Como humanos, nós tendemos a focar mais nas coisas que precisamos fazer do que nas coisas que já fizemos. Este chamado “efeito Zeigarnik”, nomeado em homenagem ao psicólogo russo Bluma Zeigarnik, significa que nossas mentes estão frequentemente nadando com todas as tarefas, responsabilidades e notas mentais que achamos que deveríamos estar focando.
Todas estas tarefas e projetos que precisam ser feitos, esta lista de tarefas mentais, sem uma hierarquia clara de importância, pode dificultar a nossa concentração e realmente fazer as coisas.
Uma maneira de combater todo este ruído Zeigarnik é anotar tudo. Faça uma lista de afazeres reais. Estudos foram feitos, e foi demonstrado que o próprio ato de anotar tarefas pode simplesmente “torná-lo mais eficaz”.
Mas, mesmo com uma lista de afazeres, antes que você realmente faça alguma coisa é necessário ter uma idéia clara de suas prioridades.
Som bastante simples, certo? Infelizmente, descobrir o que priorizar pode ser difícil. É um processo complicado que envolve ponderar o custo em relação ao valor, esforço em relação ao tempo e, para muitas empresas, provavelmente envolverá muitos interessados diferentes.
A solução é elaborar um processo para determinar o que priorizar.
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A solução é elaborar um processo para determinar o que priorizar.
A solução é elaborar um processo para determinar o que priorizar. Vou quebrar a ideia básica, e correr por algumas abordagens diferentes para construir sua própria matriz de priorização. Há até mesmo um modelo gratuito de lista de verificação pré-fabricada que você pode usar para guiá-lo por todo o processo.
O conceito de uma matriz de priorização foi popularizado pelos autores Michael Brassard (The Memory Jogger 2) e David Allen (Getting Things Done).
Tenho certeza que você está interessado em ver o template real, então aqui está um link rápido:
Você pode clicar aqui para obter o template da matriz de priorização.
Agora, vamos começar com o básico.
O que é uma matriz de priorização?
Uma matriz de priorização é uma ferramenta de análise de processos de negócio, frequentemente usada juntamente com outros softwares bpm ou técnicas Seis Sigma para comparar escolhas usando critérios específicos, e descobrir o que priorizar.
Pode ser aplicada a qualquer coisa, desde tarefas simples a projetos complexos, por qualquer pessoa, desde indivíduos individuais a grandes organizações.
Uma matriz de priorização fornece às partes interessadas um processo confiável para resolver desacordos, e decidir em quais propostas focar. Eles também ajudam a eliminar incentivos desonesto e agendas ocultas, no caso de priorização de projetos, promovendo o consenso.
Existem múltiplas formas que uma matriz de priorização pode assumir, com base na complexidade dos critérios de avaliação de prioridades, bem como em quais são definidos esses critérios específicos.
Por exemplo, algumas matrizes são simples grades 2×2 com “custo” traçado contra “valor”, como esta:
Outras, como as utilizadas na metodologia Six Sigma, são mais complicadas e requerem uma abordagem mais minuciosa no design e na aplicação.
Matriz de priorização para Seis Sigma
Uma matriz de priorização também pode se referir a uma técnica específica de Seis Sigma para melhoria contínua. É uma das sete ferramentas de gestão usadas na metodologia Seis Sigma.
Neste contexto, uma matriz de priorização é um diagrama visual usado para comparar múltiplos (pelo menos dois) conjuntos de dados usando critérios ponderados.
A priorização de projetos é crítica para o processo de melhoria geral da qualidade no Seis Sigma. Aqui, matrizes de priorização são ferramentas práticas utilizadas nas fases de planejamento e análise de várias metodologias de melhoria contínua, como DMAIC e PDSA.
Estas matrizes são frequentemente mais complexas, como esta matriz de causa e efeito para calcular as prioridades de entrada (X) e saída (Y) do Seis Sigma:
3 tipos de matriz de prioridade
Within Six Sigma, há pelo menos três tipos diferentes de matrizes de priorização, como definido por Lynne Hambleton em Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices: Um Livro de Referência para Inovação e Crescimento:
- Critérios analíticos completos
- Critérios de consenso
- Matriz de combinação
Critérios analíticos completos
Este método é de longe o tipo mais complexo de matriz de priorização, pois envolve o uso de múltiplas matrizes para comparar diferentes pares de opções antes que uma matriz final seja produzida.
É melhor reservado para suas decisões mais importantes, e funciona melhor com equipes menores (três a oito pessoas) devido à natureza de um escopo mais amplo, tornando mais difícil chegar a um consenso com mais pessoas envolvidas.
Critérios de consenso
Quando todas as suas opções parecem ser aproximadamente iguais, este método é uma versão simplificada dos critérios analíticos completos.
Utiliza também o voto ponderado, onde um valor numérico é dado a cada opção para classificar a prioridade.
