Wanneer ik het over web content strategie heb rond de waterkoeler op het werk, staart iedereen me aan alsof ik in tongen spreek. Hoewel het informeel bestaat sinds het web publiek werd, wordt contentstrategie nog steeds beschouwd als een opkomende praktijk. Weinig online bedrijven besteden voldoende tijd en middelen aan contentstrategie, en dat is jammer omdat een contentstrategie een bedrijf kan helpen groeien door effectief te communiceren en klanten en prospects aan zich te binden.
Het doel van deze post is om u stap voor stap te laten zien hoe u een contentstrategie voor uw bedrijf of uw klanten kunt maken en bouwen. Maar laten we eerst duidelijk zijn over wat contentstrategie is.
In de woorden van de briljante Kristina Halvorson, auteur van Content Strategy for the Web:
“Contentstrategie is de praktijk van het plannen voor de creatie, levering en het beheer van nuttige, bruikbare inhoud.”
Richard Sheffield, auteur van de Content Strategist’s Bible definieert contentstrategie als:
“…een herhaalbaar systeem dat het gehele redactionele contentontwikkelingsproces voor een websiteontwikkelingsproject definieert, van de allereerste taken, zoals het analyseren en classificeren van lezers, tot de allerlaatste taken, zoals het plannen van het doorlopende contentonderhoud nadat het project is gelanceerd.”
Contentstrategie is een proces dat een aanzienlijk verschil kan maken voor uw webaanwezigheid.
Grootmoedig puttend uit de hierboven genoemde auteurs en boeken, heb ik mijn eigen contentstrategieproces van begin tot eind in kaart gebracht. Ik pleit er niet voor dat mijn proces 100 procent perfect is voor elke campagne, maar het is een goed lanceerpunt voor u om te gebruiken en aan te passen aan uw eigen klanten en websites.
Fase I: Onderzoeksoverzicht
Uw eerste stap moet de rollen van uw teamleden bepalen die de reikwijdte van het project zullen bekijken, evalueren en bepalen. Inleidende en voorbereidende telefoongesprekken worden gevoerd met de klant om meer inzicht te krijgen in de problemen die uw team probeert op te lossen. Dit is een fase van ontdekken en leren over wat de klant op dit moment doet, welke inhoud ze hebben en hoe het wordt geproduceerd. Verder onderzoek is nodig na de eerste klant Q & A.
Er zijn een paar dingen die je moet onderzoeken voordat je kunt beginnen met het opkloppen van strategieën en stellaire inhoud voor een website. Als het gaat om informatieve, marketing of promotionele inhoud, hoe meer inhoud je hebt, hoe moeilijker deze taak potentieel kan zijn. Dit brengt me bij de eerste stap van fase 1.
Bestaande inhoud bijhouden:
Je moet weten wat je hebt en waar het vandaan komt voordat je weloverwogen beslissingen kunt nemen over welke inhoud je nodig hebt.
Deliverables:
Projectsamenvatting is een korte spreadsheet met projectnaam, contactpersoon, website-URL, telefoonnummers, teamspelers en rollen. Dit moet helpen bij het beheren van de campagne.
Content audit of inventaris is een spreadsheet dat alle content bijhoudt die op uw website en op het web is gepubliceerd en die branded is met uw bedrijf.
Missing source content rapport geeft een overzicht van de content waarvan u de digitale bron niet kunt vinden. Het kan zijn dat u of uw klant deze bestanden opnieuw moet maken om verder te kunnen met de content in kwestie. Voor kleinere campagnes kan dit een korte punchlist zijn.
De projectagenda wordt gebruikt bij grotere projecten om ervoor te zorgen dat ieders inbreng wordt toegevoegd aan grote beslissingen. Dit is optioneel als het project klein is en niet meerdere belanghebbenden met sterke meningen heeft.
De agenda bevat een lijst met korte workshops waarin het hele team en/of de klant samenkomen en bespreken en consensus bereiken over kritieke punten. Dit omvat:
- Brand voice
- Tone and messaging
- Content-specific requirements
- Preferred style guidelines.
Phase II: Analysis Overview
Als je eenmaal je onderzoek hebt verzameld, moet je nadenken over wat je met het project probeert te bereiken. Wat willen gebruikers of wat hebben ze nodig? Hoe ga je succes meten? Wat kunt u doen met uw beschikbare tijd, talent en budget? Stem uw gedachten af op het volgende:
- Business goals
- Tactics
- Requirements and restrictions
- Project objectives
- Assumptions
- Identified risks
- Communicatie-ecosysteem
Een contentstrateeg zal tijd besteden aan het creëren en begrijpen van voorgestelde oplossingen en het uitzoeken welke inhoud voor elke oplossing moet worden gecreëerd. Er zal ook een lijst met deliverables zijn voor de klant om analyse te leveren.
Deliverables
Dit is wanneer u uw contentanalyse-document levert, dat een verzameling van verschillende documenten is.
Het bestaande contentanalyserapport vat de bestaande inhoud samen in termen van leesbaarheid, scanbaarheid, beknoptheid, objectiviteit, effectiviteit van het communiceren van de merkboodschap en aanbevelingen.
Het concurrentieanalyserapport neemt een diepere blik op uw website of de websites van uw concurrenten. Kijk naar de verschillen in hoe de concurrent zijn producten en diensten beschrijft, hoe hij persberichten schrijft en waar zijn contentsilo’s uit bestaan.
