Wprowadzenie do systemów informacyjnych rachunkowości (AIS)

System informacyjny rachunkowości (AIS) jest strukturą, którą firma wykorzystuje do zbierania, przechowywania, zarządzania, przetwarzania, odzyskiwania i raportowania swoich danych finansowych, dzięki czemu mogą być wykorzystywane przez księgowych, konsultantów, analityków biznesowych, menedżerów, dyrektorów finansowych (CFO), audytorów, organów regulacyjnych i agencji podatkowych.

Specjalnie przeszkoleni księgowi współpracują dogłębnie z AIS, aby zapewnić najwyższy poziom dokładności w transakcjach finansowych firmy i prowadzeniu rejestrów, jak również uczynić dane finansowe łatwo dostępne dla tych, którzy zgodnie z prawem potrzebują dostępu do nich – wszystko przy zachowaniu danych nienaruszonych i bezpiecznych.

Wprowadzenie do systemów informacji księgowej

Zrozumienie systemów informacji księgowej (AIS)

System informacji księgowej jest sposobem śledzenia całej działalności księgowej i biznesowej firmy. Systemy informacyjne rachunkowości składają się na ogół z sześciu podstawowych komponentów: ludzi, procedur i instrukcji, danych, oprogramowania, infrastruktury informatycznej i kontroli wewnętrznej. Poniżej znajduje się szczegółowy podział każdego z komponentów.

1. Ludzie AIS

Ludzie w AIS to użytkownicy systemu. System AIS pomaga różnym działom w firmie współpracować ze sobą. Profesjonaliści, którzy mogą potrzebować korzystać z systemu AIS w organizacji, to między innymi:

• Księgowi
• Konsultanci
• Analitycy biznesowi
• Menedżerowie
• Główni dyrektorzy finansowi
• Audytorzy

Na przykład kierownictwo może ustalić cele sprzedaży, dla których pracownicy mogą następnie zamówić odpowiednią ilość zapasów. Zamówienie inwentaryzacji powiadamia dział księgowości o nowym płatne. Gdy sprzedaż jest dokonywana w firmie, osoby i działy zaangażowane w proces sprzedaży mogą obejmować następujące elementy:

1. Sprzedawcy wprowadzają zamówienia klientów do systemu AIS.
2. Księgowość wystawia rachunki lub wysyła fakturę do klienta.
3. Magazyn montuje zamówienie.
4. Dział wysyłki wysyła zamówienie do klienta.
5. Dział księgowości zostaje powiadomiony o nowej należności, która jest należnością od klienta, która jest zazwyczaj płacona w ciągu 30, 60 lub 90 dni.
6. Dział obsługi klienta śledzi zamówienia i przesyłki od klientów.
7. Zarządzanie wykorzystuje AIS do tworzenia raportów sprzedaży i przeprowadzania analiz kosztów, które mogą obejmować zapasy, wysyłkę i koszty produkcji.

Dzięki dobrze zaprojektowanemu AIS wszyscy w organizacji mają dostęp do tego samego systemu i mogą pobierać te same informacje. AIS upraszcza również proces raportowania informacji do osób spoza organizacji, gdy jest to konieczne.

Na przykład, konsultanci mogą korzystać z informacji w AIS do analizy efektywności struktury cenowej firmy, patrząc na dane dotyczące kosztów, dane dotyczące sprzedaży i przychodów. Również audytorzy mogą wykorzystać dane do oceny kontroli wewnętrznej firmy, kondycji finansowej i zgodności z przepisami, takimi jak Sarbanes-Oxley Act (SOX).

System AIS powinien być zaprojektowany tak, aby spełniał potrzeby osób, które będą z niego korzystać. System powinien być również łatwy w użyciu i powinien poprawiać, a nie utrudniać wydajność.

2. Procedury i instrukcje

Procedury i instrukcje AIS to metody, których używa on do zbierania, przechowywania, pobierania i przetwarzania danych. Metody te są zarówno ręczne, jak i zautomatyzowane. Dane mogą pochodzić zarówno ze źródeł wewnętrznych (np. pracownicy), jak i zewnętrznych (np. zamówienia internetowe klientów). Procedury i instrukcje zostaną zakodowane w oprogramowaniu AIS. Jednakże procedury i instrukcje powinny być również „zakodowane” w pracownikach poprzez dokumentację i szkolenia. Procedury i instrukcje muszą być konsekwentnie przestrzegane, aby były skuteczne.

3. Dane AIS

An AIS musi mieć strukturę bazy danych do przechowywania informacji, takich jak strukturalny język zapytań (SQL), który jest językiem komputerowym powszechnie stosowanym w bazach danych. Język SQL umożliwia manipulowanie danymi w systemie AIS i ich pobieranie do celów sprawozdawczych. AIS będzie również potrzebował różnych ekranów wejściowych dla różnych typów użytkowników systemu i wprowadzania danych, jak również różnych formatów wyjściowych w celu zaspokojenia potrzeb różnych użytkowników i różnych rodzajów informacji.

