Hoe strategisch factureren voor wijzigingsopdrachten (en ze goedgekeurd krijgen)

Wijzigingsopdrachten zijn een noodzakelijk onderdeel van de bouw.

Het is een gevoelig onderwerp wanneer er na de start van een bouwproject dingen gebeuren waardoor u extra kosten in rekening moet brengen.

Veel aannemers zijn bang om wijzigingsopdrachten in rekening te brengen uit angst dat dit hun zakelijke relatie zal beïnvloeden. Of erger nog, ze werken op uurbasis en krijgen nooit betaald voor hun werk.

Wijzigingsopdrachten kunnen een uitdaging zijn om goedgekeurd te krijgen en een solide relatie te behouden.

Wij zijn een bouwschattings- en adviesbureau, en we hebben een zeer specifieke strategie ontwikkeld om wijzigingsopdrachten goedgekeurd te krijgen.

Ik zal u laten zien hoe u veranderingsopdrachten professioneel kunt factureren, ze goedgekeurd kunt krijgen, en een aanwinst voor uw klant kunt zijn, zodat ze u willen blijven gebruiken voor projecten.

Door deze strategieën te gebruiken, hebben we klanten een extra 10-20% meer zien maken op hun contract door middel van veranderingsopdrachten.

Wat is een veranderingsopdracht?

Een veranderingsopdracht is een formeel mini-contract dat uw oorspronkelijke contract wijzigt. Wijzigingsopdrachten kunnen toevoegingen of verminderingen van het bedrag in uw contract zijn.

Wanneer u een contract hebt, hebt u een reikwijdte van het werk van wat is opgenomen in uw lijst van verantwoordelijkheden.

Elk project heeft veranderingen, en die komen in de vorm van wijzigingen van de eigenaar, eisen van de inspecteur, en conflicten in de tekeningen, en diverse anderen.

Omdat deze veranderingen buiten uw contract vallen, moet u iets in rekening brengen voor het werk.

De uitdaging met veranderingsopdrachten is dat veel aannemers en onderaannemers geloven dat het in rekening brengen van bepaalde dingen, of het in rekening brengen van te veel gaat ervoor zorgen dat uw klant u in de toekomst niet opnieuw wil gebruiken.

Voorkom veranderingsopdrachten (en stel uzelf op als een waardevolle aanwinst)

Als u een zeer goede aannemer bent, doet u uw due diligence om eventuele problemen te identificeren voordat u zelfs met het werk begint om veranderingsopdrachten te voorkomen. De meeste wijzigingsopdrachten zijn het gevolg van reeds bestaande problemen op de bouwplaats, of coördinatieproblemen die kunnen worden voorkomen door een gedetailleerde beoordeling van de reikwijdte en de plannen, een vergadering met onderaannemers of een vergadering tussen de eigenaar en de architect.

Als u echt uw waarde wilt bewijzen aan een algemene aannemer (of eigenaar als u de GC bent), identificeer dan problemen voordat ze zich voordoen. Bespaar de GC (of Owner) een paar hoofdpijn en budget verrassingen, en ik kan garanderen dat ze zullen terugkomen naar u in de toekomst.

Vaak voorkomende problemen die ik zie zijn:

• Mechanisch leidingwerk interfereert met plafond hoogtes
• Structurele afmetingen komen niet overeen met de architectonische afmetingen
• ADA afmetingen zijn niet volgens de code en komen toch door de plan review
• Overhead Access Panels zijn niet volgens aan Mechanische code (sommige codes vereisen mogelijkheid om volledig te verwijderen overhead componenten)
• De reikwijdte van het werk mist delen van de projecten (dit komt vaak voor als gevolg van haasten om deadlines te halen)

Maar je kunt niet controleren of de eigenaar herontwerpt muren, of als een inspecteur komt en voegt extra eisen die niet werden gevangen in het plan herziening, of hoe zit het als een andere handel schade aan uw werk en je moet wat werk opnieuw doen?

Of… wat als een sprinklerleiding barst en de gipsplaten beschadigt?

