De laatste jaren zijn er veel nieuwe ziektekostenregelingen beschikbaar gekomen voor werkgevers. Veel werkgevers zijn vooral geïnteresseerd in Medical Expense Reimbursement Plans (MERP’s), ook bekend als Medical Reimbursement Accounts (MRA’s).
Met een MERP bieden organisaties meestal een toelage van belastingvrij geld in plaats van een traditioneel voordeel zoals een collectieve ziektekostenverzekering; hoewel sommige MERP’s, zoals een individuele dekking HRA (ICHRA) of een groepsdekking HRA (GCHRA), naast bestaande groepsplannen kunnen werken. Vervolgens kopen werknemers de gezondheidszorgproducten en -diensten die ze willen, mogelijk met inbegrip van individuele ziektekostenverzekering, en de organisatie vergoedt hen tot aan hun toelage.
In dit bericht zullen we onderzoeken hoe een MERP werkt, evenals verschillende soorten MERP’s die u kunt overwegen te implementeren voor uw organisatie.
Wat is een MERP?
MERP staat voor Medical Expense Reimbursement Plan. Een MERP is precies wat het klinkt – een plan of regeling waarbij een organisatie werknemers vergoedt voor out-of-pocket medische kosten gemaakt door werknemers of hun afhankelijke personen. Indien correct beheerd, worden alle vergoedingen 100% belastingvrij aan de werknemer betaald.
Een MERP is geen sectie 125 plan, cafetariaplan, of flexibele uitgavenrekening. Het is eerder een sectie 105-plan, zoals een gezondheidsvergoedingsregeling (HRA).
Hoe werken MERP’s?
MERPs zijn een manier voor werkgevers om belastingvrij geld aan hun werknemers te geven dat alleen kan worden gebruikt om te betalen voor gekwalificeerde medische kosten.
Normaal gesproken volgen ze een proces van vijf stappen:
Werkgevers stellen toelagebedragen vast
Met een MERP stellen werkgevers een maandelijks toelagebedrag vast voor elke werknemer. Die toelage vertegenwoordigt het maximale bedrag dat een werkgever de werknemer elke maand voor zijn gezondheidszorgkosten zal vergoeden.
Werknemers kopen gezondheidszorg
Werknemers kopen de door hen gewenste gezondheidszorgproducten en -diensten met hun eigen geld. Afhankelijk van het gebruikte type MERP en de door de werkgever vastgestelde regels, kunnen werknemers ook individuele ziektekostenverzekeringspolissen kopen.
Werknemers dienen bewijs van uitgaven in
Nadat werknemers hun aankoop hebben gedaan, dienen zij bewijs in de vorm van documentatie in. Dit document kan een ontvangstbewijs of een verklaring van voordelen zijn, maar het moet drie items bevatten:
- De datum waarop de uitgave is gedaan
- Een beschrijving van het product of de dienst
- De naam van de werknemer
Werkgevers beoordelen de documentatie van de werknemer
Werkgevers beoordelen de documentatie van de werknemer om ervoor te zorgen dat de uitgave in aanmerking komt voor vergoeding en alle noodzakelijke informatie bevat. Als een item ontbreekt, moeten ze de werknemer informeren en hen in staat stellen aanvullende informatie te verstrekken.
Werkgevers vergoeden werknemers
Ten slotte, als alles in orde is, vergoedt de werkgever de werknemer tot hun vergoedingsbedrag.
Om te voldoen aan de federale regelgeving tijdens het beheren van een MERP, is de werkgever verplicht om sectie 105-plandocumenten te hebben waarin de voorwaarden van het MERP worden uiteengezet en het plan op een bepaalde manier wordt beheerd. Om deze redenen gebruiken bijna alle werkgevers een derde partij of softwareprovider om het MERP op te zetten en te beheren.
Voor meer informatie, zie ons artikel, “Hoe werkt een HRA?”
Welke soorten MERP’s zijn er?
De definitie van een MERP is relatief breed, dus er zijn verschillende soorten MERP’s die binnen deze overkoepelende term vallen. Hier zijn een paar veel voorkomende manieren waarop werkgevers MERP’s gebruiken en hoe ze gewoonlijk worden genoemd.
Stand-alone MERP
Een stand-alone MERP, of stand-alone HRA, wordt door de werkgever aangeboden als een manier om werknemers te vergoeden voor individuele (persoonlijke) ziekteverzekeringspolissen. Een werkgever biedt het MERP aan in plaats van een groepsplan. Hierdoor kunnen werkgevers geweldige voordelen bieden zonder te maken te hebben met de torenhoge kosten en constante hoofdpijn van verzekeringen.
De gekwalificeerde kleine werkgever HRA (QSEHRA) is een voorbeeld van een stand-alone MERP die specifiek is ontworpen voor werkgevers met minder dan 50 voltijdse werknemers.
MERPs met een groepsplan
Een andere manier waarop werkgevers MERP’s gebruiken, is gekoppeld aan een groepsgezondheidsplan, meestal een hoog-aftrekbaar gezondheidsplan. Met dit type MERP verhogen werkgevers meestal het eigen risico op het groepsplan en vergoeden ze werknemers voor het verschil in het eigen risico. Dit stelt werkgevers effectief in staat om een deel van hun groepsverzekeringsplan zelf te verzekeren met behulp van pre-tax dollars, wat leidt tot grote besparingen zonder enige verandering in de dekking.
MERPs gekoppeld aan een groepsplan worden meestal groepsdekking HRA’s, aftrekbare HRA’s, of groep HRA’s genoemd.
MERPs met een individueel plan
De individuele dekking HRA (ICHRA) is een ander MERP-type dat kan functioneren als een op zichzelf staand voordeel of als een afzonderlijke optie in het gezondheidsvoordelenprogramma van een organisatie, naast een collectieve ziektekostenverzekering.
Hier kunnen werkgevers een collectieve ziektekostenverzekeringspolis aanbieden aan een klasse van werknemers en een ICHRA aan een andere klasse van werknemers die hun eigen individuele dekking kiezen. Voltijdse werknemers kunnen bijvoorbeeld een collectieve ziektekostenverzekering krijgen, terwijl deeltijdse werknemers de ICHRA krijgen aangeboden.
MERPs voor visie en tand
MERPs stellen werkgevers in staat om alleen bepaalde soorten uitgaven te vergoeden. Als een werkgever een visie of tandheelkundig plan wil aanbieden zonder een dure verzekering aan te schaffen, kunnen zij hun werknemers een MERP aanbieden dat alleen visus- en/of tandartskosten vergoedt.
Conclusie
Met de flexibiliteit van een MERP zijn werknemers in staat om de gezondheidsdekking van hun keuze te kopen en kunnen ze gerust zijn in de wetenschap dat hun medische kosten zijn gedekt. Ongeacht de grootte, het budget of de verzekeringsstatus van uw organisatie, er is een optie om aan elke behoefte te voldoen.
Dit artikel is oorspronkelijk gepubliceerd op 17 april 2014. Het is voor het laatst bijgewerkt op 8 maart 2021.