Zjednodušeně řečeno, obchodní faktura je dokument, který slouží jako doklad o transakci mezi kupujícím a prodávajícím. Může také sloužit celním orgánům ke stanovení hodnoty dováženého zboží pro vyměření cla a daní.
Tento dokument připravuje prodávající a musí obsahovat správné údaje. Sama o sobě obchodní faktura nezakládá vlastnická práva ke zboží nebo zboží – pokud k ní není přiložena příloha, která obsahuje celkovou částku platby osoby, která zboží dováží. Prodávající nejčastěji předává originál faktury kupujícímu a kopii si ponechává pro sebe. Pokud však má být zboží dovezeno, může být podle potřeby předáno více kopií.
Obchodní faktury musí obsahovat všechny potřebné podstatné údaje, aby při jejím použití a kontrole nedocházelo ke zbytečným průtahům s celními orgány. V tomto článku se dozvíte vše o tomto dokumentu a také o tom, jak si vytvořit vlastní šablonu a jak si vytvořit vlastní oficiální šablonu.
Šablony obchodních faktur
Kdy se používají obchodní faktury?
Obchodní faktury jsou důležité dokumenty, které lze použít pro různé účely. Prodejci a vývozci musí vědět, jak a kdy je vystavit a také jak je správně vyplnit. Kupující a dovozci musí mít o těchto dokumentech také dostatek informací, aby byli připraveni, kdykoli jsou tyto dokumenty požadovány.
Níže uvádíme několik nejdůležitějších důvodů, proč se obchodní faktury vyhotovují a používají:
- Jako vývozce je budete moci použít k doložení svých pojistných nároků, úvěrů a dotačních programů. Mít ji po ruce umožní rychlejší a plynulejší transakce při předkládání požadavků.
- Kupující i prodávající ji mohou použít jako záznam nebo důkaz pro položky, které byly koupeny/prodány. Mít záznamy o prodaných a nakoupených položkách je výhodné pro účely finanční evidence a účetnictví.
- Kupující nebo dovozce jej může využít k vydání finančních prostředků k úhradě prostřednictvím banky prodávajícímu nebo vývozci. Bez obchodní faktury může banka v závislosti na svých zásadách odmítnout vydat finanční prostředky.
- Sloužila by jako hlavní podpůrný doklad v případě pojistné události týkající se konkrétní zásilky. Aby mohlo být pojistné plnění poskytnuto, musela by být předložena oficiální faktura.
- Při odeslání zboží do jiné země by ji dovozce musel být schopen předat před proclením zboží. Bez ní by mohlo být zboží zadrženo na letišti až do předložení dalších náležitostí, což by bylo velmi nepříjemné.
- Banky by musely obchodní fakturu zkontrolovat před vydáním peněz na základě akreditivu nebo dokumentárního inkasa.
- Tento dokument lze také použít ve spojení s dalšími dokumenty (například inspekčním certifikátem), které by sloužily jako důkaz, že to, co posíláte, má nejlepší kvalitu a je to přesně to, co si váš zákazník objednal.
- Může být také použit vládou pro určení hodnoty zboží nebo zboží při vyměřování cla.
- Pro celní orgány může být použit ke stejnému účelu, stejně jako pro evidenci statistik a pro kontrolu.
- Může sloužit jako závazná smlouva při uzavírání transakce a v některých zemích může být použita jako klíčový požadavek v dovozním licenčním řízení.
Jak vidíte, obchodní faktury jsou důležitými dokumenty, a to z mnoha důvodů. Proto by bylo velmi užitečné dozvědět se o nich vše, co je možné.
Důležité informace potřebné v obchodních fakturách
Pokud jste prodejce nebo vývozce a máte v plánu vytvořit pro svou společnost vlastní šablonu obchodní faktury, musíte znát potřebné zásadní informace, které v ní musí být uvedeny. Všechny tyto informace musí být přítomny, aby byl váš dokument oficiální a přesný:
- Úplné jméno, úplná poštovní adresa a kontaktní údaje prodávajícího.
- Úplné jméno, úplná poštovní adresa a kontaktní údaje kupujícího.
- Pokud se jedná o zasílání zboží, úplné jméno, úplná poštovní adresa a kontaktní údaje osoby, které má být zboží zasláno.
- Referenční číslo, datum vystavení faktury a číslo objednávky zboží.
- Úplný popis zboží, včetně všech značek, čísel, množství, druhu a hmotnosti.
- Podrobný obchodní popis zboží v jednoduché angličtině.
- Kvantita zboží spolu s jeho čistou a hrubou hmotností.
- Cena a měna zboží.
- Případné slevy a příplatky k ověření cen uvedených na faktuře.
- Čas a způsob platby a dodání.
- Země, odkud zboží pochází. Pokud je uveden název výrobce, bylo by to užitečné, ale není to nutné.
- Způsob dopravy a přepravní cesta.
- Datum a odkaz na číslo kupní smlouvy.
- Čas, datum a místo, kde bylo zboží prodáno.
