Geen mens is een eiland.
We zijn allemaal afhankelijk van elkaar en de samenleving als collectief om onze behoeften te dienen en momentum te genereren als een race.
Hetzelfde scenario en logica worden weerspiegeld in het domein van projectmanagement.
Geen activiteit of taak bestaat in isolement.
Ieder onderdeel is op een of andere manier afhankelijk van de output van een andere activiteit en draagt bij aan het eindresultaat van het project.
De relatie tussen de twee taken wordt gedefinieerd als de afhankelijkheid tussen hen.
In dit artikel gaan we dieper in op de betekenis van afhankelijkheid, komen we te weten hoe deze samenhangt met constraints, praten we over de verschillende soorten afhankelijkheden en bekijken we vervolgens een snel proces in drie stappen om afhankelijkheden in een project effectief aan te pakken.
Als je projectmanager bent, behandel deze informatie dan als een opfrisser. Als u kennis vergaart, is de blog alles wat u nodig hebt om afhankelijkheden in een operationele omgeving onder de knie te krijgen.
Wat is een afhankelijkheid?
In de wereld om je heen, een afhankelijkheid is de staat van bestaan van een entiteit of een item zodanig dat zijn stabiliteit wordt gedicteerd door een andere entiteit of resource.
Bijvoorbeeld, kinderen zijn afhankelijk van hun ouders voor zorg en levensonderhoud. Ouderen zijn voor hetzelfde vaak afhankelijk van hun nakomelingen. En werknemers zijn voor geld en inkomen grotendeels afhankelijk van bedrijven.
In de setting van een project verschuift de definitie van afhankelijkheid enigszins.
Een projectafhankelijkheid is een logische, op beperkingen gebaseerde of preferentiële relatie tussen twee activiteiten of taken, zodanig dat de voltooiing of het initiëren van de ene afhankelijk is van de voltooiing of het initiëren van de andere.
Als je een doek schildert, is het aanbrengen van de olieverf de ene activiteit. En het voorbereiden van het doek is een andere. U kunt de verf niet gebruiken tenzij het oppervlak met de primer is geborsteld.
Dus de ene activiteit is afhankelijk van de andere.
Als de primer 3 dagen niet beschikbaar is vanwege een staking in de bevoorrading, zal de voltooiing van het schilderij 3 dagen vertraging oplopen omdat u dan niet met uw werk kunt beginnen.
Enkele termen die verband houden met afhankelijkheid:
Het volgende zijn enkele veelgebruikte termen die altijd in verband worden gebracht met projectafhankelijkheden.
Constraint
Dependencies en constraints hebben een oorzaak-gevolgrelatie. In zijn eenvoudigste vorm is een constraint een beperking binnen de grenzen waarvan de taak moet worden voltooid of uitgevoerd. Een beperking kan worden veroorzaakt door een gebrek aan middelen zoals geld en menskracht, een tekort aan beschikbare tijd en zelfs een gebrek aan deskundigheid. Soms kunnen beperkingen aanleiding geven tot afhankelijkheden.
Als er vier taarten moeten worden gebreid en slechts één bakker bekwaam genoeg is om dat te doen, dan is het gebreid van de ene taart automatisch afhankelijk van de voltooiing van het gebreid van een andere taart. Hier heeft een beperking een afhankelijkheid tot stand gebracht.
In andere situaties kan een afhankelijkheid de reden zijn achter een beperking. In een kleermakerij kan het eigenlijke naaiwerk niet doorgaan als niet eerst de maten zijn genomen. Dit is een bona fide logische afhankelijkheid. Als de meting 20 minuten duurt en de naaister slechts twee uur heeft om de jurk af te werken, dan krijgt zij onder de gegeven omstandigheden slechts 100 minuten om de deadline te halen. Dit komt omdat de 20 minuten die in de meetkamer worden doorgebracht niet onderhandelbaar zijn en er geen manier is om de afhankelijkheid te omzeilen.
Klassiek projectmanagement definieert drie beperkingen van kosten-tijd-scope die kunnen worden beschouwd als de drie zijden van een driehoek. Het gebied van de driehoek is de kwaliteit van de te leveren producten. Elke verandering in de beperkingen verandert het gebied van de driehoek en dus de algehele kwaliteit van het project.
Een goede projectmanager is iemand die alle beperkingen en afhankelijkheden in de gaten kan houden en middelen kan herverdelen op een manier die de uiteindelijke kwaliteit van het project waarborgt.
Lead en Lag
Lead en Lag zijn beide gerelateerd aan afhankelijkheden.
