Änderungsaufträge sind ein notwendiger Bestandteil des Bauwesens.
Es ist ein heikles Thema, wenn nach Beginn eines Bauprojekts Dinge auftauchen, die zusätzliche Kosten verursachen.
Viele Bauunternehmer scheuen sich, Änderungsaufträge in Rechnung zu stellen, weil sie befürchten, dass dies ihre Geschäftsbeziehung beeinträchtigt. Oder schlimmer noch, sie arbeiten auf Stundenbasis und werden nie für ihre Arbeit bezahlt.
Änderungsaufträge können eine Herausforderung darstellen, wenn es darum geht, eine Genehmigung zu erhalten und eine solide Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten.
Wir sind ein Unternehmen für Baukalkulationen und Beratung und haben eine sehr spezifische Strategie entwickelt, um Änderungsaufträge zu genehmigen.
Ich zeige Ihnen, wie Sie Änderungsaufträge professionell abrechnen, sie genehmigen lassen und für Ihren Kunden so wertvoll sind, dass er Sie weiterhin für Projekte einsetzen möchte.
Mit diesen Strategien haben wir gesehen, dass Kunden durch Änderungsaufträge 10-20 % mehr an ihrem Vertrag verdienen.
Was ist ein Änderungsauftrag?
Ein Änderungsauftrag ist ein formeller Minivertrag, der Ihren ursprünglichen Vertrag modifiziert. Änderungsaufträge können Hinzufügungen oder Abzüge zu dem im Vertrag festgelegten Betrag sein.
Wenn Sie einen Vertrag haben, haben Sie einen Arbeitsumfang, der in Ihrer Liste der Verantwortlichkeiten enthalten ist.
Bei jedem Projekt gibt es Änderungen, und diese kommen in Form von Änderungen des Eigentümers, Anforderungen der Prüfer und Konflikten in den Zeichnungen und einigen anderen.
Da diese Änderungen außerhalb Ihres Vertrags liegen, sollten Sie etwas für die Arbeit berechnen.
Das Problem bei Änderungsaufträgen besteht darin, dass viele Bauunternehmer und Subunternehmer glauben, dass sie für bestimmte Dinge Gebühren verlangen oder zu viel verlangen, so dass Ihr Kunde Sie in Zukunft nicht mehr beauftragen möchte.
Verhindern Sie Änderungsaufträge (und etablieren Sie sich als wertvolles Gut)
Wenn Sie ein sehr guter Bauunternehmer sind, werden Sie Ihre Sorgfaltspflicht erfüllen, um alle Probleme zu erkennen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen, um Änderungsaufträge zu vermeiden. Die meisten Änderungsaufträge resultieren aus bereits bestehenden Problemen auf der Baustelle oder aus Koordinationsproblemen, die durch eine detaillierte Überprüfung des Umfangs und der Pläne, eine Besprechung mit den Subunternehmern oder eine Besprechung mit dem Bauherrn und dem Architekten verhindert werden können.
Wenn Sie einem Generalunternehmer (oder dem Bauherrn, wenn Sie der Bauherr sind) wirklich beweisen wollen, dass Sie etwas wert sind, sollten Sie Probleme erkennen, bevor sie auftreten. Ersparen Sie dem Generalunternehmer (oder Bauherrn) ein paar Kopfschmerzen und Budgetüberraschungen, und ich kann garantieren, dass sie in Zukunft auf Sie zurückkommen werden.
Gängige Probleme, die ich häufig sehe, sind:
- Mechanische Rohrleitungen stören die Deckenhöhe
- Die baulichen Abmessungen stimmen nicht mit den architektonischen Abmessungen überein
- ADA-Abmessungen entsprechen nicht den Vorschriften, bestehen aber die Planprüfung
- Overhead Access Panels entsprechen nicht den den mechanischen Vorschriften (einige Vorschriften verlangen die Möglichkeit, Überkopfkomponenten vollständig zu entfernen)
- Der Arbeitsumfang lässt Teile des Projekts außer Acht (dies kommt häufig vor, weil man sich beeilt, die Fristen einzuhalten)
Aber man kann nicht kontrollieren, ob der Eigentümer die Wände neu gestaltet, oder wenn ein Prüfer kommt und zusätzliche Anforderungen stellt, die bei der Planprüfung nicht berücksichtigt wurden, oder was ist, wenn ein anderes Gewerk Ihre Arbeit beschädigt und Sie einige Arbeiten wiederholen müssen?
Oder… Was ist, wenn ein Sprinklerrohr platzt und die Trockenbauwand beschädigt?
