Žádný člověk není ostrov.
Všichni jsme závislí jeden na druhém a na společnosti jako kolektivu, abychom mohli sloužit svým potřebám a vytvářet dynamiku jako závod.
Stejný scénář a logika se odráží i v oblasti projektového řízení.
Žádná činnost nebo úkol neexistuje izolovaně.
Každá položka nějakým způsobem závisí na výstupu jiné činnosti a přispívá ke konečnému výsledku projektu.
Vztah mezi dvěma úkoly je definován jako závislost mezi nimi.
V tomto článku si podrobněji vysvětlíme význam pojmu závislost, zjistíme, jak souvisí s omezeními, povíme si o různých typech závislostí a poté se podíváme na rychlý postup ve třech krocích, jak závislosti v projektu efektivně řešit.
Pokud jste projektový manažer, berte tyto informace jako osvěžení. Pokud sbíráte znalosti, je tento blog vše, co potřebujete ke zvládnutí závislostí v provozním prostředí.
Co je to závislost?
V okolním světě je závislost stav existence nějaké entity nebo položky takový, že její stabilita je dána jinou entitou nebo zdrojem.
Například děti jsou závislé na péči a výživě svých rodičů. Starší lidé jsou často závislí na svých potomcích, pokud jde o totéž. A pracovníci jsou z velké části závislí na korporacích, pokud jde o peníze a příjem.
V prostředí projektu se definice závislosti poněkud posouvá.
Závislost projektu je logický, omezující nebo přednostní vztah mezi dvěma činnostmi nebo úkoly tak, že dokončení nebo zahájení jedné z nich je závislé na dokončení nebo zahájení druhé.
Pokud malujete plátno, nanášení olejové barvy je jedna činnost. A příprava plátna je druhou činností. Nemůžete použít barvu, dokud povrch nenatřete základním nátěrem.
Takže jedna činnost je závislá na druhé.
Není-li základní nátěr k dispozici 3 dny kvůli stávce zásobování, dokončení malby se o 3 dny opozdí, protože nebudete moci začít pracovat.
Některé pojmy související se závislostí:
Následují některé běžné pojmy, které jsou vždy spojeny se závislostmi projektu.
Omezení
Závislosti a omezení mají vztah příčiny a následku. Ve své nejjednodušší podobě je omezení omezením, v jehož mezích musí být úkol dokončen nebo proveden. Omezení může být způsobeno nedostatkem zdrojů, jako jsou peníze a lidská síla, nedostatkem dostupného času a dokonce i nedostatkem odborných znalostí. Někdy mohou omezení vést ke vzniku závislostí.
Jsou-li k dispozici čtyři dorty, které je třeba namazat krémem, a pouze jeden pekař, který je na to dostatečně kvalifikovaný, pak je namazání jednoho dortu automaticky závislé na dokončení namazání jiného dortu. Zde omezení vyvolalo závislost.
V jiných situacích může být závislost důvodem omezení. V krejčovské dílně nemůže vlastní šití pokračovat, pokud nejsou nejprve vzaty míry. Jedná se o logickou závislost v dobré víře. Pokud měření trvá 20 minut a švadlena má na dokončení šatů pouze dvě hodiny, pak za daných okolností dostane na dodržení termínu pouze 100 minut. Je to proto, že 20 minut strávených v měřicí místnosti je neoddiskutovatelných a tuto závislost nelze nijak obejít.
Klasické projektové řízení definuje tři omezení náklady-čas-rozsah, která lze považovat za tři strany trojúhelníku. Plocha trojúhelníku představuje kvalitu výstupů. Jakékoli změny zavedené do omezení mění plochu trojúhelníku, a tím i celkovou kvalitu projektu.
Dobrý projektový manažer je někdo, kdo dokáže sledovat všechna omezení a závislosti a přerozdělovat zdroje tak, aby byla zajištěna konečná kvalita projektu.
Předstih a zpoždění
Předstih i zpoždění souvisejí se závislostmi.
Předstih je definován jako doba, o kterou lze následnou činnost posunout nebo urychlit vzhledem k předcházejícímu úkolu. Předpokládejme, že činnost B má být zahájena po dokončení činnosti A, což je za 10 dní. Pokud je však B zahájena hned 5 dní po A, pak má za daných okolností B náskok celých 5 dní.
