Als Menschen neigen wir dazu, uns mehr auf die Dinge zu konzentrieren, die wir noch erledigen müssen, als auf die Dinge, die wir bereits erledigt haben. Dieser so genannte „Zeigarnik-Effekt“, der nach der russischen Psychologin Bluma Zeigarnik benannt ist, bedeutet, dass unser Geist oft mit all den Aufgaben, Verantwortlichkeiten und mentalen Notizen überschwemmt wird, von denen wir meinen, dass wir uns auf sie konzentrieren sollten.
Alle diese Aufgaben und Projekte, die erledigt werden müssen, diese mentale To-Do-Liste, ohne eine klare Hierarchie der Wichtigkeit, kann es uns schwer machen, konzentriert zu bleiben und die Dinge tatsächlich zu erledigen.
Eine Möglichkeit, all diesen Zeigarnik-Lärm zu bekämpfen, ist, alles zu notieren. Machen Sie eine richtige To-Do-Liste. Es gibt Studien, die zeigen, dass allein das Notieren von Aufgaben Sie „effektiver“ macht.
Aber selbst mit einer Aufgabenliste ist es notwendig, dass Sie eine klare Vorstellung von Ihren Prioritäten haben, bevor Sie etwas erledigen.
Klingt einfach, oder? Leider kann es schwierig sein, Prioritäten zu setzen. Es ist ein komplizierter Prozess, bei dem Kosten gegen Wert und Aufwand gegen Zeit abgewogen werden müssen und bei dem in vielen Unternehmen wahrscheinlich viele verschiedene Interessengruppen beteiligt sind.
Die Lösung besteht darin, einen Prozess zu entwickeln, mit dem sich Prioritäten setzen lassen.
Ein klares Verfahren, mit dem Sie Ihre Aufgaben oder Projekte aneinanderreihen und entscheiden können, welche davon Sie jetzt priorisieren sollten, kann Sie davor bewahren, Zeit damit zu verschwenden, über weniger wichtige Dinge nachzudenken.
In diesem Artikel werden wir uns eine der vielen Techniken zur Festlegung Ihrer Prioritäten ansehen – die Prioritätenmatrix. Ich erkläre Ihnen die Grundidee und zeige Ihnen verschiedene Ansätze, wie Sie Ihre eigene Prioritätenmatrix erstellen können. Es gibt sogar eine kostenlose, vorgefertigte Checklistenvorlage, die Sie als Leitfaden für den gesamten Prozess verwenden können.
Das Konzept der Prioritätenmatrix wurde von den Autoren Michael Brassard (The Memory Jogger 2) und David Allen (Getting Things Done) bekannt gemacht.
Ich bin mir sicher, dass Sie gerne die eigentliche Vorlage sehen möchten, deshalb hier ein kurzer Link:
Sie können hier klicken, um die Vorlage für die Priorisierungsmatrix zu erhalten.
Beginnen wir nun mit den Grundlagen.
Was ist eine Priorisierungsmatrix?
Eine Priorisierungsmatrix ist ein Werkzeug zur Analyse von Geschäftsprozessen, das oft zusammen mit anderer bpm-Software oder Six Sigma-Techniken verwendet wird, um Entscheidungen anhand bestimmter Kriterien zu vergleichen und herauszufinden, was priorisiert werden soll.
Sie kann auf alles angewandt werden, von einfachen Aufgaben bis hin zu komplexen Projekten, von jeder Person, von einzelnen Personen bis hin zu großen Organisationen.
Eine Priorisierungsmatrix bietet den Beteiligten ein zuverlässiges Verfahren, um Meinungsverschiedenheiten zu lösen und zu entscheiden, auf welche Vorschläge man sich konzentrieren soll. Sie hilft auch, unlautere Anreize und versteckte Absichten bei der Priorisierung von Projekten auszuschließen, indem sie den Konsens fördert.
Eine Priorisierungsmatrix kann verschiedene Formen annehmen, je nachdem, wie komplex die Kriterien für die Bewertung der Prioritäten sind und wie diese spezifischen Kriterien definiert sind.
