A maioria de nós entende o valor do planejamento e da preparação. Um jogo desportivo sem um plano de jogo significa fumegar no campo. Um grande evento sem todos os detalhes no local leva ao caos.

Apesar deste conhecimento, muitas vezes falhamos em priorizar o planejamento onde ele mais importa: nossa vida diária. Começar pela manhã sem um plano claro nos leva ao fracasso.

Estabelecemos metas na ordem das estações e anos, mas é o que fazemos a cada dia – os hábitos que adotamos, as tarefas que completamos, e as coisas que priorizamos – que se compõem ao longo do tempo em sucesso ou fracasso. Alguns dias sem rumo a cada mês podem nos ajudar a redefinir e encontrar o equilíbrio. Mas quando nossos dias sem intenção excedem nossos dias com propósito, acabamos perdendo nossos objetivos e nos perguntando para onde todo o tempo foi.

A melhor defesa contra dias agitados mas improdutivos é um bom ataque na forma de um ritual de planejamento diário. Este artigo vai guiá-lo através de como planejar seus dias para uma produtividade mais calma, mais focada, que o aproxima dos seus objetivos. Enquanto o planejamento do seu dia deve levar apenas 10-15 minutos, as estratégias básicas para planejar um dia com intenção valem a pena ser exploradas na íntegra.

Faça do planejamento regular um hábito

James Clear, o autor mais vendido de Hábitos Atômicos, acha que a motivação é superestimada: “Pare de esperar que a motivação ou inspiração o atinja e estabeleça um horário para os seus hábitos”. A motivação flui da acção, não o contrário.

É por isso que ter um ritual de planeamento diário é tão importante. Algumas manhãs sentimo-nos motivados para aproveitar o dia e criar uma lista de afazeres que reflecte as nossas grandes ambições. Mas esses dias são a exceção. Precisamos de fazer as coisas mesmo quando acordamos cansados e desengatados, querendo voltar para a cama ou ansiando por sexta-feira às 17 horas. Esses são os dias em que é mais importante abordar o dia com um plano.

Comece ajustando um alarme para a sua sessão de planejamento diário à mesma hora todos os dias – seja durante um ritual de desligamento do trabalho ou logo pela manhã. Para facilitar a construção do hábito, junte a sua nova sessão de planeamento diário com um hábito já existente como beber o seu café da manhã ou ouvir música.

Agrupar uma sessão de planeamento diário com um hábito já existente.

Utilizar um aplicativo de lista de afazeres como Todoist para definir uma tarefa recorrente para planejar o seu dia, ou simplesmente colocar um alarme no seu telefone.

Utilizar um aplicativo de lista de afazeres como Todoist para definir uma tarefa recorrente para planejar o seu dia.

Habits são mais fáceis de construir quando vemos os resultados da nossa dedicação de imediato. Felizmente, planejar o seu dia é um hábito que compensa imediatamente. Você se sentirá mais organizado, focado e motivado com um plano para as próximas horas. Com o tempo, planejar o seu dia se tornará uma segunda natureza.

Precisando problemas para transformar o planejamento diário em um hábito reflexivo? Não quebre a corrente!

Calme seu hábito de planejamento diário nos fins de semana, mesmo que você esteja visando um dia descansado. Adicione recados, um filme ou datas de jantar à sua lista de afazeres diários num sábado ou domingo para criar um espaço real na sua agenda para relaxamento, lazer e projectos paralelos.

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Criar a sua lista de afazeres em torno dos seus objectivos

Fazer um hábito do seu planeamento diário é uma coisa. Assegurar que o seu plano está de facto a levá-lo em direcção aos seus objectivos maiores é outra coisa. Use sua sessão de planejamento diário para ter certeza de que suas tarefas diárias estão alinhadas com seus objetivos de longo prazo. Aqui estão alguns passos para chegar lá:

Passo um: Dividir os seus grandes objectivos

Dividir os seus objectivos em tarefas diárias. Por exemplo, você não pode adicionar “ficar em forma” à sua lista de tarefas diárias, mas você pode adicionar tarefas como “passar 30 minutos no meu Peloton” ou “dar um passeio noturno”. Reveja os seus objectivos pessoais e profissionais quando se sentar para planear o seu dia, e adicione tarefas que o aproximem de ambos.

