Alterar pedidos é uma parte necessária da construção.
É um assunto delicado quando depois de iniciar um projeto de construção, surgem coisas que exigem que você cobre custos adicionais.
Muitos empreiteiros têm medo de cobrar por Pedidos de Alteração por medo de que isso afete sua relação comercial. Ou pior, eles trabalham por hora e nunca são pagos pelo seu trabalho.
As ordens de mudança podem ser um desafio para obter aprovação e manter um relacionamento sólido.
Somos uma empresa de estimativa e consultoria de construção, e desenvolvemos uma estratégia muito específica para obter a aprovação das ordens de mudança.
Vou mostrar-lhe como facturar ordens de mudança profissionalmente, obtê-los aprovados, e ser um activo para o seu cliente onde eles continuam a querer usá-lo para projectos.
Utilizando estas estratégias, vimos clientes fazer um adicional de 10-20% mais no seu contrato através de ordens de mudança.
O que é uma ordem de mudança?
Uma ordem de mudança é um mini-contrato formal que modifica o seu contrato original. As ordens de modificação podem ser adições ou deduções ao valor do seu contrato.
Quando você tem um contrato, você tem um escopo de trabalho do que está incluído na sua lista de responsabilidades.
Todos os projetos têm mudanças, e estas vêm na forma de mudanças de proprietário, requisitos do inspetor e conflitos nos desenhos, e vários outros.
Porque estas mudanças estão fora do seu contrato, você deve estar cobrando algo pelo trabalho.
O desafio com as ordens de alteração é que muitos empreiteiros e subcontratados acreditam que cobrar por certas coisas, ou cobrar demais vai fazer com que seu cliente não queira usá-lo novamente no futuro.
Prevenir ordens de alteração (e estabelecer-se como um ativo valioso)
Se você é um empreiteiro muito bom, você fará sua devida diligência para identificar quaisquer problemas antes mesmo de começar o trabalho para evitar ordens de alteração. A maioria das ordens de mudança resultam em problemas pré-existentes no local do trabalho, ou problemas de coordenação que podem ser evitados por uma revisão detalhada do escopo e do plano, reunião de subcontratados, ou reunião de Proprietário/Arquiteto.
Se você realmente quiser provar seu valor a um Contratante Geral (ou Proprietário se você for o CG), identifique os problemas antes que eles aconteçam. Poupe ao GC (ou Proprietário) algumas dores de cabeça e surpresas orçamentais, e posso garantir que elas voltarão para si no futuro.
Problemas comuns que eu vejo frequentemente são:
- Obras mecânicas de condutas interferem com as alturas do tecto
- As dimensões estruturais não correspondem às dimensões arquitectónicas
- As dimensões ADA ainda não estão de acordo com o código e ainda não passaram na revisão do plano
- Os painéis de acesso de cabeça não estão de acordo a Código mecânico (alguns códigos requerem a capacidade de remover completamente componentes suspensos)
- O escopo do trabalho perde partes dos projetos (isto ocorre frequentemente devido à correria para cumprir prazos)
Mas você não pode controlar se o proprietário redesenhar paredes, ou se um inspetor vier e acrescentar requisitos adicionais que não tenham sido apanhados na revisão do plano, ou quando outro comércio danificar seu trabalho e você tiver que refazer algum trabalho?
Or… E se um tubo de aspersão rebentar e danificar o drywall?
Por causa dos desafios que vimos na nossa experiência, desenvolvemos esta estratégia onde você pode identificar o tipo de ordem de mudança para que você possa abordá-la um pouco diferente.
Como emitir estrategicamente uma ordem de mudança
O procedimento operacional padrão para ordens de mudança é normalmente onde você prepara um documento com um pequeno escopo de trabalho do trabalho adicional a ser realizado, um valor total, e informações de suporte para provar porque você está cobrando esse valor.
É como uma mini-estimativa para o trabalho a ser realizado. E uma vez assinado, torna-se um mini-contrato que modifica o contrato original.
Este é um exemplo de como é uma ordem de alteração.
E o backup para ele:
Você pode querer adicionar um backup adicional para provar o seu caso. O seu backup é a sua prova de qual é o trabalho que precisa ser executado, e porque é que está a custar o que está a cobrar.
Você deve incluir fotos, ordens de compra, facturas, e-mails, RFIs, adendos, revisões, esboços, trechos do plano, imagem destacada do plano, e qualquer outra prova que você possa precisar para provar o seu caso.
É uma boa idéia usar o Software de Gerenciamento de Projetos para acompanhar Pedidos de Alteração, Solicitações de Informações (RFIs), Addendums e Revisões, e Esboços. Você pode usar Procore ou Corecon para gerenciar isto.
