Verletzung der Vertraulichkeit von Personalakten

Arbeitgeber neigen dazu, eine Menge Papierkram über Mitarbeiter zu sammeln, von Bewerbungen und Lebensläufen bis hin zu Formularen für Sozialleistungen, Leistungsbeurteilungen, Disziplinarunterlagen, Kontaktinformationen und sogar Krankenakten. Das Gesetz verpflichtet die Arbeitgeber, einige Informationen vertraulich zu behandeln, aber nicht alle. In diesem Artikel wird erläutert, welche Unterlagen vertraulich behandelt werden müssen – und was zu tun ist, wenn die Vertraulichkeit Ihrer Unterlagen verletzt wurde.

Regeln für medizinische Informationen

Die größte Kategorie von Unterlagen, die vertraulich behandelt werden müssen, sind medizinische Informationen. Der Americans with Disabilities Act (ADA), der Genetic Information Nondiscrimination Act (GINA) und der Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) enthalten alle sehr strenge Vorschriften darüber, wie Arbeitgeber bestimmte Arten von medizinischen Informationen aufbewahren müssen. Der allgemeine Zweck dieser Vorschriften besteht darin, die Privatsphäre der Mitarbeiter zu schützen und zu verhindern, dass Manager diskriminierende Entscheidungen am Arbeitsplatz auf der Grundlage der Behinderung oder der genetischen Informationen eines Mitarbeiters treffen.

Nach dem ADA beispielsweise müssen medizinische Unterlagen und Informationen in einer von der regulären Personalakte des Mitarbeiters getrennten Akte aufbewahrt und vertraulich behandelt werden (z. B. in einem separaten verschlossenen Aktenschrank oder online hinter einer sicheren Firewall). Diese Unterlagen dürfen nur eingesehen werden:

• vom Sicherheitspersonal und den Ersthelfern, wenn dies erforderlich ist, um den Arbeitnehmer medizinisch zu versorgen oder Evakuierungsmaßnahmen festzulegen
• vom Vorgesetzten des Arbeitnehmers, wenn die Behinderung des Arbeitnehmers eine eingeschränkte Tätigkeit oder angemessene Vorkehrungen erfordert
• von Behörden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist, und
• von Versicherungsgesellschaften, die eine ärztliche Untersuchung verlangen.

Wenn ein Arbeitgeber (oder typischerweise die Personalabteilung) diese Regeln nicht befolgt und die Vertraulichkeit der medizinischen Unterlagen eines Mitarbeiters gefährdet ist, kann der Mitarbeiter wegen Verletzung des ADA klagen.

Andere Arten von Unterlagen

Es gibt nur sehr wenige Vorschriften, die den Arbeitgeber verpflichten, andere Arten von Personalunterlagen vertraulich zu behandeln. Kluge Arbeitgeber halten sich jedoch an einige Regeln des gesunden Menschenverstands, um die Vertraulichkeit von Unterlagen zu wahren, die zu rechtlichen Problemen führen könnten, wenn sie in die falschen Hände geraten. Hier sind einige Beispiele:

• I-9 Formulare. Auf diesen offiziellen Regierungsformularen müssen Arbeitgeber nachweisen, dass die Mitarbeiter berechtigt sind, in den Vereinigten Staaten zu arbeiten. (Weitere Informationen zu den I-9-Formularen finden Sie unter Verfahren zur Überprüfung von Arbeitsvisa und Einwanderungsstatus durch den Arbeitgeber). Arbeitgeber dürfen keine Mitarbeiter einstellen, die keine Arbeitserlaubnis haben. Abgesehen von diesem Verbot dürfen Arbeitgeber jedoch keine Personalentscheidungen auf der Grundlage der nationalen Herkunft oder des Staatsangehörigkeitsstatus eines Mitarbeiters treffen. Da die I-9-Formulare diese Informationen enthalten können, stellen kluge Arbeitgeber sie nicht allen Mitarbeitern des Unternehmens zur Verfügung. Je weniger Personen Zugang zu diesen Informationen haben, desto weniger Personen sind in der Lage, den Arbeitnehmer auf dieser Grundlage zu diskriminieren. Obwohl Arbeitnehmer nicht klagen können, nur weil ein Arbeitgeber die I-9-Formulare nicht vertraulich behandelt hat, könnte ein Arbeitnehmer wegen Diskriminierung klagen, wenn dies das Endergebnis des Verstoßes war.
• Untersuchungsunterlagen. Viele Arbeitgeber bewahren Akten über Untersuchungen am Arbeitsplatz (z. B. über eine Beschwerde wegen Belästigung oder Diebstahl) in separaten vertraulichen Akten auf. Dies ist zwar nicht gesetzlich vorgeschrieben, beugt aber rechtlichen Problemen vor. Ein Manager, der der Diskriminierung beschuldigt wird, könnte zum Beispiel in der Akte nachsehen, welche Mitarbeiter sich beschwert haben oder Zeugen gegen ihn waren – und dann Vergeltungsmaßnahmen gegen diese Mitarbeiter ergreifen. Oder ein Mitarbeiter der Personalabteilung könnte die Akte lesen und dann mit Kollegen darüber tratschen, wer was über wen gesagt hat, was zu Verleumdungsklagen gegen das Unternehmen führen könnte.
• Aufzeichnungen von Hintergrundüberprüfungen. Wenn ein Arbeitgeber routinemäßig Kreditauskünfte, strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen oder andere Untersuchungen von Mitarbeitern oder Bewerbern durchführt, sollten diese Unterlagen ebenfalls vertraulich behandelt werden. So kann es einem Arbeitgeber beispielsweise gesetzlich untersagt sein, Personalentscheidungen auf der Grundlage der Kreditwürdigkeit oder des Vorstrafenregisters eines Mitarbeiters zu treffen. Wenn Führungskräfte Zugang zu diesen Unterlagen haben und sie nutzen, um gegen einen Mitarbeiter vorzugehen, kann der Arbeitgeber rechtlich haftbar gemacht werden.

Wenn Ihre Vertraulichkeit verletzt wurde

Wenn Ihre privaten Informationen am Arbeitsplatz weitergegeben wurden, hängen Ihre rechtlichen Möglichkeiten von der Art der Unterlagen, den Umständen der Verletzung und den Folgen für Sie ab. In vielen Fällen haben Sie, auch wenn Ihnen die Verletzung peinlich ist, keine rechtlichen Möglichkeiten, es sei denn, jemand am Arbeitsplatz hat die Informationen auf illegale Weise verwendet (z. B. als Grundlage für Ihre Diskriminierung). Ein erfahrener Anwalt für Arbeitsrecht kann Ihnen helfen herauszufinden, ob Ihre Rechte verletzt wurden und was Sie dagegen tun können.