The Colorado Department of Labor and Employment’s New Colorado Overtime and Minimum Pay Standards Order – Effective March 16, 2020
March 12, 2020
By: Michael J. Dommermuth
Belangrijke nieuwe voorschriften die zijn aangenomen door het Colorado Department of Labor and Employment (“CDLE”), worden van kracht op 16 maart 2020. De nieuwe Colorado Overtime and Minimum Pay Standards Order (“Minimum Wage Order”) is hier gelinkt voor uw beoordeling. Merk op dat de CDLE aanzienlijke wijzigingen heeft aangebracht in de Minimum Wage Order die zij oorspronkelijk begin 2020 heeft uitgevaardigd. Zoals hieronder besproken, heeft CDLE de dekking van de Minimum Wage Order uitgebreid, taal overgenomen van de Federal Fair Labor Standard Act (“FLSA”) en de bijbehorende regelgeving, en de vereiste pauzetijden gewijzigd voor werknemers die recht hebben op het ontvangen van overwerkloon (“niet-vrijgesteld van overwerk” of “niet-vrijgesteld”).
Het is van groot belang dat de president en algemeen directeur van uw bedrijf, personeel van Human Resources, evenals andere managers de bijgevoegde Minimum Wage Order doornemen, en ervoor zorgen dat elke afdeling de Order naleeft. Zoals altijd kunt u contact met ons opnemen als u vragen hebt. De belangrijkste punten van het bijgevoegde Minimumloonbesluit worden hieronder beschreven.
Regel 1 Autoriteit en definities
1.9.2 “Reistijd” – Paragraaf 1.9.2 geeft een gedetailleerde beschrijving van wanneer de “reistijd” van een werknemer compensabel is. Een werknemer heeft geen recht op compensatie wanneer hij naar of van het werk reist. Een werknemer heeft geen recht op compensatie wanneer hij reist aan het begin of aan het einde van de werkdag, of wanneer hij gebruik maakt van door de werkgever beschikbaar gesteld vervoer naar de werkplek.
Regel 2 Dekking en vrijstellingen
2.1 Reikwijdte van de dekking – De dekking van de Minimum Wage Order is uitgebreid tot alle werkgevers in de particuliere sector, tenzij specifiek vrijgesteld, en regelt de lonen, uren, arbeidsomstandigheden en procedures voor alle werkgevers en werknemers. De Regels 2.2.1 – 2.2.10 bevatten een lijst van bedrijfstakken en arbeidsplaatsen, die van het Besluit zijn vrijgesteld. In de meeste gevallen moeten werknemers die zijn vrijgesteld van betaling van overuren, toch het minimumloon van Twaalf Dollar ($12,00) per uur ontvangen. Als uw bedrijf in Denver is gevestigd, geldt het Denver Minimum Wage Rate, dat Twelve Dollars and Eighty-Five Cents ($12.85) per uur bedraagt.
2.4 Vrijstellingen van Overwerkvereisten – In dit gedeelte worden de functies opgesomd die zijn vrijgesteld van het ontvangen van loon voor overwerk. U dient zorgvuldig na te gaan of dit van invloed is op uw bedrijf.
2.5 Salarisdrempel voor bepaalde vrijstellingen – In dit gedeelte wordt een gedetailleerde lijst gegeven van het minimumsalaris dat een persoon elke week moet ontvangen om vrijgesteld te zijn van overwerk. Neem deze sectie zorgvuldig door en controleer vervolgens het wekelijkse minimumsalaris van elk van uw managers. Als u een manager vindt die niet voldoet aan de minimumloonvereisten in Regel 2.5, moet de manager ofwel worden heringedeeld als niet-vrijgesteld van overwerk en beginnen met het ontvangen van overwerkloon, of de manager moet een salarisverhoging krijgen om aan de minimum wekelijkse loonvereisten te voldoen. De minimum wekelijkse salariseisen in deze regel zijn hoger dan de federale eisen. Daarom is de Colorado-wet van toepassing.
Regel 3 Minimumlonen – Het Colorado-minimumloon is momenteel twaalf dollar ($12,00) per uur. Als uw bedrijf echter is gevestigd in een stad die een hoger minimumloon eist (bijvoorbeeld Denver), bent u verplicht het hogere minimumloon te betalen.