Eu também recomendo o Dropbox para gerenciar toda a sua documentação. Você pode integrar estas pastas com sua equipe.
Eu recomendo que você faça a cobrança de Pedidos de Alteração de forma agressiva. Há algumas boas razões para isso.
Razões para Faturar Agressivamente para Pedidos de Alteração
Os pedidos de alteração são frequentemente negociados – Ao submeter um preço agressivo, quando você precisa descontar seu cliente, você ainda está lucrando com o pedido de alteração.
Os pedidos de alteração são frequentemente desafiados – Eles podem ser desafiados porque eles acreditam que o trabalho é parte do seu contrato. Ao cobrar agressivamente pelas suas outras Ordens de Alteração, quando surge uma que você não pode ganhar, você mitiga as suas perdas cobrando mais do que o habitual sobre os outros.
Não há concorrência – Ao licitar, você tenta ser o licitante mais baixo porque tem concorrentes. Uma vez no trabalho, é improvável que um empreiteiro contrate outra empresa para realizar uma ordem de mudança.
Alterar ordens sempre envolve risco de não pagamento – Mesmo que existam métodos legais para garantir o pagamento, você dificilmente quer ir na direção de processar ou mentir, a menos que seja absolutamente necessário. Há ordens de mudança que inicialmente são aprovadas, e mais tarde o proprietário está sem dinheiro, ou o GC percebe que ele nunca conseguiu que fosse aprovado e escorregou as rachaduras. É comum que os CG voltem mais tarde e peçam descontos, ou recusem-se a pagar alguma coisa. Ou mesmo “convenientemente” esquecer para que serve.
Passar para “Favores” – Os empreiteiros gerais são notórios por pedirem trabalho gratuito sob a forma de favores. Em plena divulgação – quando eu era superintendente, eu costumava pedir coisas pequenas o tempo todo. Os CG tomam isso como um insulto quando é preciso repatch um pequeno buraco e cobram-lhes 100 dólares por esse trabalho. Mas o que acontece quando eles pedem 20 pequenos favores? Eles podem somar milhares de dólares. Se você não pode cobrar por eles diretamente, você pode compensar esses custos indiretamente através de outros pedidos de mudança agressivamente faturados.
Faça T&M (Tempo e Materiais) contra a política de sua empresa
Abrigamos a fazer Tempo e Materiais contra a política de sua empresa. Não é realmente uma maneira boa e segura de cobrar pelo seu trabalho.
Em vez disso, recomendamos SEMPRE usar ordens de mudança formal.
O que acontece no trabalho é devido à pressa nos locais de trabalho, os Empreiteiros Gerais vão querer que os Subempreiteiros prossigam com o trabalho em uma base horária e eles pagariam por mão de obra e materiais razoáveis com uma pequena margem de lucro.
O problema com isso é que isso deixa você aberto para o seu cliente mais tarde tentando negociar o seu preço para baixo. Eles gostam de dizer “Eu não consegui que este fosse aprovado, então não vamos conseguir cobrir isso”. Ou podem dizer “Vou precisar de baixar estes custos se quisermos que o dono o aprove”.
E como não tem uma Ordem de Alteração aprovada, não tem nenhuma documentação legalmente vinculativa para ser pago.
Em vez disso, se o seu cliente insistir em T&M, ofereça uma Ordem de Alteração “Não-Proceder”.
Isto é como um híbrido T&M e uma Ordem de Alteração Formal. Primeiro, a GC aprova o seu pedido de mudança com base em um preço máximo garantido. Você pode usar os tickets de campo para manter o controle das horas, então essencialmente eles estão pré-aprovando seu pedido de mudança.
Bill According to the Reason for the Change
Changes são feitas por várias razões. Algumas são porque o proprietário e o arquiteto querem uma mudança enquanto estão em construção, e outras estão fora do controle dos proprietários ou dos GCs.
Aqui estão as razões para as mudanças, e como lidar com elas.
Alterações dirigidas pelo proprietário
Muitas vezes uma vez que o trabalho está em andamento e os proprietários começam a ver as paredes sendo colocadas, eles frequentemente se inspiram para fazer mudanças porque eles podem realmente visualizar o espaço.
Estas mudanças são opcionais. Devido a isso, você pode cobrar um prêmio por elas. A lógica aqui é que não há competição já que você já está no local da obra.
Eu sou fã de cobrar as ordens de alteração agressivamente e deixar o Proprietário ou GC tentar negociar seu preço para baixo.
