Was sind Abhängigkeiten im Projektmanagement?

No man is an island.

Wir sind alle voneinander und von der Gesellschaft als Kollektiv abhängig, um unsere Bedürfnisse zu befriedigen und als Volk voranzukommen.

Das gleiche Szenario und die gleiche Logik spiegeln sich im Bereich des Projektmanagements wider.

Keine Aktivität oder Aufgabe existiert in Isolation.

Jeder Vorgang ist in irgendeiner Weise vom Ergebnis eines anderen Vorgangs abhängig und trägt zum Endergebnis des Projekts bei.

Die Beziehung zwischen den beiden Vorgängen wird als Abhängigkeit zwischen ihnen definiert.

In diesem Artikel werden wir die Bedeutung von Abhängigkeit erläutern, herausfinden, wie sie mit Einschränkungen zusammenhängt, über die verschiedenen Arten von Abhängigkeiten sprechen und dann einen schnellen dreistufigen Prozess zur effektiven Bewältigung von Abhängigkeiten in einem Projekt betrachten.

Wenn Sie ein Projektmanager sind, sollten Sie diese Informationen als Auffrischung betrachten. Wenn Sie sich Wissen aneignen wollen, ist dieser Blog alles, was Sie brauchen, um Abhängigkeiten in einer operativen Umgebung zu meistern.

Was ist eine Abhängigkeit?

In der Welt um Sie herum ist eine Abhängigkeit der Zustand der Existenz einer Einheit oder eines Gegenstands, so dass seine Stabilität von einer anderen Einheit oder Ressource abhängt.

Zum Beispiel sind Kinder in Bezug auf Pflege und Unterhalt von ihren Eltern abhängig. Ältere Menschen sind oft von ihren Nachkommen abhängig. Und Arbeitnehmer sind in hohem Maße von Unternehmen abhängig, wenn es um Geld und Einkommen geht.

Im Rahmen eines Projekts verschiebt sich die Definition von Abhängigkeit etwas.

Eine Projektabhängigkeit ist eine logische, einschränkende oder bevorzugte Beziehung zwischen zwei Aktivitäten oder Aufgaben, so dass die Fertigstellung oder der Beginn der einen von der Fertigstellung oder dem Beginn der anderen abhängt.

Wenn Sie eine Leinwand bemalen, ist das Auftragen der Ölfarbe eine Aktivität. Und die Vorbereitung der Leinwand ist eine andere. Sie können die Farbe erst verwenden, wenn die Oberfläche mit der Grundierung bestrichen wurde.

Die eine Tätigkeit ist also von der anderen abhängig.

Wenn die Grundierung wegen eines Lieferstreiks 3 Tage lang nicht verfügbar ist, verzögert sich die Fertigstellung des Gemäldes um 3 Tage, weil Sie nicht in der Lage sind, mit der Arbeit zu beginnen.

The Project Management Software Buyer’s Guide

Einige Begriffe, die sich auf Abhängigkeiten beziehen:

Nachfolgend sind einige gängige Begriffe aufgeführt, die immer mit Projektabhängigkeiten in Verbindung gebracht werden.

Einschränkung

Abhängigkeiten und Einschränkungen stehen in einer kausalen Beziehung zueinander. In seiner einfachsten Form ist ein Constraint eine Einschränkung, innerhalb deren Grenzen die Aufgabe erledigt oder ausgeführt werden muss. Eine Einschränkung kann durch einen Mangel an Ressourcen wie Geld und Arbeitskraft, einen Mangel an verfügbarer Zeit und sogar einen Mangel an Fachwissen bedingt sein. Manchmal können Zwänge zu Abhängigkeiten führen.

Wenn es vier Kuchen gibt, die eingecremt werden müssen, und es nur einen Bäcker gibt, der dazu in der Lage ist, dann ist das Eincremen eines Kuchens automatisch von der Fertigstellung des Eincremens eines anderen abhängig. Hier hat eine Einschränkung eine Abhängigkeit erzeugt.

