Wie man einen Buchhalter einstellt

Für Unternehmer zählt jeder Dollar. Wenn Sie also nicht wissen, wo Sie monatlich stehen, sind Sie am Ende des Jahres vielleicht nicht mehr da. Die Verwendung von Buchhaltungssoftware zum Selbermachen kann zwar helfen, die Kosten zu überwachen, aber die Vorteile der Einstellung guter Buchhalter gehen weit über das Knacken von Zahlen hinaus. Sie können der Finanzpartner Ihres Unternehmens auf Lebenszeit sein, der nicht nur genau weiß, wie Sie beispielsweise Ihren nächsten Gabelstapler finanzieren, sondern auch, wie Sie die College-Ausbildung Ihrer Tochter finanzieren wollen.

Bevor Sie jedoch einen Buchhalter einstellen, sollten Sie sich über die vier grundlegenden Fachgebiete einer allgemeinen Buchhaltungspraxis im Klaren sein:

1. Unternehmensberatung. Da ein Buchhalter über Ihr geschäftliches Umfeld, Ihre steuerliche Situation und Ihre Jahresabschlüsse Bescheid wissen sollte, ist es sinnvoll, ihn zu bitten, alle Teile zusammenzufügen und Ihnen bei der Erstellung eines Geschäftsplans und eines persönlichen Finanzplans zu helfen. Wirtschaftsprüfer können Sie in allen Bereichen beraten, von der Versicherung (brauchen Sie wirklich eine Betriebsunterbrechungsversicherung oder ist es billiger, einen zweiten Standort zu mieten?) bis zur Expansion (wie wirken sich zusätzliche Kapazitäten auf die Betriebskosten aus?). Buchhalter können allein durch ihre Perspektive eine neue Ebene der Einsicht vermitteln.
2. Buchführung und Aufzeichnungen. Dies sind vielleicht die grundlegendsten Disziplinen der Buchführung. Während es für viele Unternehmer sinnvoll ist, ihre täglichen Aufzeichnungen selbst zu führen, kann ein Buchhalter bei der Einrichtung von Buchhaltungs- und Rechnungslegungssystemen helfen und Ihnen zeigen, wie man sie benutzt. Ein gutes System ermöglicht es Ihnen, die Rentabilität zu bewerten und Preise zu ändern. Es ermöglicht Ihnen auch, Ausgaben zu überwachen, ein Budget zu verfolgen, Trends zu erkennen und die Buchhaltungsgebühren zu senken, die für die Erstellung von Jahresabschlüssen und Steuererklärungen anfallen.
3. Steuerberatung. Buchhalter, die Unterstützung in Steuerfragen anbieten, können dies in der Regel in zwei Bereichen tun: Steuerbefolgung und Steuerplanung. Die Planung bezieht sich auf die Verringerung der Gesamtsteuerlast. Die Einhaltung der Steuergesetze bezieht sich auf die Befolgung der Steuergesetze.
4. Wirtschaftsprüfung. Diese Dienstleistungen werden von den Banken meist als Bedingung für einen Kredit verlangt. Es gibt viele Stufen der Wirtschaftsprüfung, von der einfachen Erstellung von Jahresabschlüssen bis hin zu einer tatsächlichen Prüfung, bei der der Wirtschaftsprüfer oder eine andere dritte Partei sicherstellt, dass die Finanzinformationen eines Unternehmens korrekt sind.

Auswahl eines Wirtschaftsprüfers
Die beste Möglichkeit, einen guten Wirtschaftsprüfer zu finden, ist eine Empfehlung Ihres Anwalts, Ihres Bankers oder eines Geschäftskollegen. Sie können sich auch an die Society of Certified Public Accountants in Ihrem Bundesland wenden, die Ihnen eine Empfehlung aussprechen kann.

Während Buchhalter in der Regel für große Unternehmen arbeiten, sind CPAs (Certified Public Accountants) für eine Vielzahl von großen und kleinen Unternehmen tätig. Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung eines CPA. Dieser Titel wird nur an Personen verliehen, die einen strengen, zweitägigen, landesweit standardisierten Test bestanden haben. Die meisten Staaten verlangen von CPAs mindestens einen Hochschulabschluss oder einen gleichwertigen Abschluss. In einigen Staaten ist auch ein Aufbaustudium erforderlich.