Opera melhor com menos (menos de 10) itens e critérios, a fim de manter as coisas simples.
Matriz de combinação
Para priorizar opções baseadas em uma relação de causa e efeito, use uma matriz de combinação.
Não como os outros métodos, que são baseados em critérios, a matriz de combinação é baseada em causas, o que significa que você precisará de uma equipe experiente com conhecimento profundo do processo para o qual você está otimizando suas prioridades.
Este método usa diagramas em forma de L para mostrar relações críticas entre dois ou mais grupos, em combinação com um diagrama em árvore para representar a hierarquia das tarefas.
Vou olhar mais de perto a matriz de consenso mais tarde no post, depois de passar por um método mais simplista.
Simples ou complexas, as matrizes são moldadas pelos critérios que elas usam para definir prioridades, e como sua matriz vai parecer depende muito do que você está tentando priorizar.
O ponto é que uma matriz de priorização tem um objetivo: ordenar suas opções em ordem de importância. Qualquer que seja o tipo de matriz que você está usando, o processo usado é praticamente o mesmo.
Benefícios de usar uma matriz de priorização
Em princípio, os benefícios de uma matriz de priorização são bastante simples. Em apoio à tomada de decisão estruturada, eles facilitam a tomada de decisão:
- Quebrar e priorizar questões complexas quando há múltiplos fatores influenciando a decisão
- Abjectivamente e sem ambigüidade classifique suas prioridades
- Determinar as áreas de foco mais cruciais
- Estabelecer uma base para discussão sobre o que é importante
- Apoio da equipe/interveniente de compra importante…ins
Na seção seguinte, Vou percorrer os passos para uma matriz de grade simples 2×2, e depois vou explorar como usar uma matriz mais complicada com critérios ponderados.
Minha matriz de priorização (5 passos)
Na sua forma mais simples, é uma grade 2×2 que traça conceitos simples e diretos como “urgência” e “importância”.
Este tipo de matriz é ótimo para priorizar tarefas de pequenas empresas, e é um processo básico mas confiável para ter certeza de que você está lidando com sua lista de tarefas da maneira mais eficiente possível.
Passo 0: Liste suas tarefas
Você pode ou não já ter feito isso, mas o primeiro passo para qualquer matriz de priorização é fazer uma lista de todas as suas tarefas, ou seja lá o que for que você está tentando priorizar.
Passo 1: Quais são as consequências?
Cuidere você mesmo quais podem ser as consequências de não fazer cada uma de suas tarefas, ou mais geralmente, não priorizar uma determinada opção.
Passo 2: O que é importante?
Dividir sua lista em duas categorias: alta e baixa importância. Depois, considerando todas as consequências listadas no passo anterior, coloque cada uma das suas opções na categoria que achar mais adequada.
Passo 3: O que é urgente?
Agora, para todas as opções de “alta importância” e “baixa importância”, divida cada uma delas em mais uma subcategoria de “alta urgência” e “baixa urgência”. Agora você deve ter quatro grupos no total.
Passo 4: Atribua valores numéricos
Agora, atribua valores numéricos de 1 a 4 a cada uma de suas opções, onde um número menor significa uma prioridade maior.
Assim:
- Alta importância e alta urgência: 1
- Alta importância e baixa urgência: 2
- Baixa importância e alta urgência: 3
- Baixa importância e baixa urgência: 4
Este método rápido e simples pode ajudá-lo a cortar o ruído mental e começar a fazer as coisas basicamente com tempo de configuração zero.
Se você quer saber como aplicar uma matriz de priorização mais avançada, então leia em.
Como usar uma matriz de priorização
O que quer que seja a matriz, o procedimento começa com fazer uma lista de todas as suas prioridades (não classificadas), e termina com a mesma lista ordenada por alguma métrica quantificável.
Aqui, vamos ver o processo para usar uma matriz de critérios de consenso, uma das três matrizes principais usadas em Seis Sigma.
Este processo é melhor executado com um grupo pequeno (menos de 10 pessoas).
Este processo pode ser dividido em cinco etapas simples.
Orientar sua equipe
Antes de fazer qualquer outra coisa, você deve explicar claramente o propósito da construção da matriz de prioridades.
Isso envolverá passar por cima do contexto dos objetivos da empresa, assim como os pontos fortes e fracos atuais que o negócio enfrenta atualmente.
Agora é também quando você deve certificar-se de que todos os envolvidos no processo concordam com as opções (soluções, projetos, ou qualquer outra coisa) que precisam ser priorizadas.
Para facilitar este tipo de comunicação do contexto da organização, você pode querer considerar a realização de uma análise SWOT ou FMEA, e apresentar os resultados à sua equipe.
Determine seus critérios
Após que sua equipe esteja preparada, e você tenha uma idéia clara das opções que você estará priorizando, é hora de estabelecer os critérios para avaliar a importância.
