Co je to Auto Attendant?
Ne každý zná pojem „auto attendant“, ale každý ví, co to je. Někteří mu říkají virtuální recepční. Je to automatické uvítání, které poskytuje volajícím nabídku s klávesovou zkratkou pro spojení s odděleními nebo osobami. Může také poskytovat základní obchodní informace, jako je pracovní doba, místní adresy nebo aktuální nabídky.
Na prvním dojmu záleží. Na rozdíl od živého recepčního pracuje automatická obsluha v režimu 24/7/365 a nikdy nemá špatný den. Můžete dokonce přizpůsobit zprávu pro mimopracovní dobu nebo svátky.
Proč používat automatickou obsluhu? Jaké jsou výhody?
Použití systému automatické obsluhy je nejjednodušší a nejlevnější způsob, jak zlepšit spokojenost zákazníků a zvýšit produktivitu zaměstnanců.
Profesionální první dojem &pokaždé poté
Nezáleží na tom, zda jste zavedená malá firma s 20 zaměstnanci nebo nově vzniklá firma (jako vy a váš přítel pracující z garáže) – s automatickou obsluhou to volající nepoznají. Je to jeden z nejdostupnějších způsobů, jak svému podnikání okamžitě dodat výhodu.
Vytvořte si vlastní uvítací zprávy
Zlepšete zážitek volajícího pomocí uvítání specifických pro vaši firmu, místo a situaci. Recepční nemusí být naživo, abyste zachovali osobní přístup, na který jsou vaši zákazníci zvyklí.
Dejte najevo, že vaše firma respektuje jejich čas a potřeby pomocí konzistentních pozdravů, promyšlených možností nabídky a efektivního směrování hovorů.
Nikdy nezmeškejte hovor díky snadnému směrování hovorů
Všichni jsme to zažili – zavoláte do firmy a ozve se obávané: „Dovolte mi, abych vás podržel, než vás přepojím…“, jen aby byl hovor přerušen nebo přepojen na nesprávnou osobu.
S automatickou obsluhou se to nikdy nestane. Volající si může vybrat, s kým bude mluvit, a dostane se tak hned napoprvé ke správné osobě. A pokud používáte zcela virtuální telefonní systém, jako je NetLines, může se připojit k mobilním telefonům zaměstnanců, čímž se zvýší počet přijatých hovorů.
Auto attendant zefektivňuje interní komunikaci, snižuje frustraci volajících a optimalizuje čas zaměstnanců.
Zvyšuje produktivitu & soustředění zaměstnanců
Pro každou malou firmu je čas vzácný zdroj. Zaměstnanci často nosí více klobouků a žonglují s mnoha prioritami. Administrativní úkoly je jen okrádají o práci na klíčových růstových iniciativách a operacích.
S automatickou recepcí je proces směrování hovorů předem naprogramován, čímž se uvolní čas zaměstnanců.
Každý zaměstnanec nebo oddělení dostane správné hovory, a to včas. Žádné čekání na přepojení nebo na předání zprávy jiným členem týmu. Dotazy nebo problémy zákazníků jsou řešeny efektivně, což zvyšuje produktivitu zaměstnanců a oddělení.
Ušetříte peníze oproti profesionálním alternativám
V porovnání s jinými alternativami profesionálních recepčních je telefonní služba s automatickou obsluhou obvykle levnější. Ať už uvažujete o recepční na plný úvazek nebo se spoléháte na vedoucího kanceláře či administrátora, automatická obsluha tuto potřebu eliminuje. Ušetříte čas zaměstnanců a peníze, které můžete lépe vynaložit jinde.
Některé společnosti také zvažují živého recepčního na dálku. Tyto služby jsou sice levnější než zaměstnanec na plný úvazek, ale stále stojí stovky dolarů měsíčně. Pro většinu firem se jedná o zcela zbytečné náklady, které lze lépe řešit pomocí automatické obsluhy.
Kdo by měl používat automatickou obsluhu?
- Kanceláře (například zubní, lékařské, finanční, právní, marketingové, a další)
- Prodejní týmy
- Realitní makléři a firmy
- Školy a instituce využívající distanční vzdělávání
- Call centra
- Malí podnikatelé
- Konzultanti
- Startupy
- Freelancers
- Malé neziskové
- Virtuální nebo vzdálené společnosti či týmy
Příklady, kdy & Jak používat automatickou záznamníkovou službu
- Po pracovní době a o víkendech – kdykoli je vaše kancelář zavřená
- Svátky, uzavření nebo změny provozu – státní svátky, uzavření továrny, školní prázdniny, dočasné uzavření nebo změny provozu (např. během pandemie)
- Odstraňování následků katastrof – pokud vaši volající potřebují více informací o nedávné povodni, požáru, přírodní katastrofě apod.
- Sezónní pozdravy – rozpoznejte náboženské, národní nebo sezónní časy, pokud jsou pro vaše volající relevantní, například Velikonoce, Vánoce, Diwali, Ramadán
- Marketingové kampaně – ušetřete čas předem nahranými informacemi o nejnovějších inzerovaných slevách nebo speciálních akcích
- Více oddělení – usnadněte kontaktování prodejců, zákaznickou podporu, marketing, IT nebo kterékoli jiné oddělení vaší společnosti
- Jazykové možnosti – poskytněte volajícím automatickou možnost použít jejich preferovaný jazyk
Dvouúrovňová automatická záznamníková služba
S automatickou záznamníkovou službou NetLines můžete nastavit i dvouúrovňovou automatickou obsluhu s možnostmi nabídky, jako např:
„Děkujeme, že voláte do společnosti XYZ. Pro zákaznický servis stiskněte 1. Pro obchodní oddělení stiskněte tlačítko 2. Pro informace o umístění a otevírací době prodejen stiskněte 3…“
„Děkujeme, že voláte na oddělení prodeje. Pro Aarona stiskněte tlačítko 1. Pro Julii stiskněte 2…“
Ať už máte jakoukoli pracovní dobu nebo počet zaměstnanců, systém automatické obsluhy se postará o vaši malou firmu. Můžete si vytvořit samostatné pozdravy pro svátky, po pracovní době a pro různé denní doby a data.
Jak nastavit automatickou obsluhu
Náš systém automatické obsluhy je přístupný z vašeho stávajícího smartphonu iPhone nebo Android. Není třeba kupovat další zařízení ani najímat odborníka na IT. Stačí si z obchodu s aplikacemi stáhnout aplikaci NetLines a můžete začít.
Před spuštěním uvítací zprávy si naplánujte možnosti nabídky, přípony, hierarchii možností a vše, co volajícímu usnadní práci.
Potřebujete pomoc s organizací a vytvořením vlastních uvítání? Podívejte se na našeho definitivního průvodce skripty automatických obsluh.
Pokročte ve svém podnikání s automatickou obsluhou
Zavedení automatické obsluhy je chytrý obchodní smysl: je profesionálnější, šetří peníze, optimalizuje obsluhu hovorů a zvyšuje produktivitu. Nemluvě o tom, že je to levné.
S NetLines získáte zcela virtuální telefonní systém na svém stávajícím smartphonu. Jeho pokročilá funkce automatické obsluhy pozvedne úroveň vašeho podnikání, aniž by vás to stálo velké peníze.