Entendemos que você coloca muito esforço na organização dos seus eventos. Embora o recrutamento de voluntários possa ser demorado, eles são um ativo essencial para qualquer campanha de arrecadação de fundos. Portanto, estamos compartilhando nossa visão sobre como conseguir voluntários para um evento com sucesso e eficiência. Mas antes disso, é importante entender o que motiva os seus voluntários a participar:
Porquê os seus apoiantes são voluntários em eventos?
Quando você sabe porque os voluntários participam nos seus eventos, você pode dirigir melhor os seus esforços de recrutamento. Vamos ver as quatro principais razões pelas quais os voluntários participam:
Se importam com a sua causa
Os voluntários apaixonados são confiáveis e comprometidos e querem fazer uma diferença real no dia do evento. Estes voluntários podem procurar a sua organização através da pesquisa online, de um boletim comunitário ou boca a boca, por isso incluímos formas de facilitar a estes voluntários ansiosos por encontrar as suas oportunidades e inscrever-se para elas.
Voluntariado Juntos
Os eventos são uma ótima maneira de grupos, como funcionários e famílias de empresas, se reunirem por um dia para ajudar a comunidade. Enquanto os grupos voluntários tendem a ser mais episódicos, eles oferecem a oportunidade de recrutar e engajar membros com a sua causa. É por isso que é importante simplificar a inscrição da equipe e conectar-se com seus voluntários no dia do evento com o objetivo de convidar voluntários para se envolverem novamente com sua organização.
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Iles se beneficiam do seu evento
Embora a maioria dos voluntários participe porque eles querem ajudar melhor suas comunidades, alguns também procuram se beneficiar, e não há problema! Talvez você esteja oferecendo ingressos gratuitos para o evento, ou seus voluntários podem ter objetivos pessoais relacionados à carreira ou interesses. Por exemplo, o seu evento pode oferecer oportunidades de networking, ou permitir que os voluntários pratiquem uma certa habilidade. Assim que identificar o que os seus voluntários querem obter com as suas oportunidades, você pode comunicar esses benefícios nos seus esforços de marketing ao recrutar voluntários para o evento.
Foram Pedidos
Você pode ficar surpreso como os membros da comunidade estão dispostos a ajudar, se você apenas pedir. Os seus eventos oferecem uma excitante oportunidade de fazer algo diferente e ao mesmo tempo melhorar as nossas comunidades. Os voluntários de primeira viagem podem tornar-se os voluntários mais dedicados da sua organização. Abaixo, nós exploramos 8 maneiras de alcançar potenciais voluntários para eventos, e mantê-los voltando.
Como recrutar voluntários para um evento
Fazer com que as oportunidades de voluntariado sejam fáceis de encontrar
Se perguntando onde encontrar voluntários para eventos? Deixe-os encontrá-lo! A maioria dos voluntários procura oportunidades para participar online. Os voluntários virão ao seu website à procura de formas de se envolverem, por isso não devem ter de procurar no seu website para os encontrar. Felizmente, existem soluções simples que você pode fazer para melhorar a visibilidade dos seus eventos. Aqui estão algumas formas tentadas e verdadeiras de ajudar os seus eventos a se destacarem:
- Incorporar um cabeçalho “Voluntário” no menu de navegação do seu site, para que os visitantes possam navegar rapidamente pelo seu site. Se você está ligando para o seu software de gerenciamento de voluntários, inclua uma chamada clara para ação, como “Quer ser voluntário? Clique aqui para se envolver!”
- Liste todos os seus eventos e oportunidades em um só lugar no seu site. Você pode criar uma página de calendário para que seus apoiadores possam ficar animados para a próxima temporada.
- Destaque um evento particularmente excitante na sua página inicial.
- Link para a página do seu evento diretamente (ao invés de sua página inicial) quando você apresenta oportunidades de voluntariado em materiais de mídia social e marketing. Desta forma, os voluntários estão a apenas alguns cliques de distância de se inscreverem!
Employ Social Media
80% das organizações sem fins lucrativos concordam que a mídia social é eficaz para o recrutamento de voluntários, e 78% concordam que a mídia social é eficaz para o recrutamento de participantes do evento. Então por que não deixar as mídias sociais fazerem o grunhido funcionar? Espalhe a palavra usando uma variedade de plataformas de divulgação; anuncie os próximos eventos nos canais de mídia social da sua organização enquanto encoraja os membros da comunidade a se inscreverem para oportunidades estimulantes de voluntariado. O marketing peer-to-peer é também um ótimo método que alista seus atuais apoiadores para espalhar a palavra para você nas mídias sociais.
E porque não incorporar regularmente um calendário de eventos no seu boletim informativo sem fins lucrativos? A cada menção de uma oportunidade, não deixe de incluir um apelo à ação, como “Voluntários do evento são necessários! Cadastre-se aqui”. Depois, forneça um link ou botão que leve diretamente à página do evento ou à página de inscrição de voluntários do seu site.
Lembre que suas contas de mídia social também são sobre criar reconhecimento de marca, para que você se torne o go-to organization quando os voluntários estão procurando apoiar uma causa específica. Mantendo suas mídias sociais regularmente atualizadas, excitantes e “sobre a marca”, você atrairá voluntários que entendem a sua organização. Confira este artigo para saber mais sobre como criar uma estratégia de mídia social de sucesso.