Omwille van de uitdagingen die we in onze ervaring hebben gezien, hebben we deze strategie ontwikkeld waarbij u het type wijzigingsopdracht kunt identificeren, zodat u het een beetje anders kunt benaderen.

Hoe een wijzigingsopdracht strategisch uit te geven

De standaardprocedure voor wijzigingsopdrachten is meestal waar je een document opstelt met een kleine reikwijdte van het extra werk dat moet worden uitgevoerd, een totaalbedrag, en ondersteunende achtergrondinformatie om te bewijzen waarom je dit bedrag in rekening brengt.

Het is een soort mini-raming voor het werk dat moet worden uitgevoerd. En als het eenmaal is ondertekend, wordt het een minicontract dat het oorspronkelijke contract wijzigt.

Dit is een voorbeeld van hoe een wijzigingsopdracht eruit ziet.

En de back-up daarvoor:

Je wilt misschien een extra back-up toevoegen om je zaak te bewijzen. Uw back-up is uw bewijs van wat het werk is dat moet worden uitgevoerd, en waarom het kost wat u in rekening brengt.

U moet foto’s, inkooporders, facturen, e-mails, RFI’s, addenda, revisies, schetsen, fragmenten van het plan, uitgelichte afbeelding van het plan, en elk ander bewijs dat u nodig zou kunnen hebben om uw zaak te bewijzen, toevoegen.

Het is een goed idee om Project Management Software te gebruiken voor het bijhouden van Change Orders, Requests for Information (RFI’s), Addendums en Revisies, en Schetsen. U kunt Procore of Corecon gebruiken om dit te beheren.

Ik raad ook Dropbox aan om al uw documentatie te beheren. U kunt deze mappen integreren met uw team.

Ik raad u aan Change Orders agressief te factureren. Daar zijn een paar goede redenen voor.

Reasons to Bill Aggressively for Change Orders

Wijzigingsopdrachten worden vaak onderhandeld – Door een agressieve prijs in te dienen, wanneer u uw klant korting moet geven, profiteert u nog steeds van de wijzigingsopdracht.

Wijzigingsopdrachten worden vaak aangevochten – Ze kunnen worden aangevochten omdat ze denken dat het werk deel uitmaakt van uw contract. Door agressief te factureren voor uw andere Wijzigingsopdrachten, wanneer er een komt die u niet kunt winnen, beperkt u uw verliezen door meer dan gebruikelijk in rekening te brengen voor anderen.

Er is geen concurrentie – Bij het bieden probeert u de lage bieder te zijn, omdat u concurrenten hebt. Als je eenmaal aan het werk bent, is het onwaarschijnlijk dat een aannemer een ander bedrijf zal inhuren om een wijzigingsopdracht uit te voeren.

Wijzigingsopdrachten brengen altijd het risico van wanbetaling met zich mee – Ook al zijn er wettelijke methoden om betaling veilig te stellen, je wilt nauwelijks in de richting van een rechtszaak of een retentierecht gaan, tenzij het absoluut noodzakelijk is. Er zijn veranderingsopdrachten die aanvankelijk worden goedgekeurd, en later heeft de eigenaar geen geld meer, of de GC realiseert zich dat hij het nooit goedgekeurd heeft gekregen en dat het uit de scheuren is geglipt. Het is gebruikelijk voor GC’s om later terug te komen en om kortingen te vragen, of ronduit te weigeren om iets te betalen. Of zelfs “gemakshalve” te vergeten waar het voor is.

Maken het goed voor “Gunsten” – Algemene Aannemers zijn berucht voor het vragen om gratis werk in de vorm van gunsten. In volledige openheid – toen ik een superintendent was, vroeg ik de hele tijd om kleine dingen. GC’s beschouwen het als een belediging wanneer je een klein gaatje moet repareren en hen $100 in rekening brengt voor dat werk. Maar wat gebeurt er als ze om 20 kleine gunsten vragen? Die kunnen oplopen tot duizenden dollars. Als u ze niet rechtstreeks kunt factureren, kunt u die kosten indirect goedmaken via andere agressief gefactureerde wijzigingsopdrachten.