Lead wordt gedefinieerd als de tijdsduur waarmee een opvolgende activiteit kan worden vervroegd of versneld ten opzichte van de voorafgaande taak. Laten we aannemen dat een activiteit B is gepland om te beginnen wanneer activiteit A is voltooid, dat is in 10 dagen. Als B echter slechts 5 dagen na A wordt gestart, dan heeft B onder de gegeven omstandigheden een voorsprong van 5 hele dagen.
Dit kan alleen worden gedaan als de afhankelijkheid tussen A en B discretionair is – dat wil zeggen dat het starten van B bij de voltooiing van A een best practice of gemak is en niet wordt gedicteerd door logica en beperkingen.
Lag, aan de andere kant, is de tijdsduur waarmee een opvolgende taak moet worden vertraagd ten opzichte van de voorganger activiteit. Het is over het algemeen niet wenselijk in het project management domein.
Critical Path
We hebben al behandeld Critical Path in groot detail. Maar om even samen te vatten, een Kritiek Pad is de langste ononderbroken keten van opeenvolgende activiteiten of afhankelijke taken zodanig dat het veranderen van de duur van de voltooiing van de items op enigerlei wijze direct van invloed op de deadline van het project, wat leidt tot mogelijke schendingen.
Bij het maken van een cake, het bakken van het beslag en de decoratie van de spons maken deel uit van het Kritieke Pad keten. Elke vertraging in deze taken zal de presentatie van de taart aan de gastentafel vertragen.
Verschillende soorten afhankelijkheden waarvan u op de hoogte moet zijn:
Afhankelijkheden kunnen op een aantal manieren worden gecategoriseerd op basis van voorwaarden zoals voltooiing en initiatie van taken, de relatie van taken tot het project en het bedrijf en de reden voor het bestaan van de afhankelijkheid.
Causale, Resource & Voorkeursafhankelijkheden
Causale of logische afhankelijkheden zijn die afhankelijkheden die niet kunnen worden vermeden. Ze zijn intrinsiek aan de aard van het project en de aard van de betrokken taken.
Uw maag kan geen voedsel verteren tenzij u het eerst opeet. Dit is een causale of logische afhankelijkheid. Zonder voltooiing van de ene stap, kan de volgende op geen enkele manier worden gestart.
Resource gebaseerde afhankelijkheden worden gedreven door beperkingen. Zoals we al hebben besproken, als er slechts een beperkt aantal geschoolde professionals beschikbaar zijn om aan een project te werken, is er vaak een noodzaak om sequentieel te werk te gaan, simpelweg omdat er niet genoeg handen (of mankracht) zijn om alles tegelijk te voltooien.
Wanneer er sprake is van resource-based beperkingen en dus afhankelijkheden, is er doorgaans geen causale afhankelijkheid – dat wil zeggen dat alle activiteiten samen kunnen worden aangepakt als de benodigde facilitatoren aanwezig zijn.
Preferentiële afhankelijkheden zijn afhankelijkheden die worden gestuurd door best practice of gemak. Ze worden over het algemeen in projecten geïntroduceerd om de kwaliteit van deliverables te benadrukken. Bouwers houden ervan om de fundering van het dak minstens 5 tot 7 dagen te laten weken voordat ze de dakpannen leggen.
Ze kunnen het meteen doen zonder zich druk te maken over de “bezinking en het weken”. Maar dit wordt verondersteld de integriteit van de structuur in gevaar te brengen. En zo ontstaat een voorkeursafhankelijkheid.
FS, SF, FF & SS Dependencies
Een FS- of Finish to Start-afhankelijkheid is de meest voorkomende en logische afhankelijkheid, zowel in projectmanagement als in de echte wereld. Een bepaalde taak B kan niet beginnen tenzij taak A naar tevredenheid is voltooid. In dit geval moet taak B doorgaans op een of andere manier gebruikmaken van of voortbouwen op de output van taak A.
Een SF- of Start to Finish-afhankelijkheid is lastig. Het zegt dat de opvolgende taak (laten we het taak B noemen) niet kan eindigen tenzij de voorafgaande taak (laten we het taak A noemen) is begonnen. Echter, zodra A is gestart, kan B op elk moment worden afgesloten.
Het beste voorbeeld is dat van het factureren van een klant (taak B). Het geeft over het algemeen de voltooiing van een project aan. Stelt u zich voor dat u 5 boeketten moet afleveren op een feest. U ‘loopt de klok’ op de klant zodra u de bestelling ontvangt, omdat u begint te werken aan de assemblage en in feite is de koper begonnen te betalen voor uw tijd. Maar u kunt de klant pas factureren als de levering van de boeketten (taak A) is voltooid.
