Organisationsdesign 101: Was man wissen sollte, bevor man es selbst versucht

Evolvierende Technologien, fortschreitende Globalisierung und sich verändernde soziale Normen sind nur einige der Herausforderungen, denen sich moderne Organisationen stellen müssen. Unternehmen müssen sich entweder schnell an den Wandel anpassen oder von ihren agileren Konkurrenten überholt werden. Und um ehrlich zu sein, erfordert die Anpassung oft eine vollständige organisatorische Neugestaltung.

Aber wie Sie entweder erraten oder selbst erfahren haben, ist eine erfolgreiche organisatorische Neugestaltung ein ziemlich umfangreiches Unterfangen. Und nach Untersuchungen der McKinsey & Company sind weniger als 25 % der organisatorischen Umgestaltungen erfolgreich.

Wenn Ihr Unternehmen an der Schwelle zu einem solchen Unterfangen steht, erfahren Sie in diesem Artikel alles, was Sie wissen müssen, bevor Sie beginnen. Wir gehen darauf ein, was Organisationsdesign genau ist und warum es wichtig ist, auf die gängigsten Modelle und Rahmenwerke und auf die größten Herausforderungen, denen Sie sich bei der Organisationsgestaltung stellen müssen.

• Was ist Organisationsdesign?
• Warum ist es wichtig?
• Gängige Modelle für Organisationsdesign
• Reale Beispiele für die Neugestaltung von Organisationen
• Herausforderungen für das Organisationsdesign
• Werkzeuge zur Unterstützung des Organisationsdesigns

Was ist Organisationsdesign?

Auf der grundlegendsten Ebene ist Organisationsdesign ein systematischer Prozess zur Festlegung der Prinzipien und Strukturen, die ein Unternehmen oder eine Organisation zur Erreichung ihrer Ziele führen.

Quelle

Erfolgreiche Organisationsdesigns sollten diese Elemente enthalten:

• Strategie – Warum ein Unternehmen existiert und welchen Vorteil es gegenüber seinen Konkurrenten hat
• Struktur – Wie Menschen hierarchisch organisiert sind
• Systeme – Die Prozesse für die Abgabe von Abteilungsberichten, die Belohnung von Mitarbeitern oder die Zuweisung von Ressourcen,
• Prozesse – Die Methoden und Technologien, mit denen die Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen
• Menschen – Die Art der Talente, die abteilungsübergreifend eingestellt werden sollten, um die unternehmensweiten Ziele zu erreichen
• Kultur – Kommunikation, Zusammenarbeit oder Führungsstile

Denken Sie daran, dass diese Liste nicht vollständig ist und dass Sie je nach der Methode oder dem Modell, für das sich Ihre Organisation entscheidet, verschiedene Themen ansprechen werden.

Und in den meisten Fällen werden Sie eine Designfirma oder einen Berater beauftragen, um die richtigen Prozesse und die richtige Organisationsstruktur zu entwickeln. Die Firmen sind gut darin, die in jahrzehntelanger Forschung entwickelten Prinzipien und Modelle auf Ihr Unternehmen zuzuschneiden.

Warum ist Organisationsdesign wichtig?

Unwirksame, nicht vorhandene oder veraltete Organisationsstrukturen führen oft zu:

• Starren Silos, die durch zu viel Struktur und nicht genügend Systeme oder kulturelle Praktiken verursacht werden, um sie auszugleichen.
• Eine Kultur, in der Menschen sich nicht befähigt fühlen, Verantwortung zu übernehmen, sich weigern, Aufgaben außerhalb ihrer Stellenbeschreibung zu übernehmen, oder Entscheidungen aufschieben, aus Angst, jemandem auf die Füße zu treten.
• Ineffiziente Produktion und Redundanzen, die durch schlecht konzipierte Systeme verursacht werden.
• Reduzierte Kundenzufriedenheit, die entsteht, wenn eine Organisationsstruktur das Kundenfeedback nicht als eines der Schlüsselelemente einbezieht, was zu Produkten oder Dienstleistungen führt, die niemand wirklich will.
• Ein weniger rentables Unternehmen, das natürliche Ergebnis von entmachteten Mitarbeitern, überflüssigen Anstrengungen und Produkten, die die Kunden nicht begeistern.

