Ca oameni, avem tendința de a ne concentra mai mult pe lucrurile pe care trebuie să le facem decât pe cele pe care le-am făcut deja. Acest așa-numit „efect Zeigarnik”, numit după psihologul rus Bluma Zeigarnik, înseamnă că mințile noastre înoată adesea cu toate sarcinile, responsabilitățile și notele mentale pe care credem că ar trebui să ne concentrăm.
Toate aceste sarcini și proiecte care trebuie făcute, această listă mentală de lucruri de făcut, fără o ierarhie clară a importanței, ne poate face să ne fie dificil să rămânem concentrați și să realizăm efectiv lucrurile.
O modalitate de a combate tot acest zgomot Zeigarnik este să notăm totul. Faceți o listă reală de lucruri de făcut. S-au făcut studii și s-a demonstrat că simplul fapt de a nota sarcinile poate pur și simplu „să vă facă mai eficienți”.
Dar, chiar și cu o listă de lucruri de făcut, înainte de a face ceva este necesar să aveți o idee clară a priorităților voastre.
Sună destul de simplu, nu? Din păcate, să îți dai seama ce să prioritizezi poate fi greu. Este un proces complicat care implică cântărirea costului în raport cu valoarea, a efortului în raport cu timpul și, pentru o mulțime de întreprinderi, va implica probabil multe părți interesate diferite.
Soluția este să elaborați un proces pentru a determina ce să prioritizați.
Dispunând de un proces clar pentru a vă alinia sarcinile sau proiectele și pentru a decide pe care dintre ele ar trebui să le prioritizați chiar acum, vă poate salva de la pierderea de timp deliberând asupra unor lucruri mai puțin importante.
În acest articol vom analiza una dintre numeroasele tehnici de clasificare a priorităților dumneavoastră – matricea de prioritizare. Voi descompune ideea de bază și voi trece în revistă câteva abordări diferite pentru a vă construi propria matrice de prioritizare. Există chiar și un șablon gratuit de listă de verificare prefabricată pe care îl puteți folosi pentru a vă ghida pe parcursul întregului proces.
Conceptul de matrice de prioritizare a fost popularizat de autorii Michael Brassard (The Memory Jogger 2) și David Allen (Getting Things Done).
Sunt sigur că sunteți dornici să vedeți șablonul propriu-zis, așa că iată un link rapid:
Puteți face clic aici pentru a obține șablonul matricei de prioritizare.
Acum, să începem cu elementele de bază.
Ce este o matrice de prioritizare?
O matrice de prioritizare este un instrument de analiză a proceselor de afaceri, adesea folosit alături de alte software-uri bpm sau tehnici Six Sigma pentru a compara alegerile folosind criterii specifice și pentru a afla ce să prioritizeze.
Se poate aplica la orice, de la sarcini simple la proiecte complexe, de către oricine, de la persoane singure la organizații mari.
O matrice de prioritizare oferă părților interesate un proces fiabil pentru rezolvarea dezacordurilor și pentru a decide asupra căror propuneri să se concentreze. De asemenea, ele ajută la eliminarea stimulentelor nesincere și a agendei ascunse, în cazul prioritizării proiectelor, prin promovarea consensului.
Există mai multe forme pe care le poate lua o matrice de prioritizare, în funcție de complexitatea criteriilor de evaluare a priorităților, precum și de modul în care sunt definite aceste criterii specifice.
De exemplu, unele matrici sunt simple grile de 2×2 cu „costul” trasat în raport cu „valoarea”, ca aceasta:
Altele, cum ar fi cele utilizate în metodologia Six Sigma, sunt mai complicate și necesită o abordare mai amănunțită a proiectării și aplicării.
Matrice de prioritizare pentru Six Sigma
O matrice de prioritizare se poate referi, de asemenea, la o tehnică Six Sigma specifică pentru îmbunătățirea continuă. Este unul dintre cele șapte instrumente de management utilizate în metodologia Six Sigma.
În acest context, o matrice de prioritizare este o diagramă vizuală utilizată pentru a compara mai multe (cel puțin două) seturi de date utilizând criterii ponderate.
Priorizarea proiectelor este esențială pentru procesul general de îmbunătățire a calității în Six Sigma. Aici, matricile de prioritizare sunt instrumente practice utilizate în fazele de planificare și analiză ale diferitelor metodologii de îmbunătățire continuă, cum ar fi DMAIC și PDSA.