Dividir objectivos a longo prazo em tarefas diárias.

Se estiver a lutar para criar diariamente listas de tarefas realistas que reflictam todos os seus objectivos, poderá ter demasiadas. O prolongamento não é apenas cansativo, mas também significa que é pouco provável que você faça progressos significativos em todas essas áreas. Complete um inventário de compromissos para se aprimorar em um número menor de metas que são mais importantes para você. Como regra geral, evite ter mais de 5 grandes objetivos ao mesmo tempo e considere uma mistura de objetivos de curto e longo prazo.

Passo dois: Veja a sua semana como um todo

Planejar o seu dia começa com considerar a sua semana como um todo. Você provavelmente tem múltiplos objetivos, uma série de tarefas potenciais para realizá-los, e apenas tantas horas no dia. Tudo bem. Enquanto alguns objetivos se beneficiam da ação diária, trabalhar para outros algumas vezes por semana pode criar impulso. Talvez você faça exercícios às segundas, quartas e sextas-feiras. Em alguns dias, você pode querer trabalhar em grupo e concentrar-se apenas em doses relacionadas a um objetivo profissional específico. Alternativamente, você pode empilhar suas tarefas pessoais de objetivos no fim de semana. Tire o tempo no domingo à noite ou segunda-feira de manhã para ampliar e esboçar ligeiramente a sua semana, para que saiba em que objectivos se vai concentrar e em que dias. Guarde os detalhes para as suas sessões de planeamento diário.

Planeie o seu dia, considerando a sua semana como um todo e os lotes de tarefas.

Passo três: Adicione as suas tarefas de ter que fazer por último

Este é o passo com que a maioria das pessoas começa quando planeiam o seu dia. Elas começam com seus compromissos estabelecidos, reuniões obrigatórias, prazos urgentes, e depois tentam encaixar tarefas orientadas a objetivos em torno delas. Ao invés disso, considere manter este passo para o final. Desta forma, você é forçado a se ajustar às suas tarefas de ter que fazer em torno de suas tarefas de objetivos, ao invés do contrário.

Em um mundo ideal, nós nos concentraríamos apenas nas tarefas diárias que nos movem em direção aos nossos objetivos de longo prazo. Na realidade, temos compromissos e obrigações que temos de cumprir – alguns dos quais têm pouco impacto no nosso crescimento pessoal ou profissional. Encurtar ao máximo esses compromissos e obrigações: reavaliar as reuniões recorrentes, considerar a delegação de responsabilidades e ficar à vontade para dizer “não”. No entanto, não faz mal ter coisas na sua lista de afazeres que simplesmente precisam de ser feitas. Apenas certifique-se de que eles não estão assumindo muito do seu tempo e energia.

Saiba mais sobre o alinhamento do seu dia com as suas prioridades e compromissos de longo prazo em nosso artigo sobre o método de produtividade, Todoist. Este método força você a continuamente aparar sua lista, criar um inventário de compromissos e atribuir tempo às suas tarefas que mais importam.

Dar uma prioridade diária

Muitos de nós começam nossas manhãs com dezenas de coisas que precisamos fazer apenas para perceber no final do dia que não riscamos nenhuma delas de nossas listas. Claro, temos coisas feitas, mas nenhuma das coisas que planejamos. A solução contra-intuitiva para se fazer mais? Escolha apenas uma grande tarefa por dia.

Você pode estar pensando: “Como posso atingir todos os meus objectivos se só me concentro numa tarefa por dia?”. Em Make Time: How to Focus on What Matters Every Day, Jake Knapp e John Zeratsky discutem o furtivo fenômeno do negócio sem produtividade. Entre reuniões e pedidos ad-hoc, pode parecer que estamos em uma esteira que não conseguimos descer.

Muitos de nós começam nossas manhãs com dezenas de coisas que precisamos fazer, só para perceber no final do dia que ainda não riscamos nenhuma delas.

