Wat is neerwaartse communicatie?
Downward communicatiestromen van een topniveau naar een laag niveau in een organisatie staat bekend als neerwaartse communicatie.
Met andere woorden, communicatie die plaatsvindt van superieuren naar ondergeschikten in een commandostructuur is een neerwaartse communicatie.
Deze communicatiestroom wordt door de managers gebruikt om werkgerelateerde informatie over te brengen aan de werknemers op lagere niveaus. Werknemers hebben deze informatie nodig voor het uitvoeren van hun werk en om aan de verwachtingen van hun manager te voldoen.
Het kan onder meer gaan om het efficiënt beheren van de toon van de boodschap, en ook om het tonen van vaardigheid in een delegatie om ervoor te zorgen dat het werk efficiënt door de juiste persoon wordt gedaan.
Belang van neerwaartse communicatie
Belang van neerwaartse communicatie zijn:
- Om een idee te geven
- Om aan te moedigen
- Om discipline te handhaven
- Om de grondgedachte van de functie te informeren
- Om uitleg te geven over verandering
- Om richting te geven
- Om richting te geven
- richting
- Toewijzing van functie
- Toezicht houden
- Evalueren
Een idee geven
Met behulp van neerwaartse communicatie doelstellingen, beleid, regels worden uitgelegd aan de ondergeschikten door superieur om volledig begrip te geven.
Aanmoedigen
Medewerkers moeten gemotiveerd worden om meer te werken om de doelstellingen van de organisatie te bereiken. Het management moet zijn toevlucht nemen tot neerwaartse communicatie om werknemers van een lager niveau aan te moedigen.
Het handhaven van discipline
Deze communicatie volgt de organisatorische hiërarchie, zodat elke sectie-eenheid of afdeling de vastgestelde regels of procedure moet volgen. Daardoor is de discipline gewaarborgd.
Informeren over de grondgedachte van de taak
Een belangrijk doel van dit soort communicatie is informatie te geven over de grondgedachte van de toegewezen taak en de relatie met andere organisatorische taken.
Uitleg over veranderingen
Veranderingen zijn afhankelijk van de omstandigheden. Wanneer er sprake is van een wijziging ten aanzien van plannen, beleid, procedures of regels enz. wordt dit gecommuniceerd met uitleg via neerwaartse communicatie.
Richting geven
Om een opdracht, taak of taak aan de ondergeschikten te geven, communiceert de overste naar beneden.
Werkverdeling
Om werk toe te wijzen op basis van de efficiëntie van de werknemers, geeft de overste uitleg via neerwaartse communicatie.
Om controle uit te oefenen
Doordat de noodzakelijke instructies via neerwaartse communicatie worden doorgegeven, zijn de werknemers zich terdege bewust van hun taken en activiteiten. Daarom kan dergelijke communicatie fungeren als een controlemiddel.
Evalueren
Neerwaartse communicatie helpt supervisors om het werk van de werknemers te evalueren. Neerwaartse communicatie wordt gebruikt om de werknemers op de hoogte te brengen van hun evaluaties.
Voordelen van neerwaartse communicatie
De voordelen van neerwaartse communicatie zijn als volgt:
- Efficiëntie
- Gemak van delegeren
- Organisatiediscipline
- Effectieve communicatie van doelen
Efficiëntie
Neerwaartse communicatie biedt efficiëntie, omdat instructies en informatie afkomstig zijn van de machtsbronnen die in staat zijn om de activiteiten van de top van de organisatie te coördineren.
Gemak van delegatie
Delegatie is veel gemakkelijker als de delegatie rechtstreeks afkomstig is van de verticale communicatiestructuur die de commandostructuur vormt.
Organisatiediscipline
Downward communication volgt de hiërarchie van de organisatie, wat betekent dat organisatiediscipline en naleving door de leden veel gemakkelijker te handhaven zijn.
Effectieve communicatie van doelen
Hoger management kan gemakkelijk doelen communiceren en verantwoordelijkheden toewijzen met betrekking tot het bereiken van die doelen.