Aceste matrici sunt adesea mai complexe, cum ar fi această matrice cauză-efect pentru calcularea priorităților de intrare (X) și ieșire (Y) Six Sigma:
3 tipuri de matrice de priorități
În cadrul Six Sigma, există cel puțin trei tipuri diferite de matrici de prioritizare, așa cum sunt definite de Lynne Hambleton în Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices: A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Criterii analitice complete
- Criterii de consens
- Matrice de combinare
Criterii analitice complete
Această metodă este, de departe, cel mai complex tip de matrice de prioritizare, deoarece implică utilizarea mai multor matrici pentru a compara diferite perechi de opțiuni înainte de a se produce o matrice finală.
Este cel mai bine rezervată pentru cele mai importante decizii și funcționează cel mai bine cu echipe mai mici (între trei și opt persoane) datorită naturii unui domeniu de aplicare mai larg care face mai greu de ajuns la un consens cu mai multe persoane implicate.
Criterii de consens
Când toate opțiunile dvs. par a fi aproximativ egale, această metodă este o versiune simplificată a criteriilor analitice complete.
De asemenea, utilizează votul ponderat, în care se acordă o valoare numerică fiecărei opțiuni pentru a clasifica prioritatea.
Funcționează cel mai bine cu mai puține elemente (mai puțin de 10) și criterii, pentru a păstra lucrurile simple.
Matrice de combinare
Pentru prioritizarea opțiunilor bazate pe o relație cauză-efect, utilizați o matrice de combinare.
Spre deosebire de celelalte metode, care se bazează pe criterii, matricea de combinare se bazează pe cauzalitate, ceea ce înseamnă că veți avea nevoie de o echipă experimentată, cu cunoștințe aprofundate despre procesul pentru care optimizați prioritățile.
Această metodă utilizează diagrame în formă de L pentru a arăta relațiile critice dintre două sau mai multe grupuri, în combinație cu o diagramă arborescentă pentru a descrie ierarhia sarcinilor.
Voi analiza mai îndeaproape matricea consensuală mai târziu în această postare, după ce voi trece în revistă o metodă mai simplistă.
Simple sau complexe, matricele sunt modelate de criteriile pe care le folosesc pentru a defini prioritățile, iar modul în care va arăta matricea dvs. depinde în mare măsură de ceea ce încercați să prioritizați.
Ideea este că o matrice de prioritizare are un singur scop: să vă ordoneze opțiunile în ordinea importanței. Indiferent de tipul de matrice pe care îl utilizați, procesul folosit este cam același.
Beneficii ale utilizării unei matrice de prioritizare
În principiu, beneficiile unei matrice de prioritizare sunt destul de simple. În sprijinul unui proces decizional structurat, ele facilitează:
- Descompuneți și prioritizați problemele complexe atunci când există mai mulți factori care influențează decizia
- Clasificați în mod obiectiv și lipsit de ambiguitate prioritățile
- Determinați domeniile de concentrare cele mai cruciale
- Stabiliți o bază pentru discuții despre ceea ce este important
- Gătiți sprijinul echipei/părților interesate pentru achiziții importante
- .ins
În următoarea secțiune, voi parcurge pașii pentru o matrice simplă de tip grilă 2×2, iar apoi voi continua să explorez modul de utilizare a unei matrice mai complicate cu criterii ponderate.
Matrice simplă de prioritizare (5 pași)
În forma sa cea mai simplă, este o grilă 2×2 care trasează concepte simple, directe, precum „urgență” și „importanță”.
Acest tip de matrice este grozav pentru prioritizarea sarcinilor de afaceri mici și este un proces de bază, dar fiabil, pentru a vă asigura că vă ocupați de lista de lucruri de făcut în cel mai eficient mod posibil.
Pasul 0: Listați-vă sarcinile
Poate că ați făcut sau nu deja acest lucru, dar primul pas pentru orice matrice de prioritizare este să faceți o listă cu toate sarcinile dvs. sau cu ceea ce încercați să prioritizați.
Pasul 1: Care sunt consecințele?
Întrebați-vă care ar putea fi consecințele neefectuării fiecăreia dintre sarcinile dvs. sau, mai general, neacordării de prioritate unei anumite opțiuni.
Pasul 2: Ce este important?
Împărțiți lista dvs. în două categorii: importanță mare și importanță mică. Apoi, luând în considerare toate consecințele pe care le-ați enumerat în pasul anterior, plasați fiecare dintre opțiunile dvs. în categoria pe care o considerați cea mai potrivită.
Pasul 3: Ce este urgent?