Como um bálsamo contra dias agitados que passam sem progresso, eles introduzem o conceito do “Highlight”:

“O primeiro passo…é decidir para o que você quer arranjar tempo. Todos os dias, você escolherá uma única atividade para priorizar e proteger em seu calendário”:

Se você estiver lutando para selecionar qual será seu Highlight ou prioridade máxima para o dia, Knapp e Zeratsky sugerem esta simples heurística:

“Comece cada dia pensando sobre o que você espera que seja o ponto brilhante. Se, no final do dia, alguém lhe perguntar: ‘Qual foi o ponto alto do seu dia?’, qual você quer que seja a sua resposta? Quando você olha para trás no seu dia, que atividade ou realização ou momento você quer saborear? Esse é o seu ponto alto”

Se estamos sendo honestos, terminar o dia com pelo menos uma grande tarefa fora do caminho é uma melhoria acentuada em relação ao que muitos de nós estamos fazendo agora. Numa escala de tempo mais longa, terminar 5-7 grandes coisas por semana é significativo. Isso significa que você só vai completar uma tarefa por dia? Geralmente, não. No entanto, selecionar e completar uma única tarefa significativa nos enche de uma sensação de realização que cria um impulso para lidar com outras tarefas também.

Utilizar um gerenciador de tarefas como Todoist para marcar o Highlight para o seu dia como alta prioridade e movê-lo para o topo da sua lista.

Utilize um gerenciador de tarefas como Todoist para ajudá-lo a se concentrar em uma prioridade diária.

Alternativamente, se você estiver optando por produtividade de caneta e papel, simplesmente estrela, destaque ou sublinhe a tarefa mais importante em sua lista de tarefas no seu notebook ou planejador diário.

Se estiver a optar pela produtividade da caneta e do papel, assinale a tarefa mais importante na sua lista de afazeres.

Independentemente das ferramentas que utiliza, faça da priorização extrema uma parte fundamental da forma como planeia o seu dia.

Planeie o seu dia com um método de produtividade

Um método de produtividade é tanto uma forma eficaz de fazer as coisas e uma estratégia para o planeamento do seu dia.

Below, partilhamos alguns métodos de produtividade populares que pode escolher para lidar com as suas tarefas e como utilizá-los para o planeamento diário. Encontre um método de produtividade que funcione para você — mesmo que isso signifique remixar um já existente ou criar um novo a partir do zero. Aqui estão alguns métodos populares para o planejamento diário para começar com:

Coma o Sapo

O método de produtividade Eat the Frog pede que você identifique uma tarefa importante para o dia e a faça primeiro. Este é um ótimo método para colocar o seu destaque em ação cedo. Às vezes é a tarefa que mais queremos evitar (portanto, comer o sapo). Esta pode ser a tarefa que nos parece demasiado grande para enfrentar ou a que nos deixa desconfortáveis. Ataque-a imediatamente antes que você tenha a chance de procrastinar.

Durante sua sessão de planejamento diário, coloque sua tarefa “sapo” no topo da sua lista de tarefas e atribua um tempo. Depois, coloque suas outras tarefas abaixo.

Uma lista de tarefas organizadas em torno do método Coma o Sapo Produtividade

Técnica Pomodoro

A Técnica Pomodoro é melhor para pessoas que gostam de trabalhar em pequenos sprints focados com intervalos frequentes. Este método foi desenvolvido no final dos anos 80 por Francesco Cirillo, então um estudante em dificuldades, que se comprometeu a apenas 10 minutos de estudo focado usando um temporizador de cozinha em forma de tomate (pomodoro em italiano). Este método inclui os seguintes passos:

  1. Pega um temporizador.
  2. Pega um temporizador para 25 minutos, e concentra-te numa única tarefa até o temporizador tocar.
  3. Quando a tua sessão terminar, marca um pomodoro e regista o que completaste.
  4. Desfrute de um intervalo de cinco minutos.
  5. Após quatro intervalos, ou “pomodori”, faça um intervalo mais longo, de 20 a 30 minutos.

Para planear o seu dia com a técnica Pomodoro, estime quantos pomodoros (sessões de trabalho de 25 minutos) vai precisar para completar cada tarefa da sua lista. Note esse número na frente de cada tarefa com um emoji de tomate ou simplesmente o próprio número entre parênteses. Este método força-o a considerar o tempo que o seu trabalho vai demorar e a planear em conformidade. Pode optar por usar pomodoros durante todo o seu dia ou simplesmente usar o método para a sua tarefa principal.