In anderen Situationen kann eine Abhängigkeit der Grund für eine Einschränkung sein. In einer Schneiderei kann das eigentliche Nähen nicht fortgesetzt werden, bevor nicht die Maße genommen wurden. Dies ist eine echte logische Abhängigkeit. Wenn das Maßnehmen 20 Minuten dauert und die Näherin nur zwei Stunden Zeit hat, um das Kleid fertig zu stellen, dann bleiben ihr unter diesen Umständen nur 100 Minuten, um den Termin einzuhalten. Das liegt daran, dass die 20 Minuten, die im Messraum verbracht werden, nicht verhandelbar sind und es keine Möglichkeit gibt, die Abhängigkeit zu umgehen.

Das klassische Projektmanagement definiert drei Einschränkungen von Kosten, Zeit und Umfang, die als die drei Seiten eines Dreiecks betrachtet werden können. Die Fläche des Dreiecks ist die Qualität der zu liefernden Ergebnisse. Jede Änderung der Randbedingungen verändert die Fläche des Dreiecks und damit die Gesamtqualität des Projekts.

Ein guter Projektmanager ist jemand, der alle Randbedingungen und Abhängigkeiten im Auge behalten und die Ressourcen so umverteilen kann, dass die endgültige Projektqualität gewährleistet ist.

Vorlauf und Nachlauf

Vorlauf und Nachlauf haben beide mit Abhängigkeiten zu tun.

Vorlauf ist definiert als die Zeitdauer, um die eine Nachfolgeaktivität gegenüber der Vorgängertätigkeit vorgezogen oder beschleunigt werden kann. Nehmen wir an, dass eine Aktivität B so geplant ist, dass sie beginnt, wenn Aktivität A abgeschlossen ist, also in 10 Tagen. Wird B jedoch nur 5 Tage nach A begonnen, dann hat B unter diesen Umständen einen Vorsprung von 5 ganzen Tagen.

Dies ist nur möglich, wenn die Abhängigkeit zwischen A und B diskretionär ist – d.h. der Start von B nach Abschluss von A ist eine bewährte Praxis oder Bequemlichkeit und wird nicht durch Logik und Zwänge diktiert.

Lag hingegen ist die Zeitdauer, um die eine Nachfolgeaktivität gegenüber der Vorgängeraktivität verzögert werden muss. Sie ist im Projektmanagement in der Regel nicht erwünscht.

Kritischer Pfad

Den kritischen Pfad haben wir bereits sehr ausführlich behandelt. Zur Erinnerung: Ein kritischer Pfad ist die längste ununterbrochene Kette von aufeinanderfolgenden Aktivitäten oder abhängigen Aufgaben, so dass eine Änderung der Dauer der Fertigstellung der Elemente in irgendeiner Weise direkte Auswirkungen auf die Frist des Projekts hat, was zu möglichen Verstößen führt.

Bei der Herstellung eines Kuchens sind das Backen des Teigs und die Dekoration des Biskuits Teil der Kette des kritischen Pfads. Jede Verzögerung bei diesen Aufgaben verzögert die Präsentation der Torte am Gästetisch.

Unterschiedliche Arten von Abhängigkeiten, die Sie kennen sollten:

Abhängigkeiten können auf verschiedene Weise kategorisiert werden, basierend auf Bedingungen wie Abschluss und Beginn von Aufgaben, der Beziehung der Aufgaben zum Projekt und zum Unternehmen und dem Grund für das Bestehen der Abhängigkeit.

Kausale, ressourcenbezogene & Bevorzugte Abhängigkeiten

Kausale oder logische Abhängigkeiten sind solche, die nicht vermieden werden können. Sie liegen in der Natur des Projekts und in der Natur der beteiligten Aufgaben.

Dein Magen kann die Nahrung nicht verdauen, wenn er sie nicht zuerst isst. Dies ist eine kausale oder logische Abhängigkeit. Ohne den Abschluss eines Schrittes kann der nächste in keiner Weise eingeleitet werden.

Ressourcenbasierte Abhängigkeiten werden durch Zwänge bestimmt. Wenn, wie bereits erwähnt, nur eine begrenzte Anzahl von Fachleuten für die Arbeit an einem Projekt zur Verfügung steht, ist es oft notwendig, sequenziell vorzugehen, weil es nicht genug Hände (oder Arbeitskräfte) gibt, um alles gleichzeitig zu erledigen.

