July 25th, 2020
Een personeelsdossier bevat alle belangrijke informatie over de geschiedenis van een werknemer in een organisatie, zoals hun beoordelingen, kwalificaties, verhogingen, promoties, en eventuele disciplinaire hoorzittingen die ze zouden kunnen hebben bijgewoond.
Het is essentieel, verplicht in sommige staten, voor een bedrijf te houden en te onderhouden personeelsdossiers voor alle werknemers in het geval een rechtszaak wordt aangespannen tegen hen door een ontevreden of voormalige employee.
Speciale aanbieding
Verstuur vacatures naar 100 + job boards met een indiening
Plaats Jobs voor GRATIS Volledig gratis proef, geen kaart nodig. Bereik meer dan 150 miljoen kandidaten.
Personeelsdossier Checklist
Basisgegevens werknemer:
- Naam, adres, telefoonnummer.
- Nood contactgegevens.
Arbeidsverleden:
- sollicitatie en/of cv.
- Aanbiedingsbrief.
- Baanbeschrijving.
- Verificatie van opleiding (indien van toepassing).
- Afschriften van opleiding (indien van toepassing).
- Referenties.
- Achtergrondonderzoek.
- Alle andere documenten in verband met tewerkstelling.
- Verlof, vakantie, en verlof/sabbatical records.
Prestatieontwikkeling van werknemers:
- Werknemersbeoordelingen.
- Aanwezigheidslogboeken.
- Prestatiedoelen.
- Prestatieverbeteringsplan (indien van toepassing).
- Verzoeken om opleiding, overplaatsing, en interne sollicitaties.
- Opleiding en professionele ontwikkeling records.
- Employee erkenning, met inbegrip van awards en prestatie brieven.
- Geschreven waarschuwingen en/of disciplinaire hoorzittingen.
Juridische documentatie:
- IRS-belastingformulieren (W-4, I-9).
- Loon- en vergoedingsinformatie.
- Arbeidsovereenkomst.
- Voordelen van werknemers.
Beëindiging van dienstverband:
- Aanstellingsbrief.
- Ontslagbrief (indien van toepassing).
- Verslag van vertrekgesprek.
- Werkloosheids- en verzekeringsdocumenten.
- Eindloongegevens (vakantie, pensioen etc.)
Checklist personeelsdossier
Download gratis een checklist personeelsdossier in Word formaat.
Download ChecklistInstant download. Geen e-mail nodig.
Vragen:
Hebben werknemers het recht om hun personeelsdossier in te zien?
Alleen werknemers in bepaalde staten hebben toegang tot hun personeelsdossier. In sommige staten mogen werknemers kopieën maken van bepaalde documenten in hun personeelsdossier zonder toegang te hebben tot andere documenten. Werknemers moeten hun personeelshandboek raadplegen voor duidelijkheid over het toegangsbeleid voor personeelsdossiers.
Lees meer over personeelsdossiers.
Welke documenten moeten in een personeelsdossier staan?
- Essentiële informatie over een werknemer.
- Prestatie-evaluaties.
- Verlofdossier.
- Belastingdossier.
- Disciplinair dossier.
- Ontslagdossier.
Meer informatie over personeelsdossiers.
Hoe lang moeten personeelsdossiers worden bewaard?
Dit is afhankelijk van de staat waarin u bent gevestigd en de inhoud van uw werknemersdossiers. Federale arbeidswetten specificeren hoe lang u personeelsdossiermappen moet bewaren, maar de tijdlijn is meestal van één tot vier jaar, afhankelijk van het document. Het is belangrijk om zich aan deze termijnen te houden om boetes te voorkomen.
Voor meer nuttige downloads, bekijk onze Job Posting Template, Employment Contract Template, en Employment Verification Letter.
Zie meer details over Personeelsdossiers.
Zijn personeelsdossiers vertrouwelijk?
Ja, personeelsdossiers bevatten gevoelige informatie en moeten door HR vertrouwelijk worden gehouden.
Lees meer over Personeelsdossiers.
Kunnen personeelsdossiers van werknemers elektronisch worden bijgehouden?
Ja. Er zijn veel geweldige software-opties voor personeelsdossiers op de markt. Veel bedrijven geven er de voorkeur aan hun personeelsdossiers in de cloud op te slaan, waardoor er geen archiefkasten meer nodig zijn en ze overal toegang hebben tot personeelsdossiers. Kijk eens naar Gusto en BambooHR.
Krijg meer informatie over personeelsdossiers.
Hoe organiseer ik personeelsdossiers?
- Organiseer bestanden op werknemersnaam.
- Maak submappen voor verschillende categorieën.
- Label elk hardcopy of elektronisch bestand duidelijk en correct.
- Back-up van uw bestanden.
- Bewaar alle personeelsdossiers veilig.
- Geef alleen geautoriseerde personen toegang.
Zie onze checklist voor personeelsdossiers.
Kan een ontslagen werknemer een personeelsdossier opvragen?
In veel staten zijn werkgevers wettelijk verplicht om huidige en voormalige werknemers toegang te geven tot hun personeelsdossiers. In sommige staten mogen werknemers kopieën maken van bepaalde documenten in hun personeelsdossiers, zoals functioneringsbeoordelingen. In andere staten zijn bepaalde documenten uitgesloten van deze regel, bijvoorbeeld documenten die betrekking hebben op een strafrechtelijk onderzoek. Alle bedrijven moeten de wetten van de staat analyseren om de reikwijdte van de beperkingen te bepalen en een advocaat raadplegen als zij een verzoek om inzage in het personeelsdossier ontvangen van een ontslagen werknemer. De meeste werkgevers hebben een toegangsbeleid voor personeelsdossiers waarnaar werknemers kunnen verwijzen in hun personeelshandboeken.
Lees meer over personeelsdossiers.
Hoe moet ik personeelsdossiermappen opslaan?
Personeelsdossiers kunnen worden opgeslagen als papieren bestanden of elektronisch, afhankelijk van de grootte van uw bedrijf. Als u personeelsdossiers gewoonlijk op naam van de werknemer ordent, houdt u hetzelfde opslagsysteem aan voor alle bestanden, inclusief medische en salarisbestanden.
Lees meer over personeelsdossiers.
Zijn personeelsdossiers openbaar?
Personeelsdossiers zijn geen openbaar archief, maar kunnen onder bepaalde omstandigheden wel worden ingezien.
Vind meer informatie over personeelsdossiers.