Uma lista de tarefas organizadas em torno do método de produtividade Pomodoro

Bloqueio de Tempo

Com o método de produtividade Time Blocking, divida o seu dia em blocos de tempo distintos. Isto pode ser tão específico quanto 9:30-11:30 ou simplesmente “Manhã”, dependendo de quanto tempo uma tarefa pode demorar. Depois, trabalhe sem distracção e dedique cada bloco de tempo a completar apenas uma tarefa específica ou conjunto de tarefas.

Como a técnica Pomodoro, este método irá ajudá-lo a estimar e compreender quanto tempo as suas tarefas demoram. Certifique-se de incluir blocos para coisas como almoço, pausas e deslocações para a maior precisão possível. Muitas vezes uma tarefa demorará mais ou menos tempo do que você prevê. Não há problema. Faça modificações rápidas na sua lista à medida que se move ao longo do dia. Com o tempo, você terá uma melhor compreensão de quanto tempo as tarefas demoram. Entretanto, uma boa regra geral é duplicar o tempo que você acha que algo levará.

Uma lista de tarefas organizada em torno do método de produtividade de bloqueio de tempo

Matriz Eisenhower

O método de produtividade Eisenhower Matrix força você a considerar a urgência e a importância de cada tarefa, em vez de apenas fazer o que é mais urgente – seja ela crucial ou não. Este método decompõe as tarefas em quatro quadrantes e prescreve como devemos lidar com as tarefas que caem em cada um deles:

  • Tarefas “Urgentes e Importantes” devem ser concluídas imediatamente
  • Tarefas “Não Urgentes e Importantes” devem ser agendadas no seu…lista ou calendário
  • As tarefas “Urgentes e sem importância” devem ser delegadas a outra pessoa
  • As tarefas “Não Urgentes e sem importância” devem ser apagadas
A Matriz Eisenhower divide as tarefas em quatro quadrantes e prescreve para nos ajudar a priorizar.

Para começar, faça sua lista de tarefas regulares, incluindo todas as tarefas do dia. Em seguida, classifique-as nas quatro categorias de “Urgente e Importante”, “Não Urgente e Importante”, “Urgente e Sem Importância”, e “Não Urgente e Sem Importância”. Uma vez que você tenha estas categorias, aja na sua lista de afazeres de acordo: faça, agende, delegue e exclua tarefas da sua lista de afazeres enquanto planeja o seu dia.

No tempo, este processo se tornará uma segunda natureza e você naturalmente rascunhará uma única lista de afazeres com apenas tarefas “Urgentes e Importantes” e “Não-Urgentes e Importantes” na sua lista.

Uma lista de afazeres organizada em torno do método de produtividade da Matriz Eisenhower.
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Conheça o método de produtividade que funciona melhor para você, fazendo nosso Quiz de Métodos de Produtividade para entender melhor seu estilo único de trabalho.

Escolha sua ferramenta de planejamento

Você decidiu uma abordagem ao seu planejamento diário – agora é hora de escolher suas ferramentas. De software de produtividade a papel e caneta, aqui estão algumas das opções mais populares:

Um aplicativo de lista de afazeres

Um gestor de tarefas digital é uma ótima escolha para aqueles que são experientes em tecnologia e estão condicionados a alcançar o seu telefone ou tablet em vez de um notebook. Os aplicativos de listas de tarefas têm a vantagem de manter tudo em um só lugar e acessível de qualquer lugar. Você pode mover tarefas do dia a dia à medida que seus planos mudam, organizar documentos e links relevantes junto com suas tarefas e ter um registro automático e pesquisável de tudo o que você fez.

Um aplicativo de lista de afazeres como Todoist tem o benefício de manter tudo em um só lugar e acessível de qualquer lugar.

Recomendamos Todoist, nosso aplicativo de lista de afazeres pessoal de plataforma cruzada que está disponível na maioria dos dispositivos. O aplicativo inclui muitos recursos como lembretes, etiquetas, filtros, comentários e upload de arquivos que facilitam o planejamento do seu dia.

Uma lista digital

Se você não está interessado em um gerenciador de tarefas completo mas ainda quer uma solução digital, considere ferramentas menos especializadas que você provavelmente já usa no seu dia-a-dia no trabalho e em casa.