Wenn ressourcenbedingte Einschränkungen und damit Abhängigkeiten vorhanden sind, besteht in der Regel keine kausale Abhängigkeit – d.h. alle Aktivitäten können gemeinsam in Angriff genommen werden, wenn die erforderlichen Unterstützer vorhanden sind.

Bevorzugte Abhängigkeiten sind Abhängigkeiten, die sich an bewährten Verfahren oder Bequemlichkeit orientieren. Sie werden in der Regel in Projekten eingeführt, um die Qualität der Arbeitsergebnisse zu verbessern. Bauherren weichen das Fundament des Daches gerne mindestens 5 bis 7 Tage lang ein, bevor sie die Ziegel verlegen.

Sie können sofort loslegen, ohne sich um das „Absetzen und Einweichen“ zu kümmern. Aber das soll die Integrität der Struktur gefährden. Und so entsteht eine bevorzugte Abhängigkeit.

FS, SF, FF & SS Abhängigkeiten

Eine FS oder Finish to Start Abhängigkeit ist die häufigste und logischste Abhängigkeit sowohl im Projektmanagement als auch in der realen Welt. Eine bestimmte Aufgabe B kann erst dann beginnen, wenn Aufgabe A zufriedenstellend abgeschlossen ist. In diesem Fall muss Aufgabe B im Allgemeinen das Ergebnis von Aufgabe A in irgendeiner Weise nutzen oder darauf aufbauen.

Eine SF- oder Start-zu-Finish-Abhängigkeit ist knifflig. Sie besagt, dass die Nachfolgeaufgabe (nennen wir sie Aufgabe B) erst dann beendet werden kann, wenn die Vorgängeraufgabe (nennen wir sie Aufgabe A) begonnen hat. Sobald A jedoch begonnen wurde, kann B jederzeit beendet werden.

Das beste Beispiel ist die Rechnungsstellung an einen Kunden (Aufgabe B). Sie signalisiert in der Regel den Abschluss eines Projekts. Stellen Sie sich vor, Sie müssen 5 Blumensträuße zu einer Party liefern. Sobald Sie den Auftrag erhalten haben, ist die Zeit für den Kunden „abgelaufen“, denn Sie beginnen mit der Montage, und der Käufer hat damit begonnen, Ihre Zeit zu bezahlen. Aber Sie können dem Kunden erst dann eine Rechnung stellen, wenn die Lieferung der Blumensträuße (Aufgabe A) abgeschlossen ist.

Abhängigkeiten zwischen Anfang und Ende sind bei Just-in-Time-Arbeitsplänen üblich, bei denen die Arbeitnehmer keine festen Zeitfenster erhalten. Sie werden gebeten, ins Büro zu kommen, wenn Projekte anfallen.

Eine SS- oder Start-to-Start-Abhängigkeit besagt, dass die Nachfolgeaktivität erst beginnen kann, wenn die Vorgängertätigkeit begonnen hat. Nach dieser anfänglichen Einschränkung können die beiden Aktivitäten jedoch parallel ablaufen. Das Backen des Kuchens und die Herstellung des Zuckergusses sind ein Beispiel für eine Start-to-Start-Abhängigkeit. Sobald Sie den Teig in den Ofen geschoben haben (Aufgabe A), können Sie mit der Herstellung der Glasur beginnen (Aufgabe B).

SS-Abhängigkeiten bestehen im Allgemeinen aufgrund von ressourcenbasierten Beschränkungen. Stellen wir uns vor, dass ein Helfer auftaucht und Ihnen beim Backen des Desserts behilflich ist. Der Zuckerguss ist dann nicht mehr davon abhängig, wann Sie den Teig in den Ofen schieben. Die SS-Abhängigkeit gilt nur, wenn Sie den Kuchen ganz allein zubereiten.

Eine FF- oder Finish-to-Finish-Abhängigkeit besagt, dass die Nachfolgeaufgabe erst dann beendet werden kann, wenn auch die Vorgängeraufgabe beendet ist. Sie müssen nicht zusammen abgeschlossen werden.

