Wir verstehen, dass Sie viel Mühe in die Organisation Ihrer Veranstaltungen stecken. Die Rekrutierung von Freiwilligen kann sich zwar zeitaufwändig anfühlen, aber sie sind ein wesentlicher Faktor für jede Spendenaktion. Deshalb verraten wir Ihnen, wie Sie erfolgreich und effizient Freiwillige für eine Veranstaltung gewinnen können. Zuvor ist es jedoch wichtig zu verstehen, was Ihre Freiwilligen zur Teilnahme motiviert:
Warum nehmen Ihre Unterstützer freiwillig an Veranstaltungen teil?
Wenn Sie wissen, warum Freiwillige an Ihren Veranstaltungen teilnehmen, können Sie Ihre Anwerbungsbemühungen besser lenken. Schauen wir uns die vier wichtigsten Gründe für die Teilnahme von Freiwilligen an:
Sie interessieren sich für Ihre Sache
Engagierte Freiwillige sind zuverlässig und engagiert und wollen am Tag der Veranstaltung wirklich etwas bewirken. Diese Freiwilligen können über eine Online-Suche, ein Gemeindeblatt oder durch Mundpropaganda auf Ihre Organisation aufmerksam werden. Wir haben daher Möglichkeiten zusammengestellt, die es diesen eifrigen Freiwilligen leicht machen, Ihre Angebote zu finden und sich für sie zu melden.
Sie engagieren sich gemeinsam
Veranstaltungen sind eine großartige Möglichkeit für Gruppen, wie z. B. Firmenmitarbeiter und Familien, für einen Tag zusammenzukommen und der Gemeinschaft zu helfen. Freiwilligengruppen sind zwar eher episodenhaft, aber sie bieten die Möglichkeit, Mitglieder zu rekrutieren und für Ihr Anliegen zu gewinnen. Deshalb ist es wichtig, die Teamanmeldung zu vereinfachen und am Tag der Veranstaltung mit den Freiwilligen in Kontakt zu treten, um sie zu einem erneuten Engagement in Ihrer Organisation zu bewegen.
Sie profitieren von Ihrer Veranstaltung
Die meisten Freiwilligen nehmen teil, weil sie helfen wollen, ihre Gemeinschaft zu verbessern, aber manche wollen auch profitieren, und das ist auch gut so! Vielleicht bieten Sie Freikarten für die Veranstaltung an, oder Ihre Freiwilligen haben persönliche Ziele, die mit ihrer Karriere oder ihren Interessen zusammenhängen. So kann Ihre Veranstaltung zum Beispiel die Möglichkeit bieten, Kontakte zu knüpfen, oder den Freiwilligen die Möglichkeit geben, eine bestimmte Fähigkeit zu trainieren. Sobald Sie herausgefunden haben, was Ihre Freiwilligen von Ihren Angeboten erwarten, können Sie diese Vorteile bei Ihren Marketingmaßnahmen zur Anwerbung von Freiwilligen für die Veranstaltung kommunizieren.
Sie wurden gefragt
Sie werden überrascht sein, wie bereitwillig Gemeindemitglieder mithelfen, wenn Sie nur fragen. Ihre Veranstaltungen bieten eine aufregende Gelegenheit, etwas anderes zu tun und gleichzeitig unsere Gemeinden zu verbessern. Freiwillige, die zum ersten Mal dabei sind, können zu den engagiertesten Freiwilligen Ihrer Organisation werden. Im Folgenden stellen wir 8 Möglichkeiten vor, wie Sie potenzielle Freiwillige für Ihre Veranstaltungen gewinnen und sie zum Wiederkommen bewegen können.
Wie rekrutiert man Freiwillige für eine Veranstaltung
Machen Sie Freiwilligenangebote leicht auffindbar
Fragen Sie sich, wo Sie Freiwillige für Veranstaltungen finden? Lassen Sie sie Sie finden! Die Mehrheit der Freiwilligen sucht online nach Möglichkeiten zur Teilnahme. Freiwillige kommen auf Ihre Website und suchen nach Möglichkeiten, sich zu engagieren, also sollten sie sich nicht durch Ihre Website wühlen müssen, um sie zu finden. Zum Glück gibt es einfache Maßnahmen, mit denen Sie die Sichtbarkeit Ihrer Veranstaltungen verbessern können. Hier sind ein paar bewährte Methoden, um Ihre Veranstaltungen hervorzuheben:
- Integrieren Sie eine Rubrik „Freiwillige“ in das Navigationsmenü Ihrer Website, damit Besucher sich schnell auf Ihrer Website zurechtfinden. Wenn Sie auf Ihre Software zur Verwaltung von Freiwilligen verweisen, sollten Sie eine klare Aufforderung zum Handeln einbauen, z. B. „Möchten Sie sich freiwillig engagieren? Klicken Sie hier, um sich zu engagieren!“
- Führen Sie alle Ihre Veranstaltungen und Möglichkeiten an einem Ort auf Ihrer Website auf. Sie können eine Kalenderseite erstellen, damit Ihre Unterstützer sich auf die kommende Saison freuen können.