Aber es gibt auch eine gute Nachricht. Unternehmen, die ihre Organisationsstruktur überdenken und neu gestalten, können die folgenden Vorteile erzielen:

• Verstärkte Innovation durch eine ganzheitlich konzipierte Organisationsstruktur, effiziente Ressourcenzuweisung und eine Kultur der Zusammenarbeit.
• Gesteigerte Rentabilität dank kundenorientierter Innovationen in Verbindung mit schnelleren Produktionszyklen.
• Zufriedenere und engagiertere Mitarbeiter, die sich in einer Kultur der Zusammenarbeit wohlfühlen und das Gefühl haben, dass ihre Bemühungen nicht für ineffiziente Prozesse verschwendet werden.
• Eine klare Vision und ein Fahrplan für die Zukunft des Unternehmens, die von allen Mitarbeitern auf allen Ebenen der Organisation verstanden werden.

Glücklicherweise haben führende Forscher und Experten mehrere Modelle zur organisatorischen Neugestaltung entwickelt, die es Unternehmen ermöglichen, diese Vorteile zu nutzen.

Gängige Modelle für die Organisationsgestaltung

Es gibt eine Fülle von Ansätzen für die Organisationsgestaltung, aber es gibt einige, die herausragen und häufiger als andere übernommen werden.

McKinsey’s 7S Design Model

Das 7S-Modell ist eines der meistgenannten für die Organisationsgestaltung. Es wurde von Robert H. Waterman, Jr. und Tom Peters für die McKinsey & Company in den 1980er Jahren entwickelt und konzentriert sich auf die sieben „S“, die den meisten Organisationen innewohnen:

Quelle

Dieses Design wird so beschrieben, dass es sowohl harte als auch weiche Elemente enthält, d. h. solche, die greifbar sind, und solche, die eher ungreifbar sind.

Die harten Elemente sind die Strategie (der Geschäftsplan), die Struktur (wie die Mitarbeiter organisiert sind) und die Systeme (Berichterstattung, Belohnung und Ressourcenzuweisung). Die weichen Elemente sind gemeinsame Werte (Unternehmenskultur), Fertigkeiten (Kernfähigkeiten), Mitarbeiter (Talente) und Stil (Art und Weise, wie Manager führen).

Das 7S-Modell versucht auch zu veranschaulichen, wie diese Elemente aufeinander abgestimmt sind und aufeinander aufbauen. Zu verstehen, wie die verschiedenen „S“ zusammenwirken, ist der Schlüssel, um vorhersehen zu können, was in der gesamten Organisation passieren wird, wenn Veränderungen vorgenommen werden.

Die Einschränkung dieses Modells besteht darin, dass es keinen klaren Standpunkt dazu hat, wie die vorgeschlagenen Veränderungen umgesetzt werden sollen. Es vernachlässigt auch externe Faktoren wie die Kundenzufriedenheit und deren Einfluss auf die Organisation des Unternehmens.

Jay Galbraiths Sternmodell

Von den am meisten verbreiteten Modellen ist das von Jay Galbraith das älteste. Der verstorbene Organisationstheoretiker entwickelte das Sternmodell in den 1960er Jahren und verfeinerte es im Laufe seiner Karriere.

Quelle

Die fünf Komponenten des Star-Modells umfassen viele der harten und weichen Elemente, die im 7S-Modell beschrieben werden, wobei jedoch der Unternehmenskultur weniger Bedeutung beigemessen wird als den Anreizen, Belohnungen oder der Vergütung der Mitarbeiter.