Die Haar- und Make-up-Frau, die einen Filmstar zu einer Enthüllung auf dem roten Teppich begleitet, kann nicht den letzten Schliff geben, bevor die Schauspielerin den Veranstaltungsort erreicht. Andernfalls bleibt die Frische des Aussehens auf der Strecke.

So funktioniert eine Finish-to-Finish-Abhängigkeit.

Das Außen-Innen-Abhängigkeitsraster

Oftmals sind bestimmte Aufgabenabhängigkeiten projektintern und unternehmensextern oder unternehmensintern, aber außerhalb des direkten Einflussbereichs des Projektleiters. Die verschiedenen Kombinationen werden im Folgenden erläutert.

Unternehmensinterne – projektinterne Abhängigkeiten: Diese beziehen sich auf sequentielle Aufgaben – also solche, die nach einem vordefinierten logischen Ablauf angegangen werden müssen.

Company In – Project Out Dependencies: Diese beziehen sich auf Aufgaben, die von anderen Abteilungen übernommen werden. Bestimmte abteilungsinterne projektbezogene Aktivitäten können auf deren Ergebnisse angewiesen sein, stehen aber nicht unter der direkten Kontrolle des Projektleiters.

Unternehmensinterne Abhängigkeiten – Projektinterne Abhängigkeiten: Aktivitäten, die an Drittanbieter vergeben werden, sind ein ideales Beispiel für diese Kategorie. Der Output hat einen direkten Einfluss auf das Projekt, aber die Lieferanten sind nicht beim Unternehmen angestellt.

Abhängigkeiten zwischen Unternehmen und Projekt: Damit ein Projekt fertiggestellt werden kann, muss das Firmengebäude stabil und zugänglich sein. Wenn sich die Konstruktion aus irgendeinem Grund als mangelhaft erweist, hängt die Wiederaufnahme der Arbeiten von der Entscheidung der Gemeinde ab. Dies ist ein Faktor, der außerhalb des Unternehmens und des Projekts liegt, sich aber negativ auf die Ergebnisse auswirken kann.

Wie man im Projektmanagement effektiv mit Abhängigkeiten umgeht:

Wenn Sie eine robuste Projektmanagement-Softwarelösung verwenden, sind Aufgabenabhängigkeiten und zugehörige Ansichten immer ein wichtiger Teil des Dashboards.

• Machen Sie ein Brainstorming über alle möglichen Projektabhängigkeiten und die damit verbundenen Einschränkungen, wobei Sie das Modell der dreifachen Einschränkung im Hinterkopf behalten. Wenn es viele Abhängigkeiten und Beschränkungen gibt, können Sie auch den kritischen Pfad ermitteln. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die sich auf das Endergebnis auswirken können.

• Sprechen Sie mit den Beteiligten und stellen Sie sicher, dass sie die wichtigsten Abhängigkeiten und Einschränkungen verstehen. Wenn die Komponenten des kritischen Pfads in der Projektcharta enthalten sind, werden die Beteiligten automatisch darüber informiert.

• Machen Sie ein Brainstorming über Risiken und Herausforderungen im Zusammenhang mit diesen Abhängigkeiten und Einschränkungen. Vielleicht sollten Sie eine funktionsübergreifende Sitzung abhalten, um mehrere Perspektiven einzubeziehen. Wenn Sie das Gefühl haben, dass Sie die meisten der vorhersehbaren störenden Umstände abgedeckt haben, suchen Sie nach Lösungen oder präventiven Maßnahmen, um die Auswirkungen von Störungen auf die Abhängigkeiten und Einschränkungen zu bewältigen.

Das Ergebnis des dritten Schritts wird den Änderungs- und Risikomanagementdokumenten hinzugefügt.

Abhängigkeiten sind in einem Projekt unvermeidlich. Sie werden selten auf ein Projekt stoßen, in dem alle Aufgaben und Aktivitäten unabhängig voneinander sind.

Aber keine Angst, Abhängigkeiten können zu Ihrem Vorteil genutzt werden, wenn Sie legitime Möglichkeiten finden, die Ausführungszeit von Aktivitäten auf dem kritischen Pfad zu beschleunigen.

Denken Sie darüber nach.