- Podpis a datum podpisu (lze uvést i titul podepisující osoby).
Všechny tyto položky jsou potřebné při vytváření vzoru. Další informace o vyhotovení a vyplnění obchodní faktury jsou uvedeny v dalších částech článku. Mějte také na paměti, že při tvorbě faktury je třeba dbát na to, abyste měli jeden originální podepsaný výtisk a také na to, kolik dalších výtisků potřebuje kupující i prodávající.
Prázdná komerční faktura
Jak si vytvořit vlastní šablonu komerční faktury
Vytvořit si vlastní šablonu pro vaši společnost nebo váš podnik je poměrně snadné, pokud máte dostatek informací, které vám pomohou. Zde je několik jednoduchých kroků, které vám pomohou vytvořit si vlastní šablonu na míru:
- Chcete-li mít dobrou a pevnou referenci, přejděte na internet, vyhledejte a najděte tisknutelné komerční faktury, které již byly předem připraveny. Spousta stránek je nabízí a stačí si je jen prohlédnout a vybrat tu, které byste chtěli, aby se vaše faktura podobala.
- Abyste získali lepší představu o dokumentu, zkuste si fakturu vyplnit online. Díky tomu lépe pochopíte, jak byste potřebovali naformátovat vlastní fakturu.
- Pomocí programu Microsoft Excel (nebo jiného tabulkového procesoru, který vám vyhovuje) naformátujte a navrhněte vlastní šablonu obchodní faktury. Jako vodítko při tvorbě vlastní verze můžete použít bezplatné předpřipravené formuláře, které najdete na internetu. Vytvořte si fakturu tak, aby vyhovovala vašemu vlastnímu podnikání a výrobkům pro efektivní obchodní transakce v budoucnu. Spolu s předpřipravenými fakturami nezapomeňte uvést všechny potřebné informace, aby byla vaše faktura oficiální.
- Přestože existují požadované informace, neexistuje pro ně žádný specifický nebo povinný formát. Abyste si ušetřili spoustu času a námahy, bude pro vás lepší pracovat s předpřipravenými formuláři, než si od základu vytvářet vlastní.
Některé pojmy, kterým byste měli před vyplněním obchodní faktury porozumět
Obchodní faktury obsahují spoustu informací, a abyste je mohli správně vyplnit, musíte být schopni porozumět všem pojmům, které jsou na nich napsány. Přečtěte si nejčastější pojmy, které se nacházejí na každé obchodní faktuře, a to pro potřeby kupujících, dovozců, prodejců nebo vývozců.
- Odesílatel nebo vývozce označuje vás – osobu nebo společnost, která komerčně prodává, odesílá nebo vyváží zboží.
- Příjemcem se rozumí osoba nebo společnost, kam je zakoupené zboží zasíláno nebo odesíláno.
- Zprostředkujícím příjemcem se rozumí osoba nebo společnost, která by působila jako spojka jménem příjemce v jiné zemi, aby mohla případně dokončit dodávku.
- Datum označuje přesné datum odeslání a vývozu zboží.
- Číslo faktury označuje číslo obchodní faktury, které udává prodávající nebo vývozce.
- Číslo PO zákazníka označuje referenční číslo objednávky, které udává kupující nebo zákazník.
- Měna označuje skutečnou měnu použitou při výpočtu celkových částek na faktuře.
- Země původu označuje zemi, odkud zboží pochází.
- Země určení označuje zemi, kam je zboží vyváženo nebo odesíláno.
- Dopravce označuje společnost nebo trasu, která je použita k vývozu zboží.
- Platební podmínky označuje podmínky, na kterých se dohodli kupující i prodávající.
- Přepravními podmínkami se rozumí veškeré podmínky, které by se vztahovaly na celý proces přepravy a dodání.
- Poznámkami se rozumí veškeré pokyny kupujícího k přepravě a dodání.
- Jednotková hodnota odkazuje na cenu každé z položek zvlášť.
- Hmotnost odkazuje na celkovou hmotnost všech položek dohromady.
- Přeprava odkazuje na veškeré poplatky za přepravu.
- Pojištění odkazuje na veškeré poplatky za pojištění.
- Podpis označuje titul a podpis odesílatele spolu s datem odeslání zboží.
Znalost definice těchto pojmů, které se běžně vyskytují na obchodních fakturách, vám pomůže je lépe vyplnit a pochopit. Věci budou mnohem přehlednější a vy budete při vyplňování a vydávání faktur mnohem efektivnější.
Formulář obchodní faktury
Jak vyplnit obchodní faktury
Teď, když víte, jak vytvořit vlastní vzor obchodní faktury, a prošli jste si definice nejčastějších pojmů, které se v nich vyskytují, je čas pochopit, jak efektivně vyplnit fakturu. Je nezbytné vědět, jak je správně vyplnit, abyste na tento důležitý dokument uvedli správné informace.
