Nenhum homem é uma ilha.
Somos todos dependentes uns dos outros e da sociedade como um colectivo para servir as nossas necessidades e gerar impulso como uma corrida.
O mesmo cenário e lógica reflectem-se no domínio da gestão de projectos.
Não existe nenhuma actividade ou tarefa isoladamente.
Cada item depende da saída de outra atividade de alguma forma e contribui para o resultado final do projeto.
A relação entre as duas tarefas é definida como a dependência entre elas.
Neste artigo, vamos desenvolver o significado de dependência, descobrir como ela está relacionada a restrições, falar sobre os diferentes tipos de dependências e, em seguida, olhar para um processo rápido de três etapas para lidar efetivamente com as dependências em um projeto.
Se você é um gerente de projeto, trate essas informações como uma atualização. Se você está reunindo conhecimento, o blog é tudo que você precisa para dominar as dependências em um ambiente operacional.
O que é uma Dependência?
No mundo ao seu redor, uma dependência é o estado de existência de uma entidade ou um item tal que sua estabilidade é ditada por outra entidade ou recurso.
Por exemplo, as crianças são dependentes dos pais para o cuidado e sustento. Os idosos são muitas vezes dependentes da sua prole para o mesmo. E os trabalhadores são em grande parte dependentes de corporações para dinheiro e renda.
No cenário de um projeto, a definição de dependência muda um pouco.
Uma dependência de projeto é uma relação lógica, baseada em restrições ou preferencial entre duas atividades ou tarefas, de modo que a conclusão ou o início de uma depende da conclusão ou início da outra.
Se você estiver pintando uma tela, a aplicação da tinta a óleo é uma atividade. E a preparação da tela é outra. Você não pode usar a tinta a menos que a superfície tenha sido pincelada com o primer.
Assim, uma atividade depende da outra.
Se o primer não estiver disponível por 3 dias devido a uma greve de suprimentos, a conclusão da pintura será atrasada por 3 dias porque você não será capaz de iniciar seu trabalho.
alguns termos relacionados à dependência:
Os seguintes são alguns termos comuns que estão sempre associados com dependências de projetos.
Constraint
As dependências e restrições têm uma relação de causa e efeito. Em sua forma mais simples, uma restrição é uma restrição dentro dos limites da qual a tarefa tem que ser completada ou executada. Uma restrição pode ser impulsionada pela falta de recursos como dinheiro e homem-poder, escassez de tempo disponível e até mesmo falta de experiência. Às vezes as restrições podem dar origem a dependências.
Se houver quatro bolos a serem cremados e apenas um padeiro suficientemente competente para o fazer, então o cremado de um bolo depende automaticamente da conclusão do cremado de outro. Aqui uma restrição produziu uma dependência.
Em outras configurações, uma dependência pode ser a razão por trás de uma restrição. Em uma alfaiataria, a costura real não pode prosseguir, a menos que as medidas sejam tomadas primeiro. Essa é uma dependência lógica de boa-fé. Se a medição leva 20 minutos e a costureira tem apenas duas horas para completar o vestido, então sob as circunstâncias, ela terá apenas 100 minutos para cumprir o prazo. Isto porque os 20 minutos passados na sala de medição não são negociáveis e não há como contornar a dependência.
A gestão clássica do projecto define três restrições de custo-tempo-escopo que podem ser consideradas como os três lados de um triângulo. A área do triângulo é a qualidade dos produtos a serem entregues. Quaisquer alterações introduzidas nas restrições alteram a área do triângulo e, portanto, a qualidade geral do projeto.
Um bom gerente de projeto é alguém que pode acompanhar todas as restrições e dependências e realocar recursos de uma forma que garanta a qualidade final do projeto.
Lead e Lag
Lead e Lag estão ambos relacionados às dependências.
Lead é definido como a duração do tempo pelo qual uma atividade sucessora pode ser avançada ou acelerada em relação à tarefa predecessora. Vamos supor que uma tarefa B está programada para começar quando a tarefa A estiver concluída, que é em 10 dias. No entanto, se B for iniciada apenas 5 dias após A, então nas circunstâncias, B tem uma vantagem de 5 dias inteiros.
