Was ist Abwärtskommunikation?
Als Abwärtskommunikation wird die Kommunikation bezeichnet, die von einer oberen Ebene zu einer unteren Ebene in einer Organisation fließt.
Mit anderen Worten, die Kommunikation, die in einer Befehlskette von Vorgesetzten zu Untergebenen stattfindet, ist eine Abwärtskommunikation.
Dieser Kommunikationsfluss wird von den Führungskräften genutzt, um arbeitsbezogene Informationen an die Mitarbeiter auf den unteren Ebenen weiterzugeben. Die Mitarbeiter benötigen diese Informationen, um ihre Aufgaben zu erfüllen und die Erwartungen ihrer Vorgesetzten zu erfüllen.
Dazu kann es gehören, den Ton der Nachricht effizient zu gestalten und auch Geschick bei der Delegation zu zeigen, um sicherzustellen, dass die Aufgabe von der richtigen Person effizient erledigt wird.
Wichtigkeit der Kommunikation nach unten
Wichtigkeit der Kommunikation nach unten sind:
- Eine Idee zu vermitteln
- Zu ermutigen
- Disziplin aufrechtzuerhalten
- Auftragsgrundlagen zu vermitteln
- Änderungen zu erklären
- Die Richtung
- Aufgabenverteilung
- Kontrolle
- Bewertung
Vorstellung geben
Mit Hilfe der Kommunikation nach unten werden Ziele, Richtlinien, Regeln werden den Untergebenen vom Vorgesetzten erklärt, um ein vollständiges Verständnis zu vermitteln.
Zu ermutigen
Mitarbeiter müssen motiviert werden, mehr zu arbeiten, um die Organisationsziele zu erreichen. Das Management muss auf die Kommunikation nach unten zurückgreifen, um die Mitarbeiter der unteren Ebenen zu ermutigen.
Um die Disziplin aufrechtzuerhalten
Eine solche Kommunikation folgt der Organisationshierarchie, so dass jede Einheit oder Abteilung die festgelegten Regeln oder Verfahren befolgen muss. Auf diese Weise wird die Disziplin gewährleistet.
Um über den Sinn der Arbeit zu informieren
Ein wichtiges Ziel dieser Art von Kommunikation ist es, Informationen über den Sinn der zugewiesenen Aufgabe und ihre Beziehung zu anderen organisatorischen Aufgaben zu geben.
Änderungen erklären
Änderungen sind von den Umständen abhängig. Wenn es eine Änderung in Bezug auf Pläne, Richtlinien, Verfahren oder Regeln usw. gibt, sind solche Mitteilungen mit Erklärung durch Kommunikation nach unten.
Anweisungen geben
Um den Untergebenen einen Auftrag, einen Job oder eine Aufgabe zuzuweisen, macht der Vorgesetzte eine Kommunikation nach unten.
Auftragsvergabe
Um einen Auftrag entsprechend der Leistungsfähigkeit der Arbeiter zu vergeben, macht der Vorgesetzte eine Begründung durch Kommunikation nach unten.
Kontrolle
Da die notwendigen Anweisungen durch abwärts gerichtete Kommunikation übermittelt werden, sind sich die Mitarbeiter über ihre Aufgaben und Tätigkeiten sehr bewusst. Daher kann eine solche Kommunikation als Kontrollinstrument dienen.
Zur Bewertung
Die Kommunikation nach unten hilft den Vorgesetzten, die von den Mitarbeitern geleistete Arbeit zu bewerten. Die abwärts gerichtete Kommunikation dient dazu, die Mitarbeiter über ihre Beurteilungen zu informieren.
Vorteile der abwärts gerichteten Kommunikation
Die Vorteile der abwärts gerichteten Kommunikation sind wie folgt:
- Effizienz
- Leichtes Delegieren
- Organisationsdisziplin
- Effektive Kommunikation von Zielen
Effizienz
Die Kommunikation nach unten bietet Effizienzvorteile, da Anweisungen und Informationen von den zuständigen Stellen kommen, die in der Lage sind, die Aktivitäten von der Spitze der Organisation aus zu koordinieren.
Einfache Delegation
Die Delegation ist viel einfacher, wenn sie direkt von der vertikalen Kommunikationsstruktur ausgeht, die die Befehlskette darstellt.
Organisationsdisziplin
Die Kommunikation nach unten folgt der Hierarchie der Organisation, was bedeutet, dass die Organisationsdisziplin und die Einhaltung der Vorschriften durch die Mitglieder viel leichter aufrechtzuerhalten sind.
Effektive Kommunikation von Zielen
Das obere Management kann Ziele leicht kommunizieren und Verantwortlichkeiten für die Erreichung dieser Ziele zuweisen.
