Tecnologias em evolução, globalização contínua e mudança de normas sociais são apenas alguns dos desafios enfrentados pelas organizações modernas. As empresas devem se adaptar rapidamente às mudanças ou ser superadas por seus concorrentes mais ágeis. E para ser franco, a adaptação muitas vezes requer um redesenho organizacional completo.
Mas como você mesmo adivinhou ou experimentou, um redesenho orgânico bem sucedido é um empreendimento bastante pesado. E de acordo com a pesquisa da McKinsey & Company, menos de 25% dos redesigns organizacionais são bem-sucedidos.
Se o seu negócio está no cume de tal esforço, este artigo cobrirá tudo o que você precisa saber antes de começar. Vamos abordar exactamente o que é o design org e porque é importante, os modelos e frameworks mais comuns, e os maiores desafios que irá enfrentar no design organizacional.
- O que é o Design Organizacional?
- Por que é importante?
- Modelos Comuns de Desenho Organizacional
- Exemplos reais de Redesenho Organizacional
- Desafios do Desenho Organizacional
- Ferramentas para ajudar no Desenho Organizacional
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O que é Desenho Organizacional?
No nível mais básico, o desenho organizacional é um processo sistemático para estabelecer os princípios e estruturas que guiam uma empresa ou organização para alcançar seus objetivos.
Fonte
Designs organizacionais bem sucedidos devem incorporar esses elementos:
- Estratégia – Por que um negócio existe e que vantagem tem sobre os concorrentes
- Estrutura – Como as pessoas estão organizadas hierarquicamente
- Sistemas – Os processos para submeter relatórios departamentais, recompensar funcionários ou alocar recursos, por exemplo
- Processos – Os métodos e tecnologias que as pessoas usam para fazer o seu trabalho
- Pessoas – O tipo de talento que deve ser contratado entre departamentos, a fim de cumprir os objectivos de toda a empresa
- Cultura – Comunicação, colaboração ou estilos de gestão
Cuidado que esta não é uma lista exaustiva, e você vai abordar vários tópicos, dependendo da metodologia ou modelo que a sua orgia escolher para seguir.
E, na maioria das vezes, você vai contratar uma empresa de design ou consultor para ajudar a estabelecer os processos e a estrutura orgânica correta. As empresas são boas em pegar os princípios e modelos desenvolvidos por décadas de pesquisa e adaptá-los para o seu negócio.
Por que é importante o Design Organizacional?
Estruturas org ineficazes, inexistentes ou desatualizadas geralmente levam a:
- Silos rígidos causados por muita estrutura e não sistemas ou práticas culturais suficientes para contrabalançá-los.
- Uma cultura onde as pessoas não se sentem capacitadas para assumir responsabilidades, resistir a fazer tarefas fora das suas descrições de trabalho, ou adiar a tomada de decisões por medo de pisar nos dedos dos pés de outra pessoa.
- Produção ineficiente e redundâncias causadas por sistemas mal desenhados.
- Reduzida satisfação do cliente, o que acontece quando uma estrutura orgânica não inclui o feedback do cliente como um dos elementos chave, levando a produtos ou serviços que ninguém realmente quer.
- Um negócio menos lucrativo, o resultado natural de funcionários sem poder, esforços redundantes e produtos que não agradam aos clientes.
Mas aqui está a boa notícia. As empresas que repensam e redesenham sua estrutura orgânica podem ver estes benefícios de alto nível:
- Inovação incrementada apoiada por uma estrutura orgânica projetada de forma holística, alocação eficiente de recursos e uma cultura de colaboração.
- Rentabilidade incrementada graças a inovações centradas no cliente combinadas com ciclos de produção mais rápidos.
- Fácil e funcionários mais engajados que prosperam em uma cultura de colaboração e sentem que seus esforços não são desperdiçados em processos ineficientes.
- Uma visão clara e um roteiro para o futuro do negócio, que é compreendido por todos em todos os níveis da organização.
Felizmente, os principais pesquisadores e especialistas desenvolveram vários modelos de redesenho organizacional que permitem às empresas desfrutar destes benefícios.
Modelos comuns de design organizacional
Existem inúmeras abordagens ao design organizacional, mas há algumas que se destacam e são adotadas com mais frequência do que outras.
McKinsey’s 7S Design Model
O modelo 7S é um dos mais referenciados para o design organizacional. Foi desenvolvido por Robert H. Waterman, Jr. e Tom Peters para a McKinsey & Company nos anos 80, e foca-se nos sete “S “s inerentes à maioria das organizações:
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Este design é descrito como tendo elementos duros e suaves – isto é, aqueles que são tangíveis e aqueles que são mais intangíveis.
Os elementos duros são estratégia (o plano de negócios), estrutura (como as pessoas estão organizadas), e sistemas (relatórios, recompensas e alocação de recursos). Os elementos leves são valores compartilhados (cultura da empresa), habilidades (habilidades essenciais), pessoal (o talento) e estilo (como os gerentes lideram).
