Os empregadores tendem a reunir muita papelada sobre os empregados, desde candidaturas e currículos a formulários de benefícios, avaliações de desempenho, documentação disciplinar, informação de contacto e até registos médicos. A lei exige que os empregadores mantenham alguma informação confidencial, mas não toda ela. Este artigo explica quais registros devem ser mantidos em sigilo – e o que fazer se a confidencialidade dos seus registros tiver sido violada.
Regras para Informações Médicas
A maior categoria de registros que deve ser mantida confidencial é a informação médica. A Lei dos Americanos Portadores de Deficiência (ADA), a Lei de Não Discriminação de Informações Genéticas (GINA) e a Lei de Portabilidade e Prestação de Contas do Seguro de Saúde (HIPAA) têm regras muito rígidas sobre como os empregadores devem manter certos tipos de informações médicas. A intenção geral destas regras é proteger a privacidade dos empregados e impedir que os gestores tomem decisões discriminatórias no local de trabalho com base na deficiência ou informação genética do empregado.
A partir da ADA, por exemplo, os registros e informações médicas devem ser mantidos em um arquivo separado do arquivo pessoal regular do funcionário, e devem ser mantidos confidenciais (por exemplo, em um armário de arquivos separado e trancado ou online atrás de um firewall seguro). Esses registros podem ser vistos apenas:
- por trabalhadores de segurança e primeiros socorros, se necessário para fornecer tratamento médico ao funcionário ou para elaborar procedimentos de evacuação
- pelo supervisor do funcionário, se a incapacidade do funcionário exigir deveres restritos ou acomodação razoável
- por funcionários do governo, se exigido por lei, e
- por companhias de seguro que exigem um exame médico.
Se um empregador (ou mais tipicamente, o departamento de RH) não seguir estas regras, e a confidencialidade dos registros médicos de um empregado for comprometida, o empregado pode processar por violação da ADA.
Outros Tipos de Registros
Muitas poucas regras exigem especificamente que os empregadores mantenham outros tipos de registros de pessoal confidenciais. Contudo, empregadores inteligentes observam alguns protocolos de senso comum para manter a privacidade dos registros que podem levar a problemas legais se eles caírem em mãos erradas. Aqui estão alguns exemplos:
- I-9 formulários. Nestes formulários oficiais do governo, os empregadores têm que verificar se os empregados estão autorizados a trabalhar nos Estados Unidos. (Para mais informações sobre os formulários I-9, veja Procedimentos de Verificação de Empregadores em Vistos de Trabalho e Status de Imigração). Os empregadores não podem contratar empregados que não tenham autorização de trabalho. Além dessa proibição, entretanto, os empregadores não podem tomar decisões de trabalho com base na origem nacional ou status de cidadania do empregado. Como os formulários I-9 podem conter essas informações, os empregadores experientes não as disponibilizam para todos na empresa. Quanto menos pessoas tiverem acesso a estas informações, menos pessoas estarão em posição de discriminar o empregado com base nestas informações. Embora os empregados não possam processar apenas porque um empregador não manteve os formulários I-9 confidenciais, um empregado poderia processar por discriminação, se isso fosse o resultado final da violação.
- Registros de investigação. Muitos empregadores mantêm arquivos sobre investigações no local de trabalho (de uma queixa de assédio ou incidente de roubo, por exemplo) em arquivos confidenciais separados. Isto não é legalmente exigido, mas evita problemas legais. Por exemplo, um gerente acusado de discriminação pode olhar no arquivo para ver quais empregados reclamaram ou foram testemunhas contra ele – e depois retaliar contra esses empregados. Ou, um funcionário de RH pode ler o arquivo, e depois fofocar com colegas de trabalho sobre quem disse o quê sobre quem, o que poderia levar a reclamações por difamação contra a empresa.
- Records from background checks. Se um empregador executa rotineiramente relatórios de crédito, verificações de antecedentes criminais ou outras investigações de empregados ou candidatos, estes materiais também devem ser mantidos confidenciais. Por exemplo, a lei estadual pode proibir um empregador de tomar decisões de trabalho com base no registro de crédito ou prisão de um empregado. Se os gestores tiverem acesso a estes materiais e os utilizarem para tomar medidas contra um empregado, o empregador poderá enfrentar responsabilidade legal.
Se a sua confidencialidade for violada
Se a sua informação privada tiver sido vazada no local de trabalho, as suas opções legais dependem do tipo de registos, das circunstâncias da violação e das consequências para si. Em muitos casos, mesmo que você se sinta constrangido pela violação, você pode não ter nenhum recurso legal a menos que alguém no trabalho tenha usado a informação de forma ilegal (por exemplo, como base para discriminá-lo). Um advogado de emprego experiente pode ajudá-lo(a) a descobrir se os seus direitos legais foram violados, e o que pode fazer em relação a isso.