Acum, pentru toate opțiunile de „importanță mare” și „importanță mică”, împărțiți-le pe fiecare într-o altă subcategorie de „urgență mare” și „urgență mică”. Ar trebui să aveți acum patru grupuri în total.
Pasul 4: Atribuiți valori numerice
Acum, atribuiți valori numerice de la 1 la 4 la fiecare dintre opțiunile dumneavoastră, unde un număr mai mic înseamnă o prioritate mai mare.
Ca de exemplu:
- Importanță mare și urgență mare: 1
- Importanță mare și urgență mică: 2
- Importanță mică și urgență mare: 3
- Importanță mică și urgență mică: 4
Această metodă rapidă și simplă vă poate ajuta să eliminați zgomotul mental și să începeți să faceți lucrurile cu un timp de pregătire practic zero.
Dacă vreți să știți cum să aplicați o matrice de prioritizare mai avansată, atunci citiți mai departe.
Cum să folosiți o matrice de prioritizare
Cu oricare ar fi matricea, procedura începe cu întocmirea unei liste cu toate prioritățile dvs. (nesortate) și se termină cu aceeași listă ordonată după o anumită măsurătoare cuantificabilă.
Aici, vom analiza procesul de utilizare a unei matrice de criterii consensuale, una dintre cele trei matrice principale utilizate în Six Sigma.
Acest proces se realizează cel mai bine cu un grup mic (mai puțin de 10 persoane).
Acest proces poate fi împărțit în cinci pași simpli.
Orientați-vă echipa
Înainte de a face orice altceva, trebuie să explicați în mod clar scopul construirii matricei de prioritizare.
Acest lucru va implica trecerea în revistă a contextului obiectivelor companiei, precum și a punctelor tari și a punctelor slabe cu care se confruntă în prezent afacerea.
Acum este, de asemenea, momentul în care trebuie să vă asigurați că toți cei implicați în proces sunt de acord cu opțiunile (soluții, proiecte sau orice altceva) care trebuie să fie prioritizate.
Pentru a facilita acest tip de comunicare a contextului organizației, ați putea lua în considerare efectuarea unei analize SWOT sau FMEA și prezentarea rezultatelor echipei dumneavoastră.
Determinați-vă criteriile
După ce echipa dvs. este pregătită și aveți o idee clară despre opțiunile pe care le veți prioritiza, este timpul să stabiliți criteriile de evaluare a importanței.
Acest lucru poate fi împărțit în două părți:
- Criteriile propriu-zise
- O scală de evaluare a importanței cu ajutorul căreia se va evalua importanța
Voi și echipa dvs. ar trebui să vă concentrați pe criterii care să diferențieze clar opțiunile importante de cele neimportante. Încercați să aveți în jur de cinci până la zece criterii diferite.
Vreți să aveți suficiente criterii pentru a discerne în mod rezonabil prioritățile dumneavoastră, dar nu prea multe astfel încât consensul să devină dificil.
De exemplu, puteți include criterii cum ar fi:
- Cât de multă valoare oferă clientului o anumită opțiune
- Dacă este sau nu importantă din punct de vedere reglementar
- impact pe termen lung versus impact pe termen scurt
Când decideți scara de evaluare, este important să o bazați pe un punct de referință concret pe care toată lumea îl va înțelege clar. Tabelul de mai jos ilustrează foarte bine acest lucru, în coloana din dreapta:
Adați fiecăruia dintre criteriile dvs. o valoare ponderată
În continuare, plasați criteriile dvs. în ordinea descrescătoare a importanței, cu opțiunea cea mai importantă în partea de sus, și dați fiecăruia dintre criteriile dvs. o valoare ponderată.
Asigurați-vă că această pondere este agreată de toți cei implicați.
Pentru a extinde exemplul folosit mai sus, ați putea alege să acordați următoarele valori ponderate:
Serviciu sau produs necesar: Pondere = 5
Aliniere strategică: Pondere = 4
Valoare pentru client: Pondere = 4
Acestă valoare ponderată reprezintă importanța relativă a fiecărui criteriu și va fi utilizată pentru a calcula scorul final.
Pregătiți matricea
Faceți o listă a criteriilor dvs. în stânga, cu ponderea, valorile de punctaj și opțiunile în partea de sus, astfel:
Completați toate detaliile rămase și veți fi gata să acordați scorul tabelului dvs.
Scoateți fiecare opțiune
Revizuiți fiecare opțiune în raport cu toate criteriile și decideți ce scor credeți că este adecvat. Nu înregistrați încă această valoare în coloana din dreapta, pentru că încă mai trebuie să calculați ponderile.