  • Um aplicativo de notas ou aplicativo de processamento de texto. Use um aplicativo simples de notas como Bear (apenas iOS e MacOS), Apple Notes ou Google Keep para manter uma lista de suas tarefas para o dia. Simplesmente marque os itens usando caixas de seleção ou formatação strikethrough. Para um aplicativo de “notas” mais robusto, considere o Google Docs ou o Microsoft Word para maior flexibilidade e opções de personalização.
Se você não está interessado em um gerenciador de tarefas completo, mas ainda quer uma solução digital, considere ferramentas menos especializadas.
  • Google Sheets ou Excel. Planeje seu dia em uma planilha. Isto pode ajudá-lo a adicionar mais contexto e notas a células específicas. Métodos como bloqueio de tempo também são propícios para trabalhar em uma grade digital.
  • Um calendário digital

    Muitas pessoas optam por uma ferramenta de planejamento diário que já estão usando — o calendário. Apple Calendar, Google Calendar, Fantastical, e Woven são todos aplicativos de calendário populares que você pode usar para planejar seu dia e adicionar suas tarefas junto com compromissos, reuniões e eventos. É também uma ótima ferramenta para usar com um método de produtividade como o bloqueio de tempo. Além disso, os calendários digitais têm o benefício de estar disponíveis em movimento, geralmente tanto na web como no celular.

    Um calendário digital é uma ótima ferramenta para usar com um método de produtividade como o bloqueio de tempo.

    💡 Dica de produto

    Utilize o Calendário do Google com Todoist e experimente a sincronização bidirecional entre suas tarefas Todoist programadas e seu Calendário do Google. Qualquer alteração que você fizer no Google Calendar, como editar um nome de evento ou alterar a data, será refletida instantaneamente em Todoist, e vice versa.

    Você também pode usar Fantastical com Todoist. Com esta integração, você poderá ver todas as suas tarefas de Todoist diretamente em Fantastical, e quaisquer alterações que você fizer nas tarefas de Todoist em Fantastical serão sincronizadas de volta para Todoist e vice-versa.

    Um planejador de papel

    Para o tato entre nós, papel e caneta é o go-to para o planejamento do seu dia. Isto pode tomar qualquer número de formulários, incluindo cadernos, agendas ou planeadores especializados. Nós apenas alertamos contra notas post-it ou papel solto. Apesar de simples e raspados, os restos de papel ad-hoc impedem-no de olhar para trás para tarefas antigas e reflectir sobre a eficácia do seu planeamento diário.

    • Bloco de notas – Um simples bloco de notas forrado ou não forrado fará o truque para um simples sistema de planeamento de caneta e papel. Use uma nova página para cada dia e marque a data no topo. Tente blocos de notas em grelha que podem ajudar a criar divisões se necessário.
    • Agendas diárias ou planificadores – Agendas ou planificadores são blocos de notas com espaço para planear cada dia do ano de 1 de Janeiro a 31 de Dezembro. Isto proporciona espaço dedicado ao planeamento diário e a capacidade de voltar às entradas anteriores e futuras com maior facilidade.
    • Planificadores Especializados – Estamos a ver a ascensão de planificadores especializados ou sistemas de planeamento de papel e caneta como o Passion Planner ou o Bullet Journal. Estes sistemas são frequentemente complexos, mas podem ser sistemas poderosos para profissionais dedicados.
    Um planejador de papel pode tomar qualquer número de formas, incluindo cadernos, agendas ou planejadores especializados.

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    Um híbrido digital e de papel

    Quando se trata de planejamento diário, você não precisa escolher caneta e papel ou ferramentas digitais — você pode usar ambos ou qualquer combinação dos métodos mencionados. Aqui estão algumas formas diferentes de colocar um sistema híbrido em bom uso:

    • Divisão pessoal e profissional. Use um sistema digital para as suas tarefas profissionais e um planejador para as suas tarefas pessoais. Este pode ser um método útil se você dedicar horas de trabalho à busca de objetivos profissionais e dedicar suas noites às tarefas pessoais e ao autocrescimento. Na mesma linha, você pode usar um gerenciador de tarefas durante a semana e um diário nos finais de semana.
    • Papel primeiro, digital segundo. Você pode gostar do aspecto tático de planejar seu dia no papel, mas apreciar a capacidade de busca e permanência das ferramentas digitais. Planeje seu dia usando um cronograma ou um planejador diário, mas tenha tempo no final de cada dia para transferir suas doses e progresso para um gerenciador de tarefas digital para fácil referência. Este também é um ótimo método se você optar por notas em papel para evitar distrações. Por exemplo, você pode trazer um bloco de notas para uma reunião e sair com itens de ação e pedidos que você tenha rabiscado no seu bloco de notas. Você pode então transferir esses itens para a sua lista de tarefas digitais, adicionando datas de vencimento e níveis de prioridade para que eles não caiam nas fendas.
    • Pensamento caneta e papel, execução digital. Alguns acham que eles são mais criativos e pensam melhor quando têm uma página em branco e uma caneta na mão. Faça seus planos para o dia no papel com quaisquer notas e pensamentos que você possa ter adicionado. Depois, mova-os para a sua lista de afazeres digitais para tornar suas tarefas mais acionáveis.

    Como manter seu plano diário & curso-correto quando necessário

    Com um plano sólido e a melhor das intenções, é difícil completar todas as nossas afazeres para o dia. Nós inevitavelmente nos encontramos fora do trabalho, atraídos por distrações como Twitter memes e compras online. Tarefas ad-hoc, atribuídas pelos nossos gestores ou delegadas pelos colegas de equipa, podem surgir que quebram o nosso foco e forçam-nos a concentrar em itens não planeados.

    Felizmente, estas interrupções podem fazer nevar em dias improdutivos e semanas ineficazes. Nós decidimos que o planejamento diário não funciona, e não adianta nos aproximarmos dos nossos dias com intenção. Isso não poderia estar mais longe da verdade!

    Sim, nossos dias nunca irão exatamente como planejados, mas isso não significa que não valha a pena planejá-los. Aqui estão algumas estratégias, algumas diretamente dos especialistas em produtividade, para manter o seu plano diário e corrigir quando as coisas correm mal.

    Eliminate distractions

    Stay focus by eliminating common distractions that pull you away from your objectives for the day — especially if the bulk of your work is done with a computer. Se possível, trabalhe com a maioria de seus programas desktop fechados, com o mínimo de abas abertas, seu telefone em silêncio e suas notificações desligadas.

    Se a chamada de rolagem nas redes sociais for muito forte, use um bloqueador de sites como o Self Control ou a Freedom para tornar os sites de distração inacessíveis por horas de cada vez.

    Rastreie seu tempo

    Apenas como rastrear seu orçamento pode naturalmente ajudá-lo a gastar menos, rastrear seu tempo pode ajudá-lo a usá-lo mais efetivamente. Use um aplicativo de rastreamento automático como o Rescue Time que coleta informações sobre o uso em seu desktop e dispositivos móveis e classifica seu tempo online em “produtivo”, “neutro” e “distrativo”. Você pode definir metas de produtividade diárias e fazer o check-in ao longo do dia para ver se você está ou não perto da meta ou se está ficando aquém da meta.

    Utilizar um aplicativo de rastreamento automático de tempo como o Rescue Time para ajudá-lo a rastrear e orçar seu tempo de forma mais eficaz.

    Tente fazer check-ins horários

    Aplique a atenção à produtividade, verificando regularmente consigo mesmo para notar se você está se movendo pelo seu dia com foco.

    Peter Bergman, um coach executivo e o autor best-seller de 18 Minutos, sugere definir um temporizador regular para nos reorientarmos:

    “Ajuste seu relógio, telefone, ou computador para tocar a cada hora. Quando tocar, respire fundo, olhe para a sua lista e pergunte-se se você passou sua última hora produtivamente. Depois, olhe para o seu calendário e recompense-se deliberadamente sobre como vai usar a próxima hora. Gerencie o seu dia hora a hora. Não deixe que as horas o administrem”

    Reajuste seu plano

    Algumas vezes surgem tarefas inesperadas que não podemos ignorar. Não há problema. O problema surge quando tentamos assumir este trabalho imprevisto sem voltarmos a rever os nossos planos iniciais. Em vez disso, faça com que as tarefas não planejadas façam parte de um novo plano. Quando você tiver que mudar para uma tarefa fora do horário, reserve alguns minutos para reajustar o seu plano para o dia: reescalonar a dose para mais tarde no dia ou mudá-la para amanhã. Depois, trabalhe fora do seu novo plano.