Maak T&M (Time and Materials) tegen uw bedrijfsbeleid

Wij raden aan om Time and Materials tegen uw bedrijfsbeleid te maken. Het is echt geen goede en veilige manier om te factureren voor uw werk.

In plaats daarvan raden wij aan ALTIJD formele wijzigingsopdrachten te gebruiken.

Wat er gebeurt op het werk is te wijten aan de drukte op de bouwplaatsen, Algemene Aannemers zullen willen dat onderaannemers doorgaan met het werk op een uurbasis en zij zouden betalen voor redelijke arbeid en materialen met een kleine opslag.

Het probleem hiermee is dat het u open laat voor uw klant die later probeert om uw prijs naar beneden te onderhandelen. Ze zeggen graag: “Ik kon deze niet goedgekeurd krijgen, dus we zijn niet van plan om dit te kunnen dekken”. Of ze kunnen zeggen: “Ik zal deze kosten moeten verlagen als we willen dat de eigenaar het goedkeurt”.

En omdat je geen goedgekeurde Change Order hebt, heb je geen juridisch bindende documentatie om voor betaald te krijgen.

In plaats daarvan, als je klant aandringt op T&M, bied dan een “Not-to-Exceed” Change Order aan.

Dit is als een hybride T&M en Formal Change Order. Eerst keurt de GC uw wijzigingsopdracht goed op basis van een gegarandeerde maximumprijs. U kunt veld tickets gebruiken om de uren bij te houden, dus in wezen zijn ze pre-goedkeuring van uw change order.

Factuur volgens de reden voor de wijziging

Wijzigingen worden gemaakt om verschillende redenen. Sommige zijn omdat de eigenaar en architect willen een verandering tijdens de bouw, en anderen zijn buiten de eigenaren of GC’s controle.

Hier zijn de redenen voor wijzigingen, en hoe ze te behandelen.

Owner Directed Changes

Vaak keer als het werk aan de gang is en de eigenaren beginnen te zien muren worden geplaatst, ze vaak geïnspireerd om wijzigingen aan te brengen, omdat ze kunnen eigenlijk visualiseren van de ruimte.

Deze wijzigingen zijn optioneel. Daarom kun je er een premie voor vragen. De logica hier is dat er geen concurrentie is, omdat je al op de bouwplaats bent.

Ik ben een fan van het agressief in rekening brengen van wijzigingsopdrachten en laat de eigenaar of huiseigenaar proberen je prijs naar beneden te onderhandelen.

Architect Directed Changes

Architecten brengen ook wijzigingen aan wanneer ze inconsistenties in hun ontwerp opmerken of last-minute ingevingen hebben die ze kunnen hebben. Dit geldt ook voor interieurontwerpers.

Wij behandelen deze op dezelfde manier als Eigenaar wijzigingen. Ook hiervoor vragen wij een premie. Soms geeft de architect een addendum of schets om iets te verduidelijken of te verbeteren. Als het een optionele wijziging is, vragen we een premie. Als het een noodzakelijke wijziging is, is de prijs iets lager.

Conflicten in de tekeningen

Geen enkele tekening is ooit perfect. De architectuurindustrie heeft vrij geavanceerde software ontwikkeld om conflicten te helpen opsporen voordat ze problemen worden, maar er zijn altijd problemen in de tekeningen.

Wanneer dat gebeurt, probeer je de prijsstelling redelijk te houden om niet de indruk te wekken dat je aan prijsdumping doet.

Inspecteur vereist extra items

Inspecteurs zijn berucht voor het komen op de bouwplaats en het toevoegen van extra eisen en het aanbrengen van wijzigingen op basis van hun bouwcode.

Soms dingen worden gemist in het plan review, of tijdens renovaties van bestaande gebouwen, zijn er verborgen verrassingen achter muren die inspecteurs opmerken.

Voor deze, probeer redelijk te zijn. Dit is een onvoorziene verandering.

