Evoluerende technologieën, voortdurende globalisering en verschuivende sociale normen zijn slechts enkele van de uitdagingen waarmee moderne organisaties worden geconfronteerd. Bedrijven moeten zich snel aanpassen aan veranderingen of worden ingehaald door hun meer flexibele concurrenten. En om eerlijk te zijn, aanpassing vereist vaak een compleet herontwerp van de organisatie.
Maar zoals je hebt geraden of zelf hebt ervaren, is een succesvol herontwerp van de organisatie een behoorlijk forse onderneming. En volgens onderzoek van McKinsey & Company, slaagt minder dan 25% van de organisatorische herontwerpen.
Als uw bedrijf op het punt staat een dergelijke onderneming te ondernemen, zal dit artikel alles behandelen wat u moet weten voordat u begint. We zullen precies behandelen wat organisatieontwerp is en waarom het belangrijk is, de meest voorkomende modellen en raamwerken, en de grootste uitdagingen die u zult tegenkomen bij organisatieontwerp.
- Wat is organisatieontwerp?
- Waarom is het belangrijk?
- Gemeenschappelijke organisatieontwerpmodellen
- Echte voorbeelden van organisatorische herontwerpen
- Organizational Design Challenges
- Tools to Help Organizational Design
Wat is Organizational Design?
Op het meest basale niveau is organisatieontwerp een systematisch proces voor het vaststellen van de principes en structuren die een bedrijf of organisatie leiden in de richting van het bereiken van zijn doelen.
Bron
Succesvolle organisatieontwerpen moeten deze elementen bevatten:
- Strategie – Waarom een bedrijf bestaat en welk voordeel het heeft ten opzichte van concurrenten
- Structuur – Hoe mensen hiërarchisch zijn georganiseerd
- Systemen – De processen voor het indienen van afdelingsrapporten, het belonen van werknemers, of het toewijzen van middelen, bijvoorbeeld
- Processen – De methoden en technologieën die mensen gebruiken om hun werk gedaan te krijgen
- Mensen – Het type talent dat over de afdelingen moet worden ingehuurd om de bedrijfsbrede doelen te bereiken
- Cultuur – Communicatie, samenwerking of managementstijlen
Bedenk dat dit geen uitputtende lijst is, en dat u verschillende onderwerpen zult aanpakken, afhankelijk van de methodologie of het model dat uw organisatie kiest om te volgen.
En, vaker wel dan niet, zult u een ontwerpbureau of consultant inhuren om te helpen de juiste processen en organisatiestructuur op te zetten. Bedrijven zijn goed in het nemen van de principes en modellen die door decennia van onderzoek zijn ontwikkeld en in het aanpassen daarvan aan uw bedrijf.
Waarom is organisatieontwerp belangrijk?
Ineffectieve, niet-bestaande, of verouderde organisatiestructuren leiden vaak tot:
- Rigide silo’s veroorzaakt door te veel structuur en niet genoeg systemen of culturele praktijken om er tegenwicht aan te bieden.
- Een cultuur waarin mensen zich niet gesterkt voelen om verantwoordelijkheid te nemen, zich verzetten tegen het uitvoeren van taken buiten hun functieomschrijving, of besluitvorming uitstellen uit angst op andermans tenen te gaan staan.
- Inefficiënte productie en redundanties veroorzaakt door slecht ontworpen systemen.
- Verlaagde klanttevredenheid, wat gebeurt wanneer een organisatiestructuur feedback van klanten niet als een van de belangrijkste elementen omvat, wat leidt tot producten of diensten die niemand echt wil.
- Een minder winstgevend bedrijf, het natuurlijke resultaat van ontkrachte werknemers, redundante inspanningen, en producten die klanten niet verrukken.
Maar hier is het goede nieuws. Bedrijven die hun organisatiestructuur heroverwegen en herontwerpen, kunnen deze voordelen op hoog niveau zien:
- Grote innovatie ondersteund door een holistisch ontworpen organisatiestructuur, efficiënte toewijzing van middelen, en een cultuur van samenwerking.
- Grote winstgevendheid dankzij klantgerichte innovaties gecombineerd met snellere productiecycli.
- Gelukkiger en meer betrokken werknemers die gedijen in een cultuur van samenwerking en het gevoel hebben dat hun inspanningen niet worden verspild aan inefficiënte processen.
