July 25th, 2020
Eine Personalakte enthält alle wichtigen Informationen über den Werdegang eines Mitarbeiters in einem Unternehmen, wie z.B. seine Beurteilungen, Qualifikationen, Gehaltserhöhungen, Beförderungen und alle disziplinarischen Anhörungen, an denen er möglicherweise teilgenommen hat.
Es ist unerlässlich, in einigen Staaten sogar vorgeschrieben, dass ein Unternehmen Personalakten für alle Mitarbeiter führt und pflegt, für den Fall, dass ein verärgerter oder ehemaliger Mitarbeiter Klage gegen das Unternehmen erhebt.
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Personalakten-Checkliste
Grundlegende Mitarbeiterinformationen:
- Name, Adresse, Telefonnummer.
- Notfall-Kontaktdaten.
Beschäftigungsverlauf:
- Bewerbung und/oder Lebenslauf.
- Angebotsschreiben.
- Stellenbeschreibung.
- Ausbildungsnachweis (falls zutreffend).
- Ausbildungsnachweise (falls zutreffend).
- Referenzen.
- Background Check.
- Alle anderen Dokumente im Zusammenhang mit der Beschäftigung.
- Aufzeichnungen über Krankheit, Urlaub und Beurlaubung/Sabbatical.
Leistungsentwicklung des Mitarbeiters:
- Mitarbeiterbeurteilungen.
- Anwesenheitsprotokolle.
- Leistungsziele.
- Leistungsverbesserungsplan (falls zutreffend).
- Anträge auf Fortbildung, Versetzung und interne Bewerbungen.
- Aufzeichnungen über Fortbildung und berufliche Entwicklung.
- Anerkennungen für Mitarbeiter, einschließlich Auszeichnungen und Leistungsschreiben.
- Schriftliche Verwarnungen und/oder disziplinarische Anhörungen.
Rechtliche Unterlagen:
- IRS-Steuerformulare (W-4, I-9).
- Lohn- und Gehaltsabrechnungen.
- Arbeitsvertrag.
- Vorteile für Arbeitnehmer.
Aufzeichnungen über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses:
- Entsendungsschreiben.
- Kündigungsschreiben (falls zutreffend).
- Aufzeichnungen über das Kündigungsgespräch.
- Arbeitslosen- und Versicherungsunterlagen.
- Abschließende Gehaltsabrechnungen (Urlaub, Rente usw.)
Personalakten-Checkliste
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FAQs:
Haben Arbeitnehmer ein Recht auf Einsicht in ihre Personalakte?
Nur Arbeitnehmer in bestimmten Staaten haben Zugang zu ihren Personalakten. In einigen Staaten dürfen die Mitarbeiter Kopien bestimmter Dokumente in ihrer Personalakte anfertigen, ohne Zugang zu anderen Dokumenten zu haben. Die Mitarbeiter sollten sich in ihrem Mitarbeiterhandbuch über die Richtlinien für den Zugang zu Personalakten informieren.
Erfahren Sie mehr über Personalakten.
Welche Dokumente sollten in einer Personalakte enthalten sein?
- Wesentliche Informationen über einen Mitarbeiter.
- Leistungsbewertungen.
- Abwesenheitsnachweis.
- Steuerlicher Nachweis.
- Disziplinarischer Nachweis.
- Kündigungsnachweis.
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Wie lange sollten Personalakten aufbewahrt werden?
Das hängt von dem Bundesland ab, in dem Sie ansässig sind, und vom Inhalt Ihrer Mitarbeiterakten. In den Bundesarbeitsgesetzen ist festgelegt, wie lange Sie Personalakten aufbewahren sollten, aber die Frist liegt in der Regel zwischen einem und vier Jahren, je nach Dokument. Es ist wichtig, sich an diese Fristen zu halten, um Geldstrafen zu vermeiden.
Weitere nützliche Downloads finden Sie in unserer Vorlage für Stellenausschreibungen, der Vorlage für Arbeitsverträge und dem Anstellungsbestätigungsschreiben.
Sehen Sie sich weitere Details zu Personalakten an.
Sind Personalakten vertraulich?
Ja, Personalakten enthalten sensible Informationen und müssen von der Personalabteilung vertraulich behandelt werden.
Lesen Sie mehr über Personalakten.
Können Personalakten elektronisch geführt werden?
Ja. Es gibt viele gute Personalakten-Software-Optionen auf dem Markt. Viele Unternehmen ziehen es vor, ihre Personalakten in der Cloud zu speichern, wodurch sie keine Aktenschränke mehr benötigen und überall auf die Personalakten zugreifen können. Schauen Sie sich Gusto und BambooHR an.
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Wie organisiere ich Personalakten?
- Organisieren Sie die Dateien nach dem Namen des Mitarbeiters.
- Erstellen Sie Unterordner für verschiedene Kategorien.
- Beschriften Sie jede Papier- oder elektronische Datei klar und korrekt.
- Sichern Sie Ihre Dateien.
- Sichern Sie alle Personalakten.
- Gewähren Sie nur befugten Personen Zugang.
Siehe unsere Checkliste für Personalakten.
Kann ein gekündigter Mitarbeiter eine Personalakte anfordern?
In vielen Staaten sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, aktuellen und ehemaligen Mitarbeitern Zugang zu ihren Personalakten zu gewähren. In einigen Staaten dürfen Arbeitnehmer Kopien von bestimmten Dokumenten in ihren Personalakten anfertigen, z. B. von Leistungsbeurteilungen. In anderen Staaten sind bestimmte Dokumente von dieser Regelung ausgenommen, z. B. Dokumente, die sich auf strafrechtliche Ermittlungen beziehen. Alle Unternehmen sollten die einzelstaatlichen Gesetze prüfen, um den Umfang der Beschränkungen zu ermitteln, und einen Anwalt konsultieren, wenn ein gekündigter Mitarbeiter Einsicht in seine Personalakte verlangt. Die meisten Arbeitgeber haben eine Richtlinie für den Zugang zu Personalakten, auf die die Mitarbeiter in ihren Mitarbeiterhandbüchern Bezug nehmen können.
Erfahren Sie mehr über Personalakten.
Wie sollte ich Personalaktenordner aufbewahren?
Personalakten können je nach Größe Ihres Unternehmens entweder in Papierform oder elektronisch aufbewahrt werden. Wenn Sie die Personalakten üblicherweise nach dem Namen des Mitarbeiters ordnen, sollten Sie für alle Akten, einschließlich der Krankenakten und der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, dasselbe Ablagesystem verwenden.
Lesen Sie mehr über Personalakten.
Sind Personalakten öffentlich zugänglich?
Personalakten sind nicht öffentlich zugänglich, können aber unter bestimmten Umständen eingesehen werden.
Finden Sie weitere Informationen über Personalakten.