Isso só pode ser feito quando a dependência entre A e B é discricionária – isto é, iniciar B na conclusão da tarefa A é uma melhor prática ou conveniência e não ditada por lógica e restrições.
Lag, por outro lado, é a duração do tempo pelo qual uma tarefa sucessora tem que ser adiada em relação à tarefa precedente. Geralmente não é desejável no domínio da gestão de projectos.
Caminho Crítico
Já cobrimos o Caminho Crítico com grande detalhe. Mas apenas para recapitular, um Caminho Crítico é a mais longa cadeia ininterrupta de actividades sequenciais ou tarefas dependentes, de tal forma que alterar a duração da conclusão dos itens de qualquer forma impacta directamente o prazo do projecto, levando a possíveis violações.
Embora fazer um bolo, cozer a massa e decorar a esponja façam parte da cadeia do Caminho Crítico. Qualquer atraso nestas tarefas irá atrasar a apresentação do bolo na mesa de convidados.
Diferentes Tipos de Dependências que Você Deve Saber:
Dependências podem ser categorizadas de várias formas baseadas em condições como conclusão e início das tarefas, a relação das tarefas com o projeto e a empresa e o motivo da existência da dependência.
Causal, Recurso &Dependências Preferenciais
dependênciasausais ou lógicas são aquelas dependências que não podem ser evitadas. Elas são intrínsecas à natureza do projeto e à natureza das tarefas envolvidas.
Seu estômago não pode digerir alimentos a menos que você os coma primeiro. Isto é uma dependência causal ou lógica. Sem a conclusão de uma etapa, a próxima não pode ser iniciada de forma alguma.
As dependências baseadas em recursos são impulsionadas por restrições. Como já discutimos, se há apenas um número limitado de profissionais qualificados disponíveis para trabalhar em um projeto, muitas vezes há uma necessidade de proceder sequencialmente simplesmente porque não há mãos (ou mão-de-obra) suficientes para completar tudo simultaneamente.
Quando há restrições baseadas em recursos e, portanto, dependências, geralmente não há dependência causal – isto é, todas as atividades podem ser abordadas em conjunto se os facilitadores necessários estiverem presentes.
As dependências preferenciais são dependências que são guiadas pela melhor prática ou conveniência. Elas são geralmente introduzidas em projetos para focar na qualidade dos produtos a serem entregues. Os construtores gostam de embeber a fundação do telhado por pelo menos 5 a 7 dias antes da colocação das telhas.
Podem ir em frente e fazê-lo imediatamente sem se preocuparem com o “assentamento e embebição”. Mas isto é suposto comprometer a integridade da estrutura. E assim surge uma dependência preferencial.
FS, SF, FF & Dependências SS
Uma dependência FS ou Finish to Start é a dependência mais comum e lógica tanto na gestão de projectos como no mundo real. Uma determinada tarefa B não pode iniciar a menos que a tarefa A seja completada satisfatoriamente. Neste caso, a tarefa B geralmente precisa utilizar ou construir na saída da tarefa A de alguma forma.
A dependência SF ou Start to Finish é complicada. Ela diz que a tarefa sucessora (vamos chamá-la de tarefa B) não pode terminar a menos que a tarefa predecessora (vamos chamá-la de tarefa A) tenha começado. No entanto, uma vez que A é iniciada, B pode ser fechada a qualquer momento.
O melhor exemplo é o da facturação de um cliente (tarefa B). Geralmente sinaliza a conclusão de um projeto. Imagine que você precisa entregar 5 bouquets para uma festa. Você ‘executa o relógio’ no cliente assim que recebe a encomenda porque começa a trabalhar na montagem e, na verdade, o comprador começou a pagar pelo seu tempo. Mas você não pode realmente faturar o cliente a menos que a entrega dos bouquets (tarefa A) seja feita.
As dependências do Inicio ao Fim são comuns em horários de funcionários Just in Time onde os trabalhadores não recebem slots definidos. Eles são solicitados a vir ao escritório à medida que e quando os projetos forem surgindo.