O modelo 7S também tenta ilustrar como esses elementos se alinham e se constroem uns com os outros. Entender como os diferentes “S” interagem é fundamental para antecipar o que vai acontecer em toda a organização quando as mudanças forem feitas.
A limitação deste desenho é que ele não tem um ponto de vista claro sobre como decretar as mudanças propostas. Também negligencia inputs externos, como a satisfação do cliente, e como eles podem desempenhar um papel na forma como a empresa se organiza.
Modelo Estrela de Jay Galbraith
Dos modelos mais comuns, o de Jay Galbraith é o mais antigo. O falecido teórico organizacional desenvolveu o Star Model nos anos 60 e o aperfeiçoou ao longo de sua carreira.
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Os cinco componentes do Modelo Estrela abrangem muitos dos elementos duros e moles detalhados no modelo 7S, mas com menos foco na cultura da empresa e mais atenção dada aos incentivos, recompensas ou remuneração dos empregados.
Como o modelo 7S, o Modelo Estrela não leva em conta as influências externas e inputs. Ele também não considera o papel dos resultados e como a resposta do cliente a um produto deve influenciar o design da organização.
O Modelo de Transformação do Centro de Design Organizacional
O Modelo de Transformação é uma estrutura criada e usada pelo Centro de Design Organizacional. Ele se concentra em oito variáveis principais e procura abordar as limitações dos modelos 7S e Star. Aqui está como ele se parece:
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Além de alguns dos elementos duros e suaves vistos nos modelos 7S e Estrela (estratégia, sistemas, estrutura, etc.), este modelo presta atenção aos inputs ambientais. Estes inputs são coisas como mudança de gostos dos clientes, novas tecnologias, concorrência ou leis.
O modelo também incorpora resultados de produção, tais como métricas de vendas e feedback dos clientes. Ter uma compreensão firme do desempenho atual de uma empresa indica o que precisa ser mudado ou melhorado a qualquer momento. Isto torna o Modelo de Transformação teoricamente mais adequado para a adaptabilidade organizacional.
Desconstruindo silos e incluindo o feedback dos clientes no desenho org, a empresa está melhor preparada para se adaptar às mudanças nos gostos dos clientes a cada ciclo de produção.
Observar o antes e o depois da estrutura org abaixo. Com o Modelo de Transformação aplicado, os departamentos de vendas, engenharia e controle de produção trabalham em conjunto para responder aos desejos dos clientes. Ao desconstruir os silos e incluir o feedback do cliente no desenho org, a empresa está melhor preparada para se adaptar às mudanças nos gostos dos clientes a cada ciclo de produção.
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O exemplo acima é um desenho real implementado por uma empresa na indústria do alumínio. Com a ajuda dessas mudanças de alto nível, a empresa aumentou as vendas de uma linha de produtos em 50% e as margens em 25%.
Exemplos de Real-Word de Redesigns Organizacionais
Estratégia& Abordagem de DNA
Estratégia&, uma equipe de consultoria estratégica global, orienta o design org com sua abordagem proprietária de “DNA”.
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Muitos dos componentes deste modelo são semelhantes aos elementos encontrados nos três primeiros modelos, mas com nomes diferentes. Por exemplo, “Recompensas” tornou-se “Motivadores” e “Cultura” tornou-se “Conjuntos de Mente”.
Outra diferença chave é que a Estratégia& reconhece que cada elemento é parte de um par complementar. Ao invés de elementos serem “duros” ou “suaves”, eles são vistos como sendo dois lados da mesma moeda.
Por exemplo, o par no topo do gráfico descreve como as decisões são tomadas. No lado formal, os processos estabelecidos influenciam como as decisões são tomadas, e no lado informal, os valores e expectativas humanas desempenham um papel.
O ponto feito pelos pares na abordagem do DNA é que para uma org para mudar os processos de tomada de decisão, ela deve considerar métodos para mudar as regras escritas, bem como as normas de comportamento. Isso cria uma imagem mais holística de como uma organização funciona.
A Abordagem de Design Inteligente doBCG
Os modelos 7S, Star e Transformation assumem todos que os componentes duros e suaves de uma unidade da organização resultam. A BCG, uma empresa de consultoria de gestão, afirma que os resultados de negócios não são diretamente influenciados por componentes rígidos e suaves. Veja se você pode detectar a diferença em seu modelo de design organizacional:
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De acordo com a BCG, os comportamentos são a principal força de qualquer negócio. Componentes duros e macios influenciam os resultados apenas indiretamente. O modelo BCG foca em como os componentes duros e suaves influenciam o comportamento humano, o que por sua vez conduz aos resultados.
