Viele große Unternehmenstreffen und Konferenzen beginnen das Veranstaltungsprogramm mit einer Eröffnungssitzung, manchmal auch Plenarsitzung oder allgemeine Eröffnungssitzung genannt. Diese Sitzungen werden am häufigsten mit größeren Konferenzen, Kongressen oder Tagungen in Verbindung gebracht, können aber auch bei kleineren Unternehmensveranstaltungen eingesetzt werden.
Eröffnungssitzungen werden immer für einen bestimmten Zeitraum zu Beginn des Programms angesetzt. Sie dauern in der Regel zwischen einer und zwei Stunden. Die Präsentationen, die während dieser Zeit angesetzt werden, bieten Veranstaltern und Gastgebern eine einzigartige Gelegenheit, ihre Teilnehmer anzusprechen.
Was ist eine Eröffnungssitzung?
Allgemeine Eröffnungssitzungen sind durch eine geplante Präsentation oder eine Reihe von Präsentationen verschiedener Redner gekennzeichnet. Sie sind darauf ausgerichtet, das allgemeine Publikum anzusprechen.
Einige Veranstaltungsprogramme bieten gleichzeitig stattfindende Breakout-Sitzungen an, bei denen sich die Teilnehmer in kleinere Gruppen für Präsentationen und Workshops aufteilen. Andere teilen das Publikum fast sofort für Sitzungen auf, die bestimmten Rollen, Fähigkeiten oder Interessen gewidmet sind. Die Plenarsitzung dient jedoch als Gelegenheit, alle Teilnehmer der Veranstaltung gemeinsam anzusprechen.
Der Leiter des Veranstalters kann sich dafür entscheiden, allgemeine Tagesordnungspunkte zu behandeln und die Ziele des Gesamtprogramms zu umreißen. Eröffnungssitzungen umfassen in der Regel auch einen Hauptredner und andere Redner, die den Ton für den Kongress angeben.
Diese Präsentationen können in einer Vielzahl von Formaten gehalten werden, aber die Sitzungen selbst sind per Definition für alle Teilnehmer offen.
Warum mit einer Plenarsitzung beginnen?
Die effektivsten Eröffnungsplenarsitzungen sind diejenigen, die zum Nutzen des Publikums und der Veranstaltungsteilnehmer organisiert werden, nicht zum Nutzen der Veranstaltungsorganisatoren. Veranstaltungsorganisatoren können die Gelegenheit nutzen, um die Geschäfte des Unternehmens oder der Vereinigung, die Veranstaltungslogistik und Tagesordnungspunkte anzusprechen, aber eine gute Plenarsitzung sollte das Publikum auch unterhalten und motivieren.
Effektive Programme erfordern Engagement und Interesse des Publikums. Veranstaltungsorganisatoren müssen darum kämpfen, dieses Interesse wiederzuerlangen, wenn sie es von Anfang an verloren haben. Allgemeine Eröffnungssitzungen sollten das Programm mit einer starken Note beginnen.
Ziele und Zwecke
Großartige Eröffnungssitzungen tendieren dazu, eine Kombination der folgenden Ziele anzusprechen:
- Motivieren, bilden und/oder unterhalten und das Publikum einbinden.
- Den Ton für das Programm angeben.
- Ein unvergessliches Erlebnis schaffen.
- Wichtige Informationen vermitteln.
Die besten Eröffnungssitzungen erfüllen alle diese Ziele. Die Plenarsitzung einer jährlichen Konferenz könnte eine Begrüßung durch den Präsidenten der Organisation beinhalten, gefolgt von einer Ansprache des Moderators, der für die Dauer der Veranstaltung als Moderator fungiert.
Die Plenarsitzung kann mit einer starken Note enden, indem ein Gastredner einen Vortrag hält, der die Teilnehmer motiviert, bestimmte Ziele zu erreichen.
Wenn es richtig gemacht wird
Eine gute Eröffnungssitzung wird die Stimmung für die gesamte Veranstaltung bestimmen. Sie werden das Interesse aufrechterhalten, wenn Sie Ihre Plenarsitzung in guter Stimmung halten können. Sie wollen die Teilnehmer motivieren. Vermitteln Sie ihnen Informationen, die sie vorher noch nicht wussten, als Vorgeschmack auf das, was noch kommen wird. Stellen Sie eine Verbindung zu ihnen her.
Und ja, es ist in Ordnung, ein wenig Unterhaltung einzubauen, aber Sie wollen nicht, dass die Unterhaltung die ganze Show ist.