako důkaz přípustné jen zřídka.

S rostoucím počtem případů práce na dálku si všichni zvykáme na myšlenku práce odkudkoli a možnost spolupracovat, a to odkudkoli, je nesmírně důležitá.

Co se tedy stane, pokud pracujete v odvětví, kde se stále používá fax, například v pojišťovnictví nebo zdravotnictví, ale nemáte doma nebo v kanceláři fyzický fax? Faxové zprávy můžete samozřejmě posílat přes internet – bez nutnosti tisku.

Můžu opravdu posílat fax přes internet?

Faxy přes internet skutečně posílat můžete! Online faxování je jednoduché a pohodlné. Je to neopěvovaný hrdina online komunikace. Zatímco jiným metodám, jako je odesílání e-mailů a zasílání rychlých zpráv, se dostává větší pozornosti, služby faxování přes internet se u klientů těší trvalé oblibě.

Odesílání a přijímání faxů online je snadné. Společnost RingCentral to umožňuje obzvláště jednoduše. Nabízí funkce jako např:

• Odesílání faxů na zvolené faxové číslo příjemce
• Přiřazení vlastního faxového čísla, které mohou ostatní používat k faxování dokumentů k vám
• Používání vašeho stávajícího telefonního čísla nebo místního či bezplatného čísla k přijímání faxů

Všechny tyto možnosti rozvedeme v následující části.

Co je to internetové faxování?

Internetové faxování je, jak název napovídá, proces odesílání a přijímání faxů online. Doby, kdy jste se museli hrbit nad obrovským faxem, jsou naštěstí dávno pryč. V dnešní době můžete posílat faxy z různých zařízení, včetně:

• Vašeho počítače (stolního nebo přenosného)
• Chytrého telefonu (iPhone nebo android)
• Tabletu

Online faxové služby používají ke spojení s faxovými přístroji internetové brány. Tam, kde dříve bylo možné faxovat a odesílat dokumenty pouze prostřednictvím telefonních linek, jsou nyní dostupné z internetu.

Krátce řečeno, internetové brány jsou uzly v síti. Jsou to klíčové zastávky pro data, které umožňují uživatelům odesílat informace e-mailem nebo prostřednictvím softwaru třetích stran a jejich příjem faxem nebo naopak.

Tyto brány jednak přijímají dokumenty přes internet a pak je přímo předávají příslušnému faxu. Díky tomu můžete posílat fax online odkudkoli, kde se zrovna nacházíte – není zapotřebí žádný starý neohrabaný faxový přístroj – a to zcela bez obav.

Plány a ceny závisí na zvolené službě (o čemž si brzy povíme). Prozatím vám poradíme, jak si můžete vybrat faxovou službu, která bude vyhovovat vašim potřebám a financím:

1. Stanovte si rozpočet. Jaké poplatky si můžete dovolit?
2. Prozkoumejte faxové služby na trhu a porovnejte jejich funkce a náklady.
3. Pátrejte po dalších výhodách. Nabízí vámi vybraná služba faxování e-mailem? Můžete připojit dokumenty ze služeb, jako je Dropbox a Microsoft Office?
4. Podívejte se na reference zákazníků. Co o jednotlivých faxových službách říkají předchozí zákazníci? Jak si stojí ve srovnání s tradičním faxováním?

🕹️ Podívejte se prakticky, jak je služba RingCentral navržena, abyste mohli snadno posílat faxy přes internet. Objednejte si prohlídku produktu a vyzkoušejte si to:

Vyberte si čas

💰 Můžete také použít tuto kalkulačku a zjistit, kolik by vaše firma mohla zhruba ušetřit, kdyby používala RingCentral pro podporu komunikace vašeho týmu mezi sebou – a s klienty.

Jak funguje tradiční fax

Tradiční faxy fungují tak, že posílají faksimile (neboli kopie nebo zkráceně fax, odtud název) dokumentů prostřednictvím telefonních linek. Skenují dokumenty pomocí zařízení s nabitou vazbou, které fakticky prohlédne každý řádek daného dokumentu, zjistí černé a bílé plochy a pak prostřednictvím elektrického impulsu odešle po telefonní lince reprodukci toho, co zjistí. Fyzický faxový přístroj na druhém konci tyto impulsy přijímá a následně je směruje do tiskárny.