Dane zawarte w AIS są wszystkie informacje finansowe istotne dla praktyk biznesowych organizacji. Wszelkie dane biznesowe, które mają wpływ na finanse firmy, powinny znaleźć się w systemie AIS.

Rodzaj danych zawartych w AIS zależy od charakteru działalności, ale może składać się z następujących elementów:

• Zamówienia sprzedaży
• Wyciągi z rachunków klientów
• Raporty z analiz sprzedaży
• Zapotrzebowania na zakup
• Faktury dostawców
• Rejestry czeków
• Generalna Księga główna
• Dane inwentaryzacyjne
• Informacje o płacach
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy
• Informacje podatkowe

Dane mogą być wykorzystane do przygotowania zestawień księgowych i raportów finansowych, w tym starzenie się należności, harmonogramy amortyzacji lub umorzenia, bilans próbny oraz rachunek zysków i strat. Posiadanie wszystkich tych danych w jednym miejscu – w systemie AIS – ułatwia przedsiębiorstwu prowadzenie dokumentacji, raportowanie, analizy, audyty i podejmowanie decyzji. Aby dane były przydatne, muszą być kompletne, dokładne i istotne.

Z drugiej strony, przykłady danych, które nie trafią do AIS to notatki, korespondencja, prezentacje i podręczniki. Dokumenty te mogą mieć styczną relację z finansami firmy, ale, wyłączając standardowe przypisy, nie są one naprawdę częścią dokumentacji finansowej firmy.

4. Oprogramowanie AIS

Składnikiem oprogramowania AIS są programy komputerowe używane do przechowywania, pobierania, przetwarzania i analizowania danych finansowych spółki. Zanim pojawiły się komputery, AIS był ręczny, papierowy system, ale dziś większość firm korzysta z oprogramowania komputerowego jako podstawy AIS. Małe firmy mogą korzystać z Quickbooks Intuit lub Sage 50 Sage rachunkowości, ale są inne. Małe i średnie firmy mogą korzystać z Business One SAP. Średnie i duże firmy mogą korzystać z Dynamics GP Microsoftu, MAS 90 lub MAS 200 Grupy Sage, PeopleSoft Oracle lub Epicor Financial Management.

Jakość, niezawodność i bezpieczeństwo są kluczowymi elementami skutecznego oprogramowania AIS. Menedżerowie polegać na informacji, które produkuje do podejmowania decyzji dla firmy, a oni potrzebują wysokiej jakości informacji do podejmowania decyzji sound.

AIS programy komputerowe mogą być dostosowane do unikalnych potrzeb różnych typów firm. Jeśli istniejący program nie spełnia potrzeb firmy, oprogramowanie może być również opracowane we własnym zakresie z istotnym wkładem od użytkowników końcowych lub może być opracowany przez firmę zewnętrzną specjalnie dla organizacji. System może być nawet zlecone do wyspecjalizowanej firmy.

Dla spółek notowanych na giełdzie, bez względu na to, jaki program komputerowy i opcje dostosowywania firma wybiera, Sarbanes-Oxley przepisy będą dyktować strukturę AIS do pewnego stopnia. Dzieje się tak dlatego, że przepisy SOX ustanawiają wewnętrzne kontrole i procedury audytu, z którymi firmy publiczne muszą być zgodne.

5. Infrastruktura informatyczna

Infrastruktura informatyczna to po prostu wymyślna nazwa sprzętu używanego do obsługi systemu informacyjnego rachunkowości. Większość z tych elementów sprzętowych firma i tak musiałaby mieć i może obejmować następujące elementy:

• Komputery
• Urządzenia mobilne
• Serwery
• Drukarki
• Ochraniacze przeciwprzepięciowe
• Routery
• Nośniki pamięci masowej
• Zasilacz awaryjny

Oprócz kosztów, czynniki do rozważenia przy wyborze sprzętu obejmują szybkość, możliwości przechowywania i czy można go rozbudować i uaktualnić.

Może najważniejsze, sprzęt wybrany dla AIS musi być kompatybilny z zamierzonym oprogramowaniem. Idealnie byłoby nie tylko kompatybilne, ale optymalne – clunky system będzie znacznie mniej pomocne niż szybki jeden. Jednym ze sposobów, w jaki firmy mogą łatwo spełnić wymagania dotyczące kompatybilności sprzętu i oprogramowania, jest zakup gotowego systemu, który zawiera zarówno sprzęt, jak i oprogramowanie, którego firma potrzebuje. Zakup gotowego systemu oznacza, teoretycznie, że firma otrzyma optymalną kombinację sprzętu i oprogramowania dla swojego AIS.