- Een duidelijke visie en routekaart voor de toekomst van het bedrijf, die door iedereen op elk niveau van de organisatie wordt begrepen.
Gelukkig hebben toonaangevende onderzoekers en deskundigen verschillende organisatorische herontwerpmodellen ontwikkeld waarmee bedrijven van deze voordelen kunnen genieten.
Gemeenschappelijke Org Design Modellen
Er is een overvloed aan benaderingen van organisatieontwerp, maar er zijn er een paar die eruit springen en vaker worden aangenomen dan anderen.
McKinsey’s 7S Design Model
Het 7S model is een van de meest gerefereerde voor organisatieontwerp. Het werd ontwikkeld door Robert H. Waterman, Jr. en Tom Peters voor McKinsey & Company in de jaren ’80, en het concentreert zich op de zeven “S “s die inherent zijn aan de meeste organisaties:
Bron
Dit ontwerp wordt beschreven als hebbend zowel harde als zachte elementen-dat wil zeggen, die welke tastbaar zijn en die welke meer ontastbaar zijn.
De harde elementen zijn strategie (het bedrijfsplan), structuur (hoe de mensen zijn georganiseerd), en systemen (rapportering, beloningen, en toewijzing van middelen). De zachte elementen zijn gedeelde waarden (bedrijfscultuur), vaardigheden (kernvaardigheden), personeel (het talent), en stijl (hoe managers leiden).
Het 7S-model probeert ook te illustreren hoe deze elementen op elkaar afstemmen en op elkaar voortbouwen. Begrijpen hoe de verschillende “S “s op elkaar inwerken is de sleutel tot het anticiperen op wat er in de organisatie zal gebeuren wanneer veranderingen worden aangebracht.
De beperking van dit ontwerp is dat het geen duidelijk gezichtspunt heeft over hoe voorgestelde veranderingen moeten worden doorgevoerd. Het veronachtzaamt ook externe input, zoals klantentevredenheid, en hoe zij een rol zouden kunnen spelen in hoe het bedrijf organiseert.
Jay Galbraith’s Sterrenmodel
Van de meest voorkomende modellen, is dat van Jay Galbraith het oudst. De overleden organisatietheoreticus ontwikkelde het Ster-model in de jaren zestig en heeft het gedurende zijn hele carrière aangescherpt.
Bron
De vijf componenten van het Star Model omvatten veel van de harde en zachte elementen die in het 7S model worden beschreven, maar met minder aandacht voor de bedrijfscultuur en meer aandacht voor werknemersprikkels, beloningen of compensatie.
Net als het 7S model houdt het Star Model geen rekening met externe invloeden en inputs. Het houdt ook geen rekening met de rol van outputs en hoe de klantenreactie op een product het ontwerp van een organisatie zou moeten beïnvloeden.
The Center for Organizational Design’s Transformation Model
Het Transformation Model is een raamwerk dat door het Center for Organizational Design is gecreëerd en wordt gebruikt. Het concentreert zich op acht hoofdvariabelen en tracht de beperkingen van de 7S- en Star-modellen aan te pakken. Het ziet er als volgt uit:
Bron
Naast enkele van de harde en zachte elementen die in de 7S- en Star-modellen worden gezien (strategie, systemen, structuur, enz.), besteedt dit model aandacht aan omgevingsinputs. Deze inputs zijn dingen zoals veranderende klantenvoorkeuren, nieuwe technologieën, concurrentie, of wetten.
Het model omvat ook resultaten van productie, zoals verkoopmetriek en klantenfeedback. Een goed begrip van de huidige prestaties van een bedrijf geeft aan wat er op een bepaald moment moet worden veranderd of verbeterd. Dit maakt het transformatiemodel theoretisch beter geschikt voor organisatorisch aanpassingsvermogen.
Door silo’s af te breken en feedback van klanten in het organisatieontwerp op te nemen, is het bedrijf beter voorbereid om zich bij elke productiecyclus aan te passen aan de veranderende smaak van de klant.
Zie hieronder de voor en na van de organisatiestructuur. Met het transformatiemodel werken de afdelingen verkoop, engineering en productiecontrole samen om in te spelen op de wensen van de klant. Door silo’s te ontmantelen en feedback van klanten in het organisatieontwerp op te nemen, is het bedrijf beter voorbereid om zich bij elke productiecyclus aan te passen aan de veranderende smaak van de klant.