To lze provést pouze v případě, že závislost mezi A a B je diskreční – to znamená, že zahájení B po dokončení A je osvědčeným postupem nebo výhodou a není diktováno logikou a omezeními.
Naproti tomu zpoždění je doba, o kterou musí být nástupnický úkol zpožděn vzhledem k předchozím činnostem. V oblasti řízení projektů je obecně nežádoucí.
Kritická cesta
Kritickou cestou jsme se již podrobně zabývali. Ale jen shrňme, že kritická cesta je nejdelší nepřerušený řetězec na sebe navazujících činností nebo závislých úkolů tak, že změna doby trvání dokončení jednotlivých položek jakýmkoli způsobem přímo ovlivňuje termín dokončení projektu, což vede k jeho možnému porušení.
Při výrobě dortu je součástí řetězce kritické cesty pečení těsta a zdobení piškotu. Jakékoli zpoždění těchto úkolů zpozdí prezentaci dortu na stole pro hosty.
Různé typy závislostí, o kterých byste měli vědět:
Závislosti lze kategorizovat několika způsoby na základě podmínek, jako je dokončení a zahájení úkolů, vztah úkolů k projektu a firmě a důvod existence závislosti.
Příčinné, zdrojové & přednostní závislosti
Příčinné neboli logické závislosti jsou takové závislosti, kterým se nelze vyhnout. Jsou vlastní povaze projektu a povaze příslušných úkolů.
Žaludek nemůže strávit potravu, pokud ji nejprve nesníte. Jedná se o příčinnou nebo logickou závislost. Bez dokončení jednoho kroku nelze žádným způsobem zahájit další.
Závislosti založené na zdrojích se řídí omezeními. Jak jsme již uvedli, pokud je k dispozici pouze omezený počet kvalifikovaných odborníků, kteří mohou na projektu pracovat, je často nutné postupovat postupně jednoduše proto, že není dostatek rukou (nebo pracovních sil) k dokončení všeho současně.
Pokud existují omezení založená na zdrojích, a tedy závislosti, zpravidla neexistuje příčinná závislost – to znamená, že všechny činnosti lze řešit společně, pokud jsou přítomni potřební pomocníci.
Přednostní závislosti jsou závislosti, které se řídí osvědčenými postupy nebo výhodností. Obvykle se v projektech zavádějí s cílem zaměřit se na kvalitu výstupů. Stavebníci rádi namáčejí základy střechy alespoň 5 až 7 dní, než začnou pokládat tašky.
Mohou se do toho pustit okamžitě, aniž by se trápili s „usazováním a namáčením“. Předpokládá se však, že tím bude narušena celistvost konstrukce. A tak vzniká přednostní závislost.
FS, SF, FF & Závislosti SS
Závislost FS neboli Finish to Start je nejběžnější a nejlogičtější závislost jak v projektovém řízení, tak v reálném světě. Konkrétní úkol B nemůže začít, pokud není úkol A uspokojivě dokončen. V tomto případě musí úkol B zpravidla nějakým způsobem využít nebo navázat na výstup úkolu A.
Závislost FS neboli Start to Finish je ošemetná. Říká, že následná úloha (říkejme jí úloha B) nemůže skončit, pokud předchozí úloha (říkejme jí úloha A) nezačala. Jakmile je však úloha A zahájena, může být úloha B kdykoli ukončena.
Nejlepším příkladem je fakturace zákazníkovi (úloha B). Ta zpravidla signalizuje ukončení projektu. Představte si, že potřebujete dodat 5 kytic na večírek. Jakmile obdržíte objednávku, „spustíte hodiny“ na zákazníka, protože začnete pracovat na montáži a kupující v podstatě začal platit za váš čas. Ale ve skutečnosti nemůžete zákazníkovi vystavit fakturu, dokud není dodání kytic (úkol A) hotové.
Závislosti od začátku do konce jsou běžné v rozvrzích zaměstnanců Just in Time, kde pracovníci nedostávají stanovené časové úseky. Jsou požádáni, aby přišli do kanceláře podle toho, jak se objeví projekty.
