Muitas grandes reuniões e conferências corporativas iniciam o programa do evento com o que é uma sessão de abertura, às vezes chamada de sessão plenária ou sessão geral de abertura. Estas sessões são mais frequentemente associadas a grandes conferências, congressos ou convenções, mas também podem ser usadas para eventos corporativos menores.
Sessões de abertura são sempre programadas para um período de tempo definido no início do programa. Normalmente, elas funcionam de uma a duas horas. As apresentações que são agendadas durante estes horários podem oferecer aos organizadores do evento e aos anfitriões uma oportunidade única de se dirigirem aos seus participantes.
O que constitui uma Sessão de Abertura?
As sessões gerais de abertura são caracterizadas por uma apresentação agendada ou uma série de apresentações por uma variedade de oradores. Elas são voltadas para o público em geral.
Alguns programas de eventos eventualmente oferecem sessões de abertura simultâneas nas quais os participantes se dividem em grupos menores para apresentações e workshops. Outros dividem a audiência quase imediatamente para sessões dedicadas a determinados papéis, conjuntos de habilidades ou interesses. Mas a sessão plenária serve como uma oportunidade para abordar todos os participantes do evento em conjunto.
O líder do organizador pode escolher cobrir itens gerais da agenda e delinear os objetivos do programa geral. As sessões de abertura normalmente incluem também um orador principal e outros apresentadores que ajudam a definir o tom da convenção.
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Estas apresentações podem ser realizadas em vários formatos, mas as sessões em si, por definição, são abertas a todos os participantes.
Por que começar com uma sessão plenária?
As sessões gerais de abertura mais eficazes são aquelas que são organizadas em benefício do público e dos participantes do evento, não dos organizadores do evento. Os organizadores do evento podem aproveitar a oportunidade para tratar de negócios da empresa ou associação, logística do evento e itens da agenda, mas uma grande sessão plenária também deve entreter e motivar o público.
Programas eficazes requerem o envolvimento e interesse do público. Os organizadores do evento devem lutar para recuperar esse interesse, caso o percam desde o início. As sessões de abertura geral devem começar o programa com uma nota forte.
Objetivos e Propósitos
As grandes sessões de abertura tendem a abordar alguma combinação dos seguintes objetivos:
- Motivar, educar e/ou entreter e engajar o público.
- Definir o tom para o programa.
- Criar uma experiência memorável.
- Partilhar informações importantes.
As melhores sessões gerais de abertura cumprem todos estes objectivos. A sessão plenária para uma conferência anual pode incluir uma mensagem de boas-vindas do presidente da organização, seguida de um discurso do emcee que servirá como moderador durante todo o evento.
A sessão plenária pode terminar com uma nota forte com um orador convidado que fará uma apresentação sobre como motivar os participantes a atingir certos objectivos.
Quando for feita correctamente
Uma boa sessão geral de abertura irá definir o ambiente para todo o evento. Você vai manter o interesse se conseguir manter a sua sessão plenária animada. Você quer motivar os participantes. Importe algumas informações que eles não sabiam antes como uma amostra das coisas que estão por vir. Faça uma conexão com eles.
E, sim, é bom dar um pouco de entretenimento, mas você não quer que o entretenimento seja o show inteiro.