Dacă este posibil, este util să determinați punctajele împreună, în echipe, mai degrabă decât singuri. Acest lucru va facilita consensul și va ajuta la atenuarea prejudecăților. În mod ideal, doriți să evaluați fiecare opțiune de către două echipe diferite și să faceți o medie a rezultatelor.
După ce lucrați în echipe, beneficiați de:
- Rezultate mai obiective și mai fiabile
- Dacă aveți un număr mare de opțiuni de analizat, împărțirea volumului de muncă între mai multe echipe poate îmbunătăți eficiența și accelera lucrurile
- Mai multe echipe care notează aceeași opțiune înseamnă că puteți obține informații despre cât de bine au fost definite criteriile dumneavoastră, și dacă toată lumea din organizația dvs. înțelege cu adevărat scopul exercițiului la același nivel
- Consistența și eficacitatea scalei de evaluare pot fi determinate cu mai multă acuratețe
În timpul procesului de notare (dar, în mod ideal, înainte, în etapa de orientare), punerea la dispoziția echipei dvs. a unor resurse, cum ar fi planurile strategice și politicile companiei, vă va ajuta să vă asigurați că membrii echipei dvs. sunt capabili să facă o evaluare corect informată.
Calculați scorurile ponderate pentru fiecare opțiune
După ce ați decis punctajul, înmulțiți scorul corespunzător cu valoarea ponderii fiecărui criteriu și înregistrați valoarea în coloana din dreapta.
În cele din urmă, adunați toate valorile pentru fiecare opțiune și înregistrați scorul cumulat în rândul de jos.
Opțiunile sunt apoi clasate în ordinea priorității pe baza scorului lor total.
Comparați-vă rezultatele cu echipa dumneavoastră
Toată lumea ar trebui să își fi punctat opțiunile și să aibă o listă preliminară de priorități ordonate.
Acum este timpul să aveți o discuție deschisă cu echipa dumneavoastră, unde puteți compara și consolida notele pentru a crea o listă principală cu care toată lumea este de acord.
Dacă există dezacord în cadrul grupului dumneavoastră, evaluările cu valoare numerică permit ajustări rapide și ușoare. Ajustările ar trebui să fie așteptate, iar reglarea fină a sistemului de rating sau a valorilor ponderate ar trebui să fie văzute ca etape în ciclul de îmbunătățire continuă.
În ciuda celor mai bune intenții, trebuie să vă amintiți că matricea de prioritizare este un instrument pentru a stabili o ierarhie de importanță acționabilă. Acesta nu este un instrument universal, iar clasificarea priorităților pentru fiecare opțiune poate (și ar trebui) să fie contestată, indiferent de scorul primit.
Ca o notă finală, este o idee excelentă să treceți rezultatele analizei prin cât mai mulți ochi interesați și relevanți posibil. Părțile interesate, clienții și alți angajați vă vor putea oferi un feedback valoros cu privire la rezultatele analizei matricei de prioritizare.
Șablon gratuit de matrice de prioritizare
Acest model simplu (și gratuit!) șablon de matrice de prioritizare vă va ajuta să simplificați întregul proces de pregătire și utilizare a unei matrice de prioritizare pentru dvs. sau pentru afacerea dvs.:
Click aici pentru a obține șablonul de matrice de prioritizare
Puteți să-l utilizați pentru a eficientiza fiecare etapă, de la a decide ce opțiuni să prioritizați, până la a împărtăși rezultatele dvs. cu părțile interesate relevante, și chiar creează o matrice simplă pentru dvs., în mod automat! Caracteristicile Process Street, cum ar fi logica condițională și datele de scadență dinamice, vă ușurează volumul de muncă din sarcinile repetitive plictisitoare.
Dacă nu ați făcut-o deja, înregistrați-vă astăzi pentru un cont gratuit Process Street și obțineți acest lucru + tone de alte șabloane prefabricate pentru a vă ajuta cu prioritizarea și gestionarea proceselor de afaceri.
Ce urmează?
Ați stabilit prioritățile, acum este timpul să acționați în funcție de ele. Natura priorităților dvs. va determina încotro vă îndreptați de aici.
Cum arată prioritatea dvs. numărul unu? Poate că este o problemă cu un proces specific de care trebuie să vă ocupați, caz în care următorul tabel poate fi util:
Iată câteva metodologii de îmbunătățire continuă pe care le-ați putea folosi pentru a aborda prioritatea dumneavoastră numărul unu:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around
.