Bei einigen Matrizen handelt es sich beispielsweise um einfache 2×2-Gitter, bei denen die „Kosten“ gegen den „Wert“ aufgetragen werden, wie hier:
Andere, wie die in der Six-Sigma-Methodik verwendeten, sind komplizierter und erfordern einen gründlicheren Ansatz für die Gestaltung und Anwendung.
Priorisierungsmatrix für Six Sigma
Eine Priorisierungsmatrix kann sich auch auf eine bestimmte Six Sigma-Technik zur kontinuierlichen Verbesserung beziehen. Sie ist eines der sieben Managementwerkzeuge, die in der Six Sigma-Methodik verwendet werden.
In diesem Zusammenhang ist eine Priorisierungsmatrix ein visuelles Diagramm, das zum Vergleich mehrerer (mindestens zwei) Datensätze anhand gewichteter Kriterien verwendet wird.
Die Priorisierung von Projekten ist für den gesamten Qualitätsverbesserungsprozess in Six Sigma von entscheidender Bedeutung. Hier sind Priorisierungsmatrizen praktische Werkzeuge, die in den Planungs- und Analysephasen verschiedener kontinuierlicher Verbesserungsmethoden wie DMAIC und PDSA eingesetzt werden.
Diese Matrizen sind oft komplexer, wie diese Ursache-Wirkungs-Matrix zur Berechnung der Six Sigma-Input- (X) und -Output- (Y) Prioritäten:
3 Arten von Prioritätsmatrizen
Innerhalb von Six Sigma gibt es mindestens drei verschiedene Arten von Prioritätsmatrizen, wie von Lynne Hambleton in Treasure Chest of Six Sigma Growth Methods, Tools, and Best Practices definiert: A Desk Reference Book for Innovation and Growth:
- Vollständige analytische Kriterien
- Konsenskriterien
- Kombinationsmatrix
Vollständige analytische Kriterien
Diese Methode ist bei weitem die komplexeste Art der Priorisierungsmatrix, da sie die Verwendung mehrerer Matrizen zum Vergleich verschiedener Optionspaare beinhaltet, bevor eine endgültige Matrix erstellt wird.
Sie ist am besten für Ihre wichtigsten Entscheidungen geeignet und funktioniert am besten mit kleineren Teams (drei bis acht Personen), da es bei einem größeren Umfang schwieriger ist, einen Konsens zu erzielen, wenn mehr Personen beteiligt sind.
Konsenskriterien
Wenn alle Optionen annähernd gleichwertig erscheinen, ist diese Methode eine vereinfachte Version der vollständigen analytischen Kriterien.
Es wird auch eine gewichtete Abstimmung verwendet, bei der jeder Option ein Zahlenwert zugeordnet wird, um die Priorität zu bestimmen.
Wirkt am besten bei weniger (weniger als 10) Punkten und Kriterien, um die Dinge einfach zu halten.
Kombinationsmatrix
Für die Priorisierung von Optionen, die auf einer Ursache-Wirkungs-Beziehung basieren, verwenden Sie eine Kombinationsmatrix.
Im Gegensatz zu den anderen Methoden, die auf Kriterien basieren, ist die Kombinationsmatrix kausal-basiert, was bedeutet, dass Sie ein erfahrenes Team mit fundierten Kenntnissen des Prozesses benötigen, für den Sie Ihre Prioritäten optimieren wollen.
Diese Methode verwendet L-förmige Diagramme, um kritische Beziehungen zwischen zwei oder mehr Gruppen darzustellen, in Kombination mit einem Baumdiagramm, um die Hierarchie der Aufgaben darzustellen.
Ich werde die Konsensmatrix später in diesem Beitrag genauer betrachten, nachdem ich auf eine einfachere Methode eingegangen bin.
Einfache oder komplexe Matrizen werden durch die Kriterien geformt, die sie zur Festlegung von Prioritäten verwenden, und wie Ihre Matrix aussehen wird, hängt weitgehend davon ab, was Sie zu priorisieren versuchen.
Der Punkt ist, dass eine Priorisierungsmatrix ein Ziel hat: Ihre Optionen in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit zu sortieren. Unabhängig von der Art der Matrix, die Sie verwenden, ist der Prozess, der dabei zum Einsatz kommt, so ziemlich derselbe.