Encontrar negócios na sua comunidade
Mais empresas estão incorporando programas de voluntariado em seu modelo de negócios. Então, por que não chegar aos empregadores locais, especialmente aqueles com requisitos de voluntariado dos funcionários, para o seu próximo evento? Para chegar a possíveis parceiros, você pode considerar escrever uma carta para solicitar voluntários para os seus próximos eventos. A sua mensagem deve comunicar mais do que o simples fato de que você precisa de voluntários para eventos que apóiem a sua causa. Em sua carta, você deve informar às empresas como elas podem se beneficiar de uma parceria, o que sua causa significa para a comunidade que você compartilha, e como suas organizações podem realizar mais juntos. Você pode usar este esboço para criar uma carta solicitando voluntários para o seu próximo evento.
Amostras de solicitação de voluntários para um evento
- Sentença de Abertura de Sentença de Atenção: Escreva uma frase de abertura que atraia os leitores.
- Objetivo ou Necessidade: Qual é o propósito do evento? O que os seus esforços irão realizar?
- Solução: Como é que os seus esforços colectivos vão ajudar?
- Benefícios: O que há nele para os voluntários e para a empresa? Você irá apresentar o logotipo da empresa, por exemplo?
- Expectativas dos voluntários: O que os voluntários podem esperar fazer? Para que tipos de trabalho eles devem se preparar?
- Próximos Passos e Detalhes de Contato: Como a empresa deve responder à sua carta? Como os funcionários devem se cadastrar para oportunidades?
Não se esqueça de acompanhar com uma chamada telefónica. Vai parecer mais pessoal, e vai mostrar à empresa que você está confiando neles especificamente para ajudar a fazer do seu evento um sucesso.
Cheque este artigo para saber mais sobre os benefícios das parcerias corporativas.
Simplificar Inscrição da Equipe
Na hipótese de os futuros voluntários do evento encontrarem oportunidades nas quais estão interessados, eles devem ser capazes de se inscrever facilmente. O mesmo vale para as equipes e grupos de famílias e parceiros corporativos. O registo simples da equipa significa que os voluntários podem inscrever-se juntos no evento directamente através do seu website, poupando tempo e reduzindo o tempo desnecessário de voltar atrás e avançar. Depois de introduzir apenas algumas informações chave, as equipas devem ser registadas imediatamente e os seus lugares reservados. Solicite as informações de contato de um líder de equipe, para que você possa facilmente identificar e chegar até uma pessoa pontual para comunicar rapidamente as informações necessárias.
Pré-Assign Jobs
Preparação é a chave para suavizar a navegação no dia do evento. Além disso, é mais provável que os voluntários do seu evento voltem a participar se tiverem uma experiência positiva na primeira vez que se voluntariarem com a sua organização. Ao listar suas oportunidades, inclua o trabalho que você quer que eles façam e uma breve descrição. Isso permite que os voluntários do evento se sintonizem com as oportunidades certas. Quando seus voluntários chegarem ao evento, eles estarão prontos para começar e saberão exatamente quais são suas responsabilidades.
Envie lembretes
Depois de os voluntários se terem inscrito para o seu evento, acompanhe com um e-mail para confirmar a inscrição e agradeça aos voluntários pelo seu interesse. Porque somos humanos, às vezes esquecemos as coisas. Envie um lembrete vários dias antes com a data e hora do evento. Especifique as informações logísticas para que os voluntários se sintam preparados. Recomendamos incluir as seguintes informações:
- Detalhes de localização
- Números do dia de contato
- O que trazer
- Uma agenda para o dia
Você também pode querer anexar literatura breve mas perspicaz sobre a sua causa para que os voluntários estejam engajados antes mesmo de chegarem. A preparação de sua organização demonstra sua dedicação à causa, inspirando comprometimento em nome dos voluntários.
Estabelecer um Sistema de Check-In Voluntário
Um sistema de check-in em cada evento o ajudará a manter o registro de presença de voluntários. Assim que os voluntários chegarem ao local do evento, faça-os ir diretamente a um ponto de check-in (e inclua sinalização clara para que seja fácil de localizar). Um processo de check-in automático também permitirá que os voluntários entrem e saiam, para que sua organização sem fins lucrativos possa registrar dados valiosos sobre números e horas de participação. Se você não tiver a tecnologia disponível, atualize da caneta e do papel e crie uma planilha para acompanhar o comparecimento e as horas de participação. Um evento bem organizado irá minimizar o stress dos voluntários nos eventos, garantindo que eles tenham uma experiência positiva.
Espanhe seus voluntários
Bolster seus esforços de recrutamento com um melhor engajamento voluntário. Agora que você sabe como conseguir voluntários para um evento, você pode se preparar para o sucesso do próximo evento. Encerre cada evento reunindo os seus voluntários para agradecer-lhes pelo seu trabalho árduo. Fale sobre tudo o que você foi capaz de realizar como uma equipe, e como os seus esforços voluntários foram valiosos. Acompanhe com um e-mail de agradecimento sincero. Ser apreciado sabe bem – voluntários podem querer apenas ajudar novamente!
Sua organização conta com os esforços benevolentes dos voluntários do seu evento. Esperamos que estas 8 estratégias ajudem a obter todas as mãos que você precisa para fazer do seu próximo evento um sucesso. Não tenha medo de usar estas dicas para engajar e reter voluntários para qualquer uma das oportunidades futuras da sua organização!