Závislost SS neboli Start to Start říká, že následná činnost nemůže začít, pokud nebyla zahájena činnost předchozí. Po tomto počátečním omezení však mohou obě činnosti pokračovat paralelně. Například pečení dortu a výroba polevy jsou příkladem závislosti Start to Start. Jakmile vložíte těsto do trouby (úloha A), můžete začít s výrobou polevy (úloha B).
Závislosti SS obecně existují kvůli omezením založeným na zdrojích. Představme si, že se zhmotní pomocník a pomůže vám při pečení moučníku. Pak už poleva nezávisí na tom, kdy dáte těsto do trouby. Závislost SS se uplatní pouze v případě, že dort připravujete zcela sami.
Závislost FF neboli Finish to Finish říká, že následná úloha nemůže být dokončena, pokud není dokončena i úloha předchozí. Nemusí být dokončeny společně.
Kadeřnice a maskérka, která doprovází filmovou hvězdu na odhalení na červeném koberci, nemůže dokončit finální úpravy, dokud herečka nedorazí na místo. Jinak svěžest vzhledu nevydrží.
Takto funguje závislost Finish to Finish.
Mřížka závislostí Outside – Inside
Často jsou některé závislosti úkolů interní pro projekt a externí pro společnost nebo interní pro společnost, ale mimo přímý okruh vlivu vedoucího projektu. Různé kombinace jsou popsány níže.
Závislosti uvnitř firmy – uvnitř projektu: Týkají se sekvenčních úkolů – těch, které je třeba řešit podle předem definovaného logického toku.
Závislosti firma In – projekt Out: Tyto se vztahují na úkoly, o které se starají jiná oddělení. Některé činnosti související s projektem uvnitř oddělení se mohou opírat o jejich výstupy, ale nejsou pod přímou kontrolou projektového manažera.
Závislosti Company Out – Project In: Ideálním příkladem této kategorie jsou činnosti zadané dodavatelům třetích stran. Výstupy mají přímý vliv na projekt, ale dodavatelé nejsou zaměstnáni ve firmě.
Závislosti mimo firmu – z projektu: Aby mohl být projekt dokončen, musí být budova společnosti pevná a přístupná. Pokud se z nějakého důvodu zjistí, že stavba je vadná, bude obnovení prací záviset na verdiktu obce. Jedná se o faktor mimo společnost a projekt, který však může negativně ovlivnit výstupy.
Jak efektivně řešit závislosti při řízení projektů:
Používáte-li robustní softwarové řešení pro řízení projektů, jsou závislosti úkolů a související zobrazení vždy důležitou součástí ovládacího panelu.
- Brainstorming všech možných závislostí projektu a souvisejících omezení s ohledem na model trojích omezení. Pokud existuje mnoho závislostí a omezení, můžete pokračovat a určit také kritickou cestu. Tím zajistíte, že se zaměříte a budete věnovat pozornost úkolům, které mohou ovlivnit konečný výsledek.
- Zapojte zúčastněné strany a zajistěte, aby pochopily, jaké jsou nejdůležitější závislosti a omezení. Pokud jsou součásti kritické cesty zahrnuty do projektové charty, pak jsou o nich zainteresované strany automaticky informovány.
- Proveďte brainstorming rizik a problémů spojených s těmito závislostmi a omezeními. Možná budete chtít uspořádat mezioborovou schůzku, abyste měli na palubě více pohledů. Jakmile budete mít pocit, že jste pokryli většinu předvídatelných rušivých okolností, přistupte k nalezení řešení nebo preventivních opatření ke zvládnutí dopadu rušivých vlivů na závislosti a omezení.
Výsledek třetího kroku přidejte do dokumentů řízení změn a rizik.
Závislosti jsou v projektu nevyhnutelné. Málokdy se setkáte s takovým, ve kterém jsou všechny úkoly a činnosti na sobě nezávislé.
Nebojte se však, závislosti lze využít ve svůj prospěch, pokud najdete legitimní způsoby, jak urychlit dobu provádění činností na kritické cestě.
Přemýšlejte o tom.
Přemýšlejte o tom.