Vorteile der Verwendung einer Priorisierungsmatrix
Im Prinzip sind die Vorteile einer Priorisierungsmatrix recht einfach. Zur Unterstützung einer strukturierten Entscheidungsfindung machen sie es einfach:
- Komplexe Sachverhalte aufzuschlüsseln und zu priorisieren, wenn mehrere Faktoren die Entscheidung beeinflussen
- Objektiv und eindeutig eine Rangfolge der Prioritäten aufzustellen
- Die wichtigsten Schwerpunktbereiche zu bestimmen
- Eine Diskussionsgrundlage darüber zu schaffen, was wichtig ist
- Gewinnen Sie die Unterstützung von Teams/Stakeholdern für wichtige Buy-ins
Im folgenden Abschnitt, werde ich die Schritte für eine einfache 2×2-Gittermatrix durchgehen und anschließend auf die Verwendung einer komplizierteren Matrix mit gewichteten Kriterien eingehen.
Einfache Priorisierungsmatrix (5 Schritte)
In seiner einfachsten Form ist es ein 2×2-Raster, das einfache, direkte Konzepte wie „Dringlichkeit“ und „Wichtigkeit“ abbildet.
Diese Art von Matrix eignet sich hervorragend für die Priorisierung von Aufgaben in kleinen Unternehmen und ist ein einfaches, aber zuverlässiges Verfahren, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgabenliste so effizient wie möglich abarbeiten.
Schritt 0: Listen Sie Ihre Aufgaben auf
Das haben Sie vielleicht schon getan, aber der erste Schritt für jede Priorisierungsmatrix besteht darin, eine Liste all Ihrer Aufgaben zu erstellen, oder was auch immer Sie zu priorisieren versuchen.
Schritt 1: Was sind die Konsequenzen?
Fragen Sie sich, welche Konsequenzen es haben könnte, wenn Sie die einzelnen Aufgaben nicht erledigen oder, allgemeiner ausgedrückt, wenn Sie einer bestimmten Option keine Priorität einräumen.
Schritt 2: Was ist wichtig?
Teilen Sie Ihre Liste in zwei Kategorien ein: hohe und geringe Bedeutung. Dann ordnen Sie unter Berücksichtigung aller Konsequenzen, die Sie im vorherigen Schritt aufgelistet haben, jede Ihrer Optionen in die Kategorie ein, die Ihnen am geeignetsten erscheint.
Schritt 3: Was ist dringend?
Nun unterteilen Sie alle Optionen mit „hoher Wichtigkeit“ und „geringer Wichtigkeit“ jeweils in eine weitere Unterkategorie mit „hoher Dringlichkeit“ und „geringer Dringlichkeit“. Sie sollten nun insgesamt vier Gruppen haben.
Schritt 4: Zahlenwerte zuweisen
Nun weisen Sie jeder Ihrer Optionen Zahlenwerte von 1 bis 4 zu, wobei eine niedrigere Zahl eine höhere Priorität bedeutet.
Also:
- Hohe Wichtigkeit und hohe Dringlichkeit: 1
- Hohe Wichtigkeit und niedrige Dringlichkeit: 2
- Niedrige Wichtigkeit und hohe Dringlichkeit: 3
- Niedrige Wichtigkeit und niedrige Dringlichkeit: 4
Diese schnelle, einfache Methode kann Ihnen helfen, das mentale Rauschen zu durchbrechen und Dinge zu erledigen, ohne dass Sie viel Zeit für die Einrichtung benötigen.
Wenn Sie wissen wollen, wie man eine fortgeschrittenere Prioritätenmatrix anwendet, dann lesen Sie weiter.
Wie man eine Prioritätenmatrix verwendet
Was auch immer die Matrix ist, das Verfahren beginnt mit der Erstellung einer Liste all Ihrer (unsortierten) Prioritäten und endet mit der gleichen Liste, die nach einer quantifizierbaren Metrik geordnet ist.
Hier sehen wir uns das Verfahren zur Verwendung einer Konsenskriterienmatrix an, einer der drei wichtigsten Matrizen, die in Six Sigma verwendet werden.