Nadelen van neerwaartse communicatie
De nadelen van neerwaartse communicatie zijn als volgt:
- Interpretatieproblemen
- Vertekening
- Niet motiverend
- Lage feedback
- Verlaagt moreel
Interpretatieproblemen
Neerwaartse communicatie levert interpretatieproblemen op vanwege het vervormingseffect en de trage feedback voor verduidelijking van de boodschap.
Vorming
Weleens het spel van de wijnstok gespeeld? Naar beneden gerichte communicatie kan vervormd raken naarmate deze door meerdere niveaus van de organisatie gaat.
Niet motiverend
Gezien de trage feedback en de afhankelijkheid van formele communicatiekanalen, helpt deze wijze van communiceren niet echt bij de motivatie.
Lage feedback
Het kost tijd voordat berichten de organisatie in gaan, dan weer naar boven en dan weer naar beneden. Dit betekent dat de feedback traag kan zijn, wat tot problemen kan leiden, vooral in een dynamische omgeving.
Lager moreel
Gezien de tijd die communicatie in beslag neemt en het probleem met vervormde berichten, kan neerwaartse communicatie een negatief effect hebben op het moreel van de organisatie.
Doel van neerwaartse communicatie
Canary (2011) heeft vijf algemene doelen van neerwaartse communicatie geïdentificeerd:
- Implementatie van doelen, strategieën, en doelstellingen
- Jobinstructies en rationale
- Procedures en praktijken
- Performatiefeedback
- Socialisatie
Implementatie van doelen, strategieën en doelstellingen
Het communiceren van nieuwe strategieën en doelstellingen verschaft informatie over specifieke doelen en verwacht gedrag. Het geeft richting aan lagere niveaus van de school/het schooldistrict, de community college, of de universiteit.
Bijvoorbeeld: “Het nieuwe hervormingsmandaat is echt. We moeten de kwaliteit van het leren van studenten verbeteren als we willen slagen.”
Jobinstructies en -redenen
Dit zijn richtlijnen over hoe een specifieke taak moet worden uitgevoerd en hoe de taak zich verhoudt tot andere activiteiten van de schoolorganisatie. Scholen, community colleges of universiteiten moeten individuele en afdelingsdoelstellingen afstemmen op organisatiebrede doelen.
We geven vaak niet genoeg van dit soort informatie, waardoor het aan het individuele personeelslid wordt overgelaten om het grote geheel te begrijpen.
Procedures en praktijken
Dit zijn berichten waarin het beleid, de regels, de voorschriften, de voordelen en de structurele regelingen van de schoolorganisatie worden omschreven om een zekere mate van uniformiteit in de organisatiepraktijken te krijgen.
In schoolorganisaties wordt deze informatie aan de personeelsleden overgebracht door middel van beleidshandleidingen voor het bestuur en de organisatie als geheel, handboeken en de dagelijkse gang van zaken in de schoolorganisatie.
Prestatiefeedback
Door middel van voortgangsrapportages, individuele prestatiebeoordelingen en andere middelen wordt aan afdelingen of individuen verteld hoe goed zij het doen met betrekking tot prestatienormen en -doelstellingen.
Bijvoorbeeld: “Mary, jouw werk aan de computerterminal heeft de efficiëntie van onze afdeling enorm verbeterd.”
Socialisatie
Elke schoolorganisatie probeert personeelsleden te motiveren om de missie en culturele waarden van de instelling over te nemen en deel te nemen aan speciale ceremonies, zoals picknicks en United Way-campagnes. Het is een poging om betrokkenheid, een gevoel van saamhorigheid, en een eenheid van richting onder de personeelsleden te krijgen (Lunenburg & Ornstein, 2008).
Bijvoorbeeld: “De school beschouwt haar medewerkers als familie en nodigt iedereen graag uit voor de jaarlijkse picknick en braderie op 30 mei.”
Business Communication Notes
(Klik op Onderwerp om te lezen)
Reference
- Business Communication: ” K.K. Sinha, Golgotia Publishing Company.
- Business Communication: “M.K. Sehgal, Vandana Khetrapal, Excel Books.
- Essentials of Business Communication: Rajendra Pal, J.S Korlahalli, Sultan Chand & Sons.
- Fred C. Lunenburg (2010). Formele Communicatiekanalen: Upward, Downward, Horizontal, and External Retrieved 3 Feb, 2021
Go On, Share & Help your Friend