Schade door andere onderaannemers

Schade door andere onderaannemers op de bouwplaats komt vaak voor. Zij resulteren vaak in een nabetaling van de kosten voor het herstellen van de schade aan het werk.

Deze resulteren altijd in een nabetaling. Als u goede relaties met die Onderaannemer hebt, probeert u het rechtstreeks met hen op te lossen, of u rekent laag of tegen kostprijs. Dit is alleen maar om je kosten te dekken.

Ik had eens een mechanische aannemer die al mijn akoestische plafonds eraf rukte omdat hij problemen had met het installeren van zijn mechanische werk. Ze haalden al ons werk eraf, dus rekenden we het dubbele van de kosten.

Noodgevallen op het werk

En soms gebeuren er gewoon dingen. Een loodgieterspijp kan breken, er kan een lek in het dak zijn en de gipsplaten beschadigen, of er kan brand uitbreken.

Deze dingen moeten worden verholpen en gerepareerd voordat de ruimte aan de eigenaar wordt overgedragen.

Deze reken je redelijk. Je probeert zelfs een teamspeler te zijn en dit tegen kostprijs te doen. Het is niet de fout van de eigenaar.

Soms dekt de Algemene Aansprakelijkheidsverzekering dit soort zaken. Als dit het geval is, kunt u premietarieven berekenen.

Favors

Ten slotte vragen GC’s en Owners om gunsten.

Als u voor elk klein bedrag kosten in rekening brengt, lijkt het alsof u aan het sjoemelen bent.

Wat u hier doet, is het werk bijhouden in een wijzigingsopdracht die als concept in uw software staat. Zodra het een drempel bereikt, laat u uw klant weten dat u begint met het in rekening brengen.

Onderhandelen over uw Change Orders

U zult veel scenario’s tegenkomen waarbij uw change orders niet worden goedgekeurd. Als u factureert volgens de reden voor de verandering die we hierboven aanbevelen, zult u waarschijnlijk minder problemen hebben om wijzigingsopdrachten goedgekeurd te krijgen. Dit zijn in de strijd geteste strategieën waarbij we de onderliggende reden voor de wijzigingen observeren.

In wezen, wanneer het buiten iemands controle ligt, probeer je een teamspeler te zijn en minder in rekening te brengen voor je werk. Wanneer het optionele wijzigingen zijn, kun je premium tarieven in rekening brengen en zal je vaak gevraagd worden om over je prijzen te onderhandelen. Dit zorgt ervoor dat u uw kosten dekt, en een fatsoenlijke winst maakt voor uw tijd en moeite.

Er zullen momenten zijn dat u iets niet goedgekeurd kunt krijgen, dus u kunt de hefboomwerking van het schema gebruiken om uw GC te “pushen” om snel goed te keuren. U kunt hen laten weten dat zij een ondertekende goedkeuring nodig hebben alvorens verder te gaan. Dit is een belangrijke reden waarom wij T&M werk of het uitvoeren van het werk niet aanmoedigen voordat u een getekende goedkeuring hebt. Zodra het werk is voltooid, is er een goede kans dat zij terugkomen en zeggen “de eigenaar keurde slechts 50% van uw kosten goed zodat is dat alles wij u kunnen betalen”. Het gebeurt de hele tijd.

Gelukkig met een ondertekende Change Order, het wettelijk wijzigt het contract en het geeft je de mogelijkheid om pandrecht voor niet-betaling.

Conclusie

Nu weet je hoe je goed en effectief te factureren voor change orders.

Het hoeft niet uitdagend te zijn of een probleem om deze goedgekeurd te krijgen. Wijzigingsopdrachten kunnen u tussen de 10-20% op extra contractwaarde opleveren. Ik heb u laten zien hoe u strategisch wijzigingsopdrachten kunt uitgeven, hoeveel u ervoor moet factureren, en hoe u over goedkeuring ervan kunt onderhandelen. Ik heb u ook laten zien hoe u ze in uw AIA facturering kunt opnemen.