Teprve při pohledu na proces odesílání tradičního faxu si uvědomíte, jak je těžkopádný. Zde je stručný přehled krok za krokem:

1. Člověk napíše dokument.
2. Poté vytiskne fyzickou kopii.
3. Poté ji naskenuje do faxu a stiskne tlačítko odeslat.
4. Dokument je odeslán pomocí tradičního faxu.
5. Příchozí fax je přijat a vytištěn na druhém konci.
6. Příjemce pak může tuto kopii naskenovat a vytvořit digitální soubor (ať už jako dokument Word, soubor PDF nebo obrázek, například PNG). Ten bude mít pravděpodobně výrazně horší kvalitu než originální dokument.

Není proto těžké pochopit, proč tolik lidí hledá jiné způsoby zasílání dokumentů – včetně faxování online – jako jednodušší a pohodlnější alternativu.

Jak funguje faxování online

Se společností RingCentral je zaslání faxu online stejně snadné jako zaslání e-mailu. Zde je návod, jak na to:

1. V desktopové nebo mobilní aplikaci RingCentral vyberte možnost „Nový fax“.
2. Zadejte faxové číslo příjemce a přidejte příslušný text zprávy.
3. Připojte příslušné dokumenty ze služby Box, Dropbox, Disk Google (včetně Dokumentů Google) nebo Microsoft Office.
4. Alternativně můžete posílat faxy e-mailem tak, že je adresujete na příslušné faxové číslo @rcfax.com.

Podívejte se, jak odesílat a přijímat faxy pomocí služby RingCentral:

Jak mohu poslat fax přes internet zdarma?

Již jsme probrali online faxové služby, které nabízejí řadu funkcí za měsíční poplatky. Existují však i bezplatné faxové alternativy. Můžete například použít aplikaci Fax a skenování od společnosti Microsoft, která je zdarma dodávána se systémem Windows (až do systému Windows 10 včetně), který je zdarma. K jejímu používání budete potřebovat následující hardware a příslušenství:

• Počítač vybavený aplikací Fax and Scan
• Pevná linka (nefunguje s VoIP)
• Interní nebo externí faxmodem
• Šňůra propojující model s telefonní linkou

Tady však existuje nevýhoda. Protože aplikace Fax and Scan musí být připojena k telefonní lince prostřednictvím faxmodemu, znamená to, že vaše pevná linka by byla během odesílání a přijímání faxů vázána, což je samozřejmě nepříjemné. Nemůžete také používat mobilní zařízení. Jak jsme již uvedli, faxové služby používají brány, aby se tomuto problému vyhnuly. Kromě toho musí být váš počítač po celou dobu odesílání nebo přijímání faxů zapnutý.

🔍 Uvažujete o pořízení nového komunikačního nástroje a nejste si jisti, jak začít? Zde je kontrolní seznam, který vám pomůže vybrat ten správný pro vaši firmu.

Výhody faxování přes internet

Existuje tedy řada výhod faxování online. Patří mezi ně následující:

• Odesílání a příjem faxů odkudkoli a kdykoli. To je zvláště užitečné pro podniky, které působí na více místech, a pro ty, které přecházejí na práci na dálku.
• Nižší náklady. Když si předplatíte službu RingCentral, můžete odesílat faxy, aniž byste se museli starat o výdaje na nákup tonerů a faxů. Nemusíte se také starat o jejich údržbu (přece jen se toho může hodně pokazit).
• Spolehlivé zabezpečení. Odesílání faxů prostřednictvím telefonní linky není tak bezpečné, jak byste si mohli myslet: dokumenty mohou snadno zachytit zvědavé oči. Se službou RingCentral jsou vaše faxy přenášeny bezpečně prostřednictvím šifrovaného internetového připojení.
• Odesílání a přijímání faxů bez vázání telefonní linky. Jak jsme již poznamenali, používání běžných telefonních linek pro faxování může blokovat příchozí hovory a také vám znemožnit odchozí hovory. Se službou RingCentral vše probíhá prostřednictvím internetového připojení, takže vaše telefonní linka zůstává volná.

Jste připraveni odesílat faxy online během několika sekund?

Jak jsme se zde snažili vysvětlit, používání faxů online má oproti e-mailu mnoho výhod. Těžit z nich mohou zejména podniky. Nejenže online faxy zajišťují vyšší bezpečnost, ale přinášejí také řadu dalších výhod.

Mezi ně patří úspora času a peněz, možnost elektronického podepisování dokumentů, přehlednost dokumentů a možnost odesílat faxy z mobilních zařízení.

Vždy zapnutá služba internetového faxu společnosti RingCentral se snadno používá a nezatíží váš rozpočet. Umožní vám spravovat odchozí a příchozí faxy online, ušetří vám zbytečné výdaje a obecně vám usnadní pracovní život. Vaše firma a její klienti za to mohou v dlouhodobém horizontu získat značné výhody.