Fax pela internet: como enviar e receber faxes online

Você deve ter pensado (completamente compreensível) que o fax era uma coisa do passado. Afinal, a comunicação empresarial mudou muito desde que os faxes eram a principal forma de enviar documentos para clientes e colegas. Na verdade, você estaria completamente errado. O fax pela Internet continua a ser uma forma fácil e económica de enviar documentos importantes com rapidez, segurança e segurança.

Já não precisa de um aparelho de fax complicado para tirar partido do fax. Na verdade, os aplicativos móveis e de mesa da RingCentral permitem que você envie documentos por fax com o mínimo de incômodo.

Talvez, você esteja procurando fechar um negócio importante com um novo cliente, e precisa enviar os documentos relevantes sem demora. Com o serviço de fax pela Internet da RingCentral, tudo o que você precisa é de uma conexão de Internet funcional – uma linha fixa não é mais necessária.

Neste pequeno guia, nós lhe forneceremos uma introdução rápida e concisa ao fax online e como ele funciona em comparação com os aparelhos de fax tradicionais. Aqui estão as perguntas e tópicos que iremos abordar:

• Posso enviar um fax pela Internet?
• O que é exactamente um fax pela Internet?
• Como funciona um fax tradicional
• Como funciona um fax online
• Como posso enviar um fax pela Internet de graça?
• Os benefícios de enviar um fax pela Internet

Vamos começar.

Porquê enviar um fax?

Existem inúmeras razões pelas quais pode querer enviar um fax pela Internet em vez de enviar um e-mail. Talvez a mais importante, no entanto, seja a segurança. Ao contrário dos e-mails, os faxes são muito mais protegidos. Isso os torna muito mais seguros e mantém seus dados privados, especialmente quando comparados aos e-mails, que podem ser usados para golpes como phishing e ransomware.

Outro ponto a ter em mente aqui é que os faxes podem ser documentos legalmente vinculativos em um tribunal. Não só o documento em si é seguro, como os servidores de fax online também o são. Mais e mais tribunais estão aceitando provas digitais como arquivos PDF, enquanto e-mails são mais vulneráveis a atividades fraudulentas – eles são mais difíceis de autenticar e, portanto, só raramente são admissíveis em tribunal como provas.

Com o trabalho remoto em ascensão, estamos todos nos acostumando à idéia de trabalhar de qualquer lugar, e ser capaz de trabalhar em conjunto, de qualquer lugar, é da maior importância.

Então, o que acontece se você trabalha em uma indústria que ainda usa fax, como seguros ou cuidados de saúde, mas não tem um fax físico em sua casa ou escritório? Você envia mensagens de fax pela internet, claro que não é necessário imprimir.

Posso realmente enviar um fax pela internet?

Pode realmente enviar faxes pela internet! O fax online é simples e conveniente. É o herói não cantado da comunicação online. Enquanto outros métodos como o e-mail e as mensagens instantâneas recebem mais atenção, os serviços de fax pela internet estão provando ser populares com os clientes.

É fácil enviar e receber faxes online. A RingCentral torna-o especialmente simples. Ele oferece recursos como:

• Enviar faxes para o número de fax de um destinatário escolhido
• Atribuir-lhe o seu próprio número de fax que outros podem usar para lhe enviar documentos por fax
• Utilizar o seu número de telefone existente, ou um número local ou gratuito para receber faxes

Descreveremos tudo isto numa secção posterior.

O que é o fax pela Internet?

O fax pela Internet é, como o nome sugere, o processo de envio e recepção de faxes online. Os dias em que se tinha que adivinhar sobre um enorme aparelho de fax estão, felizmente, bem e verdadeiramente acabados. Hoje em dia, é possível enviar faxes a partir de uma variedade de dispositivos, incluindo:

• Seu computador (desktop ou laptop)
• Smartphone (iPhone ou android)
• Tablet

Os serviços de fax online usam gateways de internet para se conectarem com as máquinas de fax. Onde antes os aparelhos de fax só podiam ser contactados e enviar documentos através de linhas telefónicas, agora estão acessíveis a partir da Internet.

Em suma, os gateways de internet são nós de uma rede. São pontos de paragem chave para os dados, permitindo aos utilizadores enviar informações por e-mail ou através de software de terceiros e para que estas sejam recebidas por uma máquina de fax, ou vice-versa.

Estes gateways aceitam ambos documentos através da Internet e depois transmitem-nos directamente para a máquina de fax apropriada. Isto permite-lhe enviar um fax online de onde quer que esteja – não é necessário um fax velho e desajeitado – em total confiança.

Os planos e preços dependerão do serviço que escolher (algo que iremos discutir em breve). Por agora, eis como pode escolher um serviço de fax adequado às suas necessidades e finanças:

1. Configure um orçamento. Que tipo de taxas pode pagar?
2. Explorar os serviços de fax no mercado, e comparar características e custos.
3. Consulte os benefícios adicionais. O seu serviço escolhido oferece fax por e-mail? Pode anexar documentos de serviços como Dropbox e Microsoft Office?
4. Verifiquem os testemunhos dos clientes. O que os clientes anteriores tinham a dizer sobre os serviços de fax individuais? Como se compara ao fax tradicional?