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Ao liderar um redesenho org, a abordagem de Design Inteligente dá três passos principais:
- Estabelecer a razão para a reorganização, ou seja o que a empresa gostaria que seu desempenho fosse comparado ao que é agora
- Zero nos comportamentos dos funcionários que irão fechar a lacuna entre o desempenho atual e o desejado
- Determinar o que precisa acontecer para encorajar esses comportamentos
A abordagem doBCG inclui muitas opções de como encorajar certos comportamentos. Estas variam desde estruturas organizacionais adaptadas para refletir as prioridades de uma empresa (por exemplo, menos camadas de liderança para facilitar uma tomada de decisão mais rápida) até processos de avaliação de funcionários que se concentram menos na atribuição de culpa por deficiências e mais na recompensa de comportamentos cooperativos.
Desafios do Design Organizacional
Aven quando você aplica qualquer um dos modelos acima, ainda haverá alguns desafios. Aqui estão apenas alguns dos desafios mais comuns que tornam os modelos e frameworks de redesenho organizacional menos que perfeitos:
Todos os modelos precisam de algum grau de personalização
As organizações são entidades complexas, cada uma com seus próprios objetivos, recursos, restrições e insumos ambientais. As empresas não só precisam ser seletivas sobre qual modelo elas baseiam seu redesenho, mas também precisam pensar cuidadosamente sobre como personalizar o modelo para melhor se adequar às necessidades de sua organização.
É aqui que entra uma empresa externa. Um especialista em redesenho ajuda os líderes da empresa a entender as melhores maneiras de personalizar um modelo para sua situação, pois ele ou ela provavelmente já viu quais mudanças funcionam e quais não funcionam para organizações similares.
Modelos do século 20 tentam resolver os desafios do século 21
Muitos dos modelos de desenho organizacional mais aceitos surgiram de pesquisas feitas nas décadas de 1960, 70 e 80. Embora tenham sido refinados ao longo dos anos por pesquisadores e consultores, eles ainda estão enraizados em trabalhos que aconteceram durante uma época diferente. Não é difícil imaginar porque é que os desafios que as empresas enfrentam hoje em dia são em muitos aspectos muito diferentes dos desafios de 50 anos atrás.
As organizações concentram-se demasiado na hierarquia durante o processo de design
Muitas vezes, as pessoas ouvem a palavra “design organizacional” e assumem que isso significa baralhar as caixas no organograma de uma empresa. Enquanto a estrutura da hierarquia dos funcionários de uma organização é certamente importante, é apenas uma parte do desenho organizacional.
Um artigo da McKinsey Quarterly de 2015 resumiu isto com uma metáfora impressionante: “Muitos líderes tendem a ignorar a outra estrutura, processo e elementos das pessoas que fazem parte de um completo redesenho, reorganizando assim as cadeiras de convés, mas não conseguindo ver que o bom navio Titanic ainda pode estar a afundando.”
Como, onde e quando as pessoas trabalham está evoluindo
Remotar empregados, consultores e novas tecnologias de comunicação sem dúvida têm um impacto em um design org. Modelos de design devem aproveitar novos métodos de colaboração e deixar um pouco de espaço para incorporar futuras inovações.
Pronto para lançar um Redesenho Org?
Redesenho organizacional é complexo, mas ninguém conhece o seu negócio tão bem como a sua equipa de liderança. Para obter apoio, comece por encontrar um especialista externo que valorize o seu conhecimento da organização e demonstre vontade de adequar as estruturas de acordo com os desenvolvimentos externos e internos.
As empresas que pensam no futuro, como The Center for Organizational Design, Strategy&, e BCG estão reimaginando modelos de design e priorizando a personalização para os seus clientes. Mesmo que sua empresa não possa trabalhar com essas empresas específicas, considere consultores com uma filosofia similar de inovação e customização.
Ferramentas de Redesenho Organizacional
O software de organograma do Pingboard ajuda a visualizar facilmente o seu redesenho organizacional. Use-o para esboçar várias versões da sua estrutura organizacional, depois convide outros a colaborar ou visualizar os desenhos propostos. O Pingboard também o ajuda a identificar os funcionários certos para liderar novos departamentos ou preencher novas funções. Com o diretório de funcionários do Pingboard você pode encontrar candidatos procurando pelas habilidades e experiência que você precisa.
Aqui está um exemplo de organograma interativo do Pingboard que ajuda as pessoas a projetar sua organização:
Build your org chart today! Nós estamos sempre aqui se você precisar de alguma ajuda.
Utilize nosso software de organograma para redesenhar sua organização hoje, e depois compartilhe o Pingboard com seus funcionários para aumentar o engajamento, a transparência e a camaradagem em toda a sua força de trabalho. O Pingboard conecta a sua organização com estas ferramentas:
- Um diretório de funcionários com dados divertidos e perspicazes
- Um programa de reconhecimento entre pares para ajudar a celebrar os funcionários
- Uma simples ferramenta Fora do Escritório para aumentar a transparência em torno de quem está trabalhando quando e onde
- Quiz Quem é Quem para ajudar os colegas de trabalho a aprender nomes e papéis
Não importa como você redesenha sua organização O Pingboard pode ajudar a comunicar a mudança e conectar sua força de trabalho. Comece hoje mesmo!