Em usos institucionais maiores, um arquivo de tickler seria cronológico, com uma seção para cada ano ou dia, às vezes abrangendo mais de um século em tantos detalhes quanto apropriado (especialmente para datas longínquas no futuro). Uma técnica mais comum é ter cartões de índice com quarenta e três divisores ou um sistema com quarenta e três pastas ou dois arquivos de acordeão. As quarenta e três divisões vêm da soma de dois números, trinta e um e doze, correspondendo ao máximo de trinta e um dias em um mês gregoriano ou juliano e os doze meses em um ano.
Usando pastas, os itens programados para o mês atual são colocados dentro da pasta diária apropriada. Os itens que precisam ser feitos em um mês futuro são colocados na pasta mensal correspondente. Todos os dias, a pasta diária atual é esvaziada e colocada na parte de trás do conjunto. No início de um novo mês, os itens para aquele mês são removidos da pasta mensal e colocados nas pastas diárias correspondentes.
Sistemas simples que envolvem muitas tarefas repetitivas ao longo do tempo tendem a usar e reutilizar cartões de índice de tamanho apropriado, com sistemas mais complexos usando “arquivos de acordeão” expansíveis, pastas de arquivos, ou mesmo salas inteiras cheias de armários de arquivos. Sistemas modernos são normalmente mantidos em bases de dados informatizadas ou com ferramentas simples como um arquivo “calendário” Unix, um calendário do Microsoft Outlook, etc.