Veel grote bedrijfsvergaderingen en conferenties beginnen het programma met een openingszitting, soms ook wel plenaire sessie of algemene openingszitting genoemd. Deze sessies worden meestal geassocieerd met grotere conferenties, congressen of conventies, maar ze kunnen ook worden gebruikt voor kleinere bedrijfsevenementen.
Openingssessies zijn altijd gepland voor een bepaalde periode aan het begin van het programma. Ze duren meestal één tot twee uur. De presentaties die tijdens deze tijden zijn gepland, kunnen organisatoren en gastheren van evenementen een unieke kans bieden om hun aanwezigen toe te spreken.
Wat is een Openingssessie?
Openende algemene sessies worden gekenmerkt door een geplande presentatie of een reeks presentaties door een verscheidenheid aan sprekers. Ze zijn gericht op het aanspreken van het algemene publiek.
Sommige evenementenprogramma’s bieden uiteindelijk gelijktijdige breakoutsessies waarin de aanwezigen in kleinere groepen uiteenvallen voor presentaties en workshops. Anderen verdelen het publiek vrijwel onmiddellijk voor sessies die zijn gewijd aan bepaalde rollen, vaardigheden, of interesses. Maar de plenaire sessie dient als een gelegenheid om alle aanwezigen van het evenement samen toe te spreken.
De leider van de organisator kan ervoor kiezen om algemene agendapunten te behandelen en de doelstellingen van het algemene programma te schetsen. Openingssessies omvatten meestal ook een hoofdspreker en andere presentatoren die helpen de toon voor de conventie te zetten.
Deze presentaties kunnen in verschillende formaten worden gehouden, maar de sessies zelf zijn per definitie toegankelijk voor alle aanwezigen.
Waarom beginnen met een Plenaire Sessie?
De meest effectieve algemene openingssessies zijn die welke worden georganiseerd ten behoeve van het publiek en de deelnemers aan het evenement, niet van de organisatoren van het evenement. Evenementorganisatoren kunnen van de gelegenheid gebruikmaken om bedrijfs- of verenigingszaken, evenementlogistiek en agendapunten te bespreken, maar een geweldige plenaire sessie moet het publiek ook vermaken en motiveren.
Effectieve programma’s vereisen betrokkenheid en interesse van het publiek. Organisatoren van evenementen moeten vechten om die interesse terug te krijgen als ze het vanaf het begin verliezen. Algemene openingszittingen moeten het programma op een sterke noot beginnen.
Doelstellingen
Goede openingszittingen hebben de neiging om een of andere combinatie van de volgende doelstellingen aan te pakken:
- Het publiek motiveren, opvoeden, en/of vermaken en engageren.
- De toon zetten voor het programma.
- Een gedenkwaardige ervaring creëren.
- Belangrijke informatie delen.
De beste algemene openingszittingen voldoen aan al deze doelstellingen. De plenaire zitting voor een jaarlijkse conferentie kan een welkomstboodschap van de voorzitter van de organisatie bevatten, gevolgd door een toespraak van de emcee die als moderator zal fungeren voor de duur van het evenement.
De plenaire sessie kan op een sterke noot eindigen met een gastspreker die een presentatie geeft over het motiveren van de aanwezigen om bepaalde doelen te bereiken.
Wanneer het goed wordt gedaan
Een goede algemene openingszitting zal de sfeer voor het hele evenement bepalen. U houdt de belangstelling vast als u uw plenaire sessie opgewekt kunt houden. U wilt de aanwezigen motiveren. Geef hen informatie die ze nog niet wisten als een voorproefje van wat komen gaat. Maak een connectie met hen.
En, ja, het is prima om er een beetje entertainment in te gooien, maar je wilt niet dat het entertainment de hele show is.