Hier, echter, zijn de dagen waar het produceren van een wegrace meer gaat over verzekering, aansprakelijkheid, medische dekking, media, veiligheid, technologie, live race resultaten, computers, prestatie (Tec) shirts, goede doelen, eten en entertainment en minder over wegkegels, linten en afscheurstrookjes zoals in de goede oude tijd. En natuurlijk kosten al deze “nieuwe dingen” alleen maar meer en meer en meer geld. Ook waar en wanneer de race wordt gehouden, draagt bij tot de steeds hogere kosten van een evenement. De dagen dat “iedereen” die erbij betrokken is zijn of haar diensten gratis aanbood, zijn ook voorbij.
Hoeveel wegraces heb je de laatste jaren niet bijgewoond die precies dat zijn…wegraces? De meeste, zo niet alle, zijn fondsenwervers voor een of ander doel. Dit is niet noodzakelijk een slechte zaak, het is gewoon een feit. Er wordt dan ook veel druk uitgeoefend op de organisatoren om de inkomsten te verhogen of de uitgaven te verlagen (of beide) om het evenement als succesvol te bestempelen. Interessant is dat tegenwoordig veel wedstrijden niet meer worden afgemeten aan hoe goed ze werden geleid of aan de positieve ervaring van de deelnemers, maar eerder aan hoeveel geld ze hebben opgebracht voor hun begunstigde. Het is een heel nieuwe wereld met veel andere doelstellingen en veel andere prioriteiten.
Wanneer we door een potentiële klant worden benaderd om een race voor hen te produceren, is mijn eerste vraag…. waarom wilt u dit doen? Het meest voorkomende antwoord is tegenwoordig “om geld in te zamelen voor xyz cause”. Ons typische antwoord is meestal dat het veel minder pijnlijk en veel minder riskant is om een carwash of cakeverkoop te houden en dat je daarmee misschien zelfs meer geld ophaalt dan met de complexiteit van het managen van een wegrace.
Zonder bedrijfssponsors, of het nu om geld, producten of diensten gaat, is het vrijwel onmogelijk om “geld te verdienen” met het houden van een wegrace. Elke race is natuurlijk anders en brengt andere kosten met zich mee. Maar elke race heeft te maken met standaard uitgaven om een half fatsoenlijk product te produceren.
Typisch zijn enkele van deze uitgaven, maar ze zijn zeker niet beperkt tot:
- Advertising
- Administratieve uitgaven
- Awards
- Bibs, veiligheidsspelden en labeling
- Cursuscertificering/parcoursmeting
- Giften aan goede doelen (bij gebruik van ons systeem voor donaties worden administratie- en transactiekosten in rekening gebracht)
- Huur van apparatuur (Tafels, tenten, generatoren)
- , Generatoren)
- Finisher Medailles
- Dj’s / Entertainment
- Deurprijzen
- Goodie Bags
- Verzekering
- Beheerskosten
- Merchant account kosten voor creditcardverwerking
- Medisch
- Inschrijvingskosten
- P/A-systeem
- Betaalde hulp
- Fotografie
- Politie/Veiligheid
- Porto’s
- Fototo’s
- Fototo’s
- Fototo’s
- Fototo’s
a-Potties en benodigdheden
- Vergunningen
- Postage
- Printing
- Versnaperingen (Water, Bananen, Protein Bars)
- Vrachtwagen om benodigdheden voor de finish te vervoeren, afrastering, water, etc.
- Wegafsluitingen/barricades/verkeerskegels
- Routebeschrijvingen en -markeringen
- Tekens en spandoeken
- Sponsoringmateriaal
- Racebenodigdheden
- Social Media Management
- Bemanning
- Timing Services
- T-shirts (chip of traditioneel)
- Timing Services
- T-shirts (chip of traditioneel)
Timing Services
- Timing Services
.Shirts (chip of traditioneel)
- Vrijwilligers (Neon Shirts, Koffie, Donuts)
- Verhuur
- Website voor online registratie
.
We hebben gemerkt dat de inschrijvingsgelden doorgaans redelijke evenementkosten kunnen dekken. Het is de sponsoring die uiteindelijk het verschil maakt of een evenement al dan niet opbrengsten genereert en het evenement de mogelijkheid geeft om eventueel beheerskosten te betalen. Zonder sponsoring is de kans dat het evenement geld oplevert in de meeste gevallen vrij klein. 5Kevents biedt een uniek platform voor sponsoring dat het evenement kan helpen om een extra $ 2500 tot $ 25.000,00 of meer per evenement te genereren. VRAAG OM DETAILS!
