In grotere institutionele toepassingen zou een tickler file chronologisch zijn, met een sectie voor elk jaar of elke dag, soms meer dan een eeuw omvattend, zo gedetailleerd als nodig is (vooral voor data ver in de toekomst). Een meer gebruikelijke techniek is het gebruik van indexkaarten met drieënveertig tussenschotten of een systeem met drieënveertig mappen of twee accordeonmappen. De drieënveertig verdelingen komen van de som van twee getallen, eenendertig en twaalf, overeenkomend met het maximum van eenendertig dagen in een Gregoriaanse of Juliaanse maand en de twaalf maanden in een jaar.
Met behulp van mappen worden de punten die voor de lopende maand gepland zijn in de juiste dagelijkse map geplaatst. Items die in een toekomstige maand moeten worden gedaan, worden in de overeenkomstige maandmap geplaatst. Elke dag wordt de huidige dagmap geleegd en achteraan in de set geplaatst. Bij het begin van een nieuwe maand worden de punten voor die maand uit de maandmap verwijderd en in de overeenkomstige dagmappen geplaatst.
Eenvoudige systemen die veel repeterende taken in de loop van de tijd omvatten, hebben de neiging om indexkaarten van een passend formaat te gebruiken en opnieuw te gebruiken, terwijl complexere systemen gebruik maken van uitbreidbare “accordeonmappen”, dossiermappen, of zelfs hele kamers vol archiefkasten. Moderne systemen worden gewoonlijk bijgehouden in geautomatiseerde gegevensbanken of met eenvoudige hulpmiddelen zoals een Unix-“kalender”-bestand, een Microsoft Outlook-agenda, enz.