Wie das 7S-Modell berücksichtigt das Star-Modell keine externen Einflüsse und Inputs. Es berücksichtigt auch nicht die Rolle des Outputs und wie die Reaktion der Kunden auf ein Produkt das Design einer Organisation beeinflussen sollte.

Das Transformationsmodell des Center for Organizational Design

Das Transformationsmodell ist ein Rahmenwerk, das vom Center for Organizational Design entwickelt und verwendet wird. Es konzentriert sich auf acht Hauptvariablen und versucht, die Grenzen der 7S- und Star-Modelle zu überwinden. Es sieht folgendermaßen aus:

Quelle

Zusätzlich zu einigen der harten und weichen Elemente, die in den 7S- und Star-Modellen zu finden sind (Strategie, Systeme, Struktur usw.), achtet dieses Modell auf Umweltfaktoren. Diese Inputs sind Dinge wie sich ändernder Kundengeschmack, neue Technologien, Wettbewerb oder Gesetze.

Das Modell bezieht auch die Ergebnisse der Produktion ein, wie z.B. Verkaufszahlen und Kundenfeedback. Wenn man die aktuelle Leistung eines Unternehmens genau kennt, weiß man, was zu einem bestimmten Zeitpunkt geändert oder verbessert werden muss. Dadurch eignet sich das Transformationsmodell theoretisch besser für die organisatorische Anpassungsfähigkeit.

Durch den Abbau von Silos und die Einbeziehung von Kundenfeedback in die Organisationsgestaltung ist das Unternehmen besser darauf vorbereitet, sich mit jedem Produktionszyklus an den sich ändernden Kundengeschmack anzupassen.

Betrachten Sie das Vorher und Nachher der Organisationsstruktur unten. Bei Anwendung des Transformationsmodells arbeiten die Abteilungen Vertrieb, Technik und Produktionskontrolle zusammen, um auf Kundenwünsche zu reagieren. Durch den Abbau von Silos und die Einbeziehung des Kundenfeedbacks in die Organisationsgestaltung ist das Unternehmen besser darauf vorbereitet, sich mit jedem Produktionszyklus an den sich ändernden Kundengeschmack anzupassen.

Quelle

Das obige Beispiel ist ein reales Design, das von einem Unternehmen der Aluminiumindustrie umgesetzt wurde. Mit Hilfe dieser Änderungen auf hoher Ebene konnte das Unternehmen den Umsatz einer Produktlinie um 50 % und die Gewinnspanne um 25 % steigern.

Real-Word Beispiele für organisatorische Umgestaltungen

Strategy&’s DNA Approach

Strategy&, ein globales Strategieberatungsteam, leitet die Gestaltung von Organisationen mit seinem proprietären „DNA“ Ansatz.

Quelle

Viele der Komponenten in diesem Modell ähneln den Elementen der ersten drei Modelle, haben aber andere Namen. Zum Beispiel wurde „Belohnung“ zu „Motivatoren“ und „Kultur“ zu „Denkweise“.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied besteht darin, dass Strategie& anerkennt, dass jedes Element Teil eines komplementären Paares ist. Anstatt Elemente als „hart“ oder „weich“ zu bezeichnen, werden sie stattdessen als zwei Seiten derselben Medaille betrachtet.

Das Paar oben im Diagramm beschreibt beispielsweise, wie Entscheidungen getroffen werden. Auf der formalen Seite beeinflussen etablierte Prozesse die Art und Weise, wie Entscheidungen getroffen werden, und auf der informellen Seite spielen menschliche Werte und Erwartungen eine Rolle.

Die Paare des DNA-Ansatzes machen deutlich, dass eine Organisation, die ihre Entscheidungsprozesse ändern will, sowohl Methoden zur Änderung der schriftlichen Regeln als auch der Verhaltensnormen in Betracht ziehen muss. So entsteht ein ganzheitlicheres Bild davon, wie eine Organisation funktioniert.