Arquitectar Alterações Direcionadas
Arquitetos também fazem alterações quando notam inconsistências em seu design ou inspirações de última hora que eles podem ter. Isto também é verdade com os designers de interiores.
Tratamos estas alterações de forma semelhante às alterações do Proprietário. Nós também damos um preço premium a estas. Por vezes o arquitecto emite um adendo ou esboço para clarificar ou melhorar algo no trabalho. Se for uma mudança opcional, nós damos um preço premium. Se for uma mudança necessária, o preço é um pouco mais baixo.
Conflitos nos Desenhos
Nenhum desenho é sempre perfeito. A indústria da arquitetura desenvolveu um software bastante sofisticado para ajudar a detectar conflitos antes que eles se tornem problemas, mas há sempre problemas nos desenhos.
Quando isso acontece, você tenta manter o preço razoável para você, não parece estar fixando o preço.
Inspetor requer itens adicionais
Inspetor é notório por entrar no local da obra e adicionar requisitos adicionais e fazer alterações com base no código de construção.
Algumas vezes as coisas falham na revisão do plano, ou durante renovações de edifícios existentes, há surpresas ocultas atrás das paredes que os inspetores notam.
Para estes, tente ser razoável. Esta é uma mudança imprevista.
Danos por outros subempreiteiros
Danos por outros subempreiteiros no canteiro de obras são muito comuns. Muitas vezes resultam num custo adicional para a reparação dos danos.
Estes resultam sempre num custo adicional. Se você tem boas relações com esse Subcontratado, você tenta resolver isso diretamente com eles, ou cobra baixo ou a custo. Isto é apenas para cobrir seus custos.
Uma vez tive um empreiteiro mecânico que arrancou todos os meus tetos acústicos porque ele estava tendo problemas para instalar seu trabalho mecânico. Eles arrancaram todo o nosso trabalho, então nós cobramos o dobro do custo.
Emergências no Trabalho
E às vezes, as coisas simplesmente acontecem. Um cano de canalização pode quebrar, pode haver uma fuga no telhado e danificar a parede seca, ou pode haver um incêndio.
Estas coisas têm de ser remediados e reparados antes de entregar o espaço para o proprietário.
Estas você cobra razoavelmente. Você até tenta ser um jogador de equipa e faz isto a custo. Não é culpa do dono.
Por vezes o Seguro de Responsabilidade Civil Geral cobre este tipo de questões. Se este for o caso, você pode cobrar taxas de prémio.
Favores
Por último, GCs e Proprietários pedem favores.
Se você cobrar por cada pequena quantia, você vai parecer que você está nickel and diming.
O que você faz aqui é você manter o controle do trabalho em uma ordem de mudança definida como um rascunho no seu software. Uma vez atingido um limite, você deixa o seu cliente saber que começa a cobrar.
Negociar as suas ordens de alteração
Vai deparar-se com muitos cenários onde as suas ordens de alteração não são aprovadas. Se você cobrar de acordo com o motivo da mudança que recomendamos acima, você provavelmente terá menos desafios para conseguir que as ordens de mudança sejam aprovadas. Estas são estratégias testadas em batalha onde observamos o motivo subjacente às mudanças.
Essencialmente, quando está fora do controle de alguém, você tenta ser um jogador de equipe e cobrar menos pelo seu trabalho. Quando são mudanças opcionais, você pode cobrar taxas premium e muitas vezes será solicitado a negociar seus preços. Isto garante que você cobre seus custos, e faz um lucro decente pelo seu tempo e esforço.
Existirão momentos em que você não conseguirá aprovar algo, então você pode usar a alavancagem do cronograma para “empurrar” seu GC para aprovar rapidamente. Você pode deixá-los saber que eles precisam de uma aprovação assinada antes de prosseguir. Esta é uma das principais razões pelas quais não encorajamos T&M a trabalhar ou a realizar o trabalho antes de ter uma aprovação assinada. Quando o trabalho estiver completo, há uma boa chance de que eles voltem e digam “o dono só aprovou 50% dos seus custos, então é tudo o que podemos lhe pagar”. Isso acontece o tempo todo.
Felizmente com uma Ordem de Alteração assinada, ela modifica legalmente o contrato e lhe dá a capacidade de hipotecar por não pagamento.
Conclusão
Agora você sabe como cobrar de forma adequada e eficaz as ordens de alteração.
Não tem que ser um desafio ou um problema para ter estas aprovadas. Pedidos de alteração podem ganhar entre 10-20% em valor de contrato adicional. Já lhe mostrei como emitir estrategicamente ordens de alteração, o valor a cobrar e como negociar a sua aprovação. Também mostrei como incluir no seu faturamento do AIA.