Uma dependência SS ou Start to Start diz que a atividade sucessora não pode iniciar a menos que a atividade predecessora tenha sido iniciada. Mas após essa restrição inicial, as duas atividades podem prosseguir em paralelo. Por exemplo, assar o bolo e fazer a cobertura é um exemplo de uma dependência inicial para iniciar. Assim que se coloca a massa no forno (tarefa A), é possível começar a fazer a cereja (tarefa B).
SS dependências geralmente existem por causa de restrições baseadas em recursos. Imaginemos que um ajudante se materializa e o ajuda a assar a sobremesa. A cobertura então não depende mais de quando você coloca a massa no forno. A dependência SS só se aplica se você estiver preparando o bolo sozinho.
Uma dependência FF ou Finish to Finish diz que a tarefa sucessora não pode terminar a menos que a tarefa antecessora também esteja terminada. Eles não precisam terminar juntos.
O cabelo e a maquilhagem da mulher que acompanha uma estrela de cinema a um tapete vermelho não pode dar os toques finais a menos que a actriz chegue ao local. Caso contrário, o frescor do look não se aguenta.
É assim que funciona uma dependência Finish to Finish.
The Outside – Inside Dependency Grid
A maior parte das vezes certas dependências de tarefas são internas a um projecto e externas à empresa ou internas à empresa mas fora do círculo directo de influência do gestor do projecto. As várias combinações são discutidas abaixo.
Empresa In – Projeto Em Dependências: Estas aplicam-se a tarefas sequenciais – aquelas que têm de ser abordadas de acordo com um fluxo lógico predefinido.
Company In – Project Out Dependencies: Estas se aplicam a tarefas que são cuidadas por outros departamentos. Certas atividades relacionadas a projetos in-department podem depender de seus resultados mas não estão sob o controle direto do gerente do projeto.
Company Out – Project In Dependencies: As atividades encomendadas a fornecedores terceirizados são um exemplo ideal desta categoria. A saída tem uma relação direta com o projeto, mas os fornecedores não são empregados pela empresa.
Empresa Fora – Dependências de Projeto Fora: Para que um projeto seja concluído, o edifício da empresa deve ser robusto e acessível. Se por algum motivo a construção for considerada defeituosa, então a retomada dos trabalhos dependerá do veredicto do município. Este é um fator externo à empresa e ao projeto, mas pode afetar negativamente os resultados.
Como lidar efetivamente com as dependências no gerenciamento do projeto:
Se você usar uma solução robusta de software de gerenciamento de projetos, as dependências de tarefas e visões relacionadas são sempre uma parte importante do painel.
- Brainstorming todas as dependências de projetos possíveis e restrições associadas, tendo em mente o modelo de restrições triplas. Se existem muitas dependências e restrições, você pode ir em frente e identificar o Caminho Crítico também. Isto assegurará que seu foco e atenção estejam nas tarefas que podem impactar o resultado final.
- Envolva-se com as partes interessadas e certifique-se de que elas entendam quais são as dependências e restrições mais importantes. Se os componentes do Caminho Crítico estiverem incluídos na carta do projecto, então as partes interessadas são automaticamente intimidadas por eles.
- Riscos e desafios associados a estas dependências e constrangimentos. Você pode querer ter uma reunião interfuncional para ter múltiplas perspectivas a bordo. Uma vez que você sinta que cobriu a maioria das circunstâncias perturbadoras previsíveis, então vá em frente e encontre soluções ou ações preventivas para gerenciar o impacto das perturbações sobre as dependências e restrições.
O resultado da terceira etapa será adicionado aos documentos de mudança e gerenciamento de riscos.
As dependências são inevitáveis em um projeto. Você raramente encontrará um em que todas as tarefas e atividades sejam independentes umas das outras.
Mas não tema, as dependências podem ser aproveitadas a seu favor se você puder encontrar formas legítimas de acelerar o tempo de execução das atividades do caminho crítico.
Pense nisso.