Dieses Verfahren wird am besten mit einer kleinen Gruppe (weniger als 10 Personen) durchgeführt.
Dieses Verfahren kann in fünf einfache Schritte unterteilt werden.
Orientieren Sie Ihr Team
Bevor Sie irgendetwas anderes tun, müssen Sie den Zweck der Erstellung der Prioritätenmatrix klar erläutern.
Dazu gehört, dass Sie den Kontext der Unternehmensziele sowie die aktuellen Stärken und Schwächen des Unternehmens erläutern.
Zu diesem Zeitpunkt sollten Sie auch sicherstellen, dass sich alle am Prozess Beteiligten über die Optionen (Lösungen, Projekte oder was auch immer) einig sind, die priorisiert werden müssen.
Um diese Art der Kommunikation des Unternehmenskontextes zu erleichtern, können Sie eine SWOT- oder FMEA-Analyse in Erwägung ziehen und die Ergebnisse Ihrem Team präsentieren.
Bestimmen Sie Ihre Kriterien
Wenn Ihr Team vorbereitet ist und Sie eine klare Vorstellung davon haben, welche Optionen Sie in den Vordergrund stellen werden, ist es an der Zeit, die Kriterien für die Bewertung der Wichtigkeit festzulegen.
Dies kann in zwei Teile unterteilt werden:
- Die eigentlichen Kriterien
- Eine Bewertungsskala, mit der die Wichtigkeit beurteilt wird
Sie und Ihr Team sollten sich auf Kriterien konzentrieren, die wichtige von unwichtigen Optionen klar unterscheiden. Streben Sie etwa fünf bis zehn verschiedene Kriterien an.
Sie wollen genügend Kriterien haben, um Ihre Prioritäten vernünftig unterscheiden zu können, aber nicht so viele, dass ein Konsens schwierig wird.
Sie können zum Beispiel folgende Kriterien einbeziehen:
- Wie viel Wert eine bestimmte Option für den Kunden hat
- Ob sie für die Regulierung wichtig ist oder nicht
- Langfristige oder kurzfristige Auswirkungen
Bei der Festlegung der Bewertungsskala ist es wichtig, die Skala auf einen konkreten Bezugspunkt zu stützen, der für jeden klar verständlich ist. Die nachstehende Tabelle in der rechten Spalte veranschaulicht dies sehr gut:
Gewichten Sie jedes Ihrer Kriterien
Nächsten ordnen Sie Ihre Kriterien in absteigender Reihenfolge ihrer Wichtigkeit an, wobei die wichtigste Option an erster Stelle steht, und geben Sie jedem Ihrer Kriterien einen gewichteten Wert.
Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten dieser Gewichtung zustimmen.
Um das obige Beispiel zu erweitern, könnten Sie die folgenden gewichteten Werte angeben:
Benötigte Dienstleistung oder Produkt: Gewichtung = 5
Strategische Ausrichtung: Gewicht = 4
Wert für den Kunden: Gewichtung = 4
Dieser gewichtete Wert stellt die relative Bedeutung jedes Kriteriums dar und wird zur Berechnung der Endnote verwendet.
Bereiten Sie die Matrix vor
Erstellen Sie eine Liste Ihrer Kriterien auf der linken Seite, mit der Gewichtung, den Bewertungswerten und den Optionen oben, etwa so:
Füllen Sie alle verbleibenden Details aus, und Sie sind bereit, Ihre Tabelle zu bewerten.
Bewerten Sie jede Option
Überprüfen Sie jede Option anhand aller Kriterien, und entscheiden Sie, welche Bewertung Sie für angemessen halten. Tragen Sie diesen Wert noch nicht in die rechte Spalte ein, da Sie noch die Gewichtung berechnen müssen.
Wenn möglich, ist es hilfreich, die Punktzahlen gemeinsam in Teams zu ermitteln, anstatt allein. Das erleichtert den Konsens und hilft, Verzerrungen zu vermeiden. Idealerweise sollte jede Option von zwei verschiedenen Teams bewertet werden, und die Ergebnisse sollten gemittelt werden.