Aufgrund der Herausforderungen, die wir in unserer Erfahrung gesehen haben, haben wir diese Strategie entwickelt, mit der Sie die Art des Änderungsauftrags identifizieren können, so dass Sie ein wenig anders vorgehen können.
Wie man einen Änderungsauftrag strategisch ausstellt
Das Standardverfahren für Änderungsaufträge besteht in der Regel darin, dass man ein Dokument mit einem kleinen Arbeitsumfang der zusätzlich auszuführenden Arbeiten, einem Gesamtbetrag und unterstützenden Informationen erstellt, um zu beweisen, warum man diesen Betrag in Rechnung stellt.
Es ist eine Art Mini-Schätzung für die auszuführenden Arbeiten. Und sobald er unterschrieben ist, wird er zu einem Minivertrag, der den ursprünglichen Vertrag ändert.
So sieht ein Änderungsauftrag aus.
Und die Begründung dafür:
Sie sollten vielleicht eine zusätzliche Begründung hinzufügen, um Ihren Fall zu beweisen. Sie sollten Fotos, Bestellungen, Rechnungen, E-Mails, RFIs, Nachträge, Überarbeitungen, Skizzen, Ausschnitte des Plans, hervorgehobene Bilder des Plans und alle anderen Beweise, die Sie benötigen, um Ihren Fall zu beweisen, beifügen.
Es ist eine gute Idee, eine Projektmanagement-Software zu verwenden, um Änderungsaufträge, Informationsanfragen (RFI), Nachträge und Überarbeitungen sowie Skizzen zu erfassen. Sie können Procore oder Corecon verwenden, um dies zu verwalten.
Ich empfehle auch Dropbox, um Ihre gesamte Dokumentation zu verwalten. Sie können diese Ordner in Ihr Team integrieren.
Ich empfehle Ihnen, Änderungsaufträge aggressiv abzurechnen. Dafür gibt es einige gute Gründe.
Gründe für eine aggressive Abrechnung von Änderungsaufträgen
Änderungsaufträge werden oft verhandelt – Wenn Sie einen aggressiven Preis vorlegen, profitieren Sie immer noch von dem Änderungsauftrag, wenn Sie Ihrem Kunden einen Preisnachlass gewähren müssen.
Änderungsaufträge werden oft angefochten – Sie können angefochten werden, weil der Kunde glaubt, dass die Arbeit Teil Ihres Vertrags ist. Indem Sie Ihre anderen Änderungsaufträge aggressiv in Rechnung stellen, können Sie bei einem Auftrag, den Sie nicht gewinnen können, Ihre Verluste mindern, indem Sie bei anderen Aufträgen mehr als üblich in Rechnung stellen.
Es gibt keinen Wettbewerb – Wenn Sie ein Angebot abgeben, versuchen Sie, der niedrigste Bieter zu sein, weil Sie Mitbewerber haben. Sobald Sie den Auftrag erhalten haben, ist es unwahrscheinlich, dass ein Bauunternehmer ein anderes Unternehmen mit der Ausführung eines Änderungsauftrags beauftragt.
Änderungsaufträge bergen immer das Risiko eines Zahlungsausfalls – Auch wenn es legale Methoden gibt, um die Zahlung zu sichern, wollen Sie kaum in Richtung Klage oder Pfandrecht gehen, wenn es nicht unbedingt notwendig ist. Es gibt Änderungsaufträge, die zunächst genehmigt werden, und später hat der Bauherr kein Geld mehr, oder der Bauunternehmer stellt fest, dass er sie nie genehmigt bekommen hat und sie ihm durch die Lappen gegangen sind. Es kommt häufig vor, dass Bauunternehmer später zurückkommen und um Preisnachlässe bitten oder sich schlichtweg weigern, etwas zu bezahlen. Oder sie vergessen sogar „bequemerweise“, wofür es gedacht war.
Gegenleistungen – Generalunternehmer sind berüchtigt dafür, kostenlose Arbeit in Form von Gegenleistungen zu verlangen. Um ganz offen zu sein: Als ich Bauleiter war, habe ich ständig um kleine Dinge gebeten. Bauherren empfinden es als Beleidigung, wenn man ein kleines Loch ausbessern muss und ihnen dafür 100 Dollar berechnet. Aber was passiert, wenn sie um 20 kleine Gefallen bitten? Sie können sich zu Tausenden von Dollar summieren. Wenn Sie sie nicht direkt in Rechnung stellen können, können Sie diese Kosten indirekt durch andere aggressiv in Rechnung gestellte Änderungsaufträge ausgleichen.