Bron
Het bovenstaande voorbeeld is een echt ontwerp dat door een bedrijf in de aluminiumindustrie is geïmplementeerd. Met behulp van deze veranderingen op hoog niveau verhoogde het bedrijf de verkoop van een productlijn met 50% en de marges met 25%.
Echte voorbeelden van organisatorische herontwerpen
Strategy&’s DNA-benadering
Strategy&, een wereldwijd strategieconsultancy-team, begeleidt org-designs met hun eigen “DNA”-benadering.
Bron
Veel van de componenten in dit model zijn vergelijkbaar met elementen die in de eerste drie modellen zijn gevonden, maar met andere namen. Bijvoorbeeld, “Beloningen” is “Motivatoren” geworden en “Cultuur” is “Mind-Sets” geworden.
Een ander belangrijk verschil is dat Strategie& erkent dat elk element deel uitmaakt van een complementair paar. In plaats van dat elementen “hard” of “zacht” zijn, worden zij in plaats daarvan gezien als twee zijden van dezelfde munt.
Het paar bovenaan de grafiek beschrijft bijvoorbeeld hoe besluiten worden genomen. Aan de formele kant beïnvloeden gevestigde processen hoe besluiten worden genomen, en aan de informele kant spelen menselijke waarden en verwachtingen een rol.
Het punt dat door de paren in de DNA-benadering wordt gemaakt is dat, wil een organisatie besluitvormingsprocessen veranderen, zij methoden moet overwegen om zowel de geschreven regels als de gedragsnormen te veranderen. Dit creëert een meer holistisch beeld van hoe een organisatie functioneert.
BCG’s Smart Design Approach
De 7S, Star, en Transformatie modellen gaan er allemaal van uit dat harde en zachte componenten van een organisatie resultaten aandrijven. BCG, een managementadviesbureau, beweert dat bedrijfsresultaten helemaal niet direct worden beïnvloed door harde en zachte componenten. Kijk of u het verschil kunt zien in hun organisatieontwerpmodel:
Bron
Volgens BCG zijn gedragingen de belangrijkste kracht van elk bedrijf. Harde en zachte componenten beïnvloeden de output slechts indirect. Het model van BCG concentreert zich op hoe de harde en zachte componenten het menselijke gedrag beïnvloeden, dat op zijn beurt resultaten drijft.
Bij het leiden van een org herontwerp, neemt de Smart Design aanpak drie belangrijke stappen:
- Stel de reden voor de reorganisatie vast, d.w.z. wat het bedrijf zou willen dat zijn prestaties zijn in vergelijking met wat de prestaties nu zijn
- Bepaal het gedrag van de werknemers dat de kloof tussen de huidige en de gewenste prestaties zal dichten
- Bepaal wat er moet gebeuren om dat gedrag te stimuleren
De aanpak vanBCG omvat vele opties voor het stimuleren van bepaald gedrag. Deze variëren van organisatiestructuren die zijn afgestemd op de prioriteiten van een bedrijf (bijvoorbeeld minder leiderschapslagen om snellere besluitvorming mogelijk te maken) tot beoordelingsprocessen voor werknemers die zich minder richten op het toewijzen van schuld voor tekortkomingen en meer op het belonen van coöperatief gedrag.
Organizational Design Challenges
Zelfs wanneer u een van de bovenstaande modellen toepast, zullen er nog steeds enkele uitdagingen zijn. Hier zijn slechts enkele van de meest voorkomende uitdagingen die org-herontwerpmodellen en raamwerken minder dan perfect maken:
Alle modellen vereisen een zekere mate van maatwerk
Organisaties zijn complexe entiteiten, elk met hun eigen doelen, middelen, beperkingen, en omgevingsinputs. Bedrijven moeten niet alleen selectief zijn over op welk model zij hun herontwerp baseren, maar zij moeten ook zorgvuldig nadenken over hoe zij het model kunnen personaliseren om beter aan de behoeften van hun organisatie te voldoen.