BCG’s Smart Design Approach

Die 7S-, Star- und Transformationsmodelle gehen alle davon aus, dass harte und weiche Komponenten einer Organisation die Ergebnisse vorantreiben. Die Unternehmensberatung BCG vertritt die Ansicht, dass die Geschäftsergebnisse gar nicht direkt von harten und weichen Komponenten beeinflusst werden. Versuchen Sie, den Unterschied in ihrem Organisationsmodell zu erkennen:

Quelle

Nach BCG sind Verhaltensweisen die Hauptantriebskraft eines jeden Unternehmens. Harte und weiche Komponenten beeinflussen den Output nur indirekt. Das BCG-Modell konzentriert sich darauf, wie sich harte und weiche Komponenten auf das menschliche Verhalten auswirken, das wiederum die Ergebnisse bestimmt.

Bei der Neugestaltung einer Organisation umfasst der Smart-Design-Ansatz drei Hauptschritte:

• Ermitteln Sie den Grund für die Umstrukturierung, d.h. wie das Unternehmen seine Leistung im Vergleich zur aktuellen Leistung gerne hätte
• Bestimmen Sie die Verhaltensweisen der Mitarbeiter, die die Lücke zwischen der aktuellen und der gewünschten Leistung schließen werden
• Bestimmen Sie, was geschehen muss, um diese Verhaltensweisen zu fördern

Der Ansatz von BCG umfasst viele Optionen, wie bestimmte Verhaltensweisen gefördert werden können. Diese reichen von Organisationsstrukturen, die auf die Prioritäten eines Unternehmens zugeschnitten sind (z. B. weniger Führungsebenen, um eine schnellere Entscheidungsfindung zu ermöglichen), bis hin zu Mitarbeiterbeurteilungsprozessen, die sich weniger auf die Zuweisung von Schuldzuweisungen für Unzulänglichkeiten als auf die Belohnung kooperativer Verhaltensweisen konzentrieren.

Herausforderungen bei der Organisationsgestaltung

Selbst wenn Sie eines der oben genannten Modelle anwenden, wird es noch einige Herausforderungen geben. Hier sind nur einige der häufigsten Herausforderungen, die dazu führen, dass Modelle und Rahmen für die Neugestaltung von Organisationen nicht perfekt sind:

Alle Modelle müssen bis zu einem gewissen Grad angepasst werden

Organisationen sind komplexe Gebilde, die jeweils ihre eigenen Ziele, Ressourcen, Beschränkungen und Umweltfaktoren haben. Unternehmen müssen nicht nur sorgfältig auswählen, auf welches Modell sie sich bei der Neugestaltung stützen, sondern sie müssen auch sorgfältig darüber nachdenken, wie sie das Modell personalisieren können, um es besser an die Bedürfnisse ihrer Organisation anzupassen.

Hier kommt eine externe Firma ins Spiel. Ein Experte für die Neugestaltung hilft Unternehmensleitern, die besten Möglichkeiten zur Anpassung eines Modells an ihre Situation zu verstehen, da er oder sie wahrscheinlich gesehen hat, welche Änderungen bei ähnlichen Organisationen funktionieren und welche nicht.

Modelle aus dem 20. Jahrhundert versuchen, die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu lösen

Viele der am meisten akzeptierten Modelle für die Organisationsgestaltung stammen aus der Forschung der 1960er, 70er und 80er Jahre. Obwohl sie im Laufe der Jahre von Forschern und Beratern verfeinert wurden, basieren sie immer noch auf Arbeiten, die in einer anderen Zeit entstanden sind. Es ist nicht schwer, sich vorzustellen, warum die Herausforderungen, vor denen Unternehmen heute stehen, sich in vielerlei Hinsicht von denen vor 50 Jahren unterscheiden.

Organisationen konzentrieren sich während des Gestaltungsprozesses zu sehr auf die Hierarchie

Viel zu oft hören die Menschen das Wort „Organisationsgestaltung“ und nehmen an, dass es bedeutet, Kästchen im Organigramm eines Unternehmens umherzuschieben. Obwohl die Struktur der Mitarbeiterhierarchie eines Unternehmens sicherlich wichtig ist, ist sie nur ein Teil des Organisationsdesigns.