- Stellen Sie eine besonders spannende Veranstaltung auf Ihrer Homepage in den Mittelpunkt.
- Verweisen Sie direkt auf Ihre Veranstaltungsseite (und nicht auf Ihre Homepage), wenn Sie in sozialen Medien und Marketingmaterialien auf Freiwilligenangebote hinweisen. Auf diese Weise sind Freiwillige nur ein paar Klicks davon entfernt, sich anzumelden!
Soziale Medien einsetzen
80 % der gemeinnützigen Organisationen sind der Meinung, dass soziale Medien für die Anwerbung von Freiwilligen effektiv sind, und 78 % sind der Meinung, dass soziale Medien für die Anwerbung von Veranstaltungsteilnehmern effektiv sind. Warum also nicht die sozialen Medien die Hauptarbeit machen lassen? Kündigen Sie anstehende Veranstaltungen auf den Social-Media-Kanälen Ihrer Organisation an und ermutigen Sie die Gemeindemitglieder, sich für spannende Freiwilligenangebote zu melden. Peer-to-Peer-Marketing ist ebenfalls eine großartige Methode, die Ihre derzeitigen Unterstützer dazu bringt, in den sozialen Medien für Sie zu werben.
Und warum sollten Sie nicht regelmäßig einen Veranstaltungskalender in Ihren gemeinnützigen Newsletter einbinden? Achten Sie darauf, dass Sie bei jeder Erwähnung einer Gelegenheit einen Aufruf zum Handeln einfügen, z. B. „Freiwillige für eine Veranstaltung gesucht! Melden Sie sich hier an.“ Geben Sie dann einen Link oder eine Schaltfläche an, der/die direkt zur Veranstaltungsseite oder zur Seite für die Anmeldung von Freiwilligen auf Ihrer Website führt.
Erinnern Sie sich daran, dass es bei Ihren Konten in den sozialen Medien auch darum geht, einen Wiedererkennungswert zu schaffen, so dass Sie zur bevorzugten Organisation werden, wenn Freiwillige eine bestimmte Sache unterstützen möchten. Indem Sie Ihre sozialen Medien regelmäßig aktualisieren, aufregender gestalten und „markengerecht“ gestalten, werden Sie Freiwillige anziehen, die Ihre Organisation verstehen. In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Entwicklung einer erfolgreichen Social-Media-Strategie.
Wenden Sie sich an Unternehmen in Ihrer Gemeinde
Immer mehr Unternehmen integrieren Freiwilligenprogramme in ihr Geschäftsmodell. Warum also nicht für Ihre nächste Veranstaltung auf lokale Arbeitgeber zugehen, insbesondere auf solche, die Freiwilligenarbeit anbieten? Um potenzielle Partner zu erreichen, können Sie ein Schreiben verfassen, in dem Sie um Freiwillige für Ihre kommenden Veranstaltungen bitten. Ihre Nachricht sollte mehr als nur die Tatsache enthalten, dass Sie Freiwillige für Veranstaltungen benötigen, die Ihr Anliegen unterstützen. In Ihrem Brief sollten Sie den Unternehmen mitteilen, wie sie von einer Partnerschaft profitieren können, welche Bedeutung Ihr Anliegen für die Gemeinschaft hat, die Sie teilen, und wie Ihre Organisationen gemeinsam mehr erreichen können. Sie können diese Vorlage verwenden, um einen Brief zu verfassen, in dem Sie um Freiwillige für Ihre nächste Veranstaltung bitten.
Musterbrief mit der Bitte um freiwillige Helfer für eine Veranstaltung
- Aufmerksamkeitsstarker Eröffnungssatz: Schreiben Sie einen Einleitungssatz, der den Leser anzieht.
- Zweck oder Bedarf: Was ist der Zweck der Veranstaltung? Was wollen Sie mit Ihren Bemühungen erreichen?
- Lösung: Wie werden ihre gemeinsamen Bemühungen helfen?
- Vorteile: Was haben die Freiwilligen und das Unternehmen davon? Werden Sie zum Beispiel das Firmenlogo zeigen?
- Erwartungen an die Freiwilligen: Was können die Freiwilligen erwarten? Auf welche Art von Arbeit sollten sie sich vorbereiten?
- Nächste Schritte und Kontaktangaben: Wie sollte das Unternehmen auf Ihr Schreiben reagieren? Wie sollen sich die Mitarbeiter für die Angebote anmelden?
Vergessen Sie nicht, mit einem Telefonanruf nachzuhaken. Das wirkt persönlicher und zeigt dem Unternehmen, dass Sie sich darauf verlassen, dass es zum Erfolg Ihrer Veranstaltung beiträgt.
Weitere Informationen zu den Vorteilen von Unternehmenspartnerschaften finden Sie in diesem Artikel.