Dit is waar een extern bedrijf om de hoek komt kijken. Een herontwerpexpert helpt bedrijfsleiders de beste manieren te begrijpen om een model voor hun situatie aan te passen, omdat hij of zij waarschijnlijk heeft gezien welke veranderingen werken en welke niet voor soortgelijke organisaties.
20e-eeuwse modellen proberen 21e-eeuwse uitdagingen op te lossen
Veel van de meest geaccepteerde organisatieontwerpmodellen zijn voortgekomen uit onderzoek dat in de jaren zestig, zeventig en tachtig is gedaan. Hoewel ze in de loop der jaren zijn verfijnd door onderzoekers en consultants, zijn ze nog steeds geworteld in werk dat plaatsvond in een ander tijdperk. Het is niet moeilijk voor te stellen waarom de uitdagingen waarmee bedrijven vandaag worden geconfronteerd in veel opzichten zeer verschillend zijn van de uitdagingen van 50 jaar geleden.
Organisaties richten zich tijdens het ontwerpproces te veel op hiërarchie
Te vaak horen mensen het woord “organisatieontwerp” en gaan ze ervan uit dat het betekent dat er hokjes op het organigram van een bedrijf moeten worden geschud. Hoewel de structuur van de werknemershiërarchie van een org zeker belangrijk is, is het slechts één onderdeel van organisatieontwerp.
Een artikel uit 2015 van McKinsey Quarterly vatte dit samen met een treffende metafoor: “Veel leiders hebben de neiging om de andere structuur-, proces- en mensenelementen te negeren die deel uitmaken van een volledig herontwerp, waardoor ze de dekstoelen herschikken maar niet zien dat het goede schip Titanic misschien nog steeds zinkt.”
Hoe, waar en wanneer mensen werken evolueert
Werknemers op afstand, consultants en nieuwe communicatietechnologieën hebben ongetwijfeld een impact op een org-ontwerp. Ontwerpmodellen moeten gebruikmaken van nieuwe samenwerkingsmethoden en wat speelruimte overlaten voor toekomstige innovaties.
Klaar voor een org-herontwerp?
Organisatie-herontwerp is complex, maar niemand kent uw bedrijf zo goed als uw leiderschapsteam. Om ondersteuning te krijgen, begint u met het vinden van een externe expert die uw kennis van de organisatie waardeert en bereidheid toont om kaders aan te passen om rekening te houden met externe en interne ontwikkelingen.
Vooruitstrevende bedrijven zoals The Center for Organizational Design, Strategy&, en BCG zijn ontwerpmodellen aan het verbeelden en geven prioriteit aan personalisatie voor hun klanten. Zelfs als uw bedrijf niet met deze specifieke bedrijven kan werken, overweeg dan adviseurs met een vergelijkbare filosofie van innovatie en maatwerk.
In-house Org Redesign Tools
Pingboard’s organogram software helpt eenvoudig uw organisatorische herontwerp te visualiseren. Gebruik het om meerdere versies van uw organisatiestructuur op te stellen en nodig dan anderen uit om samen te werken of de voorgestelde ontwerpen te bekijken. Pingboard helpt u ook de juiste werknemers te vinden om nieuwe afdelingen te leiden of nieuwe rollen te vervullen. Met de ingebouwde werknemersmap van Pingboard kunt u kandidaten vinden door te zoeken naar de vaardigheden en ervaring die u nodig heeft.
Hier is een voorbeeld van het interactieve organigram van Pingboard dat mensen helpt bij het ontwerpen van hun organisatie:
Bouw vandaag nog uw organigram! We zijn er altijd als u hulp nodig heeft.
Gebruik onze organigramsoftware om uw organisatie vandaag nog te herontwerpen en deel Pingboard vervolgens met uw werknemers om de betrokkenheid, transparantie en kameraadschap binnen uw personeel te vergroten. Pingboard verbindt uw organisatie met deze hulpmiddelen:
- Een werknemersgids met leuke en inzichtelijke gegevens
- Een peer to peer erkenningsprogramma om werknemers te helpen
- Een eenvoudige Out of Office tool voor meer transparantie over wie wanneer en waar werkt
- Who’s Who Quiz om collega’s te helpen namen en rollen te leren
Hoe u uw organisatie ook herontwerpt, Pingboard kan u helpen de verandering te communiceren en uw werknemers te verbinden. Begin vandaag nog!