25 de julho de 2020
Um arquivo de pessoal contém todas as informações importantes sobre a história de um funcionário em uma organização, tais como suas avaliações, qualificações, aumentos, promoções e quaisquer audiências disciplinares às quais ele possa ter comparecido.
É essencial, obrigatório em alguns estados, que uma empresa mantenha e mantenha arquivos de pessoal para todos os funcionários no caso de uma ação judicial ser movida contra eles por um funcionário descontente ou ex-empregado.
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Personnel File Checklist
Basic Employee Information:
- Nome, endereço, número de telefone.
- Detalhes de contato de emergência.
Histórico do Empregado:
- Aplicação de emprego e/ou currículo.
- Carta de oferta de emprego.
- Descrição do emprego.
- Verificação da formação (se aplicável).
- Transcrições da formação (se aplicável).
- Referências.
- Verificação de antecedentes.
- Outros documentos relacionados com o emprego.
- Licenças por doença, férias, e licenças de ausência/saúde.
Desenvolvimento do desempenho dos funcionários:
- Avaliações dos funcionários.
- Registos de presenças.
- Grupos de desempenho.
- Plano de melhoria de desempenho (se aplicável).
- Pedidos de treinamento, transferência e candidaturas internas a empregos.
- Registros de treinamento e desenvolvimento profissional.
- Reconhecimento do funcionário, incluindo prêmios e cartas de desempenho.
- Avisos escritos e/ou audiências disciplinares.
Documentação legal:
- Fichas de impostosIRS (W-4, I-9).
- Informações sobre a folha de pagamento e remuneração.
- Contrato de trabalho.
- Benefícios do empregado.
Registos de rescisão do contrato de trabalho.
- Carta de demissão.
- Carta de rescisão (se aplicável).
- Registo de saída da entrevista.
- Documentos de desemprego e de seguro.
- Registos de pagamento final (férias, reforma, etc.)
Lista de verificação de ficheiros pessoais
Baixar lista de verificação de ficheiros pessoais gratuita em formato Word.
Baixar lista de verificaçãoBaixar lista de verificaçãoInstant download. Não é necessário email.
FAQs:
Os empregados têm direito a ver o seu ficheiro pessoal?
Apenas os empregados em certos estados podem ter acesso aos seus ficheiros pessoais. Em alguns estados, os empregados podem fazer cópias de certos documentos nos seus arquivos pessoais sem ter acesso a outros documentos. Os empregados devem consultar o seu manual do empregado para obterem clareza sobre a política de acesso aos arquivos pessoais.
Saiba mais sobre os arquivos pessoais.
Que documentos devem estar em um arquivo pessoal?
- Informação essencial sobre um empregado.
- Avaliações de desempenho.
- Registo de permanência.
- Registo fiscal.
- Registo disciplinar.
- Registo de permanência.
Saiba mais sobre Arquivos pessoais.
Quanto tempo os arquivos pessoais devem ser mantidos?
Depende do estado em que você está baseado e do conteúdo dos arquivos dos seus funcionários. As leis federais de emprego especificam quanto tempo você deve manter as pastas dos arquivos pessoais, mas a linha do tempo é normalmente de um a quatro anos, dependendo do documento. É importante aderir a esses prazos para evitar multas.
Para downloads mais úteis, confira nosso Modelo de Anúncio de Emprego, Modelo de Contrato de Trabalho e Carta de Verificação de Emprego.
Veja mais detalhes sobre Arquivos de Pessoal.
Os arquivos de pessoal são confidenciais?
Sim, os ficheiros do pessoal contêm informação sensível e devem ser mantidos confidenciais pelo HR.
Ler mais sobre os ficheiros do pessoal.
Possibilidade de os ficheiros do pessoal dos funcionários serem mantidos electronicamente?
Sim. Existem muitas opções de software de ficheiros do pessoal excelentes no mercado. Muitas empresas preferem armazenar seus arquivos pessoais na nuvem, o que elimina a necessidade de arquivar arquivos de pessoal e permite que eles acessem os arquivos pessoais em qualquer lugar. Confira Gusto e BambooHR.
Encerrar mais informações sobre arquivos pessoais.
Como organizar arquivos pessoais?
- Organizar arquivos por nome de funcionário.
- Criar subpastas para diferentes categorias.
- Labelar cada arquivo impresso ou eletrônico de forma clara e correta.
- Back up your files.
- Criar todos os ficheiros pessoais de forma segura.
- Disponibilizar apenas a indivíduos autorizados.
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Veja a nossa lista de verificação de ficheiros pessoais.
Possibilidade de um empregado despedido solicitar um ficheiro pessoal?
Em muitos estados, os empregadores são obrigados por lei a conceder aos empregados actuais e antigos o acesso aos seus ficheiros pessoais. Em alguns estados, os empregados podem fazer cópias de certos documentos em seus arquivos de pessoal, como avaliações de desempenho. Em outros estados, certos documentos são excluídos desta regra, por exemplo, documentos relativos a uma investigação criminal. Todas as empresas devem analisar as leis estaduais para determinar o escopo das restrições e consultar um advogado caso recebam um pedido de inspeção de arquivo de pessoal de um funcionário demitido. A maioria dos empregadores tem uma política de acesso a arquivos pessoais que os empregados podem consultar em seus manuais de empregados.
Saiba mais sobre arquivos pessoais.
Como devo armazenar pastas de arquivos pessoais?
Arquivos pessoais podem ser armazenados como arquivos em papel ou eletronicamente, dependendo do tamanho do seu negócio. Se você normalmente organiza arquivos pessoais por nome de funcionário, mantenha o mesmo sistema de armazenamento em todos os arquivos, incluindo arquivos médicos e de folha de pagamento.
Ler mais sobre arquivos pessoais.
Arquivos pessoais são registros públicos?
Arquivos pessoais não são registros públicos, mas podem ser acessados sob certas circunstâncias.
Ler mais informações sobre arquivos pessoais.