ERISA Compliance Regulations
The Employee Retirement Income Security Act of 1974 (ERISA) cobre a maioria dos planos de benefícios de empregados do setor privado estabelecidos voluntariamente. Os empregadores do setor privado são responsáveis por garantir que seus planos de aposentadoria estejam em conformidade com a regulamentação da ERISA. A ERISA estabelece os padrões mínimos para esses planos, que incluem planos de contribuição definida, planos de benefício definido, 401(k)s, Planos de Participação dos Empregados (ESOPs), Planos Simplificados de Pensão dos Empregados (SEPs) e Planos de Participação nos Lucros.
Basic ERISA compliance requer que as entidades patronais informem aos participantes sobre as informações do plano, seus direitos sob o plano e como o plano é financiado. Isto inclui garantir que os planos cumpram com os padrões mínimos da ERISA, manutenção de registros, arquivamento e relatórios anuais, e cumprimento fiduciário. A ERISA fornece os padrões mínimos de participação, acúmulo de benefícios e aquisição de benefícios do plano. No âmbito da ERISA, existe também um dever fiduciário para aqueles que administram, gerem ou controlam os activos do plano, exigindo-lhes que actuem unicamente no interesse dos participantes e beneficiários do plano. O não cumprimento dos requisitos da ERISA para planos qualificados pode expor uma empresa ao litígio da ERISA e às sanções da DOL ou do IRS. Um advogado experiente da ERISA pode ajudar a sua empresa a manter o cumprimento da ERISA e evitar penalidades dispendiosas.
Requisitos de Aviso da ERISA
ERISA requer certos requisitos mínimos de aviso prévio para planejar os participantes. Isto inclui exigir que todos os participantes recebam uma Descrição Sumária do Plano (DPS) dentro de 90 dias após o seu primeiro dia de cobertura. Os SPD devem fornecer certas informações, incluindo o nome do plano, informações do empregador, tipo de plano, agentes designados, requisitos de elegibilidade, descrição dos benefícios, informações sobre o financiamento do plano, procedimentos de sinistros e declaração dos direitos da ERISA. Além disso, os empregados devem receber aviso de qualquer alteração material nos seus planos de benefícios através de um aviso de SMM (Summary of Material Modification).
ERISA Reporting and Recordkeeping
Employers must maintain accurate records relating to their employee benefit plans. Nos termos da Secção 107 da ERISA, todos os registos relacionados com os registos governamentais devem ser retidos e mantidos disponíveis para exame durante um mínimo de seis anos após a data do registo. Contudo, ao abrigo da Secção 209, a entidade patronal deve manter registos de benefícios relacionados com os empregados durante o tempo suficiente para determinar os benefícios devidos a esses empregados.
As empresas também têm requisitos de relatórios obrigatórios ao abrigo da ERISA. Para planos com 100 participantes ou mais, as patrocinadoras do plano devem apresentar anualmente o Formulário 5500 de Retornos/Relatórios Anuais do Plano de Benefícios dos Empregados. Para planos com menos de 100 participantes, as patrocinadoras podem usar o formulário 5500-SF.
Uma patrocinadora do plano arquivará seu formulário 5500 eletronicamente através do sistema EFAST do Departamento do Trabalho. O preenchimento eletrônico satisfaz as exigências de relatórios da ERISA e do Código da Receita Federal (IRC), fornecendo um relatório da condição financeira, investimentos e operações do plano. Isso inclui informações sobre o plano, nome do plano, ano do plano, um cronograma de ativos e passivos do plano, prestadores de serviços, custos e fornecedores de seguros, participantes e dados financeiros.
Reivindicações de violação da ERISA por parte dos empregados
Os empregados e participantes do plano têm proteções mínimas para os procedimentos de reivindicações dos planos de benefícios dos empregados sob a ERISA. Quando a reivindicação de um empregado é negada, o plano deve fornecer um aviso adequado do motivo da negação e dar-lhes uma oportunidade para uma revisão completa e justa. Se o plano fizer uma determinação adversa no recurso do reclamante, deve especificar o motivo da decisão e fornecer uma declaração do direito do reclamante de intentar uma ação judicial sob ERISA.
ERISA Responsabilidades Fiduciárias
ERISA fiduciários têm a obrigação de agir no interesse exclusivo dos participantes e beneficiários do plano. Isto inclui a tomada a cargo dos custos razoáveis de administração do plano, a diversificação dos investimentos para minimizar o risco de grandes perdas, seguindo os termos do documento escrito do plano, e evitar conflitos de interesse. O fiduciário também é responsável por monitorar o desempenho dos investimentos e selecionar opções e provedores de investimentos.
