Todos os dólares contam para os proprietários de empresas, por isso se não souber em que pé está mensalmente, pode não estar por perto no final do ano. E embora o software de contabilidade “faça você mesmo” possa ajudar a monitorizar os custos, os benefícios de contratar bons contabilistas vão muito para além de números esmagadores. Potencialmente, eles podem ser o parceiro financeiro da sua empresa para toda a vida, com conhecimento íntimo não só de como você vai financiar a sua próxima empilhadeira, por exemplo, mas também como você vai financiar a educação universitária da sua filha.
Antes de contratar uma, porém, certifique-se de compreender as quatro áreas básicas de especialização em uma prática de contabilidade geral:
- Serviços de consultoria empresarial. Uma vez que um contabilista deve conhecer o seu ambiente de negócios, a sua situação fiscal e as suas demonstrações financeiras, faz sentido pedir-lhes que juntem todas as peças e o ajudem a elaborar um plano de negócios e um plano financeiro pessoal. Os contabilistas podem oferecer aconselhamento sobre tudo, desde seguros (precisa realmente de um seguro de interrupção do negócio ou é mais barato alugar um segundo local?) à expansão (como é que a capacidade adicional afectará os custos operacionais?). Os contabilistas podem trazer um novo nível de percepção, simplesmente em virtude da sua perspectiva.
- Contabilidade e manutenção de registos. Estas são talvez as disciplinas mais básicas da contabilidade. Embora faça sentido para muitos empresários gerir os seus registos diários, um contabilista pode ajudar a criar sistemas contabilísticos e de contabilidade e mostrar-lhe como utilizá-los. Um bom sistema permite que você avalie a rentabilidade e modifique os preços. Ele também permite monitorar despesas, acompanhar um orçamento, detectar tendências e reduzir as taxas de contabilidade necessárias para produzir demonstrações financeiras e declarações de impostos.
- Aconselhamento fiscal. Contadores que prestam assistência em questões relacionadas a impostos geralmente podem fazê-lo em duas áreas: conformidade fiscal e planejamento tributário. O planejamento refere-se à redução da sua carga tributária global. Conformidade refere-se à obediência às leis fiscais.
- Auditoria. Estes serviços são mais comumente exigidos pelos bancos como condição para um empréstimo. Há muitos níveis de auditoria, desde a simples preparação de demonstrações financeiras até uma auditoria real, onde o contador ou outro terceiro garante que as informações financeiras de uma empresa são precisas.
Selecionar um contador
A melhor maneira de encontrar um bom contador é obter uma indicação de seu advogado, seu banqueiro ou um colega de negócios. Você também pode fazer um check in com a Society of Certified Public Accountants no seu estado, que pode fazer uma indicação.
Embora os contabilistas trabalhem normalmente para grandes empresas, os CPAs (Certified Public Accountants) trabalham para uma variedade de grandes e pequenas empresas. Não subestime a importância de um CPA. Este título só é atribuído a pessoas que tenham passado um rigoroso teste de dois dias, padronizado nacionalmente. A maioria dos estados exige que os CPA tenham pelo menos um diploma universitário ou seu equivalente. Vários estados também exigem trabalho de pós-graduação.
Após você ter apresentado alguns bons candidatos, é importante determinar quanto do trabalho sua empresa fará e quanto será feito pelo contador.
Os serviços de contabilidade podem ser divididos em três categorias amplas: registro de transações, montagem e geração de retornos e demonstrações financeiras. Embora as duas primeiras categorias exijam um nível de habilidade inferior à última, muitas empresas cobram a mesma tarifa horária para todas as três. É por isso que é importante determinar exatamente que trabalho você quer que um contador administre.
O próximo passo é entrevistar as suas referências. Para cada um, planeje duas reuniões antes de tomar sua decisão. Uma reunião deve ser no seu site. A outra deve estar na deles. Durante as entrevistas, seu objetivo principal é descobrir sobre três coisas: serviços, personalidade e honorários. Aqui está o que perguntar em cada área.
- Serviços: A maioria das firmas de contabilidade oferecem serviços de auditoria e impostos. Mas e a contabilidade? Consultoria de gestão? Planejamento patrimonial? O contabilista irá ajudá-lo a desenhar e implementar sistemas de informação financeira? Uma CPA pode oferecer serviços que incluem a análise de transações para empréstimos e financiamentos; preparação, auditoria, revisão e compilação de demonstrações financeiras; gestão de investimentos; e representação perante as autoridades fiscais.