Ein Artikel von McKinsey Quarterly aus dem Jahr 2015 brachte dies mit einer treffenden Metapher auf den Punkt: „Viele Führungskräfte neigen dazu, die anderen Struktur-, Prozess- und Personenelemente zu ignorieren, die zu einer vollständigen Neugestaltung gehören, und stellen so die Liegestühle neu auf, ohne zu sehen, dass das gute Schiff Titanic vielleicht noch sinkt.“

Wie, wo und wann die Menschen arbeiten, entwickelt sich weiter

Fremde Mitarbeiter, Berater und neue Kommunikationstechnologien haben zweifellos Auswirkungen auf die Gestaltung einer Organisation. Die Gestaltungsmodelle sollten neue Methoden der Zusammenarbeit nutzen und etwas Spielraum für die Einbeziehung künftiger Innovationen lassen.

Sind Sie bereit für die Neugestaltung einer Organisation?

Die Neugestaltung einer Organisation ist komplex, aber niemand kennt Ihr Unternehmen so gut wie Ihr Führungsteam. Um Unterstützung zu erhalten, sollten Sie sich zunächst einen externen Experten suchen, der Ihr Wissen über die Organisation zu schätzen weiß und bereit ist, die Rahmenbedingungen so anzupassen, dass sie externen und internen Entwicklungen Rechnung tragen.

Vorwärts denkende Unternehmen wie The Center for Organizational Design, Strategy& und BCG entwickeln neue Designmodelle und stellen die Personalisierung für ihre Kunden in den Vordergrund. Auch wenn Ihr Unternehmen nicht mit diesen Firmen zusammenarbeiten kann, sollten Sie Berater in Betracht ziehen, die eine ähnliche Philosophie der Innovation und Anpassung verfolgen.

In-house Org Redesign Tools

Die Organigrammsoftware von Pingboard hilft bei der einfachen Visualisierung Ihrer organisatorischen Neugestaltung. Verwenden Sie die Software, um mehrere Versionen Ihrer Organisationsstruktur zu entwerfen und laden Sie dann andere zur Zusammenarbeit oder zur Ansicht der vorgeschlagenen Designs ein. Pingboard hilft Ihnen auch dabei, die richtigen Mitarbeiter für die Leitung neuer Abteilungen oder die Besetzung neuer Rollen zu finden. Mit dem in Pingboard integrierten Mitarbeiterverzeichnis können Sie Kandidaten finden, indem Sie nach den von Ihnen benötigten Fähigkeiten und Erfahrungen suchen.

Hier ist ein Beispiel für das interaktive Organigramm von Pingboard, das Ihnen bei der Gestaltung Ihrer Organisation hilft:

Erstellen Sie Ihr Organigramm noch heute! Wir sind immer für Sie da, wenn Sie Hilfe brauchen.

Nutzen Sie unsere Organigrammsoftware, um Ihre Organisation noch heute neu zu gestalten, und teilen Sie Pingboard dann mit Ihren Mitarbeitern, um das Engagement, die Transparenz und die Kameradschaft innerhalb Ihrer Belegschaft zu erhöhen. Pingboard verbindet Ihre Organisation mit diesen Tools:

• Ein Mitarbeiterverzeichnis mit unterhaltsamen und aufschlussreichen Daten
• Ein Peer-to-Peer-Anerkennungsprogramm, um Mitarbeiter zu feiern
• Ein einfaches Abwesenheits-Tool für mehr Transparenz darüber, wer wann und wo arbeitet
• Who’s Who-Quiz, um Mitarbeitern Namen und Rollen zu vermitteln

Wie auch immer Sie Ihr Unternehmen umgestalten, Pingboard kann Ihnen dabei helfen, die Veränderungen zu kommunizieren und Ihre Mitarbeiter zu verbinden. Legen Sie noch heute los!