O que é um Atendente Automático?
Nem todos estão familiarizados com o termo “Atendente Automático”, mas todos sabem o que é. Alguns chamam-lhe uma recepcionista virtual. É a saudação automática que fornece um menu de prompt de teclado para que os chamadores se conectem com departamentos ou pessoas. Ele também pode fornecer informações básicas de negócios, como horário comercial, endereços locais ou negócios atuais.
As primeiras impressões são importantes. Ao contrário de uma recepcionista ao vivo, o atendente automático trabalha 24/7/365 e nunca tem um dia ruim. Você pode até mesmo personalizar a mensagem para depois do horário comercial ou feriados.
Por que usar um Atendente Automático? Quais são os benefícios?
Usar um sistema de atendimento automático é a maneira mais fácil e barata de melhorar a satisfação do cliente e aumentar a produtividade dos funcionários.
Primeira impressão profissional & sempre após
Não importa se você é uma pequena empresa estabelecida com 20 funcionários ou uma nova start-up (como você e um amigo trabalhando na sua garagem) – com um atendente automático, os chamadores não serão capazes de dizer. É uma das formas mais acessíveis de dar imediatamente uma vantagem ao seu negócio.
Criar mensagens personalizadas de boas-vindas
Melhorar a experiência do seu interlocutor com saudações específicas para o seu negócio, localização e situação. Uma recepcionista não precisa de estar ao vivo para manter o toque pessoal a que os seus clientes estão habituados.
Mostrar que o seu negócio respeita o seu tempo e necessidades, usando saudações consistentes, opções de menu atenciosas e encaminhamento eficiente de chamadas.
Nunca perca uma chamada com encaminhamento fácil de chamadas
Todos nós já estivemos lá – você liga para um negócio e recebe o temido, “Deixe-me colocá-lo em espera enquanto eu te transfiro…”, apenas para que a chamada seja descartada ou transferida para a pessoa errada.
Com um atendente automático, isto nunca acontece. Os chamadores escolhem com quem falam, levando-os à pessoa certa, na primeira vez. E se você estiver usando um sistema telefônico completamente virtual, como o NetLines, ele pode se conectar aos celulares dos funcionários, aumentando a taxa de atendimento de chamadas.
Auto atendente agiliza sua comunicação interna, reduzindo a frustração do chamador e otimizando o tempo dos funcionários.
Incrementar a produtividade &Foco do funcionário
Para qualquer pequena empresa, o tempo é um recurso precioso. Os funcionários frequentemente usam vários chapéus e fazem malabarismos com muitas prioridades. Tarefas administrativas só tiram do trabalho iniciativas e operações chave de crescimento.
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Com uma recepcionista automatizada, o processo de encaminhamento de chamadas é pré-programado, liberando o tempo dos funcionários.
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Cada funcionário ou departamento recebe as chamadas adequadas, na hora certa. Sem esperar por transferências ou por outro membro da equipe para retransmitir uma mensagem. Perguntas ou problemas dos clientes são tratados de forma eficiente, melhorando a produtividade dos funcionários e do departamento.
Guardar dinheiro em vez de alternativas profissionais
Comparado com outras alternativas profissionais de recepção, um serviço telefônico com um atendente automático é tipicamente mais barato. Quer esteja a considerar uma recepcionista a tempo inteiro ou a depender de um gerente de escritório ou administrador, um atendente automático elimina essa necessidade. Você economizará tempo e dinheiro dos funcionários que podem ser melhor gastos em outro lugar.
Algumas empresas também consideram uma recepcionista remota ao vivo. Embora estes serviços sejam mais baratos do que um empregado a tempo inteiro, eles ainda custam centenas de dólares a cada mês. Para a maioria das empresas, é um custo completamente desnecessário que pode ser melhor tratado com um atendente automático.
Quem deve usar um atendente automático?
- Escritórios (tais como dental, médico, financeiro, legal, marketing, etc.) e mais)
- Equipas de vendas
- Real estate agents and firms
- Escolas e instituições que usam o ensino à distância
- Centros de atendimento
- Promotores de pequenas empresas
- Consultores
- Startups
- Freelancers
- Promotores de pequenas empresaslucros
- Empresas ou equipas virtuais ou remotas
Exemplos de Quando &Como Usar um Serviço de Resposta Automática
- Após horas e fins-de-semana – sempre que o seu escritório estiver fechado
- Férias, encerramentos ou mudanças de operação – feriados nacionais, encerramento de fábricas, férias escolares, encerramentos temporários ou mudanças de operação (como durante uma pandemia)
- Recuperação de desastres – se os seus interlocutores precisarem de mais informações sobre uma inundação recente, incêndio, desastre natural, etc.
- Saudações sazonais – reconheça horários religiosos, nacionais ou sazonais quando relevantes para as suas chamadas, tais como Páscoa, Natal, Diwali, Ramadão
- Campanhas de marketing – poupe tempo ao pré-gravar informações sobre os últimos descontos anunciados ou promoções especiais
- Múltiplos departamentos – facilite o contacto com as vendas, suporte ao cliente, marketing, TI ou qualquer departamento da sua empresa
- Opções de idioma – dê aos interlocutores uma opção automática para usar o seu idioma preferido
Serviço de atendimento automatizado de dois níveis
Com o serviço de atendimento automatizado NetLines, pode até configurar um atendente automático de dois níveis com opções de menu como
“Obrigado por ligar para a XYZ Company. Para o Serviço de Atendimento ao Cliente, pressione 1. Para Vendas, pressione 2. Para Locais e Horas de Loja, prima 3…”
“Obrigado por ligar para o departamento de Vendas. Para Aaron, prima 1. Para Julie, pressione 2…”
Não importa o seu horário comercial ou número de funcionários, o sistema de atendimento automático tem o seu pequeno negócio coberto. Você pode criar saudações separadas para feriados, depois do horário de trabalho e diferentes horas do dia e datas.
Como configurar um Atendente Automático
O nosso sistema de atendimento automático é acessível a partir do seu iPhone ou smartphone Android existente. Não há necessidade de comprar equipamento extra ou contratar um profissional de TI. Basta descarregar a aplicação NetLines a partir da sua loja de aplicações para começar.
Antes de iniciar uma mensagem de boas-vindas, vai querer planear as suas opções de menu, extensões, hierarquia de opções e tudo o que facilite a experiência de quem telefona.
Ajuda a organizar e criar as suas saudações personalizadas? Confira nosso guia definitivo de scripts de atendimento automático.
Advance Your Business With an Auto Attendant
Implementing an auto attendant is smart business sense: é mais profissional, economiza dinheiro, otimiza o tratamento de chamadas e aumenta a produtividade. Sem mencionar que é barato.
Com a NetLines, você obtém um sistema telefônico completamente virtual no seu smartphone existente. Seu avançado recurso de atendimento automático irá elevar seu negócio sem lhe custar muito dinheiro.