Vereinfachen Sie die Teamregistrierung
Wenn potenzielle Freiwillige für eine Veranstaltung Angebote finden, die sie interessieren, sollten sie sich problemlos anmelden können. Das Gleiche gilt für Teams und Gruppen von Familien und Unternehmenspartnern. Eine einfache Teamregistrierung bedeutet, dass sich die Freiwilligen direkt über Ihre Website gemeinsam für die Veranstaltung anmelden können, was Zeit spart und unnötige Hin- und Herbewegungen vermeidet. Nach Eingabe einiger weniger wichtiger Informationen sollten die Teams sofort registriert und ihre Plätze reserviert sein. Fordern Sie die Kontaktinformationen eines Teamleiters an, damit Sie leicht eine Kontaktperson ermitteln und erreichen können, die Ihnen die notwendigen Informationen schnell mitteilen kann.
Aufgaben im Voraus zuweisen
Vorbereitung ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Ablauf am Veranstaltungstag. Außerdem ist es wahrscheinlicher, dass Ihre Freiwilligen erneut an der Veranstaltung teilnehmen, wenn sie beim ersten Mal eine positive Erfahrung mit Ihrer Organisation gemacht haben. Wenn Sie Ihre Angebote auflisten, geben Sie die gewünschte Aufgabe und eine kurze Beschreibung an. So können die Freiwilligen der Veranstaltung die richtigen Angebote finden. Wenn Ihre Freiwilligen bei der Veranstaltung ankommen, sind sie bereit, loszulegen, und wissen genau, was ihre Aufgaben sind.
Erinnerungen senden
Nachdem sich Freiwillige für Ihre Veranstaltung angemeldet haben, sollten Sie ihnen eine E-Mail schicken, um die Anmeldung zu bestätigen und sich für ihr Interesse zu bedanken. Weil wir Menschen sind, vergessen wir manchmal Dinge. Schicken Sie einige Tage vor der Veranstaltung eine Erinnerung mit dem Datum und der Uhrzeit der Veranstaltung. Geben Sie logistische Informationen an, damit sich die Freiwilligen vorbereitet fühlen. Wir empfehlen, folgende Informationen beizufügen:
- Angaben zum Veranstaltungsort
- Kontaktnummern für den Tag
- Was mitzubringen ist
- Ein Zeitplan für den Tag
Sie können auch kurzes, aber aufschlussreiches Informationsmaterial über Ihr Anliegen beifügen, damit sich die Freiwilligen schon vor ihrer Ankunft engagieren. Die Vorbereitung Ihrer Organisation zeigt, dass Sie sich für die Sache einsetzen, und regt die Freiwilligen zum Engagement an.
Einrichten eines Check-In-Systems für Freiwillige
Ein Check-In-System bei jeder Veranstaltung hilft Ihnen, die Anwesenheit der Freiwilligen zu verfolgen. Sobald die Freiwilligen am Veranstaltungsort eintreffen, sollten sie sich direkt zu einem Check-in-Punkt begeben (und diesen durch eine eindeutige Beschilderung leicht auffinden können). Ein automatisiertes Check-in-Verfahren ermöglicht es den Freiwilligen auch, sich ein- und auszutragen, so dass Ihre gemeinnützige Organisation wertvolle Daten über die Anzahl der Teilnehmer und Arbeitsstunden erfassen kann. Wenn Sie nicht über die nötige Technologie verfügen, sollten Sie auf Stift und Papier umsteigen und eine Tabelle erstellen, um die Anwesenheit und die Teilnahmestunden zu erfassen. Eine gut organisierte Veranstaltung minimiert den Stress für die Freiwilligen und sorgt dafür, dass sie eine positive Erfahrung machen.
Danken Sie Ihren Freiwilligen
Verstärken Sie Ihre Anwerbungsbemühungen durch ein besseres Engagement der Freiwilligen. Jetzt, da Sie wissen, wie Sie Freiwillige für eine Veranstaltung gewinnen, können Sie sich für die nächste Veranstaltung erfolgreich aufstellen. Versammeln Sie zum Abschluss jeder Veranstaltung Ihre Freiwilligen, um ihnen für ihre harte Arbeit zu danken. Sprechen Sie über alles, was Sie als Team erreicht haben, und wie wertvoll ihr freiwilliger Einsatz war. Schreiben Sie anschließend eine E-Mail mit einem aufrichtigen Dankeschön. Es tut gut, geschätzt zu werden – die Freiwilligen wollen vielleicht wieder mithelfen!
Ihre Organisation ist auf den wohlwollenden Einsatz der Freiwilligen Ihrer Veranstaltung angewiesen. Wir hoffen, dass diese 8 Strategien Ihnen dabei helfen werden, alle Helfer zu finden, die Sie brauchen, um Ihre nächste Veranstaltung zu einem Erfolg zu machen. Scheuen Sie sich nicht, diese Tipps zu nutzen, um Freiwillige für zukünftige Veranstaltungen Ihrer Organisation zu gewinnen und zu binden!