Auditorias da ERISA
Administração de Segurança de Benefícios dos Empregados (EBSA) realiza regularmente auditorias de planos de benefícios para investigar os planos e garantir o cumprimento dos mesmos. As auditorias podem ser acionadas por uma revisão do Formulário 5500 ou outros relatórios, revisão de Descrições Sumárias de Planos, reclamações de empregados, ou mesmo auditorias aleatórias. De acordo com um relatório do Departamento do Trabalho, cerca de dois terços das investigações civis do EBSA resultam em recuperação monetária ou outras ações corretivas. Cerca de um quarto das investigações criminais resultou em confissões de culpa ou condenações penais.
Penalidades por Violações da ERISA
EBSA aplica as leis do Departamento do Trabalho, incluindo a ERISA. Os patrocinadores do plano podem ser penalizados pela EBSA por violações da ERISA. As penalidades pelas violações da ERISA podem depender do tipo de violação, da extensão da violação e se a violação foi intencional. As penalidades por violações podem incluir multas, pagamentos aos participantes do plano e mudanças necessárias nas práticas e procedimentos da empresa. Os administradores do plano que não cumprirem os requisitos de relatórios anuais também estão sujeitos a uma penalidade de até US$1.000 por dia.
As violações fiduciárias daERISA também podem sujeitar o fiduciário a responsabilidade pessoal por perdas aos participantes do plano. Os participantes e beneficiários do plano têm o direito de tomar medidas legais contra o gerente do plano, administrador do plano ou outros que controlem os ativos do plano por uma violação do dever fiduciário. Os fiduciários também podem ser responsabilizados pelos lucros perdidos ou recebidos indevidamente.
As violações voluntárias da ERISA podem até resultar em processo criminal. As sanções penais máximas para violações da ERISA incluem até 10 anos de prisão e multas de até $100.000. As empresas acusadas de violações da ERISA podem enfrentar multas criminais de até $500.000, além de qualquer responsabilidade civil.
Correcções Voluntárias de Conformidade ERISA
O Departamento do Trabalho tem programas voluntários de conformidade para patrocinadores de planos que descobrem uma possível violação dos requisitos da ERISA. Isto inclui o Programa Voluntário de Conformidade de Filtros Delinqüentes (DFVCP) e o Programa Voluntário de Correção Fiduciária (VFCP).
Programa Voluntário de Conformidade de Filtros Delinqüentes
Quando um administrador de plano não cumpriu com os requisitos de relatórios anuais da ERISA, o DFVCP oferece aos administradores uma forma de satisfazer os requisitos e evitar avaliações adicionais de penalidades civis. Ao apresentar relatórios anuais delinqüentes através da DFVCP, os administradores do plano podem pagar voluntariamente um valor de penalidade reduzido.
A elegibilidade para a DFVCP é limitada aos administradores do plano com obrigações de apresentação de relatórios de acordo com o Título I da ERISA que ainda não tenham sido notificados pela DOL da sua falha em apresentar um relatório anual. A participação inclui o preenchimento do formulário 5500 ou 5500-SF Annual Returns/Reports of Employee Benefit Plan e o envio de informações de preenchimento e pagamento sob a estrutura de penalidades reduzidas.
Programa de Correção Fiduciária Voluntária
Se um fiduciário ou patrocinador do plano descobre uma possível violação do dever fiduciário, ele pode corrigir sua violação através da VFCP para evitar penalidades adicionais. O VFCP permite que os fiduciários cumpram com os regulamentos ERISA tomando medidas correctivas.
Para buscar alívio de ações de execução, os fiduciários são obrigados a:
- Identificar quaisquer violações e determinar se elas se enquadram nas 19 categorias de transações cobertas pela VFCP;
- Seguir o processo para corrigir quaisquer violações qualificadas;
- Calcular quaisquer perdas ou lucros relacionados com as violações e restaurar os valores com juros; e
- Arquivar uma aplicação com a EBSA, incluindo documentação que demonstre que foram tomadas medidas corretivas.
San Diego ERISA Compliance Attorneys
Em Butterfield Schechter LLP, oferecemos aos nossos clientes o aconselhamento de conformidade da ERISA e outros conselhos de benefícios aos empregados. Nossos advogados se assegurarão de que sua empresa e fiduciários se mantenham em conformidade com as regras e mudanças regulamentares da ERISA. Contate nosso escritório hoje mesmo com qualquer dúvida sobre como podemos ajudar você e sua empresa a ter sucesso.
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