Co je to sestupná komunikace?
Komunikace, která probíhá od nejvyšší úrovně k nižším úrovním v organizaci, se nazývá sestupná komunikace.
Jinými slovy, komunikace, která probíhá od nadřízených k podřízeným v řetězci velení, je sestupná komunikace.
Tento komunikační tok využívají vedoucí pracovníci k předávání informací týkajících se práce zaměstnancům na nižších úrovních. Zaměstnanci tyto informace potřebují pro výkon své práce a pro splnění očekávání svých nadřízených.
Může zahrnovat efektivní řízení tónu sdělení a také prokázání dovednosti při delegování, aby byla práce efektivně provedena správnou osobou.
Důležitost komunikace směrem dolů
Důležitost komunikace směrem dolů jsou:
- Předat myšlenku
- Povzbudit
- Udržet disciplínu
- Informovat o důvodech práce
- Vysvětlit o změně
- Podat informaci. směr
- Zadání práce
- Kontrolovat
- Vyhodnocovat
Podávat představu
Pomocí sestupných komunikačních cílů, politiky, pravidla vysvětluje nadřízený podřízeným, aby jim plně porozuměl.
Podněcovat
Zaměstnance je třeba motivovat k většímu pracovnímu nasazení pro dosažení organizačních cílů. Vedení se musí uchýlit ke komunikaci směrem dolů, aby povzbudilo zaměstnance nižší úrovně.
K udržení disciplíny
Tato komunikace se řídí organizační hierarchií, takže každá sekční jednotka nebo oddělení musí dodržovat stanovená pravidla nebo postup. V důsledku toho je zajištěna kázeň.
K informování o důvodech práce
Důležitým cílem tohoto typu komunikace je podat informace týkající se důvodů zadaného úkolu a jeho vztahu k ostatním organizačním úkolům.
Vysvětlit o změnách
Změny jsou závislé na okolnostech. Když dojde k nějaké změně s ohledem na plány, politiky, postupy nebo pravidla atd. takové jsou komunikace s vysvětlením prostřednictvím komunikace směrem dolů.
Dávat pokyny
Chce-li nadřízený řídit nějaké zadání, práci nebo úkol podřízeným, provádí komunikaci směrem dolů.
Zadání práce
Chce-li nadřízený zadat práci podle výkonnosti pracovníků, provádí zdůvodnění prostřednictvím komunikace směrem dolů.
Kontrola
Protože potřebné pokyny jsou předávány prostřednictvím komunikace směrem dolů, pracovníci jsou velmi dobře informováni o svých úkolech a činnostech. Proto může taková komunikace působit jako nástroj kontroly.
K hodnocení
Komunikace směrem dolů pomáhá nadřízeným hodnotit práce vykonávané zaměstnanci. Komunikace směrem dolů slouží k informování zaměstnanců o jejich hodnocení.
Výhody sestupné komunikace
Výhody sestupné komunikace jsou následující:
- Efektivita
- Snadné delegování
- Organizační kázeň
- Efektivní sdělování cílů
.
Efektivita
Komunikace směrem dolů nabízí efektivitu, protože pokyny a informace přicházejí z mocenských zdrojů, které jsou schopny koordinovat činnosti z vrcholu organizace.
Snadné delegování
Delegace je mnohem snazší, pokud delegování vychází přímo z vertikální komunikační struktury představující řetězec velení.
Organizační kázeň
Komunikace směrem dolů se řídí hierarchií organizace, což znamená, že je mnohem snazší udržet organizační kázeň a dodržování předpisů členy organizace.
Efektivní komunikace cílů
Vrcholový management může snadno sdělovat cíle a přidělovat odpovědnosti týkající se dosažení těchto cílů.
Nevýhody komunikace směrem dolů
Nevýhody komunikace směrem dolů jsou následující:
- Interpretační problémy
- Zkreslení
- Nemotivuje
- Pomalá zpětná vazba
- Snižuje morálku
Interpretační problémy
Komunikace směrem dolů představuje interpretační problémy kvůli efektu zkreslení a pomalé zpětné vazbě pro vyjasnění sdělení.
Zkreslení
Hráli jste někdy hru na vinnou révu? Komunikace směrem dolů může být zkreslená, protože postupuje přes více úrovní organizace.
Nemotivuje
Vzhledem k pomalé zpětné vazbě a závislosti na formálních komunikačních kanálech tento způsob komunikace motivaci příliš nepomáhá.
Pomalá zpětná vazba
Trvá dlouho, než se zprávy dostanou dolů do organizace, pak nahoru do organizace a pak zase dolů. To znamená, že zpětná vazba může být pomalá, což vede k problémům, zejména v dynamickém prostředí.
Snižuje morálku
Vzhledem k době, kterou komunikace trvá, a problému se zkreslenými zprávami může mít komunikace směrem dolů negativní dopad na morálku organizace.
Účel sestupné komunikace
Canary (2011) identifikoval pět obecných účelů sestupné komunikace:
- Implementace cílů, strategií, a cílů
- Pracovní instrukce a zdůvodnění
- Postupy a praktiky
- Zpětná vazba k výkonu
- Socializace
Realizace cílů, strategií a cílů
Sdělení nových strategií a cílů poskytuje informace o konkrétních cílech a očekávaném chování. Udává směr pro nižší úrovně školy/školského obvodu, komunitní vysoké školy nebo univerzity.
Například: „Nový reformní mandát je skutečný. Chceme-li uspět, musíme zlepšit kvalitu výuky studentů“.
Pokyny k práci a zdůvodnění
Jsou to směrnice, jak provádět konkrétní úkol a jak práce souvisí s ostatními činnostmi školské organizace. Školy, komunitní vysoké školy nebo univerzity musí koordinovat individuální cíle a cíle oddělení s cíli celé organizace.
Často se nám nedaří poskytnout dostatek informací tohoto druhu a necháváme na jednotlivých zaměstnancích, aby si udělali celkový obrázek.
Procedury a postupy
Jedná se o zprávy definující zásady, pravidla, předpisy, výhody a strukturální uspořádání školské organizace s cílem získat určitý stupeň jednotnosti v postupech organizace.
Ve školských organizacích jsou tyto informace předávány zaměstnancům prostřednictvím příruček o zásadách, příruček a každodenního chodu školské organizace pro celou radu a organizaci.
Zpětná vazba o výkonu
Zprávy o pokroku oddělení, hodnocení individuálního výkonu a další prostředky se používají k tomu, aby se oddělení nebo jednotlivcům sdělilo, jak dobře si vedou s ohledem na výkonové normy a cíle.
Např: „Mary, tvoje práce na počítačovém terminálu výrazně zlepšila efektivitu našeho oddělení.“
Socializace
Každá školská organizace se snaží motivovat zaměstnance k přijetí poslání a kulturních hodnot instituce a k účasti na zvláštních ceremoniích, jako jsou pikniky a kampaně United Way. Jde o snahu získat mezi zaměstnanci závazek, pocit sounáležitosti a jednotné směřování (Lunenburg &Ornstein, 2008).
Např: „Škola považuje své zaměstnance za rodinu a ráda by všechny pozvala na výroční piknik a veletrh 30. května.“
Poznámky k obchodní komunikaci
(klikněte na téma pro čtení)
Reference
- Obchodní komunikace: „Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Podniková komunikace: “ M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Formální komunikační kanály: Získáno 3. února 2021
Přejděte, sdílejte & Pomozte svému příteli
.