Isso pode ser dividido em duas partes:
- Os critérios reais
- Uma escala de avaliação de importância
Você e sua equipe devem se concentrar em critérios que diferenciem claramente as opções importantes das não importantes. Aponte para cerca de cinco a dez critérios diferentes.
Você quer ter critérios suficientes para discernir razoavelmente suas prioridades, mas não muito que o consenso se torne difícil.
Por exemplo, você pode incluir critérios como:
- Quanto valor uma determinada opção oferece ao cliente
- Se é ou não de importância regulamentar
- Impacto a longo prazo versus impacto a curto prazo
Ao decidir a escala de classificação, é importante basear a escala em algum ponto de referência concreto que todos irão claramente entender. A tabela abaixo ilustra isso bem, na coluna da direita:
Dê a cada critério um valor ponderado
Próximo, coloque seu critério em ordem decrescente de importância, com a opção mais importante no topo, e dê a cada um de seus critérios um valor ponderado.
Certifique-se de que esta ponderação é acordada por todos os envolvidos.
Para estender o exemplo usado acima, você pode escolher dar os seguintes valores ponderados:
Serviço ou Produto Requerido: Peso = 5
Alinhamento Estratégico: Peso = 4
Valor para o Cliente: Peso = 4
Este valor ponderado representa a importância relativa de cada critério, e será utilizado para calcular a pontuação final.
Prepare a matriz
Faça uma lista dos seus critérios à esquerda, com o peso, valores de pontuação e opções no topo, assim:
Preencha todos os detalhes restantes, e estará pronto para pontuar a sua tabela.
Score cada opção
Reveja cada opção em relação a todos os critérios, e decida qual a pontuação que considera adequada. Não registe ainda este valor na coluna da direita, porque ainda precisa de calcular os pesos.
Se possível, é útil determinar as pontuações em conjunto em equipas, em vez de o fazer sozinho. Isto facilitará o consenso e ajudará a aliviar o viés. Idealmente, você quer avaliar cada opção por duas equipes diferentes, e fazer uma média dos resultados.
Por trabalhar em equipe, você se beneficia:
- Mais objetivo, resultados confiáveis
- Se você tiver um grande número de opções para rever, dividir a carga de trabalho por uma equipe de pessoas pode melhorar a eficiência e acelerar as coisas
- Equipes múltiplas pontuando a mesma opção significa que você pode obter uma visão de quão bem seus critérios foram definidos, e se todos na sua organização realmente compreendem ou não o propósito do exercício ao mesmo nível
- Consistência e eficácia da escala de classificação podem ser determinadas com mais precisão
Durante o processo de pontuação (mas idealmente antes, na fase de orientação) fornecer à sua equipe recursos como planos estratégicos e políticas da empresa ajudará a garantir que os membros da sua equipe sejam capazes de fazer uma avaliação devidamente informada.
Calcule as pontuações ponderadas para cada opção
Após ter decidido a pontuação, multiplique a pontuação correspondente com o valor de peso de cada critério e registe o valor na coluna da direita.
Finalmente, adicione todos os valores para cada opção e registe a pontuação acumulada na linha inferior.
As opções são então classificadas por ordem de prioridade com base na sua pontuação total.
Compare seus resultados com sua equipe
Todos devem ter pontuado suas opções e ter uma lista preliminar de prioridades ordenadas.
Agora é hora de ter uma discussão aberta com sua equipe, onde você pode comparar e consolidar notas para criar uma lista mestra que todos concordem.
Se houver desacordo dentro do seu grupo, as classificações numéricas permitem ajustes rápidos e fáceis. Os ajustes devem ser esperados, e o aperfeiçoamento do sistema de classificação ou valores ponderados devem ser vistos como etapas do ciclo de melhoria contínua.
Embora as melhores intenções, você deve lembrar que a matriz de priorização é uma ferramenta para estabelecer uma hierarquia acionável de importância. Não é o be-all, end-all, e a classificação de prioridades para cada opção pode (e deve) ser desafiada, independentemente da pontuação recebida.
Como nota final, é uma ótima idéia executar os resultados da análise passado o maior número possível de olhos relevantes-interessados. Os interessados, clientes e outros funcionários poderão dar-lhe um feedback valioso sobre os resultados da sua análise de matriz de priorização.
Modelo de matriz de priorização livre
Esta simples (e gratuita!) ajudará a simplificar todo o processo de preparação e utilização de uma matriz de priorização para si ou para o seu negócio:
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O que vem a seguir?
Você tem suas prioridades definidas, agora é hora de agir com base nelas. A natureza das suas prioridades vai determinar para onde vai a partir daqui.
Como é a sua prioridade número um? Talvez seja um problema com um processo específico que precisa ser tratado, nesse caso a seguinte tabela pode ser útil:
Aqui estão algumas metodologias de melhoria contínua que você poderia usar para lidar com sua prioridade número um:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around