Als u een analyse maakt van hoe een inschrijfgeld van $35,00 per persoon wordt uitgegeven in een race van 300 lopers, zou het er als volgt uit kunnen zien:
.
De in het rood vermelde items zijn opgenomen in ons fondsenwervingsprogramma voor thema-evenementen.
| EVENEMENTSKOSTVERWACHTINGEN PER LOPER: (aanvullende informatie is beschikbaar door op specifieke items te klikken) |
LIVE
Gebaseerd op 300 |
AFSTAND
Geen Minimum |
||
| Reclame: We zullen promoten via 5Kevents.org website en onze eMail Database | $1.00 | Inc | ||
| T-shirt (50/50 Tee): (Afhankelijk van kleuren en hoeveelheid kan de prijs van shirts variëren van $4.50 tot $20,00 of meer) | $7,50 | Inc | ||
| Timing Services: Gebaseerd op RFID (chip) Timing services, | $5.00 | NA | ||
| Bibs, Pins and Labels: | $1.65 | NA | ||
| Insurance: | $0.75 | NA | ||
| Voeding: | $1,00 | NA | ||
| Verzamelmedailles: | $5,00 | $5,00 | .50 | Inc |
| Vergoeding chipkaart: | $1.15 | Inc | ||
| Online registratiekosten: | $2.00 | Inc | ||
| Misc.: | $1.00 | Inc | ||
| Politie: | $0.00 | NA | ||
| Medisch: | $0.00 | NA | ||
| Goodie Bags: | $0.45 | Inc | ||
| Prijzen: | $1.00 | NA | ||
| Award Recognition (Overall & Leeftijdscategorieën) | $0.50 | NA | ||
| Pakket samenstelling Inclusief pakket samenstelling van tas, t-shirts, race medaille en maximaal 2 flyers, etikettering, verzendklaar maken* | NA | Inc | ||
| Verzending naar alle deelnemers *Amerikaanse portokosten via USPS zijn inbegrepen, maar als de pakketten zwaarder zijn dan 13 oz, worden extra kosten in rekening gebracht | NA | Inc | ||
| Totaal: | $28.50 | $25.00 |
.
PROFIT POTENTIEEL VAN EEN LIVE EVENT – Winst op basis van bovenstaande cijfers = $1,950.00. (Sponsoring en donaties niet meegerekend)
Zo, zoals u ziet, wordt die $34,00 heel snel opgeslokt. Zonder sponsors zou een doorsnee race niet zoveel geld opbrengen. Dit is slechts een voorbeeld, niet een feit. Elke race is anders, maar dit moet een beetje duidelijkheid geven over “waar al het geld naartoe gaat!”.
De enigszins moeilijke beslissing waar evenementdirecteuren vaak van jaar tot jaar voor staan, is wat ze eigenlijk voor een inschrijfgeld vragen. Je moet de kosten dekken, maar je wilt niet zoveel vragen dat je mensen wegjaagt. Dat delicate evenwicht is soms het verschil tussen een race die overleeft of een race die de pijp uit gaat. Het doet niemand goed als een race geld “verliest” want het eindresultaat is dat de race gewoon verdwijnt, om nooit meer terug te keren. Het is zeer zeldzaam dat een evenement een “moord” pleegt op het inschrijfgeld en dus is er behoefte aan bedrijfssponsoring.
Door samen te werken met 5Kevents.org kunnen we uw uitgaven aanzienlijk verlagen om ervoor te zorgen dat elke race een succes wordt. Bovendien hebben we een uniek sponsorwervingsprogramma opgezet dat een goed doel een aanzienlijke winst kan opleveren, afhankelijk van hoeveel moeite het goede doel in het programma steekt.
.
WINSTPOTENTIEEL VOOR EEN AFGESLOTEN EVENEMENT- Winst met gebruikmaking van bovenstaande cijfers = $3.000,00. (Sponsoring en donaties niet inbegrepen)
5Kevents Remote Runners Program is ontworpen om ervoor te zorgen dat onze goede doelen geen geld verliezen op hun virtuele evenementen. Wij zorgen voor alle logistieke details van het drukken, verpakken en verzenden naar uw deelnemers voor een vast bedrag van $25,00 per deelnemer (er is geen minimum). Laat ons gewoon weten wat u in de pakketten wilt hebben. Terwijl uw team zich concentreert op promotie, sponsoring en donaties nemen wij alle administratieve taken op ons om van uw virtuele evenement een succes te maken.
.
Klik HIER OM MEER INFORMATIE TE VRAGEN