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Como funciona um fax tradicional

Os faxes tradicionais funcionam ao enviar faxes (também conhecidos como cópias ou fax, abreviadamente o nome) de documentos através de linhas telefónicas. Eles escaneam documentos através do uso de um dispositivo acoplado com carga, que efetivamente olha cada linha de um determinado documento, detecta áreas pretas e áreas brancas, e então envia uma reprodução do que encontra pela linha telefônica através de um pulso elétrico. O fax físico na outra extremidade recebe esses pulsos e depois os direciona para uma impressora.

Só quando você olha para o processo de envio de um fax tradicional é que você percebe o quão pesado é. Aqui está uma rápida visão geral passo a passo:

1. Uma pessoa escreve um documento.
2. Imprimem depois uma cópia física.
3. Em seguida, digitalizam-no para o telecopiador e premem o botão enviar.
4. O documento é enviado usando um fax tradicional.
5. Um fax recebido é recebido e impresso no outro extremo.
6. O destinatário pode então digitalizar esta cópia para criar um ficheiro digital (seja como um documento Word, um ficheiro PDF ou uma imagem como um PNG). É provável que a qualidade seja consideravelmente inferior à do documento original.

Não é difícil ver, portanto, porque é que tantas pessoas procuram outros métodos de envio de documentos – incluindo o fax online – como uma alternativa mais simples e conveniente.

Como funciona o fax online

Com a RingCentral, enviar um fax online é tão fácil como enviar um e-mail. Veja como:

1. Selecione a opção “Novo fax” na aplicação RingCentral desktop ou móvel.
2. Digite o número de fax do destinatário e adicione o texto da mensagem relevante.
3. Recordar os documentos apropriados de Box, Dropbox, Google Drive (incluindo Google Docs) ou Microsoft Office.
4. Alternativamente, você pode enviar faxes via e-mail endereçando-os ao número de fax apropriado @rcfax.com.

Executamos como enviar e receber faxes com o RingCentral:

Como posso enviar um fax pela Internet gratuitamente?

Já discutimos os serviços de fax online, que oferecem uma série de funcionalidades por mensalidades. Existem, no entanto, alternativas gratuitas de fax. Por exemplo, você pode usar a aplicação Fax and Scan da Microsoft, que vem gratuitamente com o Windows (até o Windows 10 inclusive), que é gratuita. Você precisará do seguinte hardware e acessórios para usá-lo:

• Um computador equipado com Fax e Scan
• Uma linha fixa (não funciona com VoIP)
• Um fax modem interno ou externo
• Um cabo conectando o modelo a uma linha telefônica

No entanto, há um lado negativo aqui. Como o Fax e Scan precisa estar conectado a uma linha telefônica através de um fax modem, isso significa que sua linha fixa estaria amarrada enquanto você envia e recebe faxes, o que obviamente é um inconveniente. Você também não pode usar um dispositivo móvel. Como já discutimos, os serviços de fax utilizam gateways para evitar este problema. Além disso, o seu computador terá de estar sempre ligado enquanto os faxes estão a ser enviados ou recebidos.

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Os benefícios de enviar fax pela Internet

Existem, então, inúmeros benefícios do fax online. Estes incluem o seguinte:

• Enviar e receber faxes de qualquer lugar e a qualquer hora. Isto é particularmente útil para empresas que operam a partir de vários sites e para aquelas que fazem a transição para o trabalho remoto.
• Custos mais baixos. Ao subscrever a RingCentral, pode enviar faxes sem ter de se preocupar com as despesas de aquisição de toner e máquinas de fax. Também não precisa de se preocupar com a sua manutenção (afinal, há muita coisa que pode correr mal).
• Segurança de confiança. O envio de faxes via linha telefónica não é tão seguro como se poderia pensar: os documentos podem ser facilmente interceptados por olhos curiosos. Com o RingCentral, os seus faxes são transmitidos com segurança através de uma ligação encriptada à Internet.
• Enviar e receber faxes sem amarrar a sua linha telefónica. Como notamos, o uso de linhas telefônicas comuns para o envio de fax pode bloquear as chamadas recebidas, além de deixar você impossibilitado de fazer chamadas. Com o RingCentral, tudo é feito através da sua ligação à Internet, deixando a sua linha telefónica livre.

Pronto para enviar faxes online em segundos?

Como temos procurado explicar aqui, há muitas vantagens em utilizar faxes online em vez de email. As empresas, em particular, são beneficiadas. O fax online não só garante uma maior segurança, como também oferece uma série de outros benefícios.

Isso inclui poupar-lhe tempo e dinheiro, permitindo-lhe assinar documentos electronicamente, mantendo os seus documentos organizados, e permitindo-lhe enviar faxes a partir de dispositivos móveis.

O serviço de fax pela Internet sempre ligado da RingCentral é fácil de usar, e não vai comprometer o seu orçamento. Permite-lhe gerir online os seus faxes de saída e de entrada, poupando-lhe despesas desnecessárias e facilitando-lhe um pouco a sua vida profissional. O seu negócio, e os seus clientes, podem colher recompensas substanciais por isto a longo prazo.