Post geschreven door
Andriana Eliadis
Dr. Andriana Eliadis, Executive Education Facilitator aan de Cornell University, NY, USA en directeur bij CorporateExecutiveCoach.
Photo:
Getty
Nicole, een C-suite leider die ik aan het coachen was in New York City, belde me op een late namiddag op uit frustratie en wanhoop. Ze zei: “Andriana, ik heb een zware dag achter de rug, en mijn team wil niet naar me luisteren. Ik heb hen gezegd dat ze vandaag een rapport moeten afmaken omdat ik het naar onze uitvoerende partner in Londen moet sturen en het lijkt alsof ze het niet begrijpen. Het lijkt wel of ze voor een andere baas werken! Zien ze niet hoe hard ik werk? Ik heb het gevoel dat ik er alleen voor sta! Wat moet ik doen?”
Nicole’s frustratie is representatief voor veel leiders op midden- en hoger niveau die de steun van hun team nodig hebben om te functioneren, zich te ontwikkelen en te floreren. Zij hebben hun team nodig om samen te werken om verder te komen, om vooruitgang te boeken, om te innoveren. Vooral in periodes van hoge stress kan de communicatie moeilijk zijn, en hebben leiders het gevoel dat ze niet gesteund of begrepen worden. Managers gaan ervan uit dat hun mensen al moeten weten wat ze nodig hebben en hoe ze met hen moeten communiceren. Dus, wat kan een leider doen om het communicatieschema van haar team te verbeteren?
Er zijn vijf essentiële elementen van effectieve organisatiecommunicatie:
– Empathie: Empathisch leiderschap laat je medewerkers zien dat je om hen geeft. Het creëert sterke menselijke banden omdat men probeert in de schoenen van de ander te stappen, om hun gevoelens, gedachten en perspectieven te begrijpen en vervolgens dat begrip te gebruiken om toekomstige acties te sturen. Doe een bewuste inspanning om in de schoenen van andere mensen te stappen.
– Positieve communicatie: Een positief leider zijn is ook essentieel voor organisatorische communicatie. De woorden en taal die leiders gebruiken zijn cruciaal voor het bevorderen van een effectief communicatiekanaal. Formuleer je boodschappen op een positieve manier.
In mijn ervaring, als je een positieve mindset hebt, zullen werknemers eerder luisteren dan zich verzetten. Ook is het menselijk brein meer geneigd om open te staan en meer betrokken te zijn bij het ontvangen van feedback wanneer er sprake is van positieve bekrachtiging. Bijvoorbeeld, in plaats van te zeggen, “Je moet niet multitasken wanneer je met een klant praat!” verander het in, “Zorg ervoor dat wanneer een klant naar je toekomt, je glimlacht en hem je volledige aandacht geeft.”
– Duidelijkheid: Wanneer een leider een boodschap naar haar mensen stuurt, moet de boodschap duidelijk en specifiek zijn. De leider moet een duidelijk doel hebben, duidelijke stappen en een transparante methodologie die haalbaar is. Wanneer de leider de werknemer de bevoegdheid geeft om het proces voor een specifiek doel of resultaat te creëren, dan moet de leider de strategie met de werknemer vergemakkelijken en ondersteunend zijn langs de weg. Duidelijkheid is de sleutel hier.
– Assertiviteit: Assertiviteit is een effectieve manier om vertrouwen te winnen en je communicatie met je mensen te verbeteren. Wanneer u assertief bent, drukt u uw gedachten en gevoelens duidelijk en direct uit zonder anderen te veroordelen. Assertief gedrag is direct, duidelijk en respectvol. Het is essentieel dat uw medewerker zich gehoord en overwogen voelt. Concentreer u altijd op de taken en niet op de persoonlijkheden van mensen. Geef geen blijk van directe agressie, zoals woede en defensiviteit, en reageer niet overdreven en probeer een weg vooruit te formuleren. Geef nooit de schuld.
– Zelfreflectie: Besteed om de andere dag drie tot vijf minuten aan zelfreflectie. Dit zal uw geest en lichaam helpen kalmeren, het zal afleidingen verminderen, uw mentale ruimte vrijmaken en het zal u helpen contact te maken met uw diepere, positieve geest.
Denk aan iets dat iemand onlangs heeft gedaan of gezegd dat u heeft geholpen of gelukkig heeft gemaakt en aan iets dat u heeft dwarsgezeten of van streek heeft gemaakt. Zoek een gelegenheid om die persoon gewoon te bedanken. Als iets je dwars zat, denk dan: “Met wie moet ik een gesprek hebben en waarover?”
Leiders die empathisch, positief, assertief zijn, duidelijk communiceren en tijd besteden aan hun zelfreflectie, zullen een betere kans hebben op het ontwikkelen van een effectief communicatieschema en -omgeving binnen hun organisatie.
Nicole was uiteindelijk in staat om het grotere plaatje van de dynamiek van haar team te vatten. Ze bereikte effectieve communicatie binnen haar team toen ze in staat was om haar perspectief te verbreden en te veranderen wanneer dat nodig was. Toen ze stopte met het maken van aannames en zich in andermans schoenen plaatste, had ze een betere “balkonview” van haar team en zichzelf en creëerde ze een productievere en menselijkere communicatiecultuur.