In größeren Institutionen ist eine Sammelmappe chronologisch aufgebaut, mit einem Abschnitt für jedes Jahr oder jeden Tag, der manchmal mehr als ein Jahrhundert umfasst und so detailliert wie möglich ist (insbesondere bei weit in der Zukunft liegenden Daten). Eine gängigere Technik sind Karteikarten mit dreiundvierzig Unterteilungen oder ein System mit dreiundvierzig Ordnern oder zwei Ziehharmonikaordnern. Die dreiundvierzig Unterteilungen ergeben sich aus der Summe der beiden Zahlen einunddreißig und zwölf, die den maximal einunddreißig Tagen in einem gregorianischen oder julianischen Monat und den zwölf Monaten eines Jahres entsprechen.
Bei der Verwendung von Ordnern werden die für den laufenden Monat geplanten Aufgaben in den entsprechenden Tagesordner gelegt. Aufgaben, die in einem zukünftigen Monat erledigt werden müssen, werden in den entsprechenden Monatsordner gelegt. Jeden Tag wird der aktuelle Tagesordner geleert und am Ende des Sets abgelegt. Zu Beginn eines neuen Monats werden die Aufgaben für diesen Monat aus dem Monatsordner entnommen und in die entsprechenden Tagesordner gelegt.
Einfache Systeme, die viele sich über einen längeren Zeitraum wiederholende Aufgaben beinhalten, neigen dazu, Karteikarten in angemessener Größe zu verwenden und wiederzuverwenden, während komplexere Systeme erweiterbare „Akkordeonordner“, Aktenordner oder sogar ganze Räume voller Aktenschränke verwenden. Moderne Systeme werden in der Regel in computergestützten Datenbanken oder mit einfachen Hilfsmitteln wie einer Unix-„Kalender“-Datei, einem Microsoft Outlook-Kalender usw. verwaltet.