Machen Sie T&M (Zeit und Material) zu Ihrer Firmenpolitik
Wir empfehlen, Zeit und Material zu Ihrer Firmenpolitik zu machen. Das ist wirklich kein guter und sicherer Weg, um Ihre Arbeit in Rechnung zu stellen.
Wir empfehlen stattdessen, IMMER formelle Änderungsaufträge zu verwenden.
Was bei der Arbeit passiert, ist, dass Generalunternehmer aufgrund der Eile auf den Baustellen wollen, dass die Subunternehmer die Arbeit auf Stundenbasis ausführen und sie würden für angemessene Arbeit und Materialien mit einem kleinen Aufschlag bezahlen.
Das Problem dabei ist, dass Ihr Kunde später versucht, Ihren Preis herunterzuhandeln. Sie sagen dann gerne: „Ich konnte das hier nicht genehmigen lassen, also können wir das nicht bezahlen.
Und da Sie keinen genehmigten Änderungsauftrag haben, haben Sie auch keine rechtsverbindliche Dokumentation, für die Sie bezahlt werden können.
Wenn Ihr Kunde auf T&M besteht, sollten Sie stattdessen einen „Nicht-zu-überschreiten“-Änderungsauftrag anbieten.
Dies ist eine Mischung aus T&M und formellem Änderungsauftrag. Zunächst genehmigt der Auftraggeber Ihren Änderungsauftrag auf der Grundlage eines garantierten Höchstpreises. Sie können Feldtickets verwenden, um die Stunden zu verfolgen, so dass Ihr Änderungsauftrag im Wesentlichen vorab genehmigt wird.
Abrechnung nach dem Grund der Änderung
Änderungen werden aus verschiedenen Gründen vorgenommen. Einige sind darauf zurückzuführen, dass der Bauherr und der Architekt eine Änderung während der Bauphase wünschen, andere liegen außerhalb der Kontrolle des Bauherrn oder des Bauunternehmers.
Hier sind die Gründe für Änderungen und wie man damit umgeht.
Änderungen auf Anweisung des Bauherrn
Wenn die Arbeiten erst einmal im Gange sind und die Bauherren sehen, wie die Wände hochgezogen werden, lassen sie sich häufig dazu inspirieren, Änderungen vorzunehmen, weil sie sich den Raum tatsächlich vorstellen können.
Diese Änderungen sind optional. Deshalb kann man dafür einen Aufpreis verlangen. Die Logik dabei ist, dass es keine Konkurrenz gibt, da Sie bereits auf der Baustelle sind.
Ich bin ein Fan davon, Änderungsaufträge aggressiv in Rechnung zu stellen und den Eigentümer oder Bauherrn versuchen zu lassen, Ihren Preis herunterzuhandeln.
Änderungen auf Anweisung des Architekten
Architekten nehmen auch Änderungen vor, wenn sie Ungereimtheiten in ihrem Entwurf oder Inspirationen in letzter Minute bemerken, die sie haben könnten. Dies gilt auch für Innenarchitekten.
Wir behandeln diese Änderungen ähnlich wie Änderungen durch den Eigentümer. Auch für diese berechnen wir einen Aufschlag. Manchmal gibt der Architekt einen Nachtrag oder eine Skizze heraus, um etwas an der Arbeit zu klären oder zu verbessern. Wenn es sich um eine optionale Änderung handelt, berechnen wir einen Aufschlag. Wenn es sich um eine notwendige Änderung handelt, ist der Preis etwas niedriger.
Konflikte in den Zeichnungen
Keine Zeichnung ist jemals perfekt. Die Architekturbranche hat eine ziemlich ausgeklügelte Software entwickelt, um Konflikte zu erkennen, bevor sie zu Problemen werden, aber es gibt immer Probleme in den Zeichnungen.
Wenn das passiert, versucht man, die Preise angemessen zu halten, um nicht den Eindruck zu erwecken, dass man übertreibt.
Der Prüfer verlangt zusätzliche Elemente
Die Prüfer sind berüchtigt dafür, dass sie auf die Baustelle kommen und zusätzliche Anforderungen stellen und Änderungen auf der Grundlage ihrer Bauvorschriften vornehmen.
Manchmal werden bei der Planprüfung Dinge übersehen, oder bei der Renovierung bestehender Gebäude gibt es versteckte Überraschungen hinter Wänden, die den Prüfern auffallen.
Dafür versuchen Sie, angemessen zu sein. Dies ist eine unvorhergesehene Änderung.
Schäden durch andere Subunternehmer
Schäden durch andere Subunternehmer auf der Baustelle sind sehr häufig. Sie führen oft zu einer Nachberechnung der Kosten für die Beseitigung des Schadens an der Arbeit.