    Cal Newport, professor de ciências da computação na Universidade de Georgetown e o autor mais vendido do Deep Work, partilha a sua abordagem para reajustar o seu plano diário usando o método de bloqueio de tempo com caneta e papel:

    “Deixo algum espaço extra ao lado dos meus blocos de tempo. Isto permite-me fazer as correcções necessárias se o dia se desenrola de forma inesperada”

    Quando surgem tarefas inesperadas que não pode ignorar, reajuste o seu plano.

    Vá para “Fazer Lista Zero”

    Mais dias você não vai terminar tudo na sua lista. No entanto, vá para “To Do List Zero” de qualquer maneira. Amir Salihefendić, o fundador e CEO da Doist, compartilha seu método de produtividade pessoal, Systemist, incluindo “To Do List Zero”, um conceito inspirado na Inbox Zero:

    “No final do dia eu quero ter zero tarefas na minha lista de hoje. A verdade é que na maioria dos dias eu não completo tudo na minha lista de hoje e eu adio as coisas. Isto não é uma coisa negativa. Eu vejo isso como uma oportunidade de fazer um balanço de onde estou, reavaliar minhas tarefas e planejá-las novamente”

    Ao terminar a noite com uma ardósia limpa, podemos evitar ser enterrados em tarefas atrasadas e enfrentar o amanhã com energia renovada.

    Refletir regularmente

    Você fez do planejamento do seu dia um hábito, traduziu seus objetivos de longo prazo em tarefas acionáveis, escolheu um método de produtividade e selecionou sua ferramenta de escolha. Você está pronto para dias mais produtivos que se transformam em semanas, meses e anos mais significativos.

    No entanto, não deixe o seu processo funcionar em piloto automático. Leve algum tempo para considerar regularmente se a sua abordagem ao planejamento diário está ajudando-o a realizar mais. Dedique algum tempo, talvez durante uma revisão semanal, para considerar se o seu processo de planejamento está funcionando ou se poderia ser ajustado ou mesmo revisado para ser mais eficaz.

    Pense nestas perguntas:

    • Os meus dias são calmos e intencionais ou estressantes e aleatórios?
    • Completei todas as minhas sessões de planejamento diário ou pulei algumas?
    • Sinto-me realizado no final da maioria dos dias?
    • Os meus dias de alta prioridade estão a ser tratados?
    • Sinto-me no caminho certo para atingir os meus objectivos a longo prazo?
    • Este dia foi especialmente produtivo – porquê?
    • Não consegui nada de impactante neste dia – porquê?

    Ao sermos honestos sobre como correram os nossos dias e como estamos a atingir os nossos grandes objectivos, podemos afinar o nosso planeamento diário para obter melhores resultados. Os dias hécticos podem significar que precisamos priorizar mais efetivamente ou encontrar uma forma de delegar trabalho. Faltar sessões de planejamento diário pode significar que elas são muito longas e podem se beneficiar de uma abordagem mais ágil. Se não estamos caminhando para nossos objetivos, pode significar que temos muitos demais ou que não estamos adicionando-os aos nossos dias com frequência ou intenção suficiente. Podemos simplesmente gostar de caneta e papel enquanto nos forçamos a experimentar uma nova aplicação brilhante. Seja qual for o problema, trabalhe para resolvê-lo modificando seu processo de planejamento diário.

    Não é incomum precisar experimentar e tentar algumas iterações do planejamento diário antes de aterrisarmos no método que realmente leva a fazer mais.

    Ao planejar seu dia, procure consistência e flexibilidade sobre a perfeição. Embora tenhamos fornecido dicas e táticas para planejar o seu dia de forma eficaz, não há solução de bala de prata. Ao invés disso, nos sentimos mais prontos para atacar o nosso dia quando aparecemos consistentemente. Dias produtivos têm uma forma de se transformar em semanas, meses e anos produtivos. Quando nos desfazemos em nossas tarefas com intenção e foco dia após dia, não há limite para o que você pode realizar.

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