Přečtěte si a prostudujte kroky správného vyplnění obchodních faktur:
- Uveďte správné a úplné informace pro kupujícího, prodávajícího a případné zprostředkovatele. K vyplnění těchto údajů budete potřebovat jméno, úplnou poštovní adresu (s kódem země), kontaktní číslo (rovněž s kódem země) a daňové identifikační číslo nebo číslo sociálního zabezpečení nebo jakékoli srovnatelné státní identifikační číslo. V případě zasílání zásilek lze příjemce označit jako příjemce, zatímco kupujícího nebo odesílatele jako odesílatele.
- Vyplňte všechny údaje o zásilce. Tyto údaje obsahují číslo faktury vývozce, důvod/y vývozu zboží, podmínky prodeje, číslo nákladního listu nebo ID zásilky – které dopravce použije k identifikaci nebo sledování zásilky, jméno dopravce a datum vývozu zásilky. Bylo by dobré poznamenat, že některé z výše uvedených položek se nebudou týkat vašeho prodeje nebo zásilky, takže tyto části nemusíte vyplňovat. Podmínky prodeje jsou zde pravděpodobně nejdůležitější položkou, protože obsahují mnoho informací týkajících se procesu přepravy a dodání.
- Zapište si popisy všech položek, které jsou součástí. Uveďte všechny položky v zásilce, jejich množství (s jednotkou použitou při měření položky/ položek), stručný popis položky a také to, k čemu by se položka/ položky používaly nebo zda se budou prodávat. Uveďte také zemi, ze které zboží pochází (ne nutně tu, odkud je odesíláno), z čeho je vyrobeno, a případná čísla položek.
- Vyplňte jednotkovou hodnotu i celkovou hodnotu zásilky. To by mělo zahrnovat hodnotu jednotlivých položek, celkovou hodnotu všech položek a měnu, která byla použita pro výpočet částek. U položek, které jsou dováženy, je třeba uvést částku, kterou jste za zboží zaplatili, bez nákladů na dopravu a případných poplatků za pojištění. U položek, které jsou vyváženy, je třeba uvést částku, za kterou bylo zboží zakoupeno, a měnu, v níž bylo zakoupeno.
- Dokončete všechny informace týkající se zásilky. Počet a celková hmotnost balíků, poplatky za pojištění, případné uplatněné slevy nebo rabaty, přepravné a další náklady spojené se zásilkou. Vyplňte vše, co se týká vaší transakce a zásilky.
- Podepište fakturu. Bez podpisu nemusí být vaše faktura považována za platnou.
- Vytvořte si kopie faktury. Vzhledem k tomu, že originální kopii budete předávat svému odběrateli, měli byste si pořídit tolik kopií, kolik byste potřebovali, pro evidenci nebo pro jiné účely.
- Zkontrolujte, zda jsou všechny informace přesné a zda je třeba dodat další podklady. Příkladem dalšího dokumentu může být potvrzení o původu zboží. Tyto dodatečné dokumenty jsou obvykle potřeba u mezinárodních zásilek, ale bylo by rozumné vždy zkontrolovat, zda jsou dodatečné dokumenty potřeba, bez ohledu na to, kam bude vaše zásilka odeslána.
Tady to máte! Jednoduchý průvodce krok za krokem, jak přesně a efektivně vyplnit obchodní faktury. Tento průvodce vám usnadní rychlejší transakce ve vašem podnikání.
Vzory obchodních faktur
Rozdíl mezi obchodní fakturou a přepravní fakturou
Existuje mnoho druhů faktur a bylo by pro vás užitečné vědět, jaké jsou a jak se od sebe liší. To by vám pomohlo určit, která faktura by měla být použita při jakých transakcích a kterou budete muset předložit, když budete požádáni o doklady jako požadavky.
Zde je uvedeno několik rozdílů obou druhů faktur:
Komerční faktura
Používá se při mezinárodní přepravě, proto obsahuje podrobnější informace. Zahrnuje podrobné informace o popisu položek spolu s jejich množstvím a hmotností, jednotlivou a celkovou cenu položek a případné další náklady a poplatky za přepravu.
Při tvorbě komerčních faktur se zohledňují smluvní podmínky, tarify a mezinárodní normy. Obsahuje také podrobné informace o odesílateli a příjemci.
Zasílací faktura
Všeobecný seznam položek zasílaných jednou fyzickou osobou nebo společností jiné fyzické osobě nebo společnosti, používaný v tuzemsku.
Tyto faktury uvádějí způsob evidence soupisu zaslaných položek, bez větších podrobností. Může obsahovat pouze seznam položek spolu s jejich jednotlivými cenami a množstvím.
To jsou základní rozdíly obou faktur. Zjednodušeně řečeno, jedna je složitější než druhá, protože jedna (obchodní faktura) se používá pro mezinárodní přepravu, zatímco druhá (přepravní faktura) se používá pro vnitrostátní přepravu. Obě faktury však slouží jako právní dokument, který prokazuje, že transakce byla uskutečněna a dohodnuta mezi dvěma stranami.
.