De editorial process calendar documenteert hoe u of uw klant momenteel content op het web publiceert en bevat aanbevelingen over hoe u dit proces in de toekomst zou moeten uitvoeren. Dit is een goed moment om een herziening van de redactionele kalender aan te bevelen en het resterende werk aan het project in kaart te brengen.
De gereedheidsanalyse is een optionele spreadsheet voor een kleiner project, maar het is een noodzaak voor grotere projecten. Dit document evalueert de bereidheid van een contentstrateeg, een team of een bedrijf om het project succesvol uit te voeren. Dit document moet kijken naar de drie “R’s:” resource readiness, process readiness en technology readiness.
Phase III: Strategie en Ontwerp
Op dit punt in het project heb je al heel wat analyse geleverd. Om deze fase te beginnen, zullen beide kanten van de tafel het eens zijn over een aanpak voor de toekomst. Tijdens fase III moet je iedereen die aan het project werkt helpen uit te zoeken hoe het project rond de strategie zal worden opgebouwd. Kortom, dit is waar de strategie wordt afgerond en toegepast op de creatie van content.
Als contentstrateeg moet je bepalen welke bestaande content nog moet worden gebruikt, wat er moet worden gecreëerd, wie verantwoordelijk is voor elk stuk content en wat de redactionele processen en richtlijnen zijn.
Deliverables
Hoewel er slechts twee deliverables zijn tijdens deze fase, zijn het uiterst belangrijke documenten.
De contentmatrix is het belangrijkste document in het hele project en is uw gids en tracking tool terwijl het project overgaat in fase IV. Het bijwerken en voltooien van uw inhoudsmatrix zal het voor uw team gemakkelijker maken om inhoud te creëren. De content matrix is een spreadsheet waarin alle attributen en mijlpalen voor elk stuk content dat nodig is voor het project worden vastgelegd. Dit is een lijst met matrixkolommen die u voor uw spreadsheet moet maken:
- Pagina of module
- Asset ID/Bestandsnaam en locatie
- Page/modulebeschrijving
- Content/paginatype
- Websitegebied/categorie
- URL (alleen pagina’s alleen)
- Bestaande URL
- Hoe dit door het project wordt beïnvloed
- Informatieverstrekkers
- Bronnen inhoudsbeoordelaars
- Omschrijving van wijziging
- Woord aantal
- Auteur/redacteur
- Stadium van aanmaak
- Ingediend ter beoordeling
- Aanmerkingen van beoordelaars
- Aanpassingen die zijn gemaakt/weer zijn ingediend
- Wettelijke goedkeuringen
- Creatiedatum
- Testdatum
- Publicatiedatum
De redactionele stijlgids wordt gebruikt als leidraad voor de mensen die verantwoordelijk zijn voor het maken en bewerken van inhoud. Dit is een goed uitgangspunt voor het maken van een officiële redactionele stijlgids die door de klant of het bedrijf moet worden gebruikt en onderhouden. De redactionele stijl gids moet:
- Bied consistentie met technologie gebruik en terminologie
- Stelt normen voor grammaticaal gebruik
- Specificeer opmaak regels
- Verklarende identificatie en het gebruik van merk termen
- Act als een forum voor de discussie, evaluatie, en aanpassing van een bedrijf veranderende conventies.
Bedrijven en klanten kunnen een bestaande redactionele stijlgids hebben, dus vraag er helemaal aan het begin van deze fase naar. Wat de inhoudsmatrix betreft, zullen maar weinig klanten of bedrijven zelfs maar van dit document hebben gehoord, en nog minder zullen er een hebben bestaan. Deze deliverables, tot nu toe, pack de grootste punch, dus het is de moeite waard de tijd, moeite, en hoofdpijn medicatie die het kost om deze deliverables te creëren.
Phase IV: Content Creatie en Testen
Nu dat je hebt onderzocht, geanalyseerd, en gestrategieerd, is het tijd om te creëren. Als je een schrijver in hart en nieren bent, is het hoog tijd om je tanden te likken, want deze hele fase is een “deliverable”. Door je contentmatrix te volgen, creëer je, bewerk je en keur je content goed – allemaal met de volledige communicatie met de klant – terwijl je constante updates, geschatte budgetten en tijdlijnen handhaaft.
Nadat je al je content hebt gecreëerd (zie je, was dat niet gemakkelijk?), moet het worden getest en goedgekeurd op de ontwikkelingssite. De contentstrateeg is verantwoordelijk voor het verstrekken van het “testteam” (dat ook de contentstrateeg kan zijn) met richtlijnen over welke inhoud nieuw is, hergebruikt en een lijst met specifieke wijzigingen om te verifiëren of het werk is voltooid.
Als defecten, fouten of catastrofes worden gedetecteerd, zal de strateeg ook een plan hebben om hiermee om te gaan. Zodra alle content is gemaakt, goedgekeurd en getest, bent u klaar om live te gaan.
Fase V: Onderhoud
Veel experts zeggen dat zodra een website is gelanceerd, deze verouderd is. Een content strateeg moet met deze mentaliteit Fase V: Onderhoud ingaan. Ontwikkel een plan dat vanaf de lancering de creatie van nieuwe content in kaart brengt. Dit zal een nieuwe redactionele kalender zijn die precies aangeeft wat er moet worden gemaakt, wanneer het moet worden gepubliceerd en wanneer oude inhoud moet worden verwijderd en gearchiveerd op een continue basis.
In de meeste contentstrategieprojecten zullen er een paar dingen zijn die door de mazen van het net glippen – een hangend deelwoord, een run-on bijwoord – dus je zult de inhoud die je hebt gemaakt moeten blijven onderhouden om het best mogelijke resultaat voor je klant te bieden.