Regel 4 Overwerk – In deze paragraaf wordt de aloude Colorado-wet herhaald, die voorschrijft dat een werknemer die niet is vrijgesteld van betaling van overwerk, overwerkvergoeding moet ontvangen voor alle gewerkte uren van meer dan veertig (40) uur in een werkweek, of als een werknemer twaalf (12) uur op een werkdag werkt. Er is echter een nieuwe bepaling toegevoegd die betaling van overuren vereist voor niet-vrijgestelde werknemers die “12 opeenvolgende uren hebben gewerkt zonder rekening te houden met de begin- en eindtijd van de werkdag”. Vergeet niet dat maaltijdperioden minimaal dertig (30) minuten moeten duren en onbetaald zijn. Maaltijdperioden mogen worden afgetrokken bij het berekenen van het aantal uren dat een werknemer op een dag heeft gewerkt.
Regel 5 Maaltijd- en rusttijden – Zoals eerder vereist door de CDLE, moet een werknemer een onbetaalde lunchpauze van dertig (30) minuten zonder diensttijd krijgen wanneer de werknemer is ingeroosterd om vijf (5) opeenvolgende uren of meer te werken. Als de werkgever een werknemer toestaat om door te werken tijdens zijn of haar lunchpauze, moet de werknemer worden gecompenseerd voor de gewerkte tijd.
Regel 5.2 Rustperioden – De regel stelt nu dat elke werkgever “… een gecompenseerde rustperiode van tien minuten voor elke vier uur werk, of grote delen daarvan, voor alle werknemers moet toestaan en toestaan….” Volgens het nieuwe besluit moet een werknemer die twee (2) uur tot zes (6) uur moet werken, onder meer één (1) betaalde rustpauze van tien (10) minuten krijgen. Een werknemer die zes (6) uur tot tien (10) uur moet werken, moet twee (2) betaalde rustpauzes van tien (10) minuten krijgen. Vergeet niet dat, omdat de rustpauzes worden betaald, de tien (10) minuten pauze worden meegerekend als gewerkte tijd voor de berekening van minimumloon en overuren verplichtingen.
Regel 5.2.4 Compensation Required If Break Is Not Provided – Let op: volgens deze regel moet een werkgever die verzuimt een werknemer een pauze van tien (10) minuten te geven, de werknemer betalen voor tien (10) minuten extra werk.
6.2 Uniformen – Zoals van oudsher de regel is in Colorado, mag een werkgever geen loon inhouden op het loonstrookje van een werknemer voor “gewone slijtage van een uniform”. Bovendien staat de nieuwe Order niet langer uniformstortingen toe.
Regel 7 Vereisten voor het bijhouden en bekendmaken van gegevens door de werkgever – Deze regel beschrijft in detail alle gegevens die over elke werknemer moeten worden bijgehouden, waaronder: de naam en contactgegevens van de werknemer; dagelijkse registratie van alle gewerkte uren; regelmatig loon, verdiende brutolonen, inhoudingen op elk loonstrookje, en netto bedragen die elke loonperiode zijn betaald. Werkgevers moeten informatie bijhouden ter staving van elke loonstrook die aan een werknemer wordt verstrekt. Dergelijke gegevens moeten worden bewaard gedurende ten minste drie (3) jaar nadat de lonen of vergoedingen verschuldigd waren, en voor de duur van een lopende loonvordering die door de werknemer wordt ingediend.
Om uw bedrijf te beschermen tegen een loonvordering die wordt ingediend door een vrijgestelde of niet-vrijgestelde werknemer, is het van essentieel belang dat u van elke werknemer verlangt dat hij alle gewerkte uren per dag registreert. Deze eis omvat ook de registratie van wanneer een werknemer zijn of haar lunchpauze neemt.
7.4 Posting and Distribution Requirements – Werkgevers zijn verplicht om de bijgevoegde Minimum Wage Order op te hangen “… op een plaats waar werknemers vaak komen en waar het gemakkelijk kan worden gelezen tijdens de werkdag.” Bovendien eist de CDLE nu dat de werkgever een kopie van de bijgevoegde Minimum Wage Order aan elke werknemer verstrekt.
Rule 8 Administration and Interpretation – Deze regel beschrijft in detail de procedures voor het indienen van een loonvordering tegen een werkgever. Houd er rekening mee dat als managers of eigenaren van een bedrijf opzettelijk weigeren om lonen te betalen, of valselijk het bedrag van de verschuldigde lonen ontkennen, deze persoon (personen) kan (kunnen) worden beschuldigd van diefstal.
CONCLUSIE
Lees de Minimum Wage Order zorgvuldig door en voel je vrij om contact met ons op te nemen als je vragen hebt. Breng uw managementteam ervan op de hoogte dat naleving van de Minimum Wage Order verplicht is.