Dobry AIS powinien również zawierać plan konserwacji, serwisowania, wymiany i modernizacji komponentów systemu sprzętowego, a także plan utylizacji uszkodzonego i przestarzałego sprzętu, aby wrażliwe dane zostały całkowicie zniszczone.

6. Kontrole wewnętrzne

Kontrole wewnętrzne systemu AIS to środki bezpieczeństwa, jakie zawiera on w celu ochrony danych wrażliwych. Mogą one być tak proste jak hasła lub tak złożone jak identyfikacja biometryczna. Biometryczne protokoły bezpieczeństwa mogą obejmować przechowywanie cech ludzkich, które nie zmieniają się w czasie, takich jak odciski palców, głos i rozpoznawanie twarzy.

AIS musi mieć wewnętrzne kontrole w celu ochrony przed nieautoryzowanym dostępem do komputera i ograniczenia dostępu do autoryzowanych użytkowników, co obejmuje niektórych użytkowników wewnątrz firmy. Musi również zapobiegać nieautoryzowanemu dostępowi do plików przez osoby, które mają prawo dostępu tylko do wybranych części systemu.

An AIS zawiera poufne informacje należące nie tylko do firmy, ale również do jej pracowników i klientów. Dane te mogą obejmować:

• Numery ubezpieczenia społecznego
• Informacje o wynagrodzeniach i personelu
• Numery kart kredytowych
• Informacje o klientach
• Dane finansowe firmy
• Informacje finansowe dostawców i sprzedawców

Wszystkie dane w systemie AIS powinny być zaszyfrowane, a dostęp do systemu powinien być rejestrowany i nadzorowany. Aktywność systemu powinna być również identyfikowalna.

AIS potrzebuje również wewnętrznych kontroli, które chronią go przed wirusami komputerowymi, hakerami i innymi wewnętrznymi i zewnętrznymi zagrożeniami dla bezpieczeństwa sieci. Musi być również chroniony od klęsk żywiołowych i skoków napięcia, które mogą spowodować utratę danych.

Real World Examples of Accounting Information Systems

Dobrze zaprojektowane AIS pozwala firmie działać sprawnie na co dzień, podczas gdy źle zaprojektowane AIS może utrudniać jego działanie. Trzecim zastosowaniem systemu AIS jest to, że kiedy firma ma kłopoty, dane z systemu AIS mogą być wykorzystane do odkrycia, co poszło nie tak. Przypadki firm WorldCom i Lehman Brothers dostarczają dwóch przykładów.

WorldCom

W 2002 roku wewnętrzni audytorzy firmy WorldCom, Eugene Morse i Cynthia Cooper, wykorzystali system AIS firmy do odkrycia prawie 4 miliardów dolarów w fałszywych alokacjach kosztów i innych zapisach księgowych.Ich dochodzenie doprowadziło do zwolnienia dyrektora finansowego Scotta Sullivana, a także do wprowadzenia nowych przepisów prawnych – sekcji 404 ustawy Sarbanesa-Oxleya, która reguluje wewnętrzne kontrole i procedury finansowe firm.

Lehman Brothers

Podczas badania przyczyn upadku Lehmana kluczowym elementem był przegląd systemu AIS i innych systemów danych, a także gromadzenie i przegląd dokumentów oraz przesłuchania świadków. Poszukiwanie przyczyn upadku firmy „wymagało szeroko zakrojonego dochodzenia i przeglądu systemów operacyjnych, handlowych, wyceny, finansowych, księgowych i innych systemów danych Lehmana”, zgodnie z liczącym 2200 stron, dziewięciotomowym raportem eksperta.

Systemy Lehmana stanowią przykład tego, jak system AIS nie powinien być skonstruowany. Egzaminator Anton R. Valukas w swoim raporcie stwierdza: „W czasie składania wniosku o upadłość Lehman utrzymywał mozaikę ponad 2600 systemów oprogramowania i aplikacji… Wiele z systemów Lehmana było skomplikowanych, przestarzałych lub niestandardowych.”

Egzaminator postanowił skupić swoje wysiłki na 96 systemach, które wydawały się najbardziej istotne. Badanie to wymagało szkolenia, nauki oraz prób i błędów, aby nauczyć się, jak korzystać z systemów.

W raporcie Valukasa zauważono również, że „systemy Lehmana były wysoce współzależne, ale ich relacje były trudne do rozszyfrowania i nie były dobrze udokumentowane. Rozplątanie tych systemów w celu uzyskania niezbędnych informacji wymagało niezwykłego wysiłku.”

Dolna linia

Sześć elementów systemu AIS współpracuje ze sobą, aby pomóc kluczowym pracownikom w gromadzeniu, przechowywaniu, zarządzaniu, przetwarzaniu, odzyskiwaniu i raportowaniu danych finansowych. Posiadanie dobrze rozwiniętego i utrzymywanego systemu informacji księgowej, który jest wydajny i dokładny, jest niezbędnym elementem udanego biznesu.