Diese führen immer zu einer Nachberechnung. Wenn Sie gute Beziehungen zu diesem Subunternehmer haben, versuchen Sie, die Angelegenheit direkt mit ihm zu regeln, oder Sie berechnen die Kosten niedrig oder zum Selbstkostenpreis. Das dient nur der Kostendeckung.
Ich hatte einmal einen Handwerker, der alle meine Akustikdecken abgerissen hat, weil er Probleme bei der Installation seiner mechanischen Arbeiten hatte. Sie rissen unsere gesamte Arbeit ab, also berechneten wir den doppelten Preis.
Notfälle auf der Baustelle
Und manchmal passieren einfach Dinge. Ein Rohrbruch, ein Leck im Dach, das die Trockenbauwand beschädigt, oder ein Brand.
Diese Dinge müssen behoben und repariert werden, bevor die Räume an den Eigentümer übergeben werden können.
Diese Kosten werden vernünftig berechnet. Sie versuchen sogar, ein Teamplayer zu sein und diese Arbeiten zum Selbstkostenpreis durchzuführen. Es ist nicht die Schuld des Eigentümers.
Manchmal deckt die allgemeine Haftpflichtversicherung diese Art von Problemen ab. Wenn dies der Fall ist, können Sie Prämien verlangen.
Gefälligkeiten
Schließlich verlangen Bauunternehmer und Bauherren Gefälligkeiten.
Wenn Sie jeden kleinen Betrag in Rechnung stellen, sieht es so aus, als würden Sie krumme Dinger drehen.
Was Sie hier tun, ist, dass Sie die Arbeit in einem Änderungsauftrag verfolgen, der als Entwurf in Ihrer Software eingestellt ist. Sobald ein bestimmter Schwellenwert erreicht ist, teilen Sie Ihrem Kunden mit, dass Sie mit der Abrechnung beginnen.
Änderungsaufträge verhandeln
Sie werden in vielen Fällen feststellen, dass Ihre Änderungsaufträge nicht genehmigt werden. Wenn Sie Ihre Rechnungen nach dem Grund für die Änderung stellen, wie wir es oben empfohlen haben, werden Sie wahrscheinlich weniger Probleme haben, Änderungsaufträge genehmigt zu bekommen. Dies sind kampferprobte Strategien, bei denen wir den Grund für die Änderungen beachten.
Wenn es sich um Änderungen handelt, auf die niemand Einfluss hat, versuchen Sie, ein Teamplayer zu sein und weniger für Ihre Arbeit zu berechnen. Wenn es sich um freiwillige Änderungen handelt, können Sie einen höheren Preis in Rechnung stellen, und Sie werden oft gebeten, Ihre Preise zu verhandeln. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Kosten decken und einen angemessenen Gewinn für Ihre Zeit und Ihren Aufwand erzielen.
Es wird immer wieder vorkommen, dass Sie etwas nicht genehmigt bekommen, so dass Sie den Zeitplan nutzen können, um Ihren Auftraggeber zu einer schnellen Genehmigung zu drängen. Sie können ihn wissen lassen, dass er eine unterzeichnete Genehmigung braucht, bevor er fortfahren kann. Dies ist einer der Hauptgründe, warum wir nicht dazu raten, T&M-Arbeiten auszuführen oder die Arbeiten durchzuführen, bevor Sie eine unterzeichnete Genehmigung haben. Wenn die Arbeiten abgeschlossen sind, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass sie zurückkommen und sagen: „Der Eigentümer hat nur 50 % Ihrer Kosten genehmigt, also können wir Ihnen nicht mehr zahlen“. Das passiert ständig.
Glücklicherweise ändert ein unterzeichneter Änderungsauftrag den Vertrag rechtlich und gibt Ihnen die Möglichkeit, bei Nichtzahlung ein Pfandrecht geltend zu machen.
Fazit
Jetzt wissen Sie, wie Sie Änderungsaufträge ordnungsgemäß und effektiv in Rechnung stellen können.
Es muss keine Herausforderung oder ein Problem sein, diese genehmigt zu bekommen. Mit Änderungsaufträgen können Sie zwischen 10-20 % des zusätzlichen Auftragswerts gewinnen. Ich habe Ihnen gezeigt, wie Sie Änderungsaufträge strategisch ausstellen, welche Beträge Sie in Rechnung stellen und wie Sie deren Genehmigung aushandeln können. Ich habe Ihnen auch gezeigt, wie Sie sie in Ihre AIA-Rechnung aufnehmen können.