As firmas de contabilidade menores são geralmente uma melhor aposta para os empresários, mas podem não oferecer todos esses serviços. Certifique-se de que a empresa tem o que você precisa. Se não pode oferecer serviços especializados, pode ter relações com outras firmas para as quais pode encaminhá-lo para tratar destes assuntos. Além dos serviços, certifique-se de que a empresa tem experiência com pequenos negócios e sua indústria específica. - Personalidade: O estilo do contabilista é compatível com o seu? Certifique-se de que as pessoas que você está encontrando são as mesmas que estarão lidando com o seu negócio. Em muitas empresas de contabilidade, alguns parceiros lidam com vendas e novos negócios, depois passe o trabalho de conta real para outros.
Ao avaliar a competência e compatibilidade, pergunte aos candidatos como eles lidariam com situações relevantes para você. Por exemplo: Como você lidaria com uma auditoria do escritório do IRS buscando verificação das despesas com automóveis? Ouça as respostas e decida se é assim que você gostaria que seus assuntos fossem tratados.
Perceba, também, que ter um contador que faz uma abordagem diferente pode ser uma coisa boa. Apenas certifique-se de que o contabilista não o pressiona a fazer coisas com as quais você não se sente confortável. - Taxas: Pergunte sobre isto adiantado. A maioria das empresas de contabilidade cobra à hora com taxas que vão de $100 a $275. No entanto, outras trabalham com um adiantamento mensal. Obtenha uma gama de cotações de diferentes contabilistas. Tente também obter uma estimativa do total de taxas anuais com base nos serviços que você discutiu.
Não baseie sua decisão apenas no custo, no entanto, como um contador que cobra uma taxa horária mais alta é provável que seja mais experiente e capaz de trabalhar mais rápido do que um novato que cobra menos.
Não se esqueça de pedir referências – particularmente de clientes do seu setor. Ligue para eles para saber o quanto eles estavam satisfeitos com os serviços, taxas e disponibilidade do contador.
Make the Most of the Relationship
Depois de fazer uma escolha, explique os termos do acordo em uma carta de compromisso. O documento deve detalhar as devoluções e declarações a serem preparadas e as taxas a serem cobradas. Isso garante que você e seu contador tenham as mesmas expectativas.
Ainda, aguarde a sua parte do acordo. Não entregue ao seu contabilista uma caixa de sapatos cheia de recibos. Anote os detalhes de todos os cheques no seu registro de cheques, se são para utilidades, suprimentos e assim por diante. Da mesma forma, identifique as fontes de rendimento nos seus recibos de depósito bancário. Quanto melhor mantiver os seus registos, menos tempo o seu contabilista terá que gastar e as suas taxas serão mais baixas.
É uma boa ideia encontrar-se ou pelo menos falar com o seu contabilista todos os meses. Reveja os extractos financeiros e reveja os problemas para saber para onde vai o seu dinheiro. O seu contabilista deve ir para além do número de números para sugerir formas alternativas de cortar custos e agir como uma caixa de ressonância para quaisquer ideias ou perguntas que tenha.
Extraído de Start Your Own Business, Quinta Edição pelo pessoal do Entrepreneur.Asking the Right Questions
Aqui estão dez perguntas críticas a fazer quando entrevistar um contabilista:
1. Você é um CPA? (Não assuma que todo contador é.)
2. Você tem licença para praticar no seu estado?
3. Quando e onde você recebeu uma licença para praticar?
4. Onde você foi para a escola, e que diplomas você ganhou?
5. Quem são alguns dos seus clientes? (Chame-os.)
6. Em que área você é especialista?
7. Quão grandes ou pequenos são os seus clientes, e que tamanho tinham quando você começou a sua relação com eles?
8. Quão acessível você é? (Alguns contabilistas só estão disponíveis durante o horário comercial; outros dar-lhe-ão o número da sua casa ou pager.)
9. A que organizações profissionais você pertence? Qual o seu nível de actividade nesses grupos?
10. Quais são os seus honorários? (Peça para ver algumas facturas actuais.)
Extraído de Start Your Own Business, Quinta Edição pelo pessoal do Entrepreneur.