Die Arbeit in Teams bietet folgende Vorteile:
- objektiveren, zuverlässigeren Ergebnissen
- Wenn Sie eine große Anzahl von Optionen zu prüfen haben, kann die Aufteilung der Arbeitslast auf mehrere Personen die Effizienz verbessern und die Arbeit beschleunigen
- Mehrere Teams, die dieselbe Option bewerten, geben Ihnen Aufschluss darüber, wie gut Ihre Kriterien definiert wurden, und ob jeder in Ihrem Unternehmen den Zweck der Übung wirklich in gleichem Maße versteht
- Konsistenz und Wirksamkeit der Bewertungsskala können genauer bestimmt werden
Während des Bewertungsprozesses (aber idealerweise vorher, in der Orientierungsphase) können Sie Ihrem Team Ressourcen wie strategische Pläne und Unternehmensrichtlinien zur Verfügung stellen, um sicherzustellen, dass Ihre Teammitglieder in der Lage sind, eine fundierte Bewertung vorzunehmen.
Berechnen Sie gewichtete Punktzahlen für jede Option
Wenn Sie sich für eine Punktzahl entschieden haben, multiplizieren Sie die entsprechende Punktzahl mit dem Gewichtungswert jedes Kriteriums und tragen Sie den Wert in die rechte Spalte ein.
Schließlich addieren Sie alle Werte für jede Option und tragen die kumulierte Punktzahl in die untere Zeile ein.
Die Optionen werden dann anhand ihrer Gesamtpunktzahl in eine Rangfolge gebracht.
Vergleichen Sie Ihre Ergebnisse mit Ihrem Team
Jeder sollte seine Optionen bewertet haben und über eine vorläufige Liste mit geordneten Prioritäten verfügen.
Jetzt ist es an der Zeit, eine offene Diskussion mit Ihrem Team zu führen, bei der Sie Ihre Notizen vergleichen und konsolidieren können, um eine Hauptliste zu erstellen, der alle zustimmen.
Wenn es innerhalb Ihrer Gruppe zu Unstimmigkeiten kommt, ermöglichen numerisch bewertete Bewertungen schnelle und einfache Anpassungen. Mit Anpassungen sollte gerechnet werden, und die Feinabstimmung des Bewertungssystems oder der gewichteten Werte sollte als Etappe im Zyklus der kontinuierlichen Verbesserung betrachtet werden.
Trotz bester Absichten dürfen Sie nicht vergessen, dass die Prioritätenmatrix ein Instrument zur Aufstellung einer umsetzbaren Hierarchie der Wichtigkeit ist. Sie ist nicht das A und O, und die Rangfolge der einzelnen Optionen kann (und sollte) in Frage gestellt werden, unabhängig von der erreichten Punktzahl.
Abschließend ist es eine gute Idee, die Ergebnisse der Analyse an so vielen relevanten und interessierten Stellen wie möglich zu überprüfen. Stakeholder, Kunden und andere Mitarbeiter können Ihnen wertvolles Feedback zu den Ergebnissen Ihrer Priorisierungsmatrixanalyse geben.
Gratisvorlage für Priorisierungsmatrix
Diese einfache (und kostenlose!) Priorisierungsmatrix-Vorlage wird Ihnen helfen, den gesamten Prozess der Vorbereitung und Verwendung einer Priorisierungsmatrix für sich selbst oder Ihr Unternehmen zu vereinfachen:
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Wie geht es weiter?
Sie haben Ihre Prioritäten festgelegt, jetzt ist es an der Zeit, sie umzusetzen. Die Art Ihrer Prioritäten wird bestimmen, wie Sie weiter vorgehen.
Wie sieht Ihre oberste Priorität aus? Vielleicht ist es ein Problem mit einem bestimmten Prozess, das gelöst werden muss. In diesem Fall kann die folgende Tabelle nützlich sein:
Hier sind einige Methoden zur kontinuierlichen Verbesserung, die Sie verwenden könnten, um Ihre oberste Priorität anzugehen:
- Design for Six Sigma (DFSS)
- Kaizen
- DMAIC: The Complete Guide to Lean Six Sigma in 5 Key Steps
- The 7 Core Six Sigma Principles to Build Your Business Around