Afhankelijkheid van begin tot eind komt vaak voor in Just in Time-roosters voor werknemers, waar werknemers geen vaste tijd krijgen.
Een SS- of Start to Start-afhankelijkheid zegt dat de opvolgende activiteit niet kan beginnen tenzij de activiteit van de voorganger is gestart. Maar na deze eerste beperking kunnen de twee activiteiten parallel verdergaan. Bijvoorbeeld het bakken van de cake en het maken van het glazuur zijn een voorbeeld van een start to start afhankelijkheid. Zodra je het beslag in de oven doet (taak A) kun je beginnen met het maken van het glazuur (taak B).
SS afhankelijkheden bestaan over het algemeen vanwege resource-based constraints. Laten we ons voorstellen dat een helper materialiseert en u helpt bij het bakken van het dessert. Het glazuur is dan niet meer afhankelijk van wanneer u het beslag in de oven doet. De SS-afhankelijkheid is alleen van toepassing als u de taart helemaal alleen bereidt.
Een FF- of Finish to Finish-afhankelijkheid zegt dat de opvolgende taak niet kan worden voltooid tenzij de voorafgaande taak ook is voltooid.
De visagiste die een filmster naar een rode loper begeleidt, kan de laatste hand pas leggen als de actrice op de plaats van bestemming is. Anders houdt de frisheid van de look geen stand.
Zo werkt een Finish to Finish afhankelijkheid.
De Outside – Inside Dependency Grid
Vaak zijn bepaalde taakafhankelijkheden intern aan een project en extern aan het bedrijf of intern aan het bedrijf maar buiten de directe cirkel van invloed van de projectmanager. De verschillende combinaties worden hieronder besproken.
Company In – Project In Afhankelijkheden: Deze zijn van toepassing op sequentiële taken – de taken die moeten worden aangepakt volgens een vooraf bepaalde logische flow.
Company In – Project Out Dependencies: Deze zijn van toepassing op taken die door andere afdelingen worden verzorgd. Bepaalde projectgerelateerde activiteiten binnen de afdeling kunnen afhankelijk zijn van hun output, maar zij vallen niet onder de directe controle van de projectmanager.
Company Out – Project In Dependencies: Activiteiten in opdracht van derden-leveranciers zijn een ideaal voorbeeld van deze categorie. De output heeft een directe invloed op het project, maar de leveranciers zijn niet in dienst van het bedrijf.
Company Out – Project Out Dependencies: Om een project tot een goed einde te brengen, moet het bedrijfsgebouw stevig en toegankelijk zijn. Als om een of andere reden de constructie ondeugdelijk blijkt te zijn, dan zal hervatting van het werk afhangen van het oordeel van de gemeente. Dit is een factor buiten het bedrijf en het project, maar kan een nadelige invloed hebben op de deliverables.
Hoe effectief om te gaan met afhankelijkheden in Project Management:
Als u een robuuste projectmanagementsoftwareoplossing gebruikt, zijn taakafhankelijkheden en gerelateerde weergaven altijd een belangrijk onderdeel van het dashboard.
- Brainstorm alle mogelijke projectafhankelijkheden en bijbehorende beperkingen met in gedachten het drievoudige constraints-model. Als er veel afhankelijkheden en beperkingen zijn, kunt u doorgaan en ook het kritieke pad identificeren. Dit zorgt ervoor dat u zich concentreert op de taken die van invloed kunnen zijn op de bottom line.
- Ga in gesprek met belanghebbenden en zorg ervoor dat zij begrijpen wat de belangrijkste afhankelijkheden en beperkingen zijn. Als de onderdelen van het kritieke pad in het projecthandvest zijn opgenomen, worden de belanghebbenden daar automatisch van op de hoogte gebracht.
- Brainstorm risico’s en uitdagingen die samenhangen met deze afhankelijkheden en beperkingen. Misschien wilt u een cross-functionele vergadering houden om meerdere perspectieven aan boord te hebben. Zodra u het gevoel hebt dat u de meeste voorspelbare verstorende omstandigheden hebt behandeld, gaat u op zoek naar oplossingen of preventieve acties om de impact van verstoringen op de afhankelijkheden en beperkingen te beheren.
Het resultaat van de derde stap wordt toegevoegd aan de documenten voor wijzigings- en risicobeheer.
Afhankelijkheden zijn onvermijdelijk in een project. Je zult er zelden een tegenkomen waarin alle taken en activiteiten onafhankelijk van elkaar zijn.
Maar vrees niet, afhankelijkheden kunnen in je voordeel worden benut als je legitieme manieren kunt vinden om de uitvoeringstijd van kritieke padactiviteiten te versnellen.
Denk er eens over na.