Nachteile der Kommunikation nach unten
Die Nachteile der Kommunikation nach unten sind wie folgt:
- Interpretationsprobleme
- Verzerrung
- Nicht motivierend
- Schwaches Feedback
- Senkt die Moral
Interpretationsprobleme
Die abwärts gerichtete Kommunikation birgt Interpretationsprobleme wegen des Verzerrungseffekts und der langsamen Rückmeldung zur Klärung der Botschaft.
Verzerrung
Haben Sie schon einmal das Flüsterspiel gespielt? Die Kommunikation nach unten kann verzerrt werden, wenn sie mehrere Ebenen der Organisation durchläuft.
Nicht motivierend
Angesichts des langsamen Feedbacks und der Abhängigkeit von formalen Kommunikationskanälen trägt diese Art der Kommunikation nicht wirklich zur Motivation bei.
Langsames Feedback
Es dauert eine Weile, bis Nachrichten in der Organisation nach unten, dann nach oben und dann wieder nach unten gelangen. Das bedeutet, dass das Feedback langsam sein kann, was vor allem in einem dynamischen Umfeld zu Problemen führen kann.
Senkung der Arbeitsmoral
Angesichts der Zeit, die die Kommunikation braucht, und des Problems der verzerrten Nachrichten kann die Kommunikation nach unten negative Auswirkungen auf die Arbeitsmoral haben.
Zweck der Abwärtskommunikation
Canary (2011) hat fünf allgemeine Zwecke der Abwärtskommunikation identifiziert:
- Implementierung von Zielen, Strategien, und Zielen
- Auftragsanweisungen und Begründung
- Verfahren und Praktiken
- Leistungsfeedback
- Sozialisation
Umsetzung von Zielen, Strategien und Zielen
Die Mitteilung neuer Strategien und Ziele liefert Informationen über spezifische Ziele und erwartete Verhaltensweisen. Sie gibt die Richtung für die unteren Ebenen der Schule/des Schulbezirks, der Volkshochschule oder der Universität vor.
Zum Beispiel: „Der neue Reformauftrag ist real. Wir müssen die Qualität des Lernens der Schüler verbessern, wenn wir erfolgreich sein wollen.“
Arbeitsanweisungen und Begründung
Dies sind Richtlinien, wie eine bestimmte Aufgabe auszuführen ist und wie die Arbeit mit anderen Aktivitäten der Schulorganisation zusammenhängt. Schulen, Volkshochschulen oder Universitäten müssen individuelle und abteilungsspezifische Ziele mit organisationsweiten Zielen koordinieren.
Wir stellen diese Art von Informationen oft nicht in ausreichendem Maße zur Verfügung und überlassen es dem einzelnen Mitarbeiter, das Gesamtbild zu erfassen.
Verfahren und Praktiken
Dies sind Mitteilungen, die die Richtlinien, Regeln, Vorschriften, Leistungen und strukturellen Vorkehrungen der Schulorganisation definieren, um ein gewisses Maß an Einheitlichkeit in den Organisationspraktiken zu erreichen.
In Schulorganisationen werden diese Informationen durch Vorstands- und organisationsweite Richtlinienhandbücher, Handbücher und den täglichen Betrieb der Schulorganisation an die Mitarbeiter weitergegeben.
Leistungsfeedback
Abteilungsfortschrittsberichte, individuelle Leistungsbeurteilungen und andere Mittel werden eingesetzt, um Abteilungen oder Einzelpersonen mitzuteilen, wie gut sie in Bezug auf Leistungsstandards und -ziele abschneiden.
Zum Beispiel: „Mary, deine Arbeit am Computerterminal hat die Effizienz unserer Abteilung erheblich verbessert.“
Sozialisierung
Jede schulische Einrichtung versucht, die Mitarbeiter zu motivieren, sich den Auftrag und die kulturellen Werte der Einrichtung zu eigen zu machen und an besonderen Feierlichkeiten wie Picknicks und United-Way-Kampagnen teilzunehmen. Dies ist ein Versuch, ein Engagement, ein Gefühl der Zugehörigkeit und eine einheitliche Ausrichtung unter den Mitarbeitern zu erreichen (Lunenburg & Ornstein, 2008).
Zum Beispiel: „Die Schule betrachtet ihre Mitarbeiter als Familie und möchte alle zum jährlichen Picknick und zur Messe am 30. Mai einladen.“
Geschäftskommunikation Notizen
(Zum Lesen auf das Thema klicken)
Referenz
- Geschäftskommunikation: “ K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Business Communication: “ M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Formal Communication Channels: Upward, Downward, Horizontal, and External Retrieved 3 Feb, 2021
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