Wenn Sie einige gute Kandidaten gefunden haben, müssen Sie festlegen, wie viel von der Arbeit in Ihrem Unternehmen und wie viel von dem Buchhalter erledigt werden soll.

Buchhaltungsdienstleistungen lassen sich in drei große Kategorien unterteilen: Aufzeichnung von Transaktionen, Zusammenstellung von Transaktionen und Erstellung von Steuererklärungen und Jahresabschlüssen. Obwohl die ersten beiden Kategorien ein geringeres Qualifikationsniveau erfordern als die letzteren, berechnen viele Unternehmen für alle drei Kategorien den gleichen Stundensatz. Deshalb ist es wichtig, genau festzulegen, welche Aufgaben ein Buchhalter übernehmen soll.

Der nächste Schritt ist die Befragung der von Ihnen empfohlenen Personen. Planen Sie jeweils zwei Treffen ein, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Ein Treffen sollte bei Ihnen vor Ort stattfinden. Das andere sollte bei ihnen stattfinden. Bei den Gesprächen sollten Sie vor allem drei Dinge in Erfahrung bringen: Dienstleistungen, Persönlichkeit und Gebühren. Die folgenden Fragen sollten Sie in jedem Bereich stellen.

1. Dienstleistungen: Die meisten Wirtschaftsprüfungsgesellschaften bieten Steuer- und Wirtschaftsprüfungsdienste an. Aber was ist mit Buchhaltung? Unternehmensberatung? Nachlassplanung? Hilft Ihnen der Buchhalter bei der Entwicklung und Einführung von Finanzinformationssystemen? Ein Wirtschaftsprüfer kann Dienstleistungen anbieten, die die Analyse von Transaktionen für Kredite und Finanzierungen, die Vorbereitung, Prüfung, Überprüfung und Zusammenstellung von Jahresabschlüssen, die Verwaltung von Investitionen und die Vertretung vor Steuerbehörden umfassen.
   Auch wenn kleinere Wirtschaftsprüfungsgesellschaften im Allgemeinen eine bessere Wahl für Unternehmer sind, bieten sie möglicherweise nicht alle diese Dienstleistungen an. Vergewissern Sie sich, dass die Firma alles hat, was Sie brauchen. Wenn sie keine spezialisierten Dienstleistungen anbieten kann, hat sie möglicherweise Beziehungen zu anderen Firmen, an die sie Sie für die Bearbeitung dieser Angelegenheiten verweisen kann. Vergewissern Sie sich, dass die Firma nicht nur Dienstleistungen anbietet, sondern auch Erfahrung mit kleinen Unternehmen und Ihrer speziellen Branche hat.
2. Persönlichkeit: Passt der Stil des Buchhalters zu Ihnen? Vergewissern Sie sich, dass die Personen, mit denen Sie sich treffen, die gleichen sind, die Ihr Unternehmen führen werden. In vielen Wirtschaftsprüfungsgesellschaften kümmern sich einige Partner um den Verkauf und das Neugeschäft und geben dann die eigentliche Arbeit an andere weiter.
   Wenn Sie Kompetenz und Kompatibilität bewerten, fragen Sie die Kandidaten, wie sie mit Situationen umgehen würden, die für Sie relevant sind. Zum Beispiel: Wie würden Sie mit einer Prüfung durch das Finanzamt umgehen, bei der es um den Nachweis von Kfz-Kosten geht? Hören Sie sich die Antworten an und entscheiden Sie, ob Sie Ihre Angelegenheiten auf diese Weise regeln möchten.
   Sie sollten sich auch darüber im Klaren sein, dass es gut sein kann, einen Buchhalter zu haben, der einen anderen Ansatz verfolgt. Vergewissern Sie sich nur, dass der Buchhalter Sie nicht unter Druck setzt, Dinge zu tun, mit denen Sie nicht einverstanden sind.
3. Honorare: Fragen Sie im Voraus danach. Die meisten Wirtschaftsprüfungsunternehmen rechnen nach Stunden ab, wobei die Gebühren zwischen 100 und 275 Dollar liegen. Andere arbeiten jedoch mit einem monatlichen Pauschalbetrag. Holen Sie eine Reihe von Kostenvoranschlägen verschiedener Buchhalter ein. Versuchen Sie auch, eine Schätzung der jährlichen Gesamtkosten auf der Grundlage der besprochenen Dienstleistungen zu erhalten.
   Basieren Sie Ihre Entscheidung jedoch nicht nur auf den Kosten, da ein Buchhalter, der einen höheren Stundensatz berechnet, wahrscheinlich erfahrener ist und schneller arbeiten kann als ein Anfänger, der weniger berechnet.
   Auch sollten Sie unbedingt nach Referenzen fragen – insbesondere von Kunden aus Ihrer Branche. Rufen Sie sie an, um herauszufinden, wie zufrieden sie mit den Dienstleistungen, den Gebühren und der Verfügbarkeit des Buchhalters waren.

Machen Sie das Beste aus der Beziehung
Nachdem Sie sich für einen Buchhalter entschieden haben, sollten Sie die Bedingungen der Vereinbarung in einem Auftragsschreiben festhalten. In diesem Dokument sollten die zu erstellenden Erklärungen und Auszüge sowie die zu berechnenden Gebühren im Einzelnen aufgeführt sein. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie und Ihr Buchhalter die gleichen Erwartungen haben.

Halten Sie sich auch an Ihren Teil der Vereinbarung. Übergeben Sie Ihrem Steuerberater keinen Schuhkarton voller Quittungen. Notieren Sie die Einzelheiten aller Schecks in Ihrem Scheckbuch, egal ob sie für Versorgungsleistungen, Lieferungen usw. bestimmt sind. Ebenso sollten Sie die Einnahmequellen auf den Einzahlungsbelegen Ihrer Bank angeben. Je besser Sie Ihre Aufzeichnungen führen, desto weniger Zeit muss Ihr Buchhalter aufwenden und desto niedriger werden Ihre Gebühren sein.

Es ist eine gute Idee, sich jeden Monat mit Ihrem Buchhalter zu treffen oder zumindest mit ihm zu sprechen. Überprüfen Sie die Jahresabschlüsse und besprechen Sie Probleme, damit Sie wissen, wohin Ihr Geld fließt. Ihr Buchhalter sollte nicht nur Zahlen ausrechnen, sondern Ihnen auch alternative Möglichkeiten zur Kostensenkung vorschlagen und Ihnen als Gesprächspartner für Ihre Ideen und Fragen zur Verfügung stehen.

Auszug aus Start Your Own Business, Fifth Edition von Entrepreneur.

Die richtigen Fragen stellen

Hier sind zehn wichtige Fragen, die Sie stellen sollten, wenn Sie einen Buchhalter befragen:

1. Sind Sie ein CPA? (Gehen Sie nicht davon aus, dass jeder Buchhalter einer ist.)

2. Sind Sie in Ihrem Staat zugelassen?

3. Wann und wo haben Sie Ihre Zulassung erhalten?

4. Wo haben Sie studiert, und welche Abschlüsse haben Sie erworben?

5. Wer sind einige Ihrer Kunden? (Nennen Sie sie.)

6. Auf welchen Bereich haben Sie sich spezialisiert?

7. Wie groß oder klein sind Ihre Kunden, und wie groß waren sie, als Sie Ihre Beziehung zu ihnen begannen?

8. Wie gut sind Sie erreichbar? (Einige Wirtschaftsprüfer sind nur während der Geschäftszeiten erreichbar, andere geben Ihnen ihre Privat- oder Pager-Nummer.)

9. Welchen Berufsverbänden gehören Sie an? Wie aktiv sind Sie in diesen Gruppen?

10. Wie hoch sind Ihre Honorare? (Bitten Sie darum, einige aktuelle Rechnungen zu sehen.)

Auszug aus Start Your Own